Planiranje komunikacijskog web-mjesta sustava SharePoint

Razumijevanje ciljne skupine

Na svako komunikacijsko web-mjesto možete ispričati priču čitateljima. Sjajno komunikacijsko web-mjesto započinje razumijevanjem čitača. Razmislite o ovim pitanjima dok planirate web-mjesto:

• Tko su vaši gledatelji? Љto traћe?

• Što žele naučiti ili raditi? Koji su glavni zadaci koje su im potrebne za izvođenje na temelju servisa koje pružate? (Razmislite o njihovim najčešćim zadacima, a ne samo o tome što želite da vide. Razmislite o najčešćim pitanjima ili telefonskim pozivima koje primate – pitanja koja otvorite mogu vam dati uvid u ono što čitateljima treba ili ne možete jednostavno pronaći na trenutnom intranetu.)

• Koji im pojmovi smisla? Imajte na umu da čitatelji ne znaju koliko vi o svom sadržaju , pa morate razmišljati o njihovom "jeziku" i pojmovima koji im nešto znače.

• Koje ishode želite postići? Kako ćete znati je li web-mjesto uspješno?

• Imate li globalnu publiku? Treba li vaše web-mjesto biti prikazano na više jezika? U tom slučaju svakako pregledajte kako stvoriti višejezična komunikacijska web-mjesta, stranice i vijesti.

Savjet: Vaše komunikacijsko web-mjesto bit će korisno posjetiteljima web-mjesta kada se time smanji vrijeme potrebno za dovršavanje zadataka i njihovo povezivanje s najčešće potrebnim resursima. Vaše će web-mjesto biti dragocjeno vašoj tvrtki ili ustanovi kada smanji zahtjeve za korisničku podršku ili automatizira zadatke kao što je obrada ugovora ili pomaže ljudima da otkriju razvojne tečajeve za vodstvo i sudjeluju u njima. Planiranje web-mjesta iz perspektive posjetitelja web-mjesta i rješavanje ključnih poslovnih problema pomažu osigurati da vaše komunikacijsko web-mjesto daje smislene rezultate.

Kada definirate svoje primarne korisničke ciljeve, posjetite knjigu izgleda da biste vidjeli neke primjere kako možete predstavljati ciljeve ishoda korisnika na web-mjestu.

Primjer stvarnog života: definiranje poslovnih ishoda

Korisno je razmišljati o glavnim vrstama posjetitelja koji će doći na vaše web stranice i dokumentirajte svoje ciljeve u sljedećem obliku: Kao ..., moram ..., tako da ...

Pregledajte primjer u nastavku s komunikacijskog web-mjesta za tim za razvoj & talenta (T&OD) u kojem je primarni poslovni cilj bio poboljšati vještine vođenja za tvrtku ili ustanovu. Radi uspješne metrike utvrdili su proxy za poboljšanje vještina vođenja – povećavajući broj ljudi koji sudjeluju u obuku za razvoj vodećih vođenja.

Za svoje ciljeve ishoda korisnika definirali su sljedeće:

U ovom je stvarnom primjeru tvrtka ili ustanova migrirana s klasičnog web-mjesta sustava SharePoint na novo komunikacijsko web-mjesto sustava SharePoint usmjereno na rješavanje tih ciljeva. Umjesto stvaranja popisa tečaja kao statičnog dokumenta kao u prošlosti, tim je stvorio popis tečaja da bi opisali svaki tečaj i popis kalendara tečaja da bi zakažio svaki tečaj. U prvih 90 dana pokretanja, došlo je do 400% povećanja sudjelovanja u vodećim razvojnim tečajevima tijekom istog tromjesečnog razdoblja iz prethodne godine!

Planiranje sadržaja web-mjesta

Vaše komunikacijsko web-mjesto govori priču čitateljima. Vaša će se priča prvenstveno ispričati sa stranicama, ali možda imate i druge resurse na web-mjestu, uključujući popise i biblioteke dokumenata.

Što treba imati na umu prilikom planiranog sadržaja web-mjesta:

• Minimizirajte vrijeme (ne klikove) koje je potrebno čitateljima da bi došli do sadržaja koji im je potreban

• Izradite komunikacijska web-mjesta s više stranica od dokumenata da biste ga lakše trošili

• Stvorite početnu stranicu zadnju čak i ako prvo planirate ovu stranicu. Na taj način, kada stvarate navigacijske elemente na početnoj stranici, kao što su web-dijelovi Glavna slika ili Brze veze, možete automatski povući sliku sa svake stranice da biste stvorili vizualnu dosljednost kada čitač klikne vezu.

