Présentation des bibliothèques

Si vous cherchez simplement à créer ou à utiliser des bibliothèques et que vous avez besoin des informations pratiques, voici les tâches courantes et utiles que vous pouvez effectuer.

• Créer, ajouter, afficher et renommer des bibliothèques de documents

• Vidéo : Configurer le stockage et le partage de documents dans Microsoft 365

• Ouvrir des fichiers SharePoint dans Explorateur de fichiers

• Créer un dossier dans une bibliothèque de documents

• Supprimer un fichier, un dossier ou un lien d’une bibliothèque de documents SharePoint

• Charger, créer ou supprimer des fichiers dans une bibliothèque

• Créer une colonne dans une liste ou une bibliothèque

• Créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque

• Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque

• Définir un modèle de fichier pour une bibliothèque de documents ou de formulaires

• Synchroniser des fichiers avec OneDrive sous Windows

• Utiliser des flux de travail avec une bibliothèque

• Définir des autorisations et des paramètres avancés sur une bibliothèque Comprendre les niveaux d’autorisation dans SharePoint

• Utiliser des photos dans une bibliothèque d’images

• Configurer une bibliothèque de biens pour stocker des fichiers image, audio ou vidéo

• Gérer des listes et des bibliothèques comprenant beaucoup d’éléments

• Gérer les bibliothèques de documents et d’enregistrements volumineuses à l’aide de métadonnées (voir Présentation des métadonnées managées)

Une équipe marketing chez Contoso crée un site d’équipe dans lequel elle prévoit de gérer des projets et des documents. Ils sélectionnent un propriétaire de site pour gérer le site. Le propriétaire du site obtient le niveau d’autorisation Contrôle total lorsqu’il est ajouté au groupe Propriétaires pour le site. Elle partage le site et donne à tout le monde l’autorisation d’y contribuer. L’équipe décide d’utiliser la bibliothèque Documents pour gérer les communiqués de presse, les fichiers budgétaires, les contrats, les propositions et d’autres documents d’équipe.

Le propriétaire du site charge des documents importants pour que l’équipe commence à utiliser la bibliothèque comme emplacement central. Ensuite, elle active le contrôle de version, de sorte que l’équipe dispose d’un historique de l’évolution des fichiers et peut restaurer une version précédente, si nécessaire. Le propriétaire du site ajoute également des modèles standard à la bibliothèque pour les rapports marketing, les contrats de vente, les plans de campagne et les feuilles de calcul de budget. Chaque modèle contient le logo de l’entreprise et un format que tout le monde a accepté d’utiliser. Lorsque les membres créent un fichier à partir de la bibliothèque de documents, ils peuvent facilement sélectionner le modèle qu’ils souhaitent utiliser.

À mesure que les membres de l’équipe ajoutent des fichiers et collaborent sur des documents, ils organisent la bibliothèque en ajoutant des colonnes et en créant des vues pour les aider à trouver rapidement des documents. Par exemple, le propriétaire du site ajoute une colonne « Nom du projet » afin que les membres puissent filtrer ou trier selon cette colonne. D’autres membres de l’équipe ajoutent des vues publiques qui sont groupées par trimestre fiscal et filtrent les contrats qui expirent dans les six mois. Chaque membre crée également des vues personnelles pour l’aider à trouver rapidement des informations et à terminer son travail.

Après de nombreuses discussions lors d’une réunion du personnel, l’équipe décide de définir des alertes au niveau de la bibliothèque pour signaler les mises à jour une fois par semaine. Chaque membre peut décider comment configurer des alertes ou des flux RSS supplémentaires sur des fichiers spécifiques, si nécessaire.

L’équipe s’engage également à respecter une « bonne pratique » importante dans ce nouveau monde de collaboration. Lorsque les membres souhaitent partager un document, ils résistent à la tentation de l’attacher à un e-mail et d’envoyer un lien vers le document par e-mail. L’envoi d’un lien par e-mail est facile à partir de la bibliothèque et dirige les personnes vers la dernière version du site d’équipe.

