Creare il sito di comunicazione di SharePoint

Informazioni sul contenuto del sito

Ogni sito di comunicazione include diversi elenchi e raccolte predefiniti:

• Raccolta documenti : posizione in cui caricare i file. Il sito include una raccolta predefinita, ma è possibile aggiungerne altre in base alle esigenze.

• Elenco eventi : elenco in cui sono archiviate le voci del calendario.

• Raccolta pagine sito : la raccolta in cui vivono tutte le pagine del sito.

• Modelli di modulo e libreria di stili -queste raccolte sono raccolte legacy riportate dalle versioni permeabile di SharePoint

Suggerimenti per la configurazione del contenuto del sito:

• Aggiungere il titolo della pagina prima di aggiungere un'immagine alla pagina. Se non si aggiunge prima il titolo della pagina, il nome della sottocartella asset del sito (trovato in asset del sito) per la pagina potrebbe essere una stringa di caratteri casuali, rendendo molto più difficile trovare le immagini associate alla pagina in un secondo momento.

• Non caricare documenti usando la Web part Collegamenti rapidi. Caricarle sempre in una raccolta documenti e quindi collegarle da collegamenti rapidi. Se si carica un documento durante l'aggiunta di un collegamento in collegamenti rapidi, il documento verrà archiviato nella raccolta risorse del sito, in modo da rendere più difficile la ricerca se è necessario aggiornarla in un secondo momento.

• Inserire spazi (non trattini o sottolineature) tra le parole in nomi di file per migliorare la leggibilità. I nomi di file e i titoli dei documenti devono essere significativi per gli utenti, perché queste informazioni diventeranno importanti quando gli utenti cercheranno il contenuto nel sito.

• Evitare di usare le date e i numeri di versione nei nomi di file. SharePoint terrà automaticamente traccia delle versioni per l'utente. Se si aggiunge una data a un nome file e quindi si aggiunge una copia più recente del file, i collegamenti al file precedente non verranno aggiornati automaticamente. Se si carica una nuova versione di un file con lo stesso nome di un file esistente, i collegamenti vengono aggiornati automaticamente.

• Usare etichette riconoscibili per tutti i collegamenti ipertestuali. Non inventare termini quando si esegue il collegamento al contenuto del sito. Per altre informazioni sulle etichette dei collegamenti, esaminare le indicazioni per le etichette nella pianificazione della struttura di spostamento per l'esperienza moderna di SharePoint. Le indicazioni per la denominazione delle etichette in questo articolo si applicano non solo alle etichette di spostamento principali, ma a qualsiasi collegamento nella pagina.

Assegnare contenuto a gruppi di destinatari specifici

Un ottimo modo per verificare che il contenuto del sito sia più pertinente per i visitatori consiste nel personalizzare il modo in cui i visitatori visualizzano le pagine e le notizie usando il targetingper i destinatari. Il targeting per i destinatari consente di indirizzare il contenuto agli utenti che fanno parte di un determinato gruppo di destinatari. La destinazione dei destinatari consente inoltre di assegnare priorità alle notizie ai membri del gruppo di destinatari nella pagina iniziale di SharePoint, le notizie nell'app per dispositivi mobili e in Web part notizie.

La destinazione del gruppo di destinatari è configurata prima nella raccolta pagine del sito e quindi nelle web part notizie o contenuto evidenziato. Se per una pagina viene specificato un gruppo di destinatari, queste web part visualizzeranno solo la pagina per gli utenti che fanno parte del gruppo di destinatari. Un non membro può trovare il contenuto tramite la ricerca, perché la destinazione di una pagina non è uguale alla sicurezza di una pagina. Tuttavia, il non membro non verrà presentato con la pagina o l'articolo di notizie.

La destinazione dei destinatari può essere aggiunta anche alla struttura di spostamento del sito. In questo modo puoi scegliere chi può visualizzare il contenuto della struttura di spostamento del sito usando gli stessi gruppi di destinatari disponibili per le pagine.

Creare approvazioni di pagina automatiche

Si vuole che un utente o un gruppo approvino le pagine prima di essere pubblicate? Le versioni principali e secondarie sono abilitate per impostazione predefinita nella raccolta pagine del sito. Con questa funzionalità abilitata, è possibile configurare facilmente l'approvazione della pagina dall'elenco a discesa Automatizza nella raccolta pagine del sito. Questa può essere una buona idea se si prevede di avere più autori e si vuole rivedere le pagine finali prima che vengano pubblicate. Tieni presente che anche se non è stata abilitata l'approvazione della pagina, solo i membri e i proprietari possono visualizzare le pagine non pubblicate (anche se i visitatori possono visualizzare l'ultima versione pubblicata della pagina).

Personalizzare le autorizzazioni per elenchi e raccolte

Si vogliono avere alcuni elenchi o raccolte in cui i visitatori del sito possono collaborare? È possibile personalizzare le autorizzazioni per uno o più elenchi o raccolte nel sito per assegnare le autorizzazioni di collaborazione al gruppo visitatori. Come procedura consigliata, provare ad evitare di interrompere le autorizzazioni nella raccolta pagine del sito. L'interruzione delle autorizzazioni nella raccolta pagine del sito può causare esperienze utente complesse e confuse e deve essere gestita con grande attenzione per assicurarsi di non rimuovere accidentalmente le autorizzazioni da una pagina di cui tutti gli utenti hanno bisogno. È anche possibile usare la Web part Microsoft Forms per aggiungere un modulo a una pagina in cui i visitatori possono collaborare o la Web part Power Apps per aggiungere un'app configurata.

Procedure consigliate per la migrazione:

• Usare il passaggio a un nuovo sito di comunicazione per ripensare la storia del sito e verificare che il contenuto sia ancora rilevante. Pianificare il nuovo sito usando le indicazioni descritte in precedenza. Questo non significa che dovresti dimenticarti di quello che hai già fatto, in particolare se il contenuto viene usato ed è stato mantenuto aggiornato. Ma è questo il caso per tutti i contenuti correnti?

• Comunicare con i visitatori del sito. Scopri quali sono realmente necessarie.Il contenuto del sito precedente soddisfa ancora gli obiettivi per il nuovo sito? Esaminare i dati sull'utilizzo per il sito esistente. Usare queste informazioni per determinare il contenuto di cui eseguire la migrazione nel nuovo sito.

• Creare e rivedere l'inventario dei contenuti per il sito corrente. Per ogni elemento nell'inventario, identificare se deve essere:

  • Eliminata-in caso affermativo, eseguire questa operazione ora.

  • Archiviato-perché si tratta di un record aziendale

  • Migrato-perché è corrente ed è comunque necessario

  • Aggiornata e quindi eseguita la migrazione

  • Inserito in un altro sito e collegato nel sito personale

• Il contenuto dovrebbe guadagnarsi la sua posizione nel nuovo sito. 

  • Questo contenuto aggiunge valore al business/visitatore?

  • Si è impegnati a mantenerla aggiornata?

  • Il gruppo aziendale è responsabile di questo contenuto? In caso contrario, è il momento di dire addio al contenuto. In caso contrario, ottenere il proprietario per aggiungerlo al sito e creare un collegamento al contenuto del sito.

• Trovare un "Home" per il nuovo contenuto. Verificare che ogni elemento abbia una Home e, in caso contrario, che sia possibile perdere una categoria nella pianificazione.