Stranice

Vaše će web-mjesto obično biti sastavljeno od dvije vrste stranica:

Navigacijske stranice nude kategorije informacija za čitač. Stranice za navigaciju često sadrže sadržaj visoke razine, ali uglavnom se radi o predstavljanju kategorija informacija koje će čitatelje voditi na putovanju na vašem web-mjestu. Zbog toga su oznake koje koristite za izlaganje tih kategorija osobito važne i potrebno ih je pažljivo isplanirati. Početna stranica web-mjesta posebna je vrsta navigacijske stranice i sadrži "ulazna vrata" za vaše web-mjesto.

Primjer navigacijske stranice:

Odredišne stranice pružaju kraj puta čitača i prezentiraju informacije za čitanje, preuzimanje ili ispis. Cilj s odredišnim stranicama jest da ih zadržite kratkima i specifičnima za temu jer korisnici ne čitaju svaku riječ na mrežnim stranicama – pregled i preglednici će dobiti puno bolje iskustvo s pretraživanjem.

Primjer odredišne stranice:

Razmislite o glavnim odjeljcima ili kategorijama informacija za web-mjesto i kako ćete koristiti kombinaciju navigacijskih i odredišnih stranica da biste vodili preglednik i pomogli im da što učinkovitije dohvate potrebne informacije.

Za svaku stranicu, uključujući početnu stranicu, provjerite pružate li pregledniku sljedeće podatke:

• Where am I? (Gdje se nalazim?)

• Što mogu učiniti ovdje?

• Što učiniti sljedeće?

Lists i biblioteke

Pomoću popisa na web-mjestu dinamički prikažite sadržaj u obliku tablice. Lists mogu se koristiti za prikaz sadržaja ili prikupljanje podataka od posjetitelja web-mjesta.

Primjer web-dijela Popis:

Savjet: Iako posjetitelji web-mjesta po zadanom neće moći uređivati sadržaj na komunikacijskom web-mjestu, imate mogućnost upravljanja dozvolama na bilo kojem popisu na web-mjestu da bi posjetiteljima mogli dati pristup samo određenom popisu, a ne cijelom web-mjestu. Pomoću web-dijela Popis možete prikazati informacije o popisu na stranicama.

Pomoću biblioteka dokumenata pohranite i prikažite sadržaj kao što su dokumenti i datoteke. Komunikacijsko web-mjesto ima jednu zadanu biblioteku dokumenata , ali možete dodati više biblioteka za različite vrste dokumenata. Pomoću web-dijela biblioteke dokumenata možete prikazati sadržaj biblioteka dokumenata. Možete i koristiti web-dijelove kao što su web-dio brze veze ili hiperveze u web-dijelu Tekst da biste prikazili veze na pojedinačne dokumente. Veze na pojedinačne dokumente olakšavaju dodavanje konteksta čitateljima i mogu biti korisnije od prikazivanja cijele biblioteke. Ako želite prikazati sadržaj biblioteke dokumenata, razmislite o stvaranju prilagođenih prikaza radi filtriranja sadržaja koji je naj relevantniji na svakoj stranici i korištenja tog prikaza u web-dijelu biblioteke dokumenata. Saznajte više o stvaranju prilagođenih prikaza u biblioteci dokumenata.

Savjet: Pokušajte ne koristiti više od jedne ili dvije razine mapa u bibliotekama. Umjesto toga stvorite novu biblioteku da bi strukture datoteka laskale i sadržaj bio vidljiviji. Razmislite o organizaciji sadržaja u bibliotekama pomoću stupaca. Kao dobra praksa koristite stupce web-mjesta umjesto stupaca popisa jer se stupci web-mjesta mogu ponovno koristiti u bilo kojoj biblioteci ili stupcima popisa i popisa mogu se koristiti samo na jednom popisu ili u biblioteci. Saznajte više o organizaciji popisa i biblioteka pomoću stupaca.

Odabir načina organiziranja stranica

Dok planirate sadržaj web-mjesta, razmislite o tome kako biste mogli grupirati i organizirati stranice:

• Želite li "stvoriti" sve članke s novostima o određenoj temi ili određenoj vrsti (npr. Osobe Spotlight)? U tom slučaju možete dodavati stupce na stranice pomoću koje možete grupirati i organizirati stranice baš kao i datoteke u biblioteci dokumenata.

