Una raccolta è una posizione in un sito in cui è possibile caricare, creare, aggiornare e collaborare ai file con i membri del team. Ogni raccolta visualizza un elenco di file e le informazioni chiave sui file, ad esempio l'ultima persona a modificare un file. La maggior parte dei siti include una raccolta quando si crea il sito. Ad esempio, un sito del team ha una raccolta Documenti in cui è possibile organizzare e condividere i documenti.
Poiché sono necessarie più raccolte, è possibile scegliere tra diverse app già pronte per l'uso e aggiungerle al sito. È anche possibile personalizzare le raccolte in diversi modi. Ad esempio, è possibile controllare la modalità di visualizzazione, gestione e creazione dei documenti. o tenere traccia delle versioni dei file, incluso il numero e il tipo di versione. È anche possibile creare visualizzazioni, moduli e flussi di lavoro personalizzati per semplificare la gestione dei progetti e dei processi aziendali.
Se si vuole semplicemente creare o usare le raccolte e servono le informazioni sulle istruzioni, ecco alcune attività utili e comuni che è possibile eseguire.
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Creare, aggiungere, visualizzare e rinominare raccolte documenti
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Video: Configurare l'archiviazione e la condivisione di documenti in Microsoft 365
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Eliminare un file, una cartella o un collegamento da una raccolta documenti di SharePoint
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Creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o di una raccolta
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Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta
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Impostare un modello di file per una raccolta documenti o moduli
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Impostare autorizzazioni e impostazioni avanzate in una raccolta Informazioni sui livelli di autorizzazione in SharePoint
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Configurare una raccolta di risorse per archiviare file di immagine, audio o video
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Gestire raccolte di documenti e record di grandi dimensioni usando i metadati (vedere Introduzione ai metadati gestiti)
Un team di marketing di Contoso crea un sito del team in cui prevede di gestire progetti e documenti. Selezionano un proprietario del sito per la gestione del sito. Il proprietario del sito ottiene il livello di autorizzazione Controllo completo quando viene aggiunta al gruppo Proprietari per il sito. Condivide il sito e dà a tutti l'autorizzazione per collaborare. Il team decide di usare la raccolta Documenti per gestire comunicati stampa, file di budget, contratti, proposte e altri documenti del team.
Il proprietario del sito carica documenti importanti per consentire al team di iniziare a usare la raccolta come posizione centrale. Quindi attiva il controllo delle versioni, in modo che il team abbia una cronologia dell'evoluzione dei file e possa ripristinare una versione precedente, se necessario. Il proprietario del sito aggiunge anche modelli standard alla raccolta per i report di marketing, i contratti di vendita, i piani delle campagne e i fogli di lavoro per il budget. Ogni modello contiene il logo aziendale e un formato che tutti hanno accettato di usare. Quando i membri creano un nuovo file dalla raccolta documenti, possono selezionare facilmente il modello che vogliono usare.
Quando i membri del team aggiungono file e collaborano ai documenti, organizzano la raccolta aggiungendo colonne e creando visualizzazioni che consentono loro di trovare rapidamente i documenti. Ad esempio, il proprietario del sito aggiunge una colonna "Nome progetto" in modo che i membri possano filtrare o ordinare in base a tale colonna. Altri membri del team aggiungono visualizzazioni pubbliche che raggruppano per trimestre fiscale e filtrano i contratti con scadenza entro sei mesi. Ogni membro crea anche visualizzazioni personali che consentono di trovare informazioni rapidamente e completare il proprio lavoro.
Dopo molte discussioni durante una riunione del personale, il team decide di impostare avvisi a livello di raccolta per segnalare gli aggiornamenti una volta alla settimana. Ogni membro può decidere come impostare ulteriori avvisi o feed RSS su file specifici, se necessario.
Il team si impegna anche ad una importante "best practice" in questo nuovo mondo di collaborazione. Quando i membri vogliono condividere un documento, resistono alla tentazione di allegarlo a un messaggio di posta elettronica e inviano invece un collegamento al documento tramite posta elettronica. Inviare un collegamento tramite posta elettronica è facile da fare dalla raccolta e indirizza gli utenti alla versione più recente nel sito del team.
