Áttekintés: Webhely-szabályozás, engedély és megosztás a webhelytulajdonosok számára

Alwebhely létrehozása

Előfordulhat, hogy azt szeretné, hogy a csapattagok alwebhelyeket hozzanak létre a csoportwebhelyen adott projektekhez való használatra.

Az új alwebhelyek spontán létrehozása nagy előnyt jelent a csoport számára, de a korlátlan webhelylétrehozás kikerülhet a kezéből. Ha az alwebhelyek szabadon elszaporodnak, problémák merülhetnek fel. Például:

• A felhasználók nehezen találják meg a megfelelő alwebhelyet, vagy biztosak lehetnek abban, hogy rendelkeznek-e.

• Az információk több alwebhelyen duplikálhatók, költséges tárterületet használva, és duplikált erőfeszítést igényelnek a karbantartáshoz.

• Az elavult információk az alwebhelyeken lehetnek, akár évekig is, és megjelenhetnek a keresési eredményekben. Nehéz lehet megállapítani, hogy az információ melyik verziója helyes.

• Számos alwebhely engedélyeinek kezelése komoly feladattá válhat, és előfordulhat, hogy a felhasználók véletlenül olyan információkhoz férnek hozzá, amelyekre valójában nincs szükségük.

• Amikor az alkalmazottak kilépnek a csoportból, az általuk létrehozott alwebhelyek elhagyhatók, és zavarba ejtett és zavaros keresési eredményeket hozhatnak létre a többi webhelyfelhasználó számára.

Időt és energiát takaríthat meg, ha olyan webhely-létrehozási szabályzatokat állít be, amelyek a következő területeket kezelik:

• Ki hozhat létre alwebhelyeket?

• Előzetesen jóvá kell hagyni az új alwebhelyeket? Ha igen, melyek a jóváhagyás feltételei, és ki adja meg a jóváhagyást?

• Az új alwebhelyeknek már létrehozott sablonokat és témákat kell használniuk?

• Mennyi információt tárolhat egy webhelyen? Vagyis mennyi kiszolgálólemezterületet foglal el?

• Milyen szabályok vonatkoznak a webhely navigációs stratégiáira?

• Mennyi ideig kell tárolni az információkat az alwebhelyeken a törlés vagy archiválás előtt?

További információt a Webhely vagy alwebhely létrehozása című témakörben talál.

Engedélyek kezelése

A szervezet alapvető fontosságú információinak integritása, titkossága és adatvédelme attól függ, hogy mennyire biztonságossá teszi webhelyét – különösen azt, aki számára hozzáférést biztosít a webhelyhez.

A webhelyhez való hozzáférés megadását és korlátozását engedélyek kezelésének nevezzük, és ez a webhely tulajdonosaként az egyik legfontosabb feladata.

Az alábbiakban néhány tippet talál, amelyeket érdemes szem előtt tartani az engedélystratégia kidolgozásakor.

• Kövesse a Minimális jogosultság elve: Adja meg azoknak a legalacsonyabb jogosultsági szinteket, amelyekre szükségük van a hozzárendelt feladatok végrehajtásához.

• Hozzáférést biztosíthat a felhasználóknak, ha hozzáadja őket a szokásos, alapértelmezett csoportokhoz (például Tagok, Látogatók és Tulajdonosok). A Tagok vagy a Látogatók csoport tagjaivá teheti a legtöbb embert, és korlátozhatja a Tulajdonosok csoportban lévő személyek számát.

• Az engedélyöröklés használatával tiszta, könnyen megjeleníthető hierarchiát hozhat létre. Vagyis ne adjon engedélyeket egyéneknek, hanem használjon csoportokat. Ahol lehetséges, az alwebhelyek egyszerűen a csoportwebhelytől öröklik az engedélyeket, nem pedig egyedi engedélyekkel.

• A tartalom rendszerezése az engedélyöröklés előnyeinek kihasználásához: Fontolja meg a tartalom biztonsági szint szerinti szegmentálását – hozzon létre egy webhelyet vagy tárat kifejezetten bizalmas dokumentumokhoz ahelyett, hogy egy nagyobb tárban szétszórva, egyedi engedélyekkel védve lenne.