• Imate li više stranica o određenoj temi koju želite jednostavno povezati? Za to možete koristiti i svojstva stranice (na koji se odnosimo na stupce u biblioteci stranica web-mjesta).

• Stvorite svojstva stranice kao stupce web-mjesta, a ne kao stupce popisa. To će vam omogućiti zajedničko korištenje istog svojstva za dokumente i stranice.

Saznajte kako stvoriti i urediti svojstva stranice. Saznajte kako koristiti svojstva stranice u web-dijelu Istaknuti sadržaj ("skupno"). Da biste koristili svojstvo stranice u web-dijelu Istaknuti sadržaj, kao izvor odaberite Biblioteka stranica na ovom web-mjestu.

Razumijevanje smjernica za upravljanje i pristupačnost vaše tvrtke ili ustanove

U modernom sučelju sustava SharePoint možete jednostavno promijeniti izgled i dojam da odgovaraju robnom marki vaše tvrtke ili ustanove, no vaša je tvrtka ili ustanova možda uspostavila standarde s kojima se web-mjesto mora uskladiti. Ako te smjernice nisu dio dizajna web-mjesta koji se koristi za stvaranje web-mjesta, provjerite jeste li razumjeli što su te smjernice da bi vaše web-mjesto bilo usklađeno s obrascima dizajna vaše tvrtke ili ustanove. Osim toga, provjerite razumijete li standarde pristupačnosti svoje tvrtke ili ustanove. Pregledajte ove resurse za stvaranje pristupačnih web-mjesta u sustavu SharePoint online.

Dok prikupljate sadržaj, osobito slike, za web-mjesto, potražite slike visoke kvalitete i sadržaje videozapisa. Ako je za vaš plan upravljanja potrebna upotreba slika usklađenih s robnim markama, provjerite jeste li odabrali slike iz biblioteka resursa tvrtke ili ustanove (koje se nalaze u vezi "Vaša tvrtka ili ustanova" u alatu za odabir slika). Prilikom dodavanja slika na stranice sustava SharePoint provjerite ne kršite li pravila o autorskim pravima. Iskoristite prednosti besplatnih slika dionica koje nudi Microsoft koje su dostupne u alatu za odabir slika.

Izbjegavajte preopterećenje stranice s previše informacija

• Ako je članak s novostima ili stranica sa sadržajem relevantan samo za određenu grupu osoba, sadržaj možete ciljati na tu grupu ljudi koji koriste ciljanje ciljne skupine. Ciljanje ciljne skupine omogućuje određivanje prioriteta određenog sadržaja određenim ciljnim grupama na početnoj stranici sustava SharePoint, novosti u mobilnoj aplikaciji te u web-dijelovima Novosti i Istaknuti sadržaj kada je omogućeno ciljanje ciljne skupine.

• Gledatelji pokušavaju obaviti posao. Previše sadržaja postaje preopterećeno i potrebno je previše vremena da bi se pronašli podaci.

• Vježbaj progresivno otkrivanje. Prvo usmjerite gledatelje na sadržaj visokog prioriteta i otkrivajte sekundarni sadržaj samo ako se gledatelj uključi u dodatne informacije

• Grupirajte detaljne informacije u prirodne kategorije. Pojednostavnjujte brzi pregled kategorija, a zatim kliknite da biste saznali više o određenoj kategoriji.

• Podijelite sadržaj u sekcije. Sekcije poboljšavaju čitljivost na velikim i malim zaslonima.

• Koristite ugrađene stilove naslova za vizualno razdvajanje sekcija teksta. Stilovi naslova podržavaju sidro za dugačke stranice, a korisnicima koji koriste čitač zaslona omogućuju prelazak s sekcije na sekciju bez potrebe za čitanjem cijelog zaslona.

Učinite stranice "skenirane"

• Jedna ideja po odlomku teksta. U prvoj rečenici trebao bi biti naveden sažetak ili zaključak.

• Koristite popise s grafičkim oznakama. 

• Manje je više. Koristite što je moguće manje riječi.

• Nemojte podcrtati riječi. Podcrtano na web-stranicama označava hiperveze i zbunit ćete čitatelje ako ste podcrtani tekst koji nije hiperveza.