Una responsabilità fondamentale per questo team è proporre campagne di marketing per aumentare le vendite e le entrate. Quando i membri del team sviluppano un nuovo piano di campagna, creano documenti in modalità condivisa e tengono traccia delle versioni secondarie dei file. La creazione condivisa consente a più persone di modificare un documento contemporaneamente, senza doversi preoccupare di riconciliare le modifiche. Se commette un errore in una versione di un documento, può ripristinare una versione precedente. Al termine del piano della campagna, è possibile creare una versione principale e quindi inviarla per l'approvazione da parte del reparto legale e del responsabile. Quando il file viene approvato, gli altri dipendenti della società possono visualizzarne il file.
Il proprietario del sito cerca la documentazione e la formazione online e impara a configurare un flusso di lavoro, associarlo alla raccolta e automatizzare il processo di raccolta di commenti e suggerimenti, raccolta di firme e pubblicazione del documento finale.
Dopo tre mesi di utilizzo, la raccolta Documenti e il sito sono diventati di fondamentale importanza per il team di marketing e hanno contribuito a migliorarne la produttività e la visibilità in tutta l'azienda. Non possono immaginare di lavorare senza di essa e stanno esplorando altri modi per usare le tecnologie SharePoint per collaborare meglio.
Ecco alcuni modi per usare le raccolte e renderle più utili per il gruppo (organizzate in modo flessibile dal livello base a quello più avanzato):
Usare e creare visualizzazioni È possibile usare un visualizzazione per visualizzare i file in una raccolta più importanti o più adatti a uno scopo specifico. Il contenuto della raccolta non cambia, ma ogni visualizzazione organizza o filtra i file per facilitarne la ricerca e l'esplorazione in modo significativo. Per altre informazioni sulle visualizzazioni, vedere Creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o di una raccolta.
Tenere traccia delle versioni Se è necessario mantenere le versioni precedenti dei file, è possibile usare le raccolte che consentono di tenere traccia dei file nonché di memorizzarli e ripristinarli. È possibile decidere di tenere traccia di tutte le versioni allo stesso modo. In alternativa, è possibile designare alcune versioni come principali, ad esempio quando viene aggiunto un nuovo capitolo a un manuale, e alcune versioni come secondarie, ad esempio quando viene corretto un errore di ortografia. Per facilitare la gestione dello spazio di archiviazione, è possibile scegliere facoltativamente il numero di ogni tipo di versione da archiviare.
Suggerimento: Se il proprio team prevede di usare la creazione condivisa, è consigliabile attivare almeno il controllo delle versioni principali nella raccolta, nel caso che qualcuno faccia un errore e carichi un documento con lo stesso nome in una raccolta in cui tutti usano la creazione condivisa. In questo modo, se si perdono le modifiche, è possibile ripristinare una versione precedente del documento.
Per altre informazioni sul controllo delle versioni, vedere Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.
Creazione condivisa o estrazione di file Quando si modifica un documento di Microsoft Word o PowerPoint da una raccolta senza estrarlo, altri utenti possono modificarlo contemporaneamente, ovvero la creazione condivisa. Quando si estrarre un file, è necessario assicurarsi che solo una persona possa modificarlo finché non viene archiviato. È possibile richiedere l'estrazione di documenti in raccolte contenenti documenti riservati o per tenere traccia con attenzione dell'evoluzione dei documenti. Tenere presente, però, che l'estrazione obbligatoria renderà impossibile la creazione condivisa di documenti. Con l'estrazione, agli utenti verrà chiesto di lasciare un commento sulle modifiche apportate al documento, ma l'estrazione rallenterà anche i processi di modifica e revisione. Per altre informazioni, vedere Collaborazione e creazione condivisa di documenti oppure Estrarre, archiviare o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta.
Modificare file dai programmi desktop Quando si archiviano documenti in un sito di SharePoint, è possibile creare, modificare e creare documenti in modalità condivisa direttamente da programmi desktop compatibili, ad esempio Microsoft Word o PowerPoint, senza nemmeno accedere al sito. Ad esempio, è possibile modificare una presentazione di PowerPoint contemporaneamente a quella modificata da altri utenti (anche nota come creazione condivisa). È anche possibile gestire l'archiviazione e l'estrazione direttamente da PowerPoint. È anche possibile usare OneDrive per le aziende o gli istituti di istruzione o Outlook per disconnettere il contenuto della raccolta, usarlo da una posizione remota e quindi sincronizzare le modifiche quando si torna online.