Az engedélyek beállításáról a SharePoint engedélyszintjeinek ismertetése vagy a Lista, tár vagy egyéni elem engedélyeinek szerkesztése című témakörben olvashat.

Információs architektúra

A webhely információs architektúrája olyan, mint egy könyv tartalomjegyzéke: Meghatározza, hogy az adott webhely információi – weblapjai, dokumentumai, listái és adatai – hogyan lesznek rendszerezve és jelenítve meg a webhely felhasználói számára. Az információs architektúrát gyakran a webhelytartalom, keresési kulcsszavak, adattípusok és egyéb fogalmak hierarchikus listájaként rögzítik.

Információs architektúra létrehozásához elemeznie kell a webhelyen megjelenő információkat. Íme néhány kérdés az információs architektúra fejlesztéséhez:

• Milyen tartalommal fog rendelkezni a webhelyen? Hogyan fog ez alwebhelyekké, listákká, kódtárakká és így tovább?

• Hogyan jelennek meg az információk a webhelyen?

• Hogyan navigálnak a webhely felhasználói a webhelyen?

• Hogyan célozhatók meg az információk adott célközönségek számára?

• Hogyan lesz konfigurálva és optimalizálva a keresés?

Az információs architektúra egy része az információk besorolását is magában foglalhatja.

Ha az ön által kezelt információk nagy értéket adnak a vállalatnak, különleges biztonságot igényelnek, vagy a jogszabályi megfelelőségi szabályok hatálya alá tartoznak, érdemes lehet beállítani egy besorolási sémát, amely azonosítja azokat a tartalomtípusokat, amelyeket körültekintően kell kezelni.

Miután meghatározott listákba és tárakba szervezte az információkat, szabályozási funkciókkal kezelheti a tartalom kezelését. Például:

Fájlok kivételének megkövetelése

Ha ki kell vennie egy fájlt, győződjön meg arról, hogy csak egy személy szerkesztheti a fájlt, amíg be nem jelentkezik. A dokumentumok kivételének megkövetelése megakadályozza, hogy egyszerre több személy is módosításokat hajthasson végre, ami szerkesztési ütközéseket okozhat, és zavart okozhat. A kivétel megkövetelése arra is segíthet, hogy a csapattagok megjegyzést fűzhessenek a fájl beadásakor, így könnyebben nyomon követheti, hogy mi változott az egyes verziókban. További információ: Tár beállítása fájlkivétel megkövetelésére.

Verziók nyomon követése

Ha meg kell őriznie a fájlok korábbi verzióit, a tárak segíthetnek a fájlok nyomon követésében, tárolásában és visszaállításában. Dönthet úgy, hogy az összes verziót ugyanúgy követi nyomon. Vagy dönthet úgy is, hogy néhány verziót főverzióként jelöl meg, például új fejezetet ad hozzá egy kézikönyvhez, és néhány verziót kisebbként, például helyesírási hibát javít. A tárterület kezeléséhez kiválaszthatja a tárolni kívánt verziótípusok számát. A verziókövetésről további információt a Verziókövetés használata listákban vagy tárakban című témakörben talál.

Webhely életciklusa és kivezetése

Az olyan webhelyek, mint a dokumentum-munkaterületek és a vitafórumok általában akkor maradnak, ha már nem hasznosak, értékes tárterületet és sáros keresési eredményeket használnak fel. Érdemes beállítani egy ütemtervet a webhelyek és tartalmuk áttekintéséhez (legalább évente egyszer), hogy lássa, érdemes-e megtartani őket.

Érdemes szem előtt tartani azt is, hogy a szervezet nagyobb szabályozási modellje is az elavult webhelyek keresésében szerepelhet. Előfordulhat például, hogy egy rendszergazda automatikusan törli azokat a webhelyeket, amelyek 90 napja érintetlenek. Webhelytulajdonosként e-mailben figyelmezteti, hogy ez fog történni. Az életciklus- és kivezetési szabályzatokkal kapcsolatos további információkért lásd: Webhelylezárási szabályzatok.