Microsoft 365-csoportok az Outlookban hatékony megoldást kínál a vállalaton belüli és kívüli személyekkel folytatott kommunikációra és együttműködésre. Létrehozhat egy csoportot a beérkezett üzenetek, a naptár, a OneDrive, a SharePoint-webhely, a OneNote-jegyzetfüzet és egyebek megosztásához. A vállalaton kívüli vendégeket is meghívhat, hogy ugyanazokkal az erőforrásokkal működhessenek együtt.
Amikor létrehoz egy Microsoft 365-csoport, az Outlook automatikusan létrehoz egy megosztott Outlook beérkezett üzeneteket, megosztott naptárt és egy dokumentumtárat a fájlokon való együttműködéshez. Microsoft-csapatot is létrehozhat, és feladatokat integrálhat Planner a Teamsben. Nem kell aggódnia amiatt, hogy az összes erőforráshoz manuálisan rendel engedélyeket, mert ha tagokat ad hozzá a csoporthoz, az automatikusan megadja nekik a csoport által biztosított eszközökhöz szükséges engedélyeket.
Microsoft 365-csoportok biztosít a tagoknak a következő elemet:
-
Megosztott beérkezett üzenetek – A terjesztési listákban hagyományosan folytatott beszélgetések helye. Ez a megosztott postaláda teljes mértékben kereshető, így élő archívumot hoz létre a csoport üzeneteiről. A csoporthoz újonnan érkezők kereshetnek vagy görgethetnek vissza az előzmények között, hogy gyorsan felgyorsuljanak a korábban a csoportban közzétett adatok. Lásd: E-mail küldése egy csoportnak az Outlookban.
-
Megosztott fájlok tára – A csoport rendelkezik egy SharePoint-fájltárzal, ahol a felhasználók dokumentumokat, munkafüzeteket, bemutatókat, képeket vagy bármilyen más fájlt tárolhatnak, oszthatnak meg és használhatnak közösen. Lásd: Fájlok megosztása csoporttal az Outlookban.
-
Megosztott naptár – A csoport egy megosztott naptárt kap a csoporthoz kapcsolódó események közzétételéhez. A csoportra feliratkozott minden tagot automatikusan meghív a rendszer a naptárban közzétett eseményekre, így ezek az események igény szerint megjelenhetnek a személyes naptáraikban is. Lásd: Csoportnaptár használata az Outlookban események ütemezéséhez és szerkesztéséhez.
-
Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – A csoport automatikusan rendelkezik egy megosztott OneNote-jegyzetfüzettel, amelyben a csoporttagok adatokat gyűjthetnek és közösen dolgozhatnak. Számos csoport használja a jegyzetfüzetet egy élő wiki létrehozásához, amely gyakori kérdéseket és egyéb forrásokat tartalmaz.
-
Vendéghozzáférés – Korábban hozzáadhat külső partnereket a terjesztési csoportokhoz, de csak e-maileket kaptak. Csoportokkal hozzáférést adhat a vendégeknek e-mailes beszélgetésekhez, fájlokhoz és még a megosztott OneNote-jegyzetfüzethez is. Lásd: Csoportok használata vendégként az Outlookban.
-
A tartalom felderíthető – az Outlookban Csoportok alapértelmezés szerint nyilvánosak, ami azt jelenti, hogy a szervezet más tagjai könnyen felfedezhetik és csatlakozhatnak a csoporthoz, illetve áttekinthetik azokat. Ha a csoport tartalma érzékenyebb, átválthat privátra, amely elrejti a tartalmat a nem tagok elől, és megköveteli a csoport tulajdonosától, hogy hagyja jóvá a csatlakozási kérelmeket.
-
Önkiszolgáló létrehozás – Az informatikai részlegnek nem kell lebosszannia a felhasználóktól a csoportok létrehozására vonatkozó kérések miatt. A felhasználók igény szerint saját csoportokat hozhatnak létre. Ha szabályozni szeretné, hogy a szervezet mely felhasználói hozhatnak létre csoportokat, olvassa el a következő témakört: Annak kezelése, hogy ki hozhat létre Microsoft 365-csoportok.