L’une des responsabilités essentielles de cette équipe est de proposer des campagnes marketing pour stimuler les ventes et les revenus. Lorsque les membres de l’équipe développent un nouveau plan de campagne, ils co-créent des documents et effectuent le suivi des versions mineures des fichiers. La co-création permet à plusieurs personnes de modifier un document en même temps, sans avoir à se soucier de concilier les modifications. S’ils font une erreur dans une version d’un document, ils peuvent restaurer une version précédente. Une fois le plan de campagne terminé, il peut créer une version majeure, puis l’envoyer pour approbation par son service juridique et son responsable. Lorsque le fichier est approuvé, les autres employés de l’entreprise peuvent afficher le fichier.

Le propriétaire du site recherche la documentation et la formation en ligne, et apprend à configurer un flux de travail, à l’associer à la bibliothèque et à automatiser le processus de collecte de commentaires, de collecte de signatures et de publication du document final.

Après trois mois d’utilisation, la bibliothèque de documents et le site sont devenus essentiels pour l’équipe marketing et ont contribué à améliorer leur productivité et leur visibilité au sein de l’entreprise. Ils ne peuvent pas imaginer travailler sans elle et explorent d’autres façons d’utiliser les technologies SharePoint pour mieux collaborer.

Voici quelques façons d’utiliser des bibliothèques et de les rendre plus utiles pour votre groupe (organisées de manière libre de base à plus avancée) :

Utiliser et créer des vues     Vous pouvez utiliser un vue pour voir les fichiers d’une bibliothèque qui sont les plus importants pour vous ou qui correspondent le mieux à un objectif. Le contenu de la bibliothèque ne change pas, mais chaque vue organise ou filtre les fichiers pour les rendre plus faciles à trouver et à parcourir de manière significative. Pour plus d’informations sur les vues, consultez Créer, modifier ou supprimer un affichage d’une liste ou d’une bibliothèque.

Suivre les versions     Si vous avez besoin de conserver les versions précédentes des fichiers, les bibliothèques peuvent vous aider à suivre, stocker et restaurer ces fichiers. Vous pouvez choisir de suivre toutes les versions de la même façon. Ou bien vous pouvez préférer désigner certaines versions comme majeures, par exemple lors de l’ajout d’un nouveau chapitre à un manuel, et d’autres versions comme mineures, par exemple lors de la correction d’une faute d’orthographe. Pour faciliter la gestion de l’espace de stockage, vous pouvez éventuellement choisir le nombre de chaque type de version que vous souhaitez stocker.

Pour plus d’informations sur le contrôle de version, consultez Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Co-création ou case activée de fichiers     Lorsque vous modifiez un document Microsoft Word ou PowerPoint à partir d’une bibliothèque sans l’extraire, d’autres personnes peuvent le modifier en même temps (c’est-à-dire la co-création). Lorsque vous extraire un fichier, vous vous assurez qu’une seule personne peut modifier le fichier jusqu’à ce qu’il soit archivé. Vous pouvez exiger que les documents soient extraits dans des bibliothèques qui contiennent des documents sensibles ou lorsque vous souhaitez suivre attentivement l’évolution des documents. Toutefois, n’oubliez pas qu’il est impossible pour les utilisateurs de co-créer des documents. À l’aide de case activée, les utilisateurs sont invités à laisser un commentaire sur ce qu’ils ont modifié dans le document, mais case activée-out ralentit également les processus de modification et de révision. Pour plus d’informations, consultez Collaboration et co-création de documents ou Extraire, case activée ou ignorer les modifications apportées aux fichiers dans une bibliothèque.

Modifier des fichiers à partir de programmes de bureau    Lorsque vous stockez des documents sur un site SharePoint, vous pouvez créer, modifier et co-créer des documents directement à partir de programmes de bureau compatibles, tels que Microsoft Word ou PowerPoint, sans même accéder au site. Par exemple, vous pouvez modifier une présentation PowerPoint en même temps que d’autres personnes la modifient (également appelée co-édition). Vous pouvez également gérer case activée et effectuer un paiement directement à partir de PowerPoint. En outre, vous pouvez utiliser OneDrive professionnel ou scolaire ou Outlook pour mettre le contenu de la bibliothèque hors connexion, travailler avec eux à partir d’un emplacement distant, puis synchroniser les modifications en douceur lorsque vous revenez en ligne.