• Nikad nemojte objavljujte dugački URL. Umjesto toga koristite riječi s hipervezama.

• Koristite slike da biste stvorili zanimljiv sadržaj. Pomoću web-dijelova dodajte slike i provjerite jesu li slike povezane s temom i jesu li usklađene sa stilom robne marke tvrtke ili ustanove.

• Hipervezu nikad nemojte povezati s riječju "ovdje". Za više veza na stranici kliknite "ovdje" da bi se čitač zaustavio, pročitao tekst ispred i iza riječi "ovdje", a zatim shvatio gdje se nalazi vaša veza. Umjesto toga, hiperveze uvijek moraju biti povezane s ciljnom oznakom, ovako:

  • Ne koristi: Kliknite ovdje za obrazac aplikacije

  • Bolje: Preuzmite obrazac aplikacije

  • Najbolje: obrazac za prijavu

Provjerite jesu li stranice pristupačne

• Provjerite imaju li slike tekst "alt". Kada čitač zaslona naiđe na sliku, pokušat će pročitati zamjenski tekst. Pregledajte automatski generirani "zamjenski tekst" za slike koje prenosite i promijenite opis ako se ne podudara sa slikom.

• Preglednici prikazuju tekst "alt" kada se slike ne učitavaju. Zamjenski tekst važni su i ako se slike ne učitavaju iz uobičajenih razloga kao što je loša mrežna veza.

• Budite oprezni prilikom korištenja animiranih slika. Korisnici s kognitivnim poteškoćama, osjetljivošću na kretanje ili napadajima ne mogu podnijeti pokretljivost, bljeskanje ili automatsko animiranje slika (uključujući GIF-ove) problematično.

• Pregledajte ove resurse za stvaranje pristupačnih web-mjesta u sustavu SharePoint online.

Postavljanje sadržaja visoke vrijednosti na vrh stranice

Budući da je ovo ulazna vrata web-mjesta, osobito je važno da pri vrhu stranice uvrstite veze na najčešće potreban sadržaj za čitatelje. Prilikom prikupljanja podataka za planiranje web-mjesta prepoznali ste najčešće potreban sadržaj. Početna stranica (i gornja navigacija) najbolje je mjesto za stavljanje informacija na akciju! Web-dio Brze veze nudi nekoliko različitih mogućnosti izgleda za prikaz veza na najčešće potreban sadržaj ili teme, a u tu svrhu možete koristiti i glavni web-dio.

Prikaz podataka za kontakt vlasnika web-mjesta za preglednike web-mjesta

Može biti vrlo korisno dodati naziv vlasnika web-mjesta na početnu stranicu. Najbolje je mjesto za te informacije pri dnu stranice. Iako je važno, nije potrebno sve vrijeme. Ako sva vaša komunikacijska web-mjesta imaju vlasnika web-mjesta (ili kontakt web-mjesta) pri dnu početne stranice, posjetitelji će prepoznati taj uzorak i znati se pomaknuti na dno ako trebaju pronaći kontakt za web-mjesto. Pomoću Osobe web-dijela dodajte naziv vlasnika web-mjesta.

Korištenje vijesti za promicanje aktivnosti, ključnih faza i sadržaja

Pomoću vijesti promovirajte sadržaj, kontrolne točke ili aktivnosti povezane s temom ili odjelom koji predstavlja vaše web-mjesto. Možete brzo stvoriti atraktivne objave koje mogu obuhvaćati grafike i obogaćeno oblikovanje. Da biste pojednostavnili stvaranje članaka s novostima, razmislite o stvaranju predloška stranice za objave vijesti.

Novosti se obično prikazuju na temelju prvog objavljenog datuma članka, a najnoviji je članak naveden prvi. No članke s novostima možete "prikvačiti" određenim redoslijedom u web-dijelu Novosti.

Korištenje web-dijela Novosti

Web-dio Novosti sadrži više rasporeda i različita iskustva na temelju veličine stupca u koji postavite web-dio. Kao dobra praksa koristite web-dio Novosti pri vrhu stranice i obvezajte se na česta ažuriranja. Sve novosti koje stvorite automatski će se prikazati u web-dijelu Novosti.

Potaknite gledatelje da "prate" vaše web-mjesto. Time će se nove objave vijesti promovirati na početnu stranicu sustava SharePoint i karticu Novosti u mobilnoj aplikaciji za vaše osobe koje pratite.