Essere sempre informati sulle modifiche Per rimanere aggiornati quando i documenti in una raccolta cambiano, configurare avvisi, sottoscrivere feed RSS o seguire i documenti. La principale differenza tra avvisi, RSS e seguiti riguarda la posizione in cui si ricevono le notifiche. Sia gli avvisi che i feed RSS informano degli aggiornamenti ed entrambi consentono di personalizzare la quantità di informazioni ricevute. È possibile configurare avvisi o RSS per scoprire quando qualcosa viene modificato in una raccolta. Se si ha cura solo di un documento specifico, configurare un avviso o seguire il documento. Gli avvisi possono essere inviati tramite posta elettronica o SMS. Le notifiche RSS arrivano in un feed consolidato che è possibile leggere in Outlook o in un altro lettore di feed. Se si segue un documento, si riceverà una notifica nel Newsfeed (se l'organizzazione usa Newsfeed). Per altre informazioni sulle notifiche, vedere Creare un avviso o sottoscrivere un feed RSS.
Rendere obbligatoria l'approvazione dei documenti È possibile richiedere l'approvazione dei documenti prima che tutti possano vederli. I documenti rimangono in sospeso fino a quando non vengono approvati o rifiutati da chi ha l'autorizzazione necessaria. È possibile controllare i gruppi di utenti che possono visualizzare un documento prima che venga approvato. Questa funzionalità è utile se la raccolta contiene linee guida o procedure importanti che devono essere mostrate ad altri utenti solo quando sono finalizzate.
Impostare le autorizzazioni I gruppi e i livelli di autorizzazione di SharePoint consentono di gestire in modo efficiente l'accesso ai contenuti. Per impostazione predefinita, le autorizzazioni per raccolte, cartelle all'interno di raccolte e documenti vengono ereditate dal sito. L'assegnazione di autorizzazioni univoche a una raccolta o a un documento specifico consente di proteggere contenuto riservato, ad esempio contratti o informazioni di budget, senza limitare l'accesso al resto del sito. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere Informazioni sui livelli di autorizzazione in SharePoint.
Creare flussi di lavoro Una raccolta documenti o un tipo di contenuto può usare flussi di lavoro che l'organizzazione ha definito per i processi aziendali, ad esempio la gestione della revisione o dell'approvazione dei documenti. Il gruppo può applicare processi aziendali ai propri documenti, noti come flussi di lavoro, che specificano le azioni da eseguire in sequenza, ad esempio l'approvazione dei documenti. Un flusso di lavoro di SharePoint è un modo automatizzato per spostare documenti o elementi attraverso una sequenza di azioni o attività. Per impostazione predefinita, per le raccolte sono disponibili tre flussi di lavoro: Approvazione, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per l'approvazione, Raccolta feedback, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per raccoglierne i feedback e lo restituisce compilato all'utente che ha avviato il flusso di lavoro, e Raccolta firme, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per raccoglierne le firme digitali.
Nota: In SharePoint Foundation è disponibile solo il flusso di lavoro in tre stati.
Per altre informazioni sui flussi di lavoro, vedere Informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint.
Definire i tipi di contenuto Se il gruppo gestisce più tipi di file, ad esempio fogli di lavoro, presentazioni e documenti, è possibile estendere la funzionalità della raccolta attivando e definendo più tipi di contenuto. I tipi di contenuto aggiungono flessibilità e uniformità nell'ambito di più raccolte. Ogni tipo di contenuto può specificare un modello e persino flusso di lavoro processi. I modelli rappresentano un punto di inizio per la formattazione di boilerplate e per le proprietà che si applicano ai documenti di quel tipo, ad esempio nome di reparto o numero di contratto.
Registrazione di controllo Se si dispone di un gruppo di file riservati e sarebbe utile sapere come vengono usati i documenti, è possibile definire un criterio che consente di abilitare il controllo degli eventi, ad esempio modifiche dei file, copie o eliminazione.
Impostare i criteri Le impostazioni dei criteri abilitano la scadenza dei documenti, l'eliminazione automatica o la revisione periodica (tramite un flusso di lavoro) di documenti che hanno raggiunto un'età specificata. Man mano che le raccolte evolvono, l'uso di queste impostazioni per l'eliminazione consente di risparmiare tempo e fatica nel tentativo di pulire manualmente lo spazio su disco rigido pieno o per evitare di raggiungere i limiti di quota.
