Panduan privasi untuk Wawasan Pribadi

Prinsip-prinsip utama 

• Sebagai pengguna Viva Insights, hanya Anda yang dapat melihat data Anda sendiri.

• Data Anda disimpan dan dihitung dalam kotak surat Exchange Online Anda.

• Anda dapat ikut serta dan menolak kapan saja.

• Wawasan pribadi dalam Viva Insights tidak memperlihatkan informasi pribadi rekan kerja yang dapat diidentifikasi selain apa yang sudah dapat Anda lihat di Outlook dan Teams.

Poin kunci privasi data 

• Wawasan pribadi dalam Viva Insights tidak dirancang untuk mengaktifkan evaluasi, pelacakan, pembuatan keputusan otomatis, pembuatan profil, atau pemantauan. Viva Insights memberi Anda wawasan pribadi melalui aplikasi Viva Insights di Microsoft Teams dan di web, add-in Insights Outlook, Viva email mencerna, Email pengarahan, dan saran sebaris di Outlook. Wawasan pribadi dalam Viva Insights tidak memiliki mekanisme atau opsi yang memungkinkan siapa pun kecuali Anda mengakses informasi yang dipersonalisasi yang ditampilkan melalui permukaan ini, kecuali Anda sengaja dan independen membagikannya. Data wawasan pribadi yang disediakan oleh Viva Insights tidak dapat digunakan untuk pembuatan keputusan otomatis atau untuk pembuatan profil.

• Wawasan pribadi dalam Viva Insights tidak memberi karyawan akses ke informasi baru yang dapat diidentifikasi secara pribadi pada rekan kerja lain. Viva Insights mengonversi data menjadi wawasan pribadi dengan melakukan penghitungan pada informasi yang Anda hasilkan hanya dengan memulai hari kerja Anda. Sebagian besar data yang Anda lihat dalam wawasan pribadi dari Viva Insights hanyalah agregasi informasi yang telah Anda miliki aksesnya, tetapi Anda tidak akan bisa melakukan penghitungan dengan cepat tanpa beberapa dukungan.

• Wawasan pribadi dalam data Viva Insights diproses dan disimpan dalam kotak surat Exchange Online karyawan. Viva Insights memproses data dari sumber ini untuk wawasan pribadi: Exchange Online data email dan kalender, sinyal obrolan dan panggilan dari Skype for Business dan dari Teams. Viva Insights menyimpan dan memproses data ini di dalam kotak surat Exchange Online setiap karyawan.

• Wawasan pribadi dalam Viva Insights mendukung kepatuhan Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR). Microsoft telah merancang wawasan Pribadi dalam Viva Insights untuk mendukung kebutuhan organisasi Anda untuk mengikuti persyaratan GDPR.

Tempat untuk melihat wawasan pribadi 

Wawasan pribadi dalam Viva Insights: 

• Viva Insights di Teams dan di web 

• Viva Insights di Outlook 

• Mengarahkan email di Outlook

• Mencerna email di Outlook

• Saran sebaris di Outlook 

Privasi di aplikasi Viva Insights di Teams dan di web

Ketika data diproses di aplikasi Microsoft Viva Insights, Microsoft melindungi privasi karyawan dan sepenuhnya sesuai dengan peraturan setempat, seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR). Viva Insights melindungi privasi dengan cara berikut:

• Pribadi dan pribadi – Konten dalam wawasan Anda bersifat pribadi, privat, hanya tersedia untuk Anda. Tidak ada orang lain di organisasi Anda yang bisa mengaksesnya.

• Data semua orang tetap bersifat pribadi – Viva Insights tidak menyertakan informasi identitas pribadi baru tentang orang lain di organisasi Anda. Wawasan dan tindakan didasarkan pada informasi yang dihasilkan oleh Anda dan organisasi Anda hanya dengan memulai hari kerja reguler Anda. Wawasan Anda didasarkan pada informasi yang sudah Anda miliki aksesnya tetapi tidak bisa dengan cepat diagregasikan tanpa bantuan.

