Da anni le organizzazioni si affidano ai gruppi di distribuzione per comunicare e collaborare con gruppi di persone sia interne che esterne all'azienda. Ora, tuttavia, Microsoft 365 Gruppi in Outlook offrono una soluzione più potente per la collaborazione.
Suggerimento: Per informazioni sull'uso dei gruppi di contatti di Outlook per inviare posta elettronica a un elenco di persone, ad esempio un gruppo di amici, vedere Creare un gruppo di contatti o una lista di distribuzione in Outlook per PC.
Cosa sono i gruppi Microsoft 365 ?
Quando si configura un gruppo diMicrosoft 365 in Outlook, è possibile scegliere un gruppo di persone con cui si vuole collaborare e configurare facilmente una raccolta di risorse da condividere. Non è necessario concedere manualmente le autorizzazioni per tutte le risorse, perché ai membri aggiunti al gruppo vengono assegnate automaticamente le autorizzazioni necessarie per gli strumenti disponibili nel gruppo.
Queste risorse aggiuntive includono:
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Posta in arrivo condivisa - La posizione per le conversazioni che tradizionalmente hanno luogo nelle liste di distribuzione. Questa posta in arrivo condivisa è interamente disponibile per la ricerca, pertanto crea un archivio dinamico dei messaggi del gruppo. I nuovi membri del gruppo possono eseguire ricerche o scorrere all'indietro la cronologia per aggiornarsi rapidamente sui contenuti pubblicati in precedenza nel gruppo. Vedere: Avviare una conversazione di gruppo in Outlook.
Suggerimento: se gli utenti vogliono continuare a visualizzare i messaggi del gruppo nella posta in arrivo personale, come avveniva con la lista di distribuzione, non devono fare altro che iscriversi al gruppo facendo clic sul pulsante Appartenenza sulla barra multifunzione in Outlook.
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Raccolta file condivisi - Il gruppo ha una raccolta di file di SharePoint in cui gli utenti possono archiviare, condividere e collaborare a documenti, cartelle di lavoro, presentazioni, immagini o qualsiasi altro tipo di file su cui devono lavorare. Vedere: Condividere file di gruppo.
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Calendario condiviso - Il gruppo ottiene un calendario condiviso in cui pubblicare gli eventi pertinenti. Ogni membro iscritto al gruppo viene automaticamente invitato agli eventi pubblicati nel calendario, quindi questi eventi possono essere visualizzati anche nei loro calendari personali, se lo desiderano. Vedere: Pianificare una riunione in un calendario di gruppo in Outlook.
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Blocco appunti di OneNote condiviso - Il gruppo ottiene automaticamente un blocco appunti di OneNote condiviso in cui i membri del gruppo possono raccogliere informazioni e collaborare. Molti gruppi usano il blocco appunti per creare un wiki con domande frequenti e altre risorse.
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Accesso guest - È possibile aggiungere contatti esterni ai gruppi di distribuzione, ma questi accedono solo alla posta elettronica. Con i gruppi invece è possibile offrire accesso guest alle conversazioni tramite posta elettronica, ai file e persino al blocco appunti di OneNote condiviso. Vedere: Accesso guest in Gruppi di Microsoft 365.
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Contenuto individuabile - I gruppi in Outlook sono pubblici per impostazione predefinita, pertanto altre persone all'interno dell'organizzazione possono trovarli facilmente e iscriversi oppure esaminare i materiali del gruppo. Se il contenuto del gruppo è più riservato, è possibile impostare il gruppo come privato, in modo che il contenuto non sia visibile ai non membri e che le richieste di iscrizione debbano essere approvate dal proprietario del gruppo.
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Creazione in modalità self-service - Non è necessario sommergere i responsabili IT di richieste di creazione di gruppi. Ogni utente può creare autonomamente il gruppo adatto alle sue esigenze. Per controllare quali utenti dell'organizzazione possono creare gruppi, vedere: Gestire chi può creare Gruppi di Microsoft 365.
Queste sono solo alcune delle caratteristiche che fanno dei gruppi una soluzione più efficace dei gruppi di distribuzione.
Amministrazione dei gruppi
Microsoft 365 offre una serie di strumenti e funzionalità utili per gestire e amministrare più facilmente i gruppi. Per altre informazioni su ognuno dei vantaggi offerti, fare clic sulle intestazioni qui sotto.
Mantenere la directory sotto controllo è una preoccupazione di ogni amministratore. Ecco alcuni degli strumenti Microsoft 365 offre per semplificare questa operazione:
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Criteri di denominazione - I criteri di denominazione consentono di definire i nomi accettabili e non accettabili per i gruppi. In questo modo si impedisce agli utenti di assegnare ai gruppi nomi volgari o vietati. Si possono anche aggiungere ai nomi prefissi o suffissi standard della società.
