Ispunjavanje rasporeda u smjenama

Sadržaj članka

• Organiziranje pomaka po grupi

  Dodavanje osoba u raspored

• Dodavanje smjene

• Zajedničko korištenje rasporeda s timom

• Otvaranje drugog rasporeda

• Kopiranje rasporeda

• Postavljanje označavanja po pomaku

Organiziranje pomaka po grupi

U novom rasporedu započnite s jednom neimenovanom grupom, dodijelite joj naziv, a zatim dodajte osobe i prebacuje se na njega. Po potrebi možete dodati dodatne grupe i dodijeliti im sva imena. Nazivi grupa olakšavaju organiziranje članova tima prema ulozi ili odjelu prema rasporedu. Na primjer, hotel može imati sljedeće grupe: "Front Desk", "Room Service" i "Parking".

Najbolje je stvoriti grupe prije nego počnete dodavati osobe u raspored. Osobe i njihove smjene nije moguće premjestiti iz jedne grupe u drugu.
 

Dodavanje grupe:

• Kliknite Dodaj grupu , a zatim upišite naziv grupe.

Da biste grupi dodijelili naziv ili joj promijenili naziv:

• Kliknite Unesite naziv grupe ili naziv postojeće grupe i upišite novi naziv.

Kada stvorite grupe, spremni ste za dodavanje osoba u njih.

Dodavanje osoba u raspored

Organizirajte raspored prema grupama da biste mogli dodavati osobe u zadanu grupu.

1. Pronađite grupu u koju želite dodati nekoga, a zatim kliknite Dodaj osobe u grupu .
   
   
   

2. Upišite ime ili adresu e-pošte te ih odaberite na popisu.

3. Odaberite Dodaj.

4. Nastavite dodavati osobe ako je potrebno, a zatim odaberite Zatvori kada završite.

Dodavanje smjene

Dodavanje pomaka od nule:

1. U retku osobe kojoj dodjeljujete pomak ispod željenog datuma kliknite Dodaj > pomak ili samo dvokliknite praznu smjenu.

2. Ispunite informacije o smjeni. Razmislite o odabiru boje teme da biste organizirali stvari.

3. Dodijelite naziv smjeni tako da je lako razlikovati se od ostalih smjena. Naziv pomaka po zadanom je vrijeme početka i završetka.

4. Dodajte bilješke za smjenu, kao što je "zadaci koje treba obaviti".

5. Dodajte pauze ili ručak u odjeljku Aktivnosti.

6. Odaberite Spremi da biste spremili bez zajedničkog korištenja ili Zajednički koristi ako ste spremni spremiti i podijeliti smjenu s timom.

Da biste novi pomak temeljili na postojećoj

Prelazak na redak osobe kojoj dodjeljujete smjenu. Ispod željenog datuma kliknite , a zatim odaberite pomak s popisa. Ako je popis dugačak, možete potražiti željeni popis.

Kopiranje pomaka na drugo mjesto u rasporedu

U postojećoj smjeni kliknite > Kopiraj, a zatim idite na mjesto na koje želite postaviti pomak i kliknite > Zalijepi.

 Dodavanje otvorene smjene

Odmah dodajte otvorenu smjenu i dodijelite je nekome kasnije u sklopu planiranja rasporeda ili je podijelite s timom da bi je drugi korisnici mogli zatražiti.

1. U retku Otvori smjene ispod datuma za koji stvarate pomak kliknite , a zatim odaberite + Dodaj shift da biste započeli ispočetka ili odaberite postojeću promjenu s popisa da biste novi temeljili.

2. Ispunite informacije o smjeni, uključujući broj utora koje želite učiniti dostupnima. Da biste pronašli broj utora, pomaknite prekidač Otvori pomak na Uključeno.

3. Dodijelite naziv smjeni da biste je lakše razlikovati od ostalih smjena. Naziv pomaka po zadanom je vrijeme početka i završetka.

4. Dodajte aktivnosti kao što su pauze ili ručak.

5. Odaberite Spremi da biste spremili bez zajedničkog korištenja ili Zajednički koristi ako ste spremni spremiti i podijeliti otvorenu smjenu s timom.

   Napomene: Ako želite urediti smjenu nakon što je zajednički koristite s timom, evo nekoliko stvari koje morate zapamtiti:

   • Ako promijenite broj dostupnih utora, morat ćete odabrati Zajedničko korištenje. Ne možete spremiti promjene i kasnije ih zajednički koristiti.

   • Ako promijenite vrijeme početka ili završetka smjene, svi neriješeni zahtjevi za tu smjenu automatski će se odbiti kada je ponovno podijelite s timom.

Zajedničko korištenje rasporeda s timom

Kada unesete promjene u raspored, možete odabrati kada ćete te promjene zajednički koristiti s timom. Sve možete premještati po rasporedu dok sve ne bude u redu. Sve promjene koje unesete bit će označene zvjezdicom (*)– na gumbu Zajednički koristi s timom nalazi se zvjezdica samo da biste ih podsjetili da ih podijelite sa suradnicima.

Zajedničko korištenje rasporeda:

1. Kliknite Zajednički koristi s timom.
   
   

2. Provjerite je li odabrano odabrano vremensko razdoblje ono što želite zajednički koristiti.

3. Odlučite želite li obavijestiti cijeli tim ili samo osobe na koje utječe promjena.

4. Kliknite Zajedničko korištenje.

Otvaranje drugog rasporeda

Slijede upute za otvaranje drugačijeg rasporeda ako ste u više od jednog tima:

1. U gornjem lijevom kutu odjeljka Smjene odaberite Izbornik.

2. Odaberite tim koji želite početi raditi na drugom rasporedu.

Kopiranje rasporeda

1. U gornjem desnom kutu aplikacije odaberite Kopiraj raspored.

2. Odaberite datum početka i završetka za vremenski okvir koji želite kopirati.

3. Odaberite Shift bilješke, Vrijeme isključeno, Aktivnosti ili Otvori smjene ako ih želite uvrstiti.

4. Odaberite Kopiraj i ispod kopiranog rasporeda pojavit će se duplicirani raspored. 

Postavljanje označavanja po pomaku

Označavanje po smjeni omogućuje vam da dođete do osoba u smjeni u stvarnom vremenu. Teams korisnicima automatski dodjeljuje oznake koje odgovaraju njihovom rasporedu i preusmjenjuju naziv grupe iz aplikacije Shifts, što omogućuje dinamično razmjenu poruka utemeljenih na ulogama. Obavijesti se šalju samo osobama koje su u smjeni u trenutku korištenja oznake za pokretanje čavrljanja ili objave u kanalu.

Da biste stvorili oznaku po pomaku: 

1. U aplikaciji Teams idite na aplikaciju Shifts.

2. Stvorite grupe pomaka i dodijelite im naziv po atributu kao što je uloga. Na primjer, EngineerOnCall. Naziv grupe shift bit će naziv oznake.

3. Ispunite raspored dodjelom smjene članovima vaših timova. Kada završite, u gornjem desnom kutu aplikacije Shifts odaberite Zajednički koristi s timom.

4. Pričekajte 15 minuta da zakazane smjene popune servis za označavanje.

5. Upotrijebite oznaku bilo gdje gdje koristite oznake u aplikaciji Teams.

Želite li saznati više?

Saznajte više o smjenama

Za IT administratore

Upravljanje aplikacijom Shifts za tvrtku ili ustanovu