Rester informé des changements    Pour rester à jour lorsque des documents d’une bibliothèque changent, configurez des alertes, abonnez-vous à des flux RSS ou suivez des documents. La différence main entre les alertes, RSS et les suivantes est l’emplacement où vous recevez les notifications. Les alertes et les flux RSS vous informent des mises à jour et vous permettent de personnaliser la quantité d’informations que vous recevez. Vous pouvez configurer des alertes ou rss pour savoir quand quelque chose change dans une bibliothèque. Si vous vous souciez uniquement d’un document spécifique, configurez une alerte ou suivez le document. Les alertes peuvent arriver sous forme d’e-mail ou de SMS. Les notifications RSS arrivent dans un flux consolidé que vous pouvez lire dans Outlook ou un autre lecteur de flux. Si vous suivez un document, vous recevrez une notification dans votre flux d’actualités (si votre organization utilise le flux d’actualités). Pour plus d’informations sur les notifications, consultez Créer une alerte ou s’abonner à un flux RSS.

Exiger l’approbation d’un document     Vous pouvez exiger que les documents soient approuvés avant que tout le monde puisse les voir. Les documents conservent l’état En attente tant qu’ils n’ont pas été approuvés ou rejetés par une personne autorisée à le faire. Vous pouvez décider quels groupes d’utilisateurs sont autorisés à afficher un document avant son approbation. Ce composant fonctionnel peut s’avérer utile si votre bibliothèque contient des instructions ou des procédures importantes qui doivent être finalisées avant leur diffusion.

Définir des autorisations    Les groupes SharePoint et les niveaux d’autorisation vous aident à gérer efficacement l’accès au contenu. Par défaut, les autorisations sur les bibliothèques, les dossiers dans les bibliothèques et les documents sont héritées du site. L’attribution d’autorisations uniques à une bibliothèque ou à un document spécifique peut vous aider à protéger du contenu sensible, tel que des contrats ou des informations budgétaires, sans restreindre l’accès au reste du site. Pour plus d’informations sur les autorisations, voir Présentation des niveaux d’autorisation dans SharePoint.

Créer des flux de travail     Une bibliothèque de documents ou un type de contenu peut utiliser les flux de travail que votre organisation a définis pour ses processus d’entreprise, par exemple la gestion de l’approbation ou de la révision des documents. Votre groupe peut appliquer des processus métier à ses documents, appelés workflows, qui spécifient des actions qui doivent être effectuées dans une séquence, telles que l’approbation de documents. Un flux de travail SharePoint est un moyen automatisé de déplacer des documents ou des éléments via une séquence d’actions ou de tâches. Par défaut, trois flux de travail sont disponibles : Approbation, qui achemine un document vers un groupe de personnes pour obtenir leur approbation ; Recueillir les commentaires, qui achemine un document vers un groupe de personnes en vue d’obtenir leurs commentaires et renvoie le document à la personne à l’origine du flux de travail sous forme de compilation ; et Rassembler les signatures, qui achemine un document vers un groupe de personnes pour collecter leurs signatures numériques.

Pour plus d’informations sur les flux de travail, voir À propos des flux de travail inclus avec SharePoint.

Définir des types de contenu     Si votre groupe travaille sur plusieurs types de fichiers, tels que des feuilles de calcul, des présentations et des documents, vous pouvez étendre la fonctionnalité de votre bibliothèque en activant et en définissant plusieurs types de contenu. Les types de contenu assurent la souplesse et la cohérence entre plusieurs bibliothèques. Chaque type de contenu peut spécifier un modèle et même flux de travail processus. Les modèles sont utilisés comme point de départ, pour la mise en forme, pour le texte réutilisable et pour les propriétés qui s’appliquent aux documents de ce type, telles que le nom du service ou le numéro de contrat.

Suivi d’audit    Si vous avez un groupe de fichiers sensibles et qu’il serait utile de savoir comment les documents ont été utilisés, vous pouvez définir une stratégie qui vous permet d’activer le suivi d’audit des événements, tels que les modifications de fichiers, les copies ou la suppression.

