Usare il modello di sito del team Contabilità fornitori basato su Microsoft Syntex

Seguire prima di tutto le istruzioni su come aggiungere un modello di sito a un sito di SharePoint nuovo o esistente.

Esplorare il contenuto del sito prepopolato, le web part e le pagine e decidere quali personalizzazioni dei siti saranno necessarie per allinearsi al marchio, alla voce e all'obiettivo aziendale generale dell'organizzazione. 

Pagine del sito prepopolate:

• Home page - Fornisce e approdo per i visitatori, in cui possono esaminare lo stato degli ordini di acquisto e delle fatture, vedere le scadenze imminenti e accedere a risorse e informazioni utili su criteri e procedure.

• Ordini di acquisto: consente di tenere traccia degli ordini di acquisto inviati, del loro stato e delle informazioni associate sui fornitori.

• Fatture: consente di tenere traccia delle fatture inviate, del loro stato, dell'importo e delle informazioni sui fornitori associate.

• Fornitori : tenere traccia dei fornitori approvati o in attesa di approvazione insieme alle relative informazioni di contatto.  

• Modelli: consente di archiviare una raccolta di modelli per estrarre metadati e classificare le informazioni dai documenti usando Microsoft Syntex. Viene fornito con un modello preformattato sull'elaborazione delle fatture e l'elaborazione delle ricevute. 

• Lettere - Utilizzare questa libreria precompilata per archiviare e catalogare documenti importanti.

• Cestino : consente di accedere al contenuto del team eliminato di recente.

Dopo aver aggiunto il modello di sito del team Contabilità fornitori, è possibile personalizzarlo e personalizzarlo. 

Usare l'esercitazione fornita in Microsoft Syntex - Mostra in che modo influisce sul sito di contabilità fornitori, in modo da scoprire come usare e creare modelli di documento personalizzati. Usa le web part Testo e Immagine per fornire contenuto accattivante che può essere modificato o rimosso.  Visualizzare i dati in modo visivamente accattivante : usare la web part Grafico rapido per immettere o importare dati esistenti e visualizzarli per evidenziare le informazioni principali. Semplificare l'accesso ai documenti - Usare la web part Raccolta documenti per fornire un accesso rapido a modelli di contratto e documenti. Evidenziare i collegamenti alle risorse usate di frequente: usare la web part Collegamenti rapidi per accedere facilmente alle risorse. Mostrare notizie e annunci importanti - Usare la web part Hero per evidenziare criteri importanti, aggiornamenti e altre risorse utili. Evidenziare un elenco di date imminenti: usare la web part Eventi per evidenziare scadenze imminenti, date chiave ed eventi.  Creare previsioni per i prossimi eventi - Usare la web part Timer conto alla rovescia per visualizzare un conto alla rovescia per un evento. Mostrare l'ora in posizioni chiave - Usare la web part Orologio internazionale per mostrare i fusi orari in tutto il mondo in cui si trovano i partner.

Personalizzare l'aspetto del sito, la struttura di spostamento del sito, le web part e il contenuto in base alle esigenze degli utenti e dell'organizzazione. Quando si apportano personalizzazioni, assicurarsi che il sito sia in modalità di modifica selezionando Modifica nell'angolo in alto a destra del sito. Mentre si lavora, salvare come bozza o ripubblicare le modifiche per rendere visibili le modifiche ai visualizzatori.

1. Usare le web part Testo e Immagine per fornire contenuto accattivante 

1. Iniziare selezionando la web part Testo e quindi modifica web part .

2. Modificare il testo direttamente nella web part. 

3. Selezionare la web part Immagine e scegliere Modifica web part .

4. Selezionare Cambia e selezionare un'origine immagine. 

5. Dopo aver scelto l'immagine, selezionare Inserisci.  

Altre informazioni sulla modifica delle web part Testoe Immagine.

2. Usare la web part Grafico rapido per aggiungere grafici semplici e di base alla pagina.

1. Per iniziare, selezionare la web part Grafico rapido e quindi modifica web part .

2. Selezionare un tipo di grafico nelle opzioni più adatte ai dati.

3. Nella sezione Dati immettere manualmente i dati oppure recuperare i dati da un elenco o una raccolta di SharePoint esistente.

4. Continuare a formattare il grafico impostando i punti dati, il layout e i valori.

Altre informazioni sulla modifica della web part Grafico rapido.

3. Usare la web part Raccolta documenti per fornire un accesso rapido a modelli di contratto e documenti

1. Per cambiare la visualizzazione o l'origine della cartella per la web part Raccolta documenti, selezionare la web part Modifica .

2. Per modificare le cartelle, le etichette e il contenuto della raccolta documenti, passare alla raccolta in Contenuto del sito, apportare le modifiche e quindi visualizzare l'aggiornamento del contenuto nella web part.

Altre informazioni sulla modifica della web part Raccolta documenti.

