Pregled: upravljanje web-mjestom, dozvole i zajedničko korištenje za vlasnike web-mjesta

Stvaranje podmjesta

Možda želite da članovi tima mogu stvarati web-podmjesta na timu za korištenje na određenim projektima.

Mogućnost spontanog stvaranja novih web-podmjesta može biti velika prednost za grupu, ali neograničeno stvaranje web-mjesta može se izmamiti kontroli. Kada se podmjesta slobodno razmnože, mogu nastati problemi. Na primjer:

• Korisnicima je teško pronaći pravo web-podmjesto ili biti sigurni jesu li.

• Informacije se mogu duplicirati na nekoliko podmjesta, koristiti skup prostor za pohranu i zahtijevati duplicirane napore za održavanje.

• Podaci koji nisu u toku mogu se nalaziti na podmjestima, potencijalno godinama, koja se prikazuju u rezultatima pretraživanja. Teško je znati koja je verzija podataka točna.

• Upravljanje dozvolama za mnoštvo web-podmjesta može postati glavni posao, a korisnici nehotice mogu završiti s pristupom informacijama koje zapravo ne bi trebali imati.

• Budući da zaposlenici napuštaju grupu, web-podmjesta koja stvaraju mogu biti napuštena, što stvara zbrku i zamućivanje rezultata pretraživanja za preostale korisnike web-mjesta.

Ako postavite pravilnike za stvaranje web-mjesta koja se odnose na sljedeća područja, možete uštedjeti vrijeme i energiju:

• Who je dopušteno stvaranje web-podmjesta?

• Je li potrebno unaprijed odobriti nova web-podmjesta? Ako je tako, koji su kriteriji za odobrenje i tko dodjeljuje odobrenje?

• Trebaju li nova web-podmjesta koristiti uspostavljene predloške i teme?

• Koliko se podataka može pohraniti na web-mjesto? To jest, koliko prostora na disku poslužitelja može potrajati?

• Koja su pravila za uključivanje strategija navigacije na web-mjestu?

• Koliko se dugo podaci moraju pohraniti na podmjesta prije brisanja ili arhiviranja?

Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje web-mjesta ili web-podmjesta.

Upravljanje dozvolama

Integritet, povjerljivost i privatnost informacija koje su ključne za misiju tvrtke ili ustanove dostupne ostat će na tome koliko ste sigurni da web-mjesto – konkretno, želite dodijeliti pristup web-mjestu.

Dodjeljivanje i ograničavanje pristupa web-mjestu naziva se upravljanje dozvolama, a to je jedna od najvažnijih odgovornosti vlasnika web-mjesta.

Evo nekoliko savjeta koje morate imati na umu prilikom razvoja strategije dozvola.

• Slijedite načelo najmanje privilegije: dodijelite osobama najniže razine dozvola koje su im potrebne za obavljanje dodijeljenih zadataka.

• Korisnicima dajte pristup tako da ih dodate u standardne, zadane grupe (kao što su Članovi, Posjetitelji i Vlasnici). Neka većina članova grupa članova ili posjetitelja ograniči broj osoba u grupi Vlasnici.

• Koristite nasljeđivanje dozvola da biste stvorili čistu hijerarhiju koju je jednostavno vizualizirati. To jest, izbjegavajte dodjeljivanje dozvola pojedincima, već radite s grupama. Ako je to moguće, neka podmjesta jednostavno nasljeđuju dozvole od timskog web-mjesta, a ne imaju jedinstvene dozvole.

• Organizirajte sadržaj da biste iskoristili prednosti nasljeđivanja dozvola: razmislite o segmentivanju sadržaja prema sigurnosnoj razini – stvorite web-mjesto ili biblioteku posebno za osjetljive dokumente, a ne da ih rasprše u veću biblioteku i zaštitite jedinstvenim dozvolama.

Informacije o postavljanju dozvola potražite u članku SharePoint dozvole za popis, biblioteku ili pojedinačnu stavku.

Informacijska arhitektura

Informacijska arhitektura web-mjesta kao što je tablica sadržaja knjige: određuje kako se informacije na tom web-mjestu – web-stranice, dokumenti, popisi i podaci – organiziraju i prikazuju korisnicima web-mjesta. Informacijska arhitektura često se bilježi kao hijerarhijski popis sadržaja web-mjesta, ključnih riječi za pretraživanje, vrsta podataka i drugih koncepata.

Da biste stvorili informacijsku arhitekturu, morate analizirati podatke koje želite prikazati na web-mjestu. Ovo su neka od pitanja koja možete koristiti za razvoj informacijske arhitekture:

• Kakav ćete sadržaj imati na web-mjestu? Kako će se to prevesti na web-podmjesta, popise, biblioteke i tako dalje?

• Kako će se informacije prikazati na web-mjestu?

• Kako će se korisnici web-mjesta kretati po web-mjestu?

• Kako će se informacije ciljati na određene ciljne skupine?

• Kako će pretraživanje biti konfigurirano i optimizirano?

Dio informacijske arhitekture može obuhvaćati klasifikaciju podataka.

Ako informacije s kojima se bavite imaju visoku vrijednost za tvrtku, zahtijevaju posebnu sigurnost ili su obuhvaćene pravilima o usklađenosti s propisima, možda ćete morati postaviti shemu klasifikacije da biste utvrdili određene vrste sadržaja kojima se mora pažljivo upravljati.

Kada informacije organizirate na određene popise i biblioteke, pomoću značajki upravljanja možete upravljati načinom upravljanja sadržajem. Na primjer:

Životni ciklus web-mjesta i umirovljenje

Web-mjesta kao što su web-mjesta za rad na dokumentima i web-mjesta za raspravu obično se zadržavaju nakon što više nisu korisna, uz korištenje dragocjenog prostora za pohranu i zamućivanje rezultata pretraživanja. Dobro je postaviti raspored pregleda web-mjesta i njihova sadržaja (barem jedanput godišnje) da biste vidjeli jesu li vrijedna čuvanja.

Dobro je imati na umu i to da bi i veći model upravljanja tvrtke ili ustanove mogao biti na raspolaganju i za upadna web-mjesta. Administrator, primjerice, može automatski izbrisati web-mjesta koja su nedirnuta 90 dana. Kao vlasnik web-mjesta primit ćete poruku e-pošte s upozorenjem da će se to dogoditi. Dodatne informacije o pravilnikima životnog ciklusa i umirovljenja potražite u članku Pravilniki o zatvaranju web-mjesta.