Définir des stratégies    Les paramètres de stratégie permettent l’expiration du document, la suppression automatique ou la révision périodique (par le biais d’un flux de travail) des documents qui ont atteint un âge spécifié. À mesure que les bibliothèques évoluent, l’utilisation de ces paramètres de destruction peut faire gagner du temps et des efforts en essayant d’propre manuellement de l’espace disque plein ou d’éviter d’atteindre les limites de quota.

Utiliser un site Centre de documents    Un site Centre de documents permet de créer, gérer et stocker de grandes quantités de documents. Un centre de documents est conçu pour servir de référentiel centralisé pour la gestion de nombreux documents. Les fonctionnalités, telles que la navigation dans les métadonnées et l’arborescence, les types de contenu et les composants WebPart, vous aident à organiser et à récupérer des documents. Les « gestionnaires de contenu » peuvent rapidement configurer la navigation pilotée par les métadonnées pour fonctionner correctement pour la plupart des bibliothèques sans créer explicitement d’index. Les gestionnaires de contenu peuvent également créer des index pour améliorer les performances sur un plus large éventail de filtres et de vues. Vous pouvez utiliser un site Centre de documents comme environnement de création (où les utilisateurs case activée des fichiers entrants et sortants et créer des structures de dossiers pour ces fichiers) ou comme archive de contenu (où les utilisateurs affichent ou chargent uniquement des documents).

La façon dont vous organisez vos fichiers dans une bibliothèque dépend des besoins de votre groupe et de la façon dont vous préférez stocker et rechercher vos informations. Une certaine planification peut vous aider à configurer la structure qui convient le mieux à votre groupe. Les bibliothèques ont plusieurs fonctionnalités qui vous permettent d’utiliser plusieurs fichiers dans une même bibliothèque. Toutefois, plusieurs bibliothèques peuvent mieux convenir à votre groupe.

Il existe plusieurs façons d’organiser les fichiers dans une bibliothèque. Vous pouvez ajouter des colonnes, définir des vues et créer des dossiers. Chaque approche a ses propres avantages, et vous pouvez combiner chaque approche pour répondre aux besoins uniques de votre bibliothèque et de votre équipe.

Certaines bibliothèques sont créées pour vous lorsque vous créez un site, comme la bibliothèque Documents dans un site d’équipe. Vous pouvez personnaliser ces bibliothèques pour vos besoins ou créer vos propres bibliothèques supplémentaires. Chaque type de bibliothèque a un objectif spécifique et certains ont un ensemble différent de comportements et de fonctionnalités.

Bibliothèque de ressources     Pour partager et gérer des ressources multimédias numériques, telles que des fichiers image, audio et vidéo, utilisez une bibliothèque de ressources. Une bibliothèque de ressources permet aux utilisateurs de découvrir et de réutiliser plus facilement des fichiers multimédias numériques que d’autres utilisateurs ont déjà créés, tels que des logos et des images d’entreprise. Une bibliothèque de ressources fournit également des types de contenu avec des propriétés et des affichages pour la gestion et la navigation des ressources multimédias, telles que les miniatures et les mots clés de métadonnées. Par exemple, vous pouvez gérer et stocker des images de marque et des fragments de contenu réutilisables à partir d’applications afin qu’ils soient disponibles dans votre entreprise et utilisés de manière cohérente.

Bibliothèque de tableaux de bord    Contient des pages de composants WebPart, des pages de composants WebPart avec des Listes d’état et des tableaux de bord Déployés par PerformancePoint.

Bibliothèque Connexion de données     Pour simplifier la maintenance et la gestion des connexions de données, utilisez une bibliothèque de connexions de données. Une bibliothèque de connexions de données est un emplacement centralisé pour stocker les fichiers ODC (Office Data Connection). Chacun de ces fichiers (.odc) contient des informations sur la façon de localiser, d’ouvrir une session, d’interroger et d’accéder à une source de données externe. La centralisation des fichiers ODC dans une bibliothèque de connexions de données permet également de partager, de gérer et de rechercher des fichiers de connexion de données à partir d’un site SharePoint, et permet de s’assurer que les données et les rapports métier, en particulier les feuilles de calcul, conservent un ensemble cohérent de valeurs et de résultats de formule en tant que « version unique de la vérité ».

