SharePoint flux de travail sont des mini-applications préprogrammentées qui simplifient et automatisent un large éventail de processus métier. Les flux de travail peuvent aller de la collecte de signatures, de commentaires ou d’approbations pour un plan ou un document, au suivi de la status actuelle d’une procédure de routine. SharePoint flux de travail sont conçus pour vous faire gagner du temps et des efforts, et pour apporter cohérence et efficacité aux tâches que vous effectuez régulièrement.
Remarques :
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Les flux de travail SharePoint 2010 ont été mis hors service depuis le 1er août 2020 pour les nouveaux locataires et supprimés des locataires existants le 1er novembre 2020. Si vous utilisez des flux de travail SharePoint 2010, nous vous recommandons de migrer vers Power Automate ou d’autres solutions prises en charge. Pour plus d’informations, voir Mise hors service de flux de travail SharePoint 2010.
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Le flux de travail SharePoint 2013 est déconseillé depuis avril 2023 et a été désactivé pour les nouveaux locataires à compter du 2 avril 2024. Il sera supprimé des locataires existants et sera entièrement mis hors service à compter du 2 avril 2026. Si vous utilisez un flux de travail SharePoint 2013, nous vous recommandons de migrer vers Power Automate ou d’autres solutions prises en charge. Pour plus d’informations, voir Mise hors service du flux de travail SharePoint 2013.
Qu’est-ce qu’un workflow SharePoint ?
Vous savez probablement déjà ce qu’est un organigramme. Il s’agit d’une carte graphique d’un processus, avec des instructions sur ce qui se passe à chaque étape.
Un flux de travail SharePoint est semblable à un organigramme automatisé qui prend une grande partie du travail, des suppositions et du caractère aléatoire de vos processus de travail standard.
Par exemple, examinez le processus d’approbation de document dans l’illustration. L’exécution manuelle de ce processus peut signifier un grand nombre de vérifications et de suivi, de transfert de documents et d’envoi de rappels, et chacune de ces tâches doit être effectuée par vous ou par un ou plusieurs de vos collègues. Cela signifie beaucoup de travail supplémentaire et un flux constant d’interruptions.
Toutefois, lorsque vous utilisez le flux de travail d’approbation de document SharePoint pour exécuter le processus, toutes ces vérifications et rappels et transfert sont effectuées automatiquement par le flux de travail. Si une personne est en retard dans l’exécution d’une tâche, ou si un autre problème se produit, la plupart des flux de travail inclus génèrent une notification pour vous en informer. La surveillance du processus est réduite.
L’exécution d’un workflow SharePoint est facile. Choisissez le type de flux de travail, sélectionnez vos options et laissez le flux de travail s’exécuter. Si nécessaire, annulez ou arrêtez le workflow.
Chacun des types de flux de travail inclus agit comme un modèle. Vous ajoutez une instance du flux de travail pour une seule liste ou bibliothèque, ou pour une collection de sites entière à l’aide d’un formulaire d’initiation afin de spécifier les options et les sélections souhaitées pour le instance. Ces options et sélections incluent à qui le flux de travail attribue des tâches, les échéances des tâches, la façon dont le flux de travail peut être démarré et par qui, ainsi que les instructions à inclure dans les notifications de tâche. Créez un flux de travail en accédant à Paramètres de liste > Paramètres de flux de travail > Ajouter un flux de travail. Si vous le souhaitez, en savoir plus sur les flux de travail 2010 et 2013.
Important : Par défaut, les flux de travail Approbation, Recueillir des commentaires et Collecter des signatures ne sont pas activés et ne sont pas répertoriés dans la zone de liste Sélectionner un modèle de flux de travail du formulaire d’association. Pour les rendre disponibles, un administrateur de site doit les activer au niveau de la collection de sites. Accédez à Paramètres du site > Fonctionnalités de la collection de sites > fonctionnalité Activer les flux de travail. En outre, SharePoint 2013 fournit des modèles de flux de travail basés sur SharePoint 2010. Si vous souhaitez créer un workflow basé sur SharePoint 2013 avec une logique similaire, utilisez un outil comme SharePoint Designer 2013.
Il existe cinq types de flux de travail préprogramdés.
À chaque transition entre les états, le flux de travail affecte une tâche à une personne et envoie à cette personne une alerte par e-mail concernant la tâche. Une fois cette tâche terminée, le flux de travail met à jour le status de l’élément et passe à l’état suivant. Le workflow à trois états est conçu pour fonctionner avec le modèle de liste Suivi des problèmes, mais il peut être utilisé avec n’importe quelle liste qui contient une colonne Choix qui a trois valeurs ou plus.
Pour en savoir plus et pour obtenir des instructions pas à pas, consultez Utiliser un workflow à trois états.
Pour ajouter ou démarrer un flux de travail, vous devez disposer de l’autorisