개요: 사이트 소유자에 대한 사이트 거버넌스, 사용 권한 및 공유

하위 사이트 만들기

팀원들이 특정 프로젝트에 사용할 하위 사이트를 팀 사이트 아래에 만들도록 할 수 있습니다.

자발적으로 새 하위 사이트를 만들 수 있으면 그룹에 매우 편리하지만, 사이트 만들기를 제한하지 않으면 사이트 수가 매우 많아질 수 있습니다. 하위 사이트가 빠르게 증가하면 문제가 발생할 수 있습니다. 그 예시는 다음과 같습니다:

• 사용자가 적절한 하위 사이트가 있는지 확인하거나 하위 사이트를 찾기가 어려워집니다.

• 여러 하위 사이트에서 정보가 중복되어 값비싼 저장소 공간을 고갈시키고 유지관리 작업에 이중의 노력을 들여야 합니다.

• 하위 사이트에 오래된 정보가 잠정 몇 년씩 보관되어 검색 결과에 나타날 수 있습니다. 이 경우 어떤 버전의 정보가 정확한지를 판단하기가 어려울 수 있습니다.

• 여러 하위 사이트에 대해 사용 권한을 관리해야 하는 부담이 증가하고 사용자들은 액세스하지 않아야 하는 정보에 무심코 액세스할 수 있습니다.

• 그룹을 나가는 직원이 있으면 그 직원이 만든 하위 사이트가 방치되어 나머지 사이트 사용자가 검색 결과를 확인할 때 혼란을 줄 수 있습니다.

사이트 만들기와 관련하여 다음 내용을 포함하는 정책을 몇 가지 설정하면 시간과 노력을 줄일 수 있습니다:

• 하위 사이트를 만들 권한이 있는 사람은 누구인가?

• 새 하위 사이트는 사전에 승인을 받아야 하는가? 승인받아야 하는 경우 승인 기준은 무엇이고 승인하는 사람은 누구인가?

• 새 하위 사이트는 설정된 서식 파일 및 테마를 사용해야 하는가?

• 사이트에 저장할 수 있는 정보의 양. 즉, 사이트가 사용할 수 있는 서버 디스크 공간

• 사이트에서 탐색 전략을 포함하기 위한 규칙

• 정보가 삭제되거나 보관될 때까지 하위 사이트에 얼마 동안 저장되어야 하는가?

자세한 내용은 Create a site or subsite(사이트 또는 하위 사이트 만들기)를 참조하세요.

사용 권한 관리

사이트를 안전하게 관리하고 사이트 액세스 권한을 부여할 사람을 신중하게 선택해야 업무상 중요한 조직 정보의 무결성과 기밀을 유지하고 개인 정보를 보호할 수 있습니다.

사이트에 대한 액세스 권한을 부여하고 제한하는 작업을 사용 권한 관리라고 합니다. 이 작업은 사이트 소유자의 가장 중요한 책임 중 하나입니다.

다음은 사용 권한 전략을 개발할 때 기억해야 할 몇 가지 팁입니다.

• 최소 사용 권한 원칙에 따라 사용자가 지정된 작업을 수행하는 데 필요한 최소 사용 권한 수준을 부여합니다.

• 구성원, 방문자, 소유자 등의 표준 기본 그룹에 사용자를 추가하여 해당 사용자에게 액세스 권한을 부여합니다. 대부분의 사용자를 구성원 또는 방문자 그룹의 구성원으로 포함하고 소유자 그룹의 사용자 수는 제한합니다.

• 사용 권한 상속을 사용하여 명확하고 시각화하기 쉬운 계층 구조를 만듭니다. 즉, 사용 권한을 개인이 아닌 그룹에 부여합니다. 가능한 경우에는 하위 사이트에 고유한 사용 권한을 적용하는 대신 팀 사이트의 사용 권한을 상속하도록 합니다.

• 사용 권한 상속을 활용하도록 콘텐츠를 구성합니다. 중요 문서를 큰 라이브러리에 분산시켜 고유한 사용 권한별로 보호하는 대신 중요 문서 전용 사이트나 라이브러리를 만들어 콘텐츠를 보안 수준별로 분류하는 것이 좋습니다.

