Sastavljanje komunikacijskog web-mjesta sustava SharePoint

Razumijevanje sadržaja web-mjesta

Svako komunikacijsko web-mjesto sadrži nekoliko zadanih popisa i biblioteka:

• Biblioteka dokumenata – mjesto za prijenos datoteka. Vaše web-mjesto isporučuje se s jednom zadanom bibliotekom, ali po potrebi možete dodati i više.

• Popis događaja – popis na kojem se pohranjuju stavke kalendara.

• Biblioteka stranica web-mjesta – biblioteka u kojoj žive sve stranice web-mjesta.

• Predlošci obrazaca i biblioteka stilova – te su biblioteke naslijeđene biblioteke koje se prenose iz perviozne verzije sustava SharePoint

Savjeti za konfiguriranje sadržaja web-mjesta:

• Prije dodavanja slike na stranicu dodajte naslov stranice. Ako prvo ne dodate naslov stranice, naziv podmape imovine web-mjesta (pronađen u imovini web-mjesta) za vašu stranicu može biti niz slučajnih znakova, što je znatno teže pronaći slike povezane s vašom stranicom kasnije.

• Ne prenosite dokumente pomoću web-dijela brze veze. Uvijek ih prenesite u biblioteku dokumenata, a zatim ih Povežite s brzim vezama. Ako prenesete dokument dok dodajete vezu u brzim vezama, dokument će biti spremljen u biblioteci sredstava web-mjesta – što će ga znatno teže pronaći ako ga kasnije morate ažurirati.

• Postavite razmake (ne crtice ili podvlake) između riječi u nazivima datoteka radi poboljšanja čitljivosti. Nazivi datoteka i naslovi dokumenata moraju biti smisleni korisnicima jer će ti podaci postati važni kada korisnici pretraže web-mjesto za sadržaj.

• Izbjegavajte korištenje datuma i brojeva verzija u nazivima datoteka. SharePoint će automatski pratiti verzije za vas. Ako dodate Datum u naziv datoteke, a zatim dodate noviju kopiju datoteke, veze na staru datoteku neće se automatski ažurirati. Ako prenesete novu verziju datoteke koja ima isti naziv kao i postojeća datoteka, veze će se automatski ažurirati.

• Koristite prepoznatljive naljepnice za sve hiperveze. Ne izmišljajte pojmove kada se povezujete s sadržajem na web-mjestu. Dodatne smjernice o naljepnicama za povezivanje potražite u uputama za naljepnice u navigaciji za moderan doživljaj sustava SharePoint. Smjernice za imenovanje naljepnica u ovom članku primjenjuju se ne samo na gornje navigacijske oznake, već i za bilo koju vezu na stranici.

Prilagodba sadržaja određenim publikama

Odličan način za osiguravanje relevantnijeg sadržaja web-mjesta za posjetitelje jest prilagođavanje načina na koji posjetitelji pregledavaju stranice i vijesti pomoću ciljne publike. Ciljanje publike omogućuje ciljani sadržaj za korisnike koji su dio određene publike. Ciljanje publike omogućuje prioritete za članove publike na početnom stranici sustava SharePoint, vijesti u mobilnoj aplikaciji i web-dijelu novosti.

Ciljanje publike konfigurirano je najprije u biblioteci stranica web-mjesta, a zatim u web-dijelovima vijesti ili istaknutih sadržaja. Ako je za stranicu navedena publika, ti će web-dijelovi prikazati stranicu samo osobama koje su članovi publike. Nečlan može pronaći sadržaj pomoću pretraživanja jer ciljanje stranice nije isto kao sigurnost na stranici. Međutim, nečlan neće biti predstavljen s člankom stranice ili novinske vijesti.

Ciljanje publike može se dodati i na navigaciju za vaše web-mjesto. To vam omogućuje da odaberete tko će vidjeti koji sadržaj u navigaciji web-mjesta koristi istu publiku dostupnu za stranice.

Stvaranje automatskih odobrenja stranice

Želite li da netko ili grupa odobri stranice prije objavljivanja? Glavne i pomoćne verzije po zadanom su omogućene u biblioteci stranica web-mjesta. Ako je ta značajka omogućena, možete jednostavno konfigurirati odobravanje stranice na padajućem izborniku automatizacije u biblioteci stranica web-mjesta. To može biti dobra ideja ako planirate imati više autora, a želite pregledati završne stranice prije nego što budu objavljene. Primjetite da čak i bez omogućenog odobravanja stranice, samo članovi i vlasnici mogu pregledavati stranice koje nisu objavljene (iako posjetitelji mogu pregledavati zadnju objavljenu verziju stranice).

Prilagodba dozvola za popise i biblioteke

Želite li imati neke popise ili biblioteke na kojima posjetitelji web-mjesta mogu doprinijeti? Možete prilagoditi dozvole za jedan ili više popisa ili biblioteka na web-mjestu da biste grupi Posjetitelji dodijelili dozvole za doprinos. Kao najbolju praksu pokušajte izbjeći razbijanje dozvola u biblioteci stranica web-mjesta. Razbijanje dozvola u biblioteci stranica web-mjesta može rezultirati kompleksnim i zbunjujućih korisničkih iskustava i mora biti vrlo pažljivo uspješno da biste bili sigurni da nećete slučajno ukloniti dozvole s stranice koju svi korisnici trebaju. Možete koristiti i web-dio Microsoft Forms da biste dodali obrazac na stranicu na kojoj posjetitelji mogu doprinijeti ili web-dijelu Power Apps da bi dodali aplikaciju koju ste konfigurirali.

Najbolje prakse za migraciju:

• Pomoću premještanja na novo web-mjesto za komunikaciju ponovno razmislite o priči web-mjesta i provjerite je li sadržaj još uvijek relevantan. Planirajte novo web-mjesto pomoću smjernica opisanih prethodno. To ne znači da biste trebali zaboraviti ono što već imate – posebno ako se sadržaj koristi te je li ažuriran. No, je li ovo slučaj za sav vaš sadašnji sadržaj?

• Obratite se posjetiteljima web-mjesta. Saznajte što im je stvarno potrebno.Zadovoljava li sadržaj na vašem bivšem web-mjestu ciljeve za novo web-mjesto? Pogledajte podatke o korištenju za postojeće web-mjesto. Ove informacije koristite da biste odredili koji bi se sadržaj trebao migrirati na novo web-mjesto.

• Stvaranje i pregled zaliha sadržaja za trenutno web-mjesto. Za svaki element u zalihama odredite treba li biti:

  • Izbrisano – ako je tako, učinite to odmah!

  • Arhivirano – jer je to poslovni zapis

  • Migriranje – budući da je trenutno, a i dalje vam je potrebna

  • Ažuriranje i Migriranje

  • Smješteno na drugom web-mjestu i povezano na vlastitom web-mjestu

• Sadržaj bi trebao zaslužiti svoje mjesto na novom web-mjestu. 

  • Dodaje li ovaj sadržaj vrijednosti tvrtki/posjetitelju?

  • Jesam li predan održavanju ažurnom?

  • Je li moja poslovna grupa odgovorna za ovaj sadržaj? Ako ne, vrijeme je da se pozdraviš sa sadržajem. Ako nije vaš, zatražite od vlasnika da ga doda na svoje web-mjesto i Stvori vezu na sadržaj web-mjesta.

• Pronađite "Home" za novi sadržaj. Provjerite ima li svaki element dom i, ako ne, razmislite o tome je li vam možda promakla kategorija u planiranju.