Nota: Le impostazioni dei criteri non sono disponibili in SharePoint Foundation.
Usare un sito Centro documenti È possibile usare un sito Centro documenti se si vuole creare, gestire e archiviare un numero elevato di documenti. Un Centro documenti è progettato per fungere da archivio centralizzato per la gestione di molti documenti. Caratteristiche come lo spostamento basato su metadati e la visualizzazione albero, i tipi di contenuto e le web part consentono di organizzare e recuperare documenti. Gli "amministratori del contenuto" possono configurare rapidamente l'esplorazione basata su metadati per ottenere prestazioni corrette per la maggior parte delle raccolte senza creare esplicitamente indici. In alternativa, gli amministratori dei contenuti possono creare indici per migliorare le prestazioni su una gamma più ampia di filtri e visualizzazioni. È possibile usare un sito Centro documenti come ambiente di creazione (in cui gli utenti archiviano e estraeno i file e creano strutture di cartelle per tali file) oppure come archivio di contenuto (in cui gli utenti visualizzano o caricano solo documenti).
Nota: Il Centro documenti non è disponibile in SharePoint Foundation.
La modalità di organizzazione dei file in una raccolta dipende dalle esigenze del gruppo e da come si preferisce archiviare e cercare le informazioni. Una pianificazione può essere utile per configurare la struttura più adatta per il gruppo. Le raccolte includono diverse caratteristiche che consentono di usare più file in un'unica raccolta. Tuttavia, più raccolte potrebbero essere più adatte al gruppo.
È consigliabile che una raccolta sia in grado di soddisfare esigenze diverse. Ad esempio, possono essere presenti più progetti all'interno dello stesso gruppo o più gruppi che lavorano allo stesso progetto. È consigliabile usare una singola raccolta quando:
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Il gruppo deve visualizzare informazioni di riepilogo o visualizzazioni diverse dello stesso set di file. Ad esempio, un responsabile potrebbe voler visualizzare tutti i file raggruppati per reparto o per data di scadenza.
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Gli utenti desiderano eseguire la ricerca di file nella stessa posizione all'interno di un sito.
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Si desidera applicare le stesse impostazioni ai file, ad esempio la funzionalità di traccia delle versioni dei file o la richiesta di approvazione.
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I gruppi che utilizzano la raccolta condividono caratteristiche simili, ad esempio gli stessi livelli di autorizzazione.
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Si vogliono analizzare le informazioni sui file in un foglio di calcolo o ricevere aggiornamenti consolidati sui file.
Per lavorare in modo efficiente con i documenti in un'unica raccolta, è possibile organizzare i file in una raccolta aggiungendo colonne, definendo visualizzazioni o creando cartelle.
È consigliabile creare più raccolte in caso di differenze distinte tra i set di file da archiviare e gestire o tra i gruppi di persone che usano i file. Usare più raccolte quando:
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I tipi di file che si desidera archiviare e gestire sono distinti e non si prevede che gli utenti visualizzeranno spesso riepiloghi dei file o eseguiranno ricerche nei file contemporaneamente.
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I gruppi di utenti che utilizzano i file sono distinti e dispongono di livelli di autorizzazione nettamente diversi.
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È necessario applicare impostazioni diverse, ad esempio il controllo delle versioni o l'approvazione, a set di file diversi.
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Non è necessario analizzare i file insieme o ricevere aggiornamenti consolidati sui file.
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Si vogliono fornire diversi set di opzioni per la creazione di nuovi file oppure le opzioni del menu Nuovo di una raccolta devono essere visualizzate in un ordine diverso.
Di seguito sono riportati alcuni modi per lavorare in modo efficiente con più raccolte.
Configurare colonne e modelli di sito Se l'organizzazione intende eseguire impostazioni uniformi in tutte le raccolte, può configurare colonne e modelli di sito. Le impostazioni possono essere condivise in più raccolte e non sarà quindi necessario ricrearle ogni volta.
Inviare i file a una posizione diversa Se si vuole che un file sia disponibile in più raccolte, è possibile archiviarlo in una raccolta e quindi inviarlo ad altre raccolte. È possibile scegliere di visualizzare un promemoria per aggiornare le copie del documento quando si apportano modifiche all'originale.