A csoportok felügyelete
Microsoft 365 számos hasznos eszközt és képességet kínál a csoportok egyszerűbb kezeléséhez és felügyeletéhez.
Tipp: Könyvjelző Microsoft 365-csoportok – gyakori feladatok a csoportlétrehozás, a delegálás, az e-mail-kezelés, az e-mail-forgalom, a visszaállítás és a hasznos parancsfájlok rendszergazdai adatainak egyszerű eléréséhez.
A címtár ellenőrzés alatt tartása minden rendszergazda számára problémát jelent. Íme néhány eszköz, Microsoft 365 kínál, hogy megkönnyítse az alábbiakat:
-
Elnevezési szabályzatok – Az elnevezési házirendek segítségével meghatározhatja, hogy a csoportoknak melyek az elfogadható nevei, és melyek nem. Ez megakadályozza, hogy a felhasználók trágár vagy tiltott neveket adjanak a csoportoknak. Emellett vállalati standard előtagokat vagy utótagokat is kényszeríthet a csoportnevekre.
Dinamikus tagság – A dinamikus tagság lehetővé teszi a csoporttagság szabály szerinti beállítását, amely az Active Directory metaadatai (például részleg vagy szerepkör) alapján adja hozzá (vagy távolítja el) a csoporttagokat. A dinamikus tagság létrehozásával kapcsolatos további információkért lásd: Attribútumok használata speciális szabályok létrehozásához .
-
Rejtett tagság – Ha van oka arra, hogy a csoport tagsága bizalmas legyen, például ha a tagok diákok, elrejtheti a tagságot a külső felek elől.
-
Létrehozási engedélyek – Előfordulhat, hogy a szervezetben vannak olyan személyek, akik nem szeretnének új csoportokat létrehozni. A címtárban számos módszer létezik a létrehozási engedélyek kezelésére. Lásd: A Microsoft 365-csoportok létrehozásának kezelése.
-
Auditnaplók – Nagyobb megbízhatósággal engedélyezheti a felhasználóknak a csoportok létrehozását és a csoporttagság kezelését, mivel Microsoft 365 Csoportok naplók segítségével nyomon követheti, hogy ki hozott létre vagy törölt egy adott csoportot, vagy módosította a csoport tagságát. Lásd: Keresés az auditnaplóban a Microsoft 365 Biztonsági & Megfelelőségi központban.
A kézbesítéskezelés néhány módszert kínál az üzenetek csoport általi küldésének vagy fogadásának kezelésére. Emellett léteznek olyan eszközök is, amelyekkel figyelheti az üzenetek áramlását. További információt a Microsoft 365-csoportok – gyakori feladatok című témakörben talál.
-
Küldés másként vagy küldés más nevében – Ezekkel a beállításokkal a megadott felhasználók úgy küldhetnek e-maileket, mintha a csoporttól származnának, vagy a csoport nevében lennének.
-
Feladókorlátozások – Ezekkel a beállításokkal szabályozhatja, hogy ki küldhet üzeneteket a csoportnak. A csoport konfigurálható úgy, hogy engedélyezze a külső felektől érkező e-maileket, de előfordulhat, hogy ezt csak bizonyos külső felekre szeretné korlátozni.
-
Külső felhasználók támogatása – Ha vendégeket hív meg a csoportba, kiválaszthatja, hogy szerepeljenek-e a csoport e-mail-beszélgetéseiben. A vendégek hozzáadásáról további információt a Vendégek hozzáadása Csoportok az Outlookban című témakörben talál.
-
Átviteli szabályok – Az átviteli szabályok ugyanúgy működnek a csoportok esetében, mint az Exchange-kiszolgálón. A szabályok megkereshetik azokat az üzeneteket, amelyek megfelelnek bizonyos feltételeknek, majd műveletet hajthatnak végre azokon az üzeneteken.