Primjer popunjenog web-dijela novosti:

Većina izgleda web-dijela Novosti koristi sliku minijature stranice. Slika minijature automatski se stvara od prve visokokvalitetne slike na stranici. To može biti slika zaglavlja stranice ili, ako stranica nema sliku zaglavlja, SharePoint će koristiti prvu sliku u prvom stupcu u prvoj sekciji na stranici. Da biste postigli najbolje rezultate, upotrijebite vodoravnu sliku na primarnoj slici za svaki članak s novostima. Saznajte kako promijeniti ili odabrati sliku minijature stranice.

Stvaranje zanimljivog sadržaja

Uvijek stavite najvažnije informacije u svoj novinski članak "na vrhu", baš kao i vijesti u novinama.

 Upotrijebite sljedeće savjete za naslove stranica s novostima da biste privucite pozornost čitatelja:

• Koristite brojeve. U redu je započeti naslov brojem.

• Koristite slučaj rečenice (osim ako standardi tvrtke ili ustanove ne diktiraju drugačije). Prva riječ u glavi treba biti napisana velikim slovom kao i sve odgovarajuće imenice. Većina naslova riječi trebala bi se pojaviti malim slovima. Nemojte svaku riječ pišite velikim slovom. U većini slučajeva prvu riječ nakon dvotočka upišite velikim slovom. (U nekim slučajevima, kada samo jedna riječ slijedi dvotočku, riječ ne bi bila napisana velikim slovom. Koristite svoje najbolje prosudbe.)

• Koristite zanimljive pridjevi. Na primjer: Effortless, Fun, Free, Incredible, Essential, Strange, Amazing.

• Smanjite hype i izraze. Korištenje izraza ili idioma u naslovima članaka vijesti često nema značenja za govornike koji nisu izvorni engleski.

• Koristite jedinstvenu obrazloženje. Osobe kao što su "list" članci. Da biste nekome priuštili pozornost objavom na popisu, koristite riječi kao što su: Razlozi, Načela, Činjenice, Lekcije, Ideje, Načini, Tajne i trikovi.

• Koristite što, zašto, kako ili kada. To je osobito korisno kada pišete članak za nagovairanje.

• Podebljano obeжaj. Obećavajte čitatelju nešto vrijedno – poput nove vještine ili rješenja za nerazriješenu misteriju. Usuditi se čitatelja da pročita vaš članak - a zatim isporučiti!

• Pišite u sadašnjem vremenu. Sadašnje vrijeme koristite za trenutne prošle informacije, prošlo vrijeme za prošli sadržaj i buduće vrijeme za buduće događaje.

Dozvole za planiranje

Komunikacijska web-mjesta obično imaju mali broj autora sadržaja i mnogo veći broj čitatelja. Dozvolama se upravlja grupama sustava SharePoint, a prema zadanim postavkama obuhvaćaju tri razine dozvola:

• Vlasnici – dozvole za potpunu kontrolu. Dobro je imati najmanje dva (2) vlasnika za svako komunikacijsko web-mjesto.

• Članovi – dozvole za uređivanje. Možete imati koliko god članova želite, ali bilo bi dobro da broj bude relativno malen da biste mogli osigurati odgovarajući nadzor. Svaki član može uređivati sadržaj koji je stvorio bilo koji drugi član i pregledavati stranice koje su u stanju skice.

• Posjetitelji – pročitajte dozvole. Mnogo je lakše upravljati grupom posjetitelja ako koristite postojeću široku grupu ljudi za svoje posjetitelje – kao što su Svi osim vanjskih korisnika. Ako želite stvoriti privatno komunikacijsko web-mjesto, možete dodati postojeću grupu sustava Microsoft 365 u grupu posjetitelja ili postojeću sigurnosnu grupu s omogućenom poštom.

Autori sadržaja dodat će se u grupu Članovi. Primarna razlika između dozvola za vlasnike i članove jest mogućnost dodjele dozvola za web-mjesto. Osim gore navedenih triju grupa dozvola, svako web-mjesto sadrži i administratora web-mjesta (koji se prije zvao administrator zbirke web-mjesta). Ako vaša tvrtka ili ustanova podržava samoposlužno stvaranje za komunikacijska web-mjesta, Administrator web-mjesta bit će osoba koja je stvorila web-mjesto.