Utiliser le modèle de site d’équipe de communication de crise

Tout d’abord, suivez les instructions pour ajouter un modèle de site à un site SharePoint nouveau ou existant.

Explorez le contenu du site prérempli, les composants WebPart et les pages, et déterminez les personnalisations de site qui seront nécessaires pour s’aligner sur la marque, la voix et l’objectif commercial global de votre organisation. 

Pages de site préremplies :

• Page d’accueil : fournit et permet aux visiteurs de passer en revue les actualités sur les crises en cours, les mises à jour des réponses, des informations sur les politiques et procédures et des ressources utiles.

• Dernière mise à jour : cette page vous permet de partager les actualités actuelles et les mises à jour relatives aux crises et à votre organisation.

• Plan de projet : effectuez le suivi de toutes les progressions de travail liées aux projets à venir. Personnalisez ce modèle de liste en modifiant les champs de texte de liste.

• Planificateur de contenu : organise le contenu qui sera partagé par rapport aux événements à venir. Personnalisez cette liste en modifiant le modèle de liste.

• Conversations : se connecte à un alias d’équipe partagé et à un calendrier d’équipe dans Outlook. Connectez ce site à un groupe Microsoft 365 pour ajouter une conversation en temps réel dans Microsoft Teams.

• Documents : se connecte à un alias d’équipe partagé et à un calendrier d’équipe dans Outlook. Connectez ce site à un groupe Microsoft 365 pour ajouter une conversation en temps réel dans Microsoft Teams.

• Corbeille : fournit l’accès au contenu de l’équipe récemment ignoré.

Une fois que vous avez ajouté le modèle de site d’équipe de communication de crise, il est temps de le personnaliser et de le personnaliser. 

Présenter des nouvelles et des annonces importantes - Utilisez le composant WebPart Hero pour mettre en évidence les protocoles de crise, les mises à jour situationnelles et les ressources utiles. Fournir des informations utiles : utilisez le composant WebPart Texte pour fournir à l’équipe des informations utiles. Mettre en surbrillance les liens vers les ressources fréquemment utilisées : utilisez le composant WebPart Liens rapides pour fournir un accès facile aux ressources de crise. Fournir l’accès aux contacts clés : utilisez le composant WebPart Contacts pour répertorier les contacts clés de l’équipe de crise. Fournir un accès facile aux documents : utilisez le composant WebPart Bibliothèque de documents pour fournir un accès rapide aux ressources et aux documents du service. Passer en revue l’activité récente du site d’équipe : utilisez le composant WebPart Activité du site pour afficher le contenu récemment consulté par d’autres membres de l’équipe. Fournir l’accès à du matériel d’apprentissage et à d’autres ressources : utilisez le composant WebPart Liens rapides pour organiser une liste des ressources internes et externes de l’agence.

Personnalisez l’apparence, la navigation du site, les composants WebPart et le contenu de votre site en fonction des besoins de vos utilisateurs et de l’organisation. Lorsque vous effectuez des personnalisations, assurez-vous que le site est en mode édition en sélectionnant Editer en haut à droite du site. Pendant que vous travaillez, enregistrez en tant que brouillon ou publiez à nouveau les modifications pour les rendre visibles aux utilisateurs.

1. Utiliser le composant WebPart Hero pour mettre en évidence les protocoles de crise, les mises à jour situationnelles et les ressources utiles

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Hero, puis sélectionnez Modifier les propriétés ().

2. Ensuite, sélectionnez les options Couche et Vignette qui répondent le mieux aux besoins de l’organisation.

Consultez différentes dispositions et apprenez-en davantage sur la modification du composant WebPart Hero.

2. Utiliser le composant WebPart Texte pour fournir à l’équipe des informations utiles

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Texte, puis sélectionnez Modifier les propriétés ().

2. Modifiez votre texte directement dans le composant WebPart. 

En savoir plus sur la modification du composant WebPart Texte.

3.  Utiliser le composant WebPart Liens rapides pour fournir un accès facile aux ressources de crise

1. Accédez au composant WebPart Liens rapides, sélectionnez le lien, puis sélectionnez Modifier les propriétés ().

2. Modifiez le lien, le titre, l’icône et la description si nécessaire.

3. Pour ajouter un lien, sélectionnez + Ajouter des liens.

Consultez différentes dispositions et en savoir plus sur la modification du composant WebPart Liens rapides.

4.  Utiliser le composant WebPart Contacts pour répertorier les contacts clés de l’équipe de crise

1. Commencez par supprimer le composant WebPart Contacts de l’espace réservé.

2. Recherchez la boîte à outils () à droite. Sélectionnez Afficher tous les composants WebPart, puis sélectionnez ou glisser-déplacer Contacts dans la liste des composants WebPart.