-
E-mail tippek – Az e-mail tippek tájékoztató üzenetek, amelyek üzenetírás közben jelennek meg a felhasználóknak. Segíthetnek csökkenteni az NDR-eket, ha figyelmeztetik a felhasználót, ha az üzenete valószínűleg külső felekhez kerül, vagy túllépi az üzenetkvótákat.
-
Több proxycím – Egy csoportnak ugyanúgy lehetnek aliasai, mint a felhasználói postaládáknak. A további proxycímek hasznosak lehetnek a más aliasoknak küldött üzenetek elfogadásához, vagy a hosszú vagy nehezen írható névvel rendelkező csoportok elérésének megkönnyítéséhez. További információ: A Microsoft 365-csoportok létrehozásakor használandó tartomány kiválasztása
-
Maximális küldési/fogadási méret – Ezek a kvóták segíthetnek csökkenteni a rendkívül nagy üzeneteket fogadó (vagy küldő) csoporttal kapcsolatos problémákat a tárolási és sávszélességi követelmények jobb kezelése érdekében.
Microsoft 365 a csoportban megosztott tartalomtípus kezelésére is biztosít néhány eszközt. További információt a Microsoft 365-csoportok – gyakori feladatok című témakörben talál.
-
Használati irányelvek – Meghatározhatja a Microsoft 365 Csoportok használati irányelveit, hogy megismertethesse a felhasználókat azokkal az ajánlott eljárásokkal, amelyek segítenek a csoportok hatékony megőrzésében és a belső tartalomszabályzatok megismerésében.
-
Adatbesorolás – Létrehozhat egy testreszabható adatbesorolási rendszert Microsoft 365 Csoportok, amely lehetővé teszi a csoportok szabályzattípus szerinti elkülönítését (például "besorolatlan", "vállalati bizalmas" vagy "szigorúan titkos"). Ily módon a csoportok a szervezet más tartalmainak szabályzatait is kiállíthatják. A bővíthető szabályzat lehetővé teszi a szervezet számára egy olyan végpont konfigurálását, amelyet a rendszer meghív egy csoport létrehozásakor vagy módosításakor, majd saját szabályzatokat implementálhat a csoportlétrehozáshoz vagy -módosításhoz.
Minden Microsoft 365 előfizetés, amely Exchange Online és SharePoint Online-lal rendelkezik, támogatja a csoportokat. Ez magában foglalja a Business Essentials és a Business Premium csomagokat, valamint a Nagyvállalati E1, E3 és E5 csomagokat.
Ha csak Exchange-csomaggal rendelkezik, az Outlookban továbbra is beszerezheti a csoportok megosztott Beérkezett üzenetek és megosztott naptár funkcióit, de nem fogja megkapni a dokumentumtárat, a Planner és a többi funkciót.
A felhasználók néha kényelmetlenül érzik a változást, ezért fontos, hogy kommunikáljanak a terjesztési listák meglévő tagjaival, hogy tudják, mire számíthatnak. Íme néhány információ, amelyet az üzenetben fel kell tüntetnie, valamint néhány hasznos választ is találhat:
Mik azok a Csoportok az Outlookban?
Microsoft 365 csoportok az Outlookban egyetlen együttműködési megoldást jelentenek azoknak a csapatoknak/csoportoknak, amelyek egységesen, könnyen megtalálható módon szeretnék megosztani a vitafórumokat, fájlokat, naptárakat és jegyzeteket. Valószínűleg az egyetlen legjobb funkció az, hogy a csoport Beérkezett üzenetek mappája megőrzi a beszélgetések előzményeit, így könnyen kereshet a korábbi vitafórumokban.
További információt Az Outlook Csoportok felülete című témakörben talál.
Miért tesszük ezt a változást?