사용 권한 설정에 대한 자세한 내용은 Understanding permission levels in SharePoint(SharePoint의 권한 수준 이해) 또는 Edit permissions for a list, library, or individual item(목록, 라이브러리 또는 개별 항목의 사용 권한 편집)을 참조하세요.

정보 아키텍처

사이트의 정보 아키텍처는 책의 목차와 같습니다. 이에 따라 해당 사이트의 정보(웹 페이지, 문서, 목록 및 데이터)가 구성되고 사이트의 사용자에게 제공되는 방식이 결정됩니다. 정보 아키텍처는 사이트 콘텐츠, 검색 키워드, 데이터 형식 및 기타 개념의 계층 구조 목록으로 기록되기도 합니다.

정보 아키텍처를 만들려면 사이트에 표시할 정보를 분석해야 합니다. 다음은 정보 아키텍처를 개발할 때 고려할 수 있는 몇 가지 사항입니다.

• 사이트에 포함할 콘텐츠 유형 콘텐츠는 하위 사이트, 목록, 라이브러리 등으로 어떻게 변환할 것인가?

• 사이트에서 정보를 표시할 방식

• 사이트 사용자가 사이트를 탐색할 방법

• 정보의 특정 대상 그룹을 지정할 방법

• 검색을 구성 및 최적화할 방법

정보 아키텍처의 일부로 정보 분류를 포함할 수 있습니다.

사용하려는 정보가 회사에서 매우 중요하거나 특수한 보안이 필요하거나 규정 준수 규칙이 적용되는 경우에는 분류 체계를 설정해 주의하여 관리해야 하는 특정 콘텐츠 형식을 파악할 수 있습니다.

정보를 특정 목록 및 라이브러리로 구성하고 나면 거버넌스 기능을 사용하여 다음과 같이 콘텐츠 관리 방식을 관리할 수 있습니다. 예:

파일에 대해 체크 아웃 필요 옵션 설정

파일의 체크 아웃을 요구할 경우 파일이 체크 인될 때까지 한 명의 사용자만 파일을 편집할 수 있게 해야 합니다. 문서를 체크 아웃하도록 요구하면 여러 사용자가 동시에 변경할 수 없으므로 편집 충돌이 발생하거나 혼동이 생기지 않습니다. 체크 아웃을 요구하면 팀 구성원에게 파일을 체크 인할 때 설명을 추가하도록 미리 알릴 수 있으므로 각 버전에서 변경된 내용을 더 쉽게 추적할 수 있습니다. 자세한 내용은 Set up a library to require check-out of files(파일의 체크 아웃을 요구하도록 라이브러리 설정)를 참조하세요.

버전 추적

파일의 이전 버전을 유지해야 할 경우 라이브러리를 통해 파일을 추적, 저장 및 복원할 수 있습니다. 같은 방법으로 모든 버전을 추적할 수 있습니다. 또는 매뉴얼에 새 장을 추가하는 등 일부 버전을 주 버전으로 지정하고 맞춤법 오류를 수정하는 등 일부 버전을 부 버전으로 지정할 수 있습니다. 저장 공간 관리에 도움이 되도록 저장할 버전의 각 유형 수를 선택할 수 있습니다. 버전 관리에 대한 자세한 내용은 How does versioning work in a list or library?(목록 또는 라이브러리에서 버전 관리가 어떻게 작동하나요?)를 참조하세요.

사이트 수명 주기 및 만료

더 이상 사용되지 않는 문서 작업 사이트, 토론 사이트 등의 사이트는 방치되기가 쉬워 저장 공간을 낭비하고 검색 결과 확인 시 혼란을 줄 수 있습니다. 따라서 사이트 및 해당 콘텐츠를 검토하는 일정을 설정하여(최소 1년에 한 번) 보관할 가치가 있는지를 확인하는 것이 좋습니다.

조직의 더 큰 거버넌스 모델에서는 부실한 사이트를 세심히 살피고 있다는 점도 기억하는 것이 좋습니다. 예를 들어 관리자는 90일 동안 변경되지 않은 사이트를 자동으로 삭제할 수 있습니다. 사이트 소유자로서 귀하는 삭제 예정이라는 전자 메일 경고를 받습니다. 수명 주기 및 만료 정책에 대한 자세한 내용은 Site closure policies(사이트 폐쇄 정책)를 참조하세요.