Appartenenza dinamica - L'appartenenza dinamica consente di impostare l'appartenenza ai gruppi in base a una regola, aggiungendo o rimuovendo membri sulla base dei metadati (come il reparto o il ruolo) nella directory attiva. Vedere Uso di attributi per la creazione di regole avanzate per altre informazioni sulla creazione di regole di appartenenza dinamica.
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Appartenenza nascosta - Se per qualche motivo si vuole che l'appartenenza al gruppo sia riservata, ad esempio se i membri sono studenti, è possibile nasconderla alle parti esterne.
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Autorizzazioni di creazione - All'interno dell'organizzazione potrebbero essere presenti persone a cui non si vuole consentire di creare nuovi gruppi. È possibile gestire le autorizzazioni di creazione nella directory in diversi modi. Vedere Gestire la creazione di gruppi di Microsoft 365.
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Log di controllo - È possibile avere maggiore probabilità di consentire agli utenti di creare gruppi e gestire l'appartenenza ai gruppi, perché Microsoft 365 log di controllo dei gruppi consentono di tenere traccia di chi ha creato o eliminato un particolare gruppo o ha apportato modifiche all'appartenenza al gruppo. Vedere: Eseguire ricerche nel log di controllo nel Centro conformità di Microsoft 365 Security &.
La gestione del recapito offre alcuni metodi per gestire la modalità di invio o ricezione dei messaggi da parte del gruppo. Sono inoltre disponibili strumenti per monitorare il flusso di tali messaggi.
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Invia come o Invia per conto di - Queste impostazioni consentono agli utenti specificati di inviare messaggi di posta elettronica come se il mittente fosse il gruppo o fossero inviati per conto del gruppo.
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Limitazioni per il mittente - Queste impostazioni consentono di controllare chi può inviare messaggi al gruppo. Il gruppo può essere configurato in modo da accettare posta elettronica da parti esterne, ma è consigliabile limitare a parti specifiche.
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Supporto di utenti esterni - Invitando utenti guest a partecipare al gruppo è possibile includerli nelle conversazioni tramite posta elettronica del gruppo. Vedere: Accesso guest in Gruppi di Microsoft 365.
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Regole di trasporto - Le regole di trasporto funzionano per i gruppi allo stesso modo che per il server Exchange. Possono cercare i messaggi che soddisfano condizioni specifiche e quindi eseguire determinate azioni su di essi.
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Suggerimenti messaggio - I suggerimenti messaggio sono messaggi informativi visualizzati agli utenti durante la composizione di un messaggio. Possono contribuire a ridurre i rapporti di mancato recapito avvisando l'utente se il suo messaggio è indirizzato a parti esterne o supera la quota consentita.
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Più indirizzi proxy - Un gruppo può avere più alias esattamente come la cassetta postale di un utente. Può essere utile avere indirizzi proxy aggiuntivi per accettare i messaggi inviati a questi altri alias o per facilitare l'individuazione di un gruppo che ha un nome lungo o complesso. Vedere: Supporto multidominio per Microsoft 365 Groups - guida Amministrazione
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Dimensioni massime di invio/ricezione - Queste quote possono ridurre i problemi relativi alla ricezione (o all'invio) di messaggi estremamente grandi per gestire meglio i requisiti di archiviazione e larghezza di banda del gruppo.
Microsoft 365 offre anche alcuni strumenti per gestire il tipo di contenuto che viene condiviso nel gruppo.
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Linee guida sull'utilizzo - È possibile definire linee guida per l'utilizzo di gruppi di Microsoft 365, per informare gli utenti sulle procedure consigliate che consentono di mantenere efficaci i gruppi e istruirli sui criteri per il contenuto interno.
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Classificazione dei dati - Sarà possibile creare un sistema di classificazione dei dati personalizzabile per Microsoft 365 gruppi che consente la separazione dei gruppi per tipo di criterio (ad esempio "non classificato", "riservato aziendale" o "top secret"). In questo modo i gruppi possono presentare i criteri di altri contenuti nell'organizzazione. I criteri estendibili consentono all'organizzazione di configurare un endpoint che viene chiamato ogni volta che un gruppo viene creato o modificato, quindi è possibile implementare criteri personalizzati per la creazione o la modifica di gruppi.
Gestione del cambiamento
Talvolta gli utenti manifestano disagio di fronte ai cambiamenti, quindi è importante comunicare con i membri delle liste di distribuzione per far sapere loro cosa aspettarsi. Ecco alcune delle informazioni da includere nella comunicazione, insieme ad alcune risposte che possono essere utili:
Cosa sono i gruppi in Outlook?