Kapcsolatok gyakran kérték, hogy a terjesztési listánkon közzétett üzenetek között keressen a korábban tárgyalt információk keresése érdekében. A terjesztési lista csoportra való frissítése azt jelenti, hogy a felhasználóknak nem kell ugyanazokat a kérdéseket újra és újra feltenniük vagy megválaszolniuk.
Az új csoport emellett tartalmaz egy naptárt a csoporteseményekhez, egy megosztott fájltárat és egy OneNote-jegyzetfüzetet, ahol közösen dolgozhatunk, és információkat gyűjthetünk későbbi referenciaként.
Kell valamit tennem a csoporthoz való csatlakozáshoz, ha már tagja voltam a terjesztési listának?
Nem, ha már tagja volt a terjesztési listának, automatikusan az új csoport tagja lesz.
Hogyan hozzáférni az új csoporthoz az Outlookban? Mi a helyzet a Webes Outlookban?
Az outlookban az új csoport eléréséhez egyszerűen lépjen a bal oldali navigációs ablak alján található Csoportok kategóriára. Ha gyakran használja ezt a csoportot, érdemes lehet kedvencként rögzíteni, ha a jobb gombbal kattint rá, és a Megjelenítés kedvencként parancsot választja.
Emellett ingyenes mobilügyfelek is elérhetők Microsoft 365 Csoportok minden mobilplatformon (iOS, Android stb.), így könnyedén elérheti a csoportot útközben.
Nem tudok csak e-mailt kapni?
Igen, természetesen. A terjesztési listához használt e-mail-aliasok továbbra is megfelelően működnek az Outlookban a csoport számára.
Is...
Ne felejtse el elmondani nekik, hogy mikor történik ez a változás, és hogy kivel kell felvenniük a kapcsolatot, ha további kérdéseik vannak.
A Microsoft nem biztosít eszközt a megosztott postaládák Microsoft 365-csoporttá való átalakításához, vagy fordítva. A terjesztési listákat azonban Frissítheti Microsoft 365-csoportokra. Ez nagyszerű módja annak, hogy a szervezet terjesztési listái a Microsoft 365-csoportok összes funkcióját és funkcióját megadják. További információt a Microsoft 365-csoportok – gyakori feladatokcímű témakörben talál.
Mely terjesztési listák nem frissíthetők Microsoft 365-csoportokra?
Csak a felhőalapú, egyszerű, nem beágyazott terjesztési listák frissíthetők Microsoft 365-csoportokra. Lásd: A terjesztési listák nem frissíthetők Microsoft 365-csoportokra.
Miután frissítette a terjesztési csoportot egyMicrosoft 365 csoportra, érdemes lehet elvégeznie néhány követési feladatot, hogy zökkenőmentesen működjön.
-
Nyomon követés a felhasználókkal – A frissítés befejezése után azonnal jelentkezzen be velük, majd néhány nappal később ismét. Ha azt mutatja, hogy figyel és válaszol az esetlegesen felmerülő kérdésekre, nagy utat fog tenni ahhoz, hogy elégedettek és elégedettek legyenek a változással.
-
Az előjegyzési jelentések monitorozása – A Microsoft 365 Rendszergazda portálon néhány jó jelentésből megtudhatja, hogy hány felhasználó használja a csoportot, milyen gyakran és milyen funkciókat használ. Ezek a jelentések segíthetnek megtervezni a nyomon követési és felhasználói képzéseket, valamint kiemelni, hogy a felhasználók hol kapják a legtöbb értéket az új csoporttól. Lásd: Tevékenységjelentések a Microsoft 365 Felügyeleti központ.
-
Ossza meg tapasztalatait – Tudassa cége többi csapatával, hogy frissítette terjesztési csoportját, és hogy milyen lépéseket tett a sikeresség érdekében! Ezeknek az információknak a megosztása segíthet a többi csapatnak követni a példát, és sikeresen frissíthetik sajátjukat.
Kérdései vannak a Microsoft 365-csoportok kapcsolatban? Látogasson el a Microsoft 365-csoportok Technikai Közösségbe.