Creare modelli di raccolta Se si vuole definire alcune impostazioni uniformi per le raccolte o riutilizzare caratteristiche in più raccolte, è possibile salvare una raccolta come modello. I modelli di raccolta sono disponibili come opzione nella pagina Aggiungi un'app del sito.
Esistono diversi modi per organizzare i file in una raccolta. È possibile aggiungere colonne, definire visualizzazioni e creare cartelle. Ogni approccio presenta vantaggi specifici ed è possibile combinare ogni approccio in base alle esigenze specifiche della raccolta e del team.
Per impostazione predefinita, le raccolte tengono traccia del nome di un file, nonché delle informazioni sullo stato di un file, ad esempio se è archiviato. Tuttavia, è possibile specificare colonne aggiuntive che aiutino il gruppo a categorizzare e tenere traccia dei file, ad esempio il nome di una campagna o un numero di progetto o altre informazioni importanti per il team. Sono disponibili diverse opzioni per il tipo di colonna che viene creato, tra cui una singola riga di testo, un elenco a discesa di opzioni, un numero calcolato da altre colonne o addirittura il nome e la fotografia di un utente del sito.
Le colonne includono intestazioni di colonna che semplificano l'ordinamento e il filtro dei documenti. Quando si visualizzano file in una raccolta, è possibile ordinare o filtrare temporaneamente i file posizionando il puntatore del mouse sul nome di una colonna e quindi facendo clic sulla freccia in giù accanto al nome. Questa funzione è utile se si ha necessità di visualizzare i file in un certo modo, ma alla successiva visualizzazione della raccolta sarà necessario ripetere la procedura per ottenere lo stesso risultato.
Per altre informazioni sull'aggiunta di colonne, vedere Creare, modificare o eliminare una colonna in un elenco o in una raccolta.
Gli utenti spesso vogliono vedere: tutti i documenti correlati a un progetto specifico, tutti i documenti appartenenti a un particolare reparto o raggruppare i documenti per mese di scadenza? Se si prevede di visualizzare spesso i file in un determinato modo, è possibile definire una visualizzazione. È possibile usare questa visualizzazione in qualsiasi momento con la raccolta. Quando si crea una visualizzazione, questa viene aggiunta all'elenco a discesa Visualizzazioni correnti nella barra multifunzione della raccolta.
Una visualizzazione raccolta è una selezione di colonne in una pagina che visualizza gli elementi in una raccolta e spesso definisce un ordinamento, un filtro, un raggruppamento e un layout personalizzato specifico. Le raccolte possono avere visualizzazioni personali e visualizzazioni pubbliche. Chiunque sia stato assegnato al gruppo Membri del sito (con il livello di autorizzazione Collaborazione) può creare una visualizzazione personale per visualizzare i file in un determinato modo o per filtrare solo i file che vogliono visualizzare. Se si è autorizzati a progettare una raccolta, è possibile creare una visualizzazione pubblica che chiunque può usare durante la visualizzazione della raccolta. Una visualizzazione pubblica può anche essere impostata come predefinita, in modo che venga usata automaticamente per la raccolta.
Se i membri del gruppo visualizzano le raccolte in un dispositivo mobile, è anche possibile creare visualizzazioni per dispositivi mobili che offrono limiti ottimali per la larghezza di banda e le limitazioni dei dispositivi, ad esempio il numero di elementi visualizzati in una visualizzazione.
Per altre informazioni sulle visualizzazioni, vedere Creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o di una raccolta.
Le cartelle sono contenitori che possono essere usati per raggruppare e gestire il contenuto di una raccolta o un elenco. Se le cartelle sono abilitate per la raccolta, è possibile aggiungere cartelle alla maggior parte dei tipi di raccolte. Se la raccolta contiene molti elementi, le cartelle migliorano anche l'efficienza di accesso a tali elementi. Quando si crea una cartella, si crea un indice interno non visibile agli utenti. Questo indice interno viene creato anche per la cartella radice, ovvero il livello principale di una raccolta o di un elenco. Quando si accede agli elementi di una cartella, si usa in modo efficace questo indice interno per l'accesso ai dati.
Se una raccolta contiene molti elementi che possono essere raggruppati in un modo specifico, è possibile usare le cartelle per organizzare il contenuto all'interno della raccolta. Esempi validi di gruppi includono progetti, team, reparti, categorie di prodotti, fascia di età, elenchi alfabetici e sottogruppi alfabetici (A-C, D-F e così via). Le cartelle consentono agli utenti di analizzare e gestire molti file in modo familiare.