• Keamanan kotak surat – Viva Insights menggunakan Exchange Online data email dan kalender serta memproses dan menyimpan wawasan atau tindakan apa pun di dalam kotak surat Exchange Online Anda, sehingga keamanan data disertakan dan diberlakukan oleh Exchange.

• Sesuai GDPR – Microsoft mematuhi GDPR saat memberikan wawasan dan tindakan dalam aplikasi.

Tipe data 

Viva Insights memberikan wawasan pribadi dengan tipe data berikut. 

• Data kotak surat - aktivitas Email, kalender, obrolan, dan panggilan yang Anda hasilkan dengan menggunakan Microsoft 365, seperti waktu yang Anda habiskan dalam rapat atau email yang Anda kirimkan kepada orang atau grup tertentu.

• Data tambahan - Data yang tidak akan tersedia bagi Anda tetapi disajikan dalam formulir agregat yang dirancang untuk melindungi privasi individual.

tingkat baca Email 

Viva Insights melacak persentase penerima yang membuka pesan email (di add-in Outlook) untuk email yang telah Anda kirim ke lima orang atau lebih. 

Untuk mempertahankan privasi, Viva Insights tidak melacak tingkat baca untuk pesan yang dikirim ke kurang dari lima orang. Viva Insights juga tidak memperlihatkan tingkat baca "0 persen" atau "100 persen," karena itu akan memungkinkan orang untuk membuat kesimpulan pasti tentang tindakan rekan kerja individu. Sebaliknya, tingkat baca dalam kasus ini ditampilkan sebagai rentang yang mencakup nilai ambang batas yang bergantung pada jumlah penerima email. 

Metrik ini dihitung berdasarkan bendera "baca" dalam Exchange Online. Untuk beberapa orang, pesan dibenderai sebagai "dibaca" saat Anda membuka pesan di panel pratinjau Outlook. Untuk orang lain, Anda mungkin perlu mengklik ganda untuk membuka pesan untuk menandainya sebagai "baca." 

Anda dapat mengontrol pengaturan ini di pengaturan Outlook. Untuk memperlihatkan sinyal ini di kotak surat pengirim, bendera "baca" disalin dalam lingkungan Microsoft 365, lalu dikirimkan ke kotak surat pengirim. 

Kepatuhan GDPR 

Seperti halnya dengan rangkaian Microsoft 365 lengkap, Viva Insights membantu mendukung kepatuhan terhadap persyaratan GDPR. Misalnya, Viva Insights mendukung hal berikut: 

• Mengamankan dan melindungi data pribadi pengguna – Insights memerlukan lisensi Exchange Online, dan semua data disimpan dalam kotak surat Exchange Online karyawan. Metrik terkomputasi, seperti tugas, ditambahkan ke kotak surat. Dengan demikian, aplikasi Viva Insights memenuhi kewajiban ini berdasarkan kebajikan Exchange Online juga memenuhi kewajiban:

  • Microsoft tidak akan menambang data pelanggan di Exchange Online untuk iklan.

  • Microsoft tidak akan secara sukarela mengungkapkan Exchange Online data pelanggan kepada lembaga penegak hukum.

  • Microsoft akan memenuhi semua persyaratan terkait enkripsi data Exchange Online dan menerapkan kontrol untuk mengurangi risiko keamanan dan membantu memastikan kelangsungan bisnis, seperti yang dijelaskan dalam ISO 27001 dan 27018.

• Beri tahu pengguna jika pelanggaran terdeteksi – Microsoft akan memberi tahu kontak privasi pelanggan dalam waktu 72 jam setelah Microsoft menyadari pelanggaran yang dilakukan oleh prosedur operasi standar respons insiden Microsoft 365.

• Hormati permintaan pengguna (DSR) untuk mengekspor, menghapus, atau membatasi pemrosesan data pribadi – Microsoft mendukung permintaan pengguna, seperti permintaan untuk mengekspor atau menghapus data.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Kepatuhan GDPR.