Tipp: Alapértelmezés szerint minden felhasználó létrehozhat Microsoft 365-csoportokat. További információ: A Microsoft 365-csoportok létrehozására jogosultak kezelése.
Számos különböző eszközből hozhat létre Microsoft 365-csoportok, például Outlook, Webes Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams stb. Az, hogy melyik eszközből indul ki, attól függ, hogy milyen csoporttal dolgozik. A Microsoftnál például általában Outlook kezdjük, amikor e-mailek és naptárak köré rendezett csoportot hozunk létre. Ha a csoport vállalati szintű kommunikációra irányul, általában Viva Engage kezdjük. A csevegésalapú együttműködéshez a Microsoft Teamsből indítjuk el a csoportot.
Sem a nyilvános csoportokat, sem a privát csoportokat nem láthatják és nem érhetik el a szervezeten kívüli személyek, kivéve, ha azokat kifejezetten vendégként hívták meg. További információt a Vendégek hozzáadása Csoportok az Outlookban című témakörben talál.
Tulajdonosok, tagok és vendégek kezelése
A csoporttulajdonosok a csoport moderátorai. Felvehetnek vagy eltávolíthatnak tagokat, és egyedi engedélyekkel rendelkezhetnek, például törölhetik a beszélgetéseket a megosztott postaládából, vagy módosíthatják a csoport különböző beállításait. A csoporttulajdonosok átnevezhetik a csoportot, frissíthetik a leírást vagy a képet stb. Ha ismeri a SharePoint-szerepköröket, akkor a csoport tulajdonosa webhelycsoportgazda.
Tipp: Az ajánlott eljárás, ha van legalább két tulajdonosa egy csoportnak. Így ha az egyik tulajdonos nem érhető el, a másik módosíthatja a csoportot.
A csoporttagok a szervezet normál felhasználói, akik a csoportot használják az együttműködéshez. A csoport minden eleméhez hozzáférhetnek, de nem módosíthatják a csoport beállításait. A SharePoint-világon webhelytagok. A csoporttagok hozzáadásáról és eltávolításáról további információt a Csoportok tagjainak hozzáadása, szerkesztése és eltávolítása az Outlookban című témakörben talál.
A vendégek olyanok, mint a csoport tagjai, de a szervezeten kívül vannak. Alapértelmezés szerint a felhasználók meghívhatnak vendégeket, hogy csatlakozzanak a csoporthoz, és Ön szabályozhatja ezt a beállítást. További információ: Vendégek hozzáadása Csoportok az Outlookban.
A Microsoft Teams használata állandó, csevegésalapú munkaterülethez
A Microsoft Teams kiválóan használható a csoporttal való kapcsolattartásra. A Microsoft Teams a csapat belső hurokja – egy állandó, csevegésalapú munkaterület, ahol kötetlen, valós idejű beszélgetéseket folytathat a csoporton belül nagyon koncentrált témákról vagy adott alcsoportokról. Bár a Teams-integráció nem jön létre automatikusan, egyszerűen létrehozhat egy Teams-csoportot a Microsoft 365-csoport alapján.
Miután egy csoport túllépte a kívánt célját, törölheti, hogy rendszererőforrásokat szabadítson fel, és eltávolítsa a csoportot a listából vagy a megjelenítésből. További információt a Csoport szerkesztése vagy törlése az Outlookban című témakörben talál. Ha nem szeretné, hogy ne felejtse el törölni az elavult csoportokat, a rendszergazda olyan elévülési szabályzatokat állíthat be, amelyek a régi csoportok lejáratát okozzák, és a rendszer automatikusan eltávolítja őket egy megadott idő elteltével. Lásd még: Microsoft 365-csoportlejárati szabályzat.