4. Usare la web part Collegamenti rapidi per accedere rapidamente alle risorse.

1. Selezionare la web part Collegamenti rapidi e scegliere Modifica web part .

2. Modificare il collegamento, il titolo, l'icona e la descrizione, se necessario.

3. Per aggiungere un collegamento, selezionare + Aggiungi collegamenti.

Vedere i diversi tipi di layout e opzioni di modifica per la web part Collegamenti rapidi.

5. Usare la web part Hero per evidenziare criteri importanti, aggiornamenti e altre risorse utili

1. Prima di tutto selezionare la web part Hero e selezionare Modifica web part .

2. Selezionare quindi le opzioni Livello e Riquadro più adatte alle esigenze dell'organizzazione.

Visualizzare layout diversi e altre informazioni sulla modifica della web part Hero.

6. Usare la web part Eventi per visualizzare gli eventi imminenti.

1.  Selezionare la web part Eventi e scegliere Modifica web part .

2. Per aggiungere o modificare eventi nella web part Evento, passare alla web part Evento e selezionare + Aggiungi evento.

Altre informazioni sull'uso e la modifica della web part Eventi.

7. Usare la web part Ora conto alla rovescia per visualizzare un conto alla rovescia per un evento.

1. Selezionare la web part Conto alla rovescia e scegliere Modifica web part .

2. Immettere la data e l'ora dell'evento e scegliere le opzioni desiderate.

3. Aggiungere un collegamento invito all'azione e un'immagine di sfondo da visualizzare con il timer.

Per altre informazioni sull'aggiunta di un timer conto alla rovescia, visitare la web part Timer conto alla rovescia.   

8. Usare la web part Orologio internazionale per visualizzare fusi orari di tutto il mondo.

1. Dopo aver immesso la modalità di modifica, aggiungi una posizione.

2. Selezionare la web part Orologio internazionale e scegliere Modifica web part .

3. Scegliere il formato di data e ora e visualizzare il giorno della settimana.

Altre informazioni sull'uso della web part Orologio internazionale.

Personalizzare le pagine seguenti all'interno del sito 

• Ordini di acquisto- Tenere traccia degli ordini di acquisto inviati tra i clienti e l'organizzazione.  Modificare la raccolta documenti aggiornando i nomi delle cartelle e caricando risorse.

• Fatture- Usare un modello di fattura fornito o archiviare modelli personalizzati facilmente accessibili dal team di contabilità fornitori. Modificare la raccolta documenti aggiornando i nomi delle cartelle e caricando risorse.

• Fornitori: usare l'elenco prebuild per tenere traccia dei fornitori esistenti e del loro stato. Personalizzare l'elenco modificando il modello di elenco. 

• Modelli : usare modelli di esempio preconfigurati per estrarre e classificare le informazioni dai documenti. Viene fornito con due modelli precompilati. Altre informazioni sull'uso di Microsoft Syntex sono disponibili qui. 

• Lettere : consente di archiviare i documenti importanti usati per comunicare con i fornitori e all'interno dell'organizzazione. Modificare la raccolta documenti aggiornando i nomi delle cartelle e caricando risorse.

Personalizzare l'aspetto e la struttura di spostamento del sito

Prima di condividere il sito con altri utenti, applicare gli ultimi ritocchi al sito assicurando agli utenti la possibilità di trovarne il sito, spostarsi facilmente tra collegamenti e pagine e accedere rapidamente al contenuto del sito.

• Modificare le raccolte documenti aggiornando i nomi delle cartelle e caricando risorse.

• Modificare e personalizzare la struttura di spostamento del sito.

• Modificare l'aspetto del sito personalizzando il tema, il logo, i layout di intestazione e l'aspetto del sito.

• Aggiungere o rimuovere pagine nel sito o nella struttura di spostamento del sito per includere contenuto esistente.

• Scegliere se associare il sito a un sito hub all'interno dell'organizzazione oppure aggiungerlo alla struttura di spostamento esistente del sito hub , se necessario.

Dopo aver creato e avviato il sito, la fase importante successiva è la gestione del contenuto del sito. Assicurarsi di avere un piano per mantenere aggiornati il contenuto e le web part. 

Procedure consigliate per la manutenzione del sito:

• Pianificare la manutenzione del sito - Definire una pianificazione per rivedere il contenuto del sito tutte le volte che necessario, per assicurarsi che il contenuto sia ancora accurato e pertinente.

• Pubblicare regolarmente notizie : distribuire gli annunci, le informazioni e lo stato più recenti nell'organizzazione.  Informazioni su come aggiungere un post di notizie in un sito del team o in un sito di comunicazione e come mostrare ad altri utenti che pubblicano annunci su come usare le notizie di SharePoint.

• Controllare collegamenti e web part - Mantenere i collegamenti e le web part aggiornati per assicurarsi di sfruttare l'intero valore del sito.

• Usare l'analisi per migliorare il coinvolgimento - Visualizzare l'utilizzo del sito usando il report predefinito sui dati di utilizzoper ottenere informazioni sul contenuto più diffuso, sulle visite ai siti e altro ancora.

• Rivedere periodicamente le impostazioni del sito : dopo aver creato un sito in SharePoint, è possibile apportare modifiche alle impostazioni, alle informazioni del sito e alle autorizzazioni per il sito.