Microsoft 365 gruppi in Outlook sono un'unica soluzione di collaborazione per team/gruppi che vogliono avere a portata di clic un'unica posizione in cui condividere discussioni, file, calendari e note. Probabilmente la caratteristica migliore è che la posta in arrivo del gruppo mantiene una cronologia delle discussioni, facilitando la ricerca di discussioni precedenti.
Perché è stato fatto questo cambiamento?
Gli utenti hanno spesso chiesto di poter eseguire ricerche nei messaggi pubblicati nella lista di distribuzione per trovare informazioni di cui si è discusso in passato. Aggiornando la lista di distribuzione a un gruppo, gli utenti non dovranno più continuare a ripetere le stesse domande.
Inoltre il nuovo gruppo includerà un calendario per gli eventi del gruppo, una raccolta di file condivisi e un blocco appunti di OneNote in cui è possibile collaborare e raccogliere informazioni per riferimento futuro.
Occorre fare qualcosa per partecipare a questo gruppo se si era già membri della lista di distribuzione?
No, se si era già membri della lista di distribuzione si diventerà automaticamente membri del nuovo gruppo.
Come si accede al nuovo gruppo in Outlook? È possibile usare Outlook sul Web?
Per accedere al nuovo gruppo in Outlook basta passare alla categoria Gruppi nella parte inferiore del riquadro di spostamento a sinistra. Se si usa spesso questo gruppo, è consigliabile aggiungerlo come preferito facendo clic su di esso con il pulsante destro del mouse e scegliendo Mostra come preferito.
Sono inoltre disponibili client per dispositivi mobili gratuiti per Microsoft 365 Gruppi su ogni piattaforma mobile (iOS, Android e così via) in modo da poter accedere facilmente al gruppo ovunque ci si trovi.
È possibile continuare a usare la posta elettronica?
Sì, certo. Lo stesso alias di posta elettronica usato per la lista di distribuzione continuerà a funzionare correttamente per il gruppo in Outlook.
Altre informazioni
Non dimenticare di comunicare agli utenti quando avverrà il cambiamento e chi dovranno contattare in caso di ulteriori domande.
Migrazione delle liste di distribuzione
Pronti per aggiornare la lista di distribuzione a un gruppo? Vedere Eseguire la migrazione delle liste di distribuzione a Gruppi di Microsoft 365 - guida Amministrazione.
Quali liste di distribuzione non possono essere aggiornate ai gruppi di Microsoft 365?
È possibile aggiornare solo le liste di distribuzione semplici, gestite nel cloud e non annidate ai gruppi di Microsoft 365. Vedere Non è possibile aggiornare le liste di distribuzione ai gruppi di Microsoft 365 - Exchange | Microsoft Learn
Passaggi successivi
Dopo aver aggiornato il gruppo di distribuzione a un gruppo diMicrosoft 365, è possibile eseguire alcune attività di completamento per assicurarsi che funzioni correttamente.
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Controllare l'esito con gli utenti - Contattarli subito dopo il completamento dell'aggiornamento, e ancora qualche giorno dopo, per accertarsi che sia andato a buon fine. Mostrare di ascoltare in modo reattivo le loro domande contribuirà ampiamente a renderli soddisfatti del cambiamento.
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Monitorare i report sul coinvolgimento - Il portale di Microsoft 365 Amministrazione offre alcuni report validi che mostrano il numero di utenti che usano il gruppo, la frequenza e le funzionalità in uso. Questi report possono essere utili per progettare le attività di completamento e la formazione degli utenti, oltre che per evidenziare le aree in cui gli utenti stanno ottenendo il massimo valore aggiunto per il nuovo gruppo. Vedere: Report attività nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.
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Condividere l'esperienza - È una buona idea informare gli altri team dell'azienda che si è aggiornato il proprio gruppo di distribuzione e descrivere i passaggi eseguiti per completare l'aggiornamento. La condivisione di queste informazioni può aiutare gli altri team a seguire l'esempio eseguendo a loro volta l'aggiornamento.
Vedere anche
Hai domande su Microsoft 365 Gruppi?
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Feedback
Questo articolo è stato aggiornato l'ultima volta il 16 ottobre 2020 in seguito al feedback degli utenti. Se le informazioni presentate sono risultate utili, e a maggior ragione se non lo sono state, fare clic sui controlli relativi ai feedback riportati sotto e lasciare un commento costruttivo per aiutarci a migliorare costantemente. Grazie!