3. Sélectionnez Modifier les propriétés ().

4. Ajustez la disposition et entrez le nom d’une personne ou d’un groupe, puis sélectionnez Enregistrer.

En savoir plus sur le composant WebPart Contacts.

5.  Utiliser le composant WebPart Bibliothèque de documents pour fournir un accès rapide aux ressources et aux documents du service

1. Pour modifier l’affichage ou la source du dossier pour le composant WebPart Bibliothèque de documents, sélectionnezModifier les propriétés ().

2. Pour modifier les dossiers, les étiquettes et le contenu de la bibliothèque de documents, accédez à la bibliothèque dans Contenu du site, apportez vos modifications, puis vous voyez la mise à jour du contenu dans le composant WebPart.

En savoir plus sur la modification du composant WebPart Bibliothèque de documents.

6.  Utiliser le composant WebPart Activité du site pour rester à jour sur l’activité de l’équipe

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Activité du site, puis sélectionnez Modifier les propriétés ().

2. Entrez un nombre dans la boîte à outils sous Afficher ce nombre d’éléments à la fois.

En savoir plus sur l’utilisation du composant WebPart Activité du site.

7.  Utiliser le composant WebPart Liens rapides pour organiser une liste de ressources internes et externes de l’agence

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Liens rapides, puis sélectionnez Modifier les propriétés ().

2. Modifiez le lien, le titre, l’icône et la description si nécessaire.

3. Pour ajouter un lien, sélectionnez + Ajouter des liens.

En savoir plus sur l’utilisation de la partie Liens rapides.

Personnaliser les pages suivantes dans le site 

• Dernière mise à jour : fournissez des mises à jour sur les crises actuelles et la réponse de votre équipe. Personnalisez cette page en modifiant les composants WebPart Texte et Appel à l’action .

• Plan de projet : effectuez le suivi des problèmes susceptibles d’entraîner le projet. Personnalisez ce modèle de liste en modifiant les champs de texte de liste.

• Planificateur de contenu - Organise le contenu qui sera partagé avant les événements. Personnalisez cette liste en modifiant le modèle de liste.

Personnaliser l’apparence et la navigation du site

Avant de partager votre site avec d’autres personnes, apportez la touche finale à votre site en vous assurant que les utilisateurs peuvent trouver le site, naviguer facilement dans les liens et les pages et accéder rapidement au contenu du site.

• Modifier les bibliothèques de documents en mettant à jour les noms de dossiers et en téléchargeant des ressources

• Modifier et personnaliser la navigation du site

• Modifiez l’apparence de votre site en personnalisant le thème, le logo, les dispositions d’en-tête et l’apparence de votre site.

• Ajouter ou supprimer des pages sur ce site ou dans la navigation du site pour adapter le contenu existant.

• Choisissez d'associer ce site à un site pivot au sein de votre site hub, ou ajoutez ce site à la navigation d'un site pivot existant si nécessaire.

Partagez votre site avec d'autres personnes après l'avoir personnalisé, revu et publié dans sa version finale. 

1. Sélectionnez Paramètres, puis  Autorisations du site.

2. Sélectionnez ensuite Inviter des personnes, puis Ajouter des membres au groupe et enfin Ajouter pour accorder un accès complet au contenu du site de l'équipe, aux ressources partagées comme le calendrier Outlook de l'équipe et les droits d'édition du site.

3. Sélectionnez ensuite Inviter des personnes, puis Partager le site uniquement et enfin Enregistrer pour partager le site mais pas les ressources partagées ni les droits d'édition du site.

En savoir plus sur la gestion des paramètres du site de l'équipe, des informations sur le site et des autorisations.

Après la création et le lancement de votre site, la phase suivante est la mise à jour de son contenu. Assurez-vous d'avoir un plan pour maintenir le contenu et les parties web à jour. 

Meilleures pratiques de maintenance du site :

• Planifiez la maintenance du site - Établissez un calendrier pour revoir le contenu du site aussi souvent que nécessaire afin de vous assurer que le contenu est toujours exact et pertinent.

• Publiez régulièrement des nouvelles - Distribuez les dernières annonces, informations et statuts à travers l'organisation.  Apprenez à ajouter un message d'actualité sur un site d'équipe ou un site de communication, et montrez aux autres personnes qui publieront des annonces comment elles peuvent utiliser les actualités SharePoint.

• Vérifiez les liens et les composants Web - Maintenez les liens et les composants Web à jour pour vous assurer que vous exploitez pleinement la valeur de votre site.

• Utilisez les analyses pour améliorer l'engagement - Visualisez l'utilisation du site en utilisant le rapport de données d'utilisation intégré pour obtenir des informations sur le contenu populaire, les visites du site, et plus encore.

• Révisez périodiquement les paramètres de votre site - Une fois que vous avez créé un site dans SharePoint, vous pouvez modifier les paramètres, les informations et les autorisations du site.