Bibliothèque de documents     Pour de nombreux types de fichiers, notamment les documents et les feuilles de calcul, utilisez une bibliothèque de documents. Vous pouvez stocker d’autres types de fichiers dans une bibliothèque de documents, bien que certains types de fichiers soient bloqués pour des raisons de sécurité. Lorsque vous travaillez avec des programmes qui ne sont pas bloqués, vous pouvez créer ces fichiers à partir de la bibliothèque. Par exemple, votre équipe marketing peut avoir sa propre bibliothèque de documents pour les documents de planification, les communiqués de presse et les publications.

Bibliothèque de formulaires    Si vous avez besoin de gérer un groupe de formulaires métier XML, utilisez une bibliothèque de formulaires. Par exemple, votre organization souhaiterez peut-être utiliser une bibliothèque de formulaires pour les notes de frais. La configuration d’une bibliothèque de formulaires nécessite un éditeur XML ou un programme de conception de formulaire XML, tel que Microsoft InfoPath. Le formulaire que les utilisateurs remplissent n’est qu’un fichier .xml qui contient les données (et uniquement les données) entrées dans le formulaire, telles que la date de dépense et le montant. Tout ce qui compose la note de frais est fourni par le modèle de formulaire. Une fois que les utilisateurs ont rempli des formulaires, vous pouvez fusionner les données de formulaire ou les exporter pour analyse.

Bibliothèque d’images    Pour partager une collection d’images ou de graphiques numériques, utilisez une bibliothèque d’images. Bien que les images puissent être stockées dans d’autres types de bibliothèques SharePoint, les bibliothèques d’images présentent plusieurs avantages. Par exemple, à partir d’une bibliothèque d’images, vous pouvez afficher des images dans un diaporama, télécharger des images sur votre ordinateur et modifier des images avec des programmes graphiques compatibles, tels que Microsoft Paint. Envisagez de créer une bibliothèque d’images si vous souhaitez stocker des images d’événements d’équipe ou de lancements de produits. Vous pouvez également créer un lien vers des images de votre bibliothèque à partir d’un autre emplacement sur votre site, par exemple à partir de wikis et de blogs.

Discothèque     Pour conserver un référentiel central pour le stockage et la gestion des enregistrements de votre organization ou des documents professionnels importants, utilisez une bibliothèque d’enregistrements. Par exemple, votre organization devrez peut-être respecter les réglementations de conformité qui nécessitent un processus organisé pour la gestion des documents pertinents. Un site Centre d’enregistrements peut contenir un certain nombre de bibliothèques d’enregistrements pour stocker différents types d’enregistrements. Pour chaque bibliothèque, vous pouvez définir des stratégies qui déterminent les enregistrements à stocker, comment acheminer et gérer les documents, et combien de temps ces enregistrements doivent être conservés.

Bibliothèque de rapports     Pour simplifier la création, la gestion et la livraison de pages web, de documents et d’indicateurs de performance clés (KPI) de métriques et d’objectifs, utilisez une bibliothèque de rapports. La bibliothèque de rapports est un emplacement central où vous pouvez créer et enregistrer des rapports, tels que des classeurs Excel et des pages de tableau de bord. Lorsque vous publiez un classeur Excel dans une bibliothèque de rapports, il est activé en un clic pour s’ouvrir dans l’affichage du navigateur, ce qui est un moyen pratique d’afficher le classeur sans l’ajouter à une page de composants WebPart.

Bibliothèque de diagrammes de processus (unités métriques et américaines)    Pour stocker et partager des documents de processus de diagramme, tels que ceux créés avec Microsoft Visio, utilisez une bibliothèque de diagrammes de processus. Les bibliothèques de métriques et d’unités américaines sont adaptées à leurs mesures respectives.

Bibliothèque de pages Wiki    Pour créer une collection de pages Wiki connectées, utilisez une bibliothèque de pages Wiki. Un wiki permet à plusieurs personnes de collecter des informations dans un format facile à créer et à modifier. Vous pouvez également ajouter à votre bibliothèque des pages wiki contenant des images, des tableaux, des liens hypertexte et des liens internes. Par exemple, si votre équipe crée un site wiki pour un projet, le site peut stocker des conseils et astuces dans une série de pages qui se connectent les unes aux autres.