Per impostazione predefinita, una raccolta con cartelle abilitate visualizza le cartelle nella visualizzazione predefinita della raccolta senza filtri. Questo è utile perché gli utenti possono scegliere la cartella appropriata quando inseriscono nuovi documenti. Visualizzando tutte le cartelle è meno probabile inoltre che gli elementi vengano aggiunti erroneamente all'esterno delle cartelle nella raccolta. È possibile riorganizzare facilmente i documenti in cartelle diverse della raccolta usando il comando Apri con Esplora risorse disponibile sulla barra multifunzione della raccolta.
Nota: Una visualizzazione raccolta può essere impostata su Ordina solo in base a criteri specificati, nel qual caso le cartelle non vengono visualizzate prima degli elementi nella visualizzazione. È consigliabile non usare questa opzione di ordinamento della visualizzazione se si vuole che gli utenti individuino facilmente la cartella corretta.
Anche se le cartelle della raccolta non vengono visualizzate nella struttura di spostamento del sito, il proprietario del sito o un utente autorizzato a progettare un sito può abilitare la visualizzazione albero, che consente di visualizzare una sezione Contenuto del sito nella struttura di spostamento del sito e di espandere, comprimere ed esplorare facilmente le cartelle delle raccolte.
Per altre informazioni sulle cartelle, vedere Creare una cartella in una raccolta documenti o Eliminare una cartella in una raccolta.
Tutti e tre gli approcci possono funzionare insieme. Le stesse colonne usate per tenere traccia dei documenti nella visualizzazione predefinita di una raccolta possono essere usate per creare una visualizzazione con diversi criteri di filtro. Persone possibile ordinare e filtrare dinamicamente una visualizzazione facendo clic sulle intestazioni di colonna per trovare il contenuto più appropriato. Se nella raccolta è stata definita una struttura di cartelle, è possibile "appiattire" una visualizzazione raccolta impostando l'opzione Mostra tutti gli elementi senza cartelle nella sezione Cartelle quando si crea o si modifica la visualizzazione. Ogni approccio può integrare l'altro per ottenere il contenuto giusto al momento giusto e nel modo giusto per te.
Alcune raccolte vengono create automaticamente quando si crea un nuovo sito, ad esempio la raccolta Documenti in un sito del team. È possibile personalizzare queste raccolte per scopi specifici oppure creare raccolte personalizzate. Ogni tipo di raccolta ha uno scopo specifico e alcuni hanno un set diverso di comportamenti e funzionalità.
Importante: Nel sito potrebbero essere disponibili meno o più raccolte, a seconda della versione di SharePoint su cui è basato il sito, del piano di Microsoft 365 l'organizzazione è abbonata o se alcune caratteristiche sono abilitate nel sito.
Raccolta di risorse Per condividere e gestire risorse multimediali digitali, ad esempio file di immagine, audio e video, usare una raccolta di risorse. Una raccolta di risorse semplifica agli utenti l'individuazione e il riutilizzo di file multimediali digitali già creati da altri utenti, ad esempio logo e immagini aziendali. Una raccolta di risorse fornisce anche tipi di contenuto con proprietà e visualizzazioni per la gestione e l'esplorazione delle risorse multimediali, ad esempio anteprime e parole chiave dei metadati. Ad esempio, è consigliabile gestire e archiviare immagini di marca e frammenti di contenuto riutilizzabili dalle applicazioni in modo che siano disponibili in tutta l'azienda e usati in modo coerente.
Raccolta dashboard Contiene pagine web part, pagine web part con Elenchi di stato e dashboard distribuiti di PerformancePoint.
Raccolta connessioni dati Per semplificare la manutenzione e la gestione delle connessioni dati, usare una raccolta connessioni dati. Una raccolta connessioni dati è una posizione centralizzata in cui archiviare i file di Office Data Connection (ODC). Ognuno di questi file (con estensione odc) contiene informazioni su come individuare, accedere, eseguire query e accedere a un'origine dati esterna. La centralizzazione dei file ODC in una raccolta connessioni dati consente anche di condividere, gestire ed eseguire ricerche nei file di connessione dati da un sito di SharePoint e garantisce che i dati e i report aziendali, in particolare i fogli di calcolo, mantengano un set coerente di valori e risultati delle formule come "una versione unica della verità".
Nota: Per semplificare la manutenzione e la gestione dei file di connessione dati per PerformancePoint, usare la raccolta connessioni dati per PerformancePoint. In questa raccolta è possibile archiviare file ODC e UDC (Universal Data Connection).
Raccolta documenti Per molti tipi di file, inclusi documenti e fogli di calcolo, usare una raccolta documenti. È possibile archiviare altri tipi di file in una raccolta documenti, anche se alcuni tipi di file sono bloccati per motivi di sicurezza. Quando si usano programmi non bloccati, è possibile creare tali file dalla raccolta. Ad esempio, il team di marketing potrebbe avere una propria raccolta documenti per la pianificazione di materiali, rilasci di notizie e pubblicazioni.
Raccolta moduli Se è necessario gestire un gruppo di moduli aziendali basati su XML, usare una raccolta moduli. È ad esempio possibile che l'organizzazione voglia usare una raccolta moduli per le note spese. Per configurare una raccolta moduli è necessario un editor XML o un programma di progettazione di moduli XML, ad esempio Microsoft InfoPath. Il modulo compilato dagli utenti è solo un file .xml contenente i dati immessi nel modulo, ad esempio la data della spesa e l'importo. Tutto il resto della nota spese viene fornito dal modello di modulo. Dopo che gli utenti hanno compilato i moduli, è possibile unire i dati del modulo o esportarli per l'analisi.
Raccolta immagini Per condividere una raccolta di immagini digitali o grafica, usare una raccolta immagini. Anche se le immagini possono essere archiviate in altri tipi di raccolte di SharePoint, le raccolte immagini offrono diversi vantaggi. Ad esempio, da una raccolta immagini è possibile visualizzare le immagini in una presentazione, scaricare immagini nel computer e modificare le immagini con programmi grafici compatibili, ad esempio Microsoft Paint. È consigliabile creare una raccolta immagini se si vogliono archiviare immagini di eventi del team o lanci di prodotti. È anche possibile creare un collegamento a immagini della raccolta da un'altra posizione del sito, ad esempio da wiki e blog.
Discoteca Per mantenere un archivio centrale per l'archiviazione e la gestione dei record o dei documenti aziendali importanti dell'organizzazione, usare una raccolta record. Ad esempio, l'organizzazione potrebbe dover rispettare le normative di conformità che richiedono un processo organizzato per la gestione dei documenti pertinenti. Un sito Centro record può contenere numerose raccolte record per l'archiviazione di diversi tipi di record. Per ogni raccolta è possibile impostare criteri che determinano quali record archiviare, come instradare e gestire i documenti e per quanto tempo devono essere conservati.
Raccolta report Per semplificare la creazione, la gestione e la distribuzione di pagine Web, documenti e indicatori di prestazioni chiave (KPI) di metriche e obiettivi, usare una raccolta di report. La raccolta report è una posizione centrale in cui è possibile creare e salvare report, ad esempio cartelle di lavoro di Excel e pagine del dashboard. Quando si pubblica una cartella di lavoro di Excel in una raccolta di report, l'apertura in visualizzazione browser è abilitata con un solo clic, un modo pratico per visualizzare la cartella di lavoro senza aggiungerla a una pagina web part.
Raccolta diagrammi di processo (unità metriche e unità usa) Per archiviare e condividere i documenti di processo dei diagrammi, ad esempio quelli creati con Microsoft Visio, usare una raccolta diagrammi di processo. Le raccolte Unità metriche e Unità di misura USA sono personalizzate in base alle rispettive misure.
Raccolta pagine wiki Per creare una raccolta di pagine wiki connesse, usare una raccolta pagine wiki. Un wiki consente a più persone di raccogliere informazioni in un formato facile da creare e modificare. È anche possibile aggiungere alla raccolta pagine wiki contenenti immagini, tabelle, collegamenti ipertestuali e collegamenti interni. Ad esempio, se il team crea un sito wiki per un progetto, può archiviare suggerimenti e consigli in una serie di pagine che si connettono tra loro.
Nota: A seconda del sito e della configurazione, vengono create automaticamente altre raccolte di sistema, ad esempio la raccolta stili, la raccolta risorse del sito e la raccolta pagine del sito. Tuttavia, non è possibile creare queste raccolte specifiche tramite l'interfaccia utente.