A Microsoft 365-csoportok kiépítésének három elsődleges modellje van: Open, IT-led vagy Controlled. Mindegyiknek megvannak a maga előnyei.
|
Modell |
Előnye |
|---|---|
|
Megnyitás (alapértelmezett) |
A felhasználók igény szerint hozhatnak létre saját csoportokat anélkül, hogy várniuk kellene vagy zavarniuk kellene az informatikai részleget |
|
It-led |
A felhasználók csoportot kérnek az informatikai részlegtől. Az informatikai eszközök segítségével kiválaszthatják az igényeiknek leginkább megfelelő együttműködési eszközöket |
|
Ellenőrzött |
Csoportlétrehozás adott személyekre, csapatokra vagy szolgáltatásokra korlátozódik (lásd: Annak szabályozása, hogy ki hozhat létre Microsoft 365-csoportok) |
Ha szabályozni szeretné a Microsoft 365-csoportok elnevezését, az elnevezési házirenddel kényszerítheti a csoportneveket, hogy megfeleljenek bizonyos szabványoknak, beleértve az előtagokat és az utótagokat, valamint letilthatja a kifogásolható neveket. További információ: Microsoft 365-csoportok elnevezési házirend.
Minden csoportnak van legalább egy tulajdonosa , aki tagokat vehet fel vagy távolíthat el, és elvégezheti a csoport és a csoport tartalmának alapszintű válogatását. Ha egy csoport tulajdonosa (vagy tulajdonosai) bármilyen okból elhagyják a szervezetet, a rendszergazda új tulajdonost rendelhet a csoporthoz. Lásd: Új tulajdonos hozzárendelése árva csoporthoz.
Ha rendelkezik Exchange Online rendszergazdai engedélyekkel, a csoportokat a Microsoft 365 Rendszergazda Centerből (lásd: Csoporttagság kezelése a Microsoft 365 Felügyeleti központ) vagy a PowerShellből (lásd: Microsoft 365-csoportok kezelése) a PowerShell-lel.
Előfordulhat, hogy törölni szeretne egy csoportot a bérlőből. A csoportok törléséről további információt a Csoport törlése az Outlookban című témakörben talál. Ha véletlenül törölnek egy csoportot, a rendszergazdák legfeljebb 30 napig visszaállíthatják a csoportot. Lásd: Törölt Microsoft 365-csoport visszaállítása.
Ha a Microsoft 365-csoportok életciklusának automatizáltabb kezelését részesíti előnyben, lejárati szabályzatokkal adott időközönként lejárati szabályzatokat használhat a csoportok lejáratához. A csoport tulajdonosai 30, 15 és 1 nappal a csoport lejárata előtt kapnak egy e-mailt, amely lehetővé teszi számukra, hogy szükség esetén egyszerűen megújítsák a csoportot. Lásd: Microsoft 365-csoportlejárati szabályzat.
-
Microsoft 365-csoport nevében történő küldés engedélyezése a tagok számára
-
Webhely címének, leírásának, emblémájának és webhelyinformációs beállításainak módosítása
A Microsoft 365-csoportok korlátai
A csoportkorlátokat a rendszergazdáknak szánt Microsoft 365-csoportok áttekintésében találja.
Ha az Azure Active Directory Connect eszköz "Csoportvisszaírás" funkcióját tervezi használni, a maximális hossz 448 karakter a "Description" attribútumhoz kapcsolódik.
A SharePoint Online-tárterületről további információt a SharePoint Online korlátai című témakörben talál.
A Microsoft 365-csoportok kezelése hatékonyabb, ha Csoportok használattal kapcsolatos hasznos információkkal rendelkezik. A Microsoft 365 Rendszergazda Center rendelkezik egy jelentéskészítő eszközzel, amely lehetővé teszi az olyan információk megtekintését, mint a tárterület használata, az aktív Csoportok, és még az is, hogy a felhasználók hogyan használják a Csoportok. További információ: Microsoft 365-jelentések a felügyeleti központban .
Microsoft 365-csoportok számos eszközt biztosít a megfelelőséghez, az információvédelemhez és az elektronikus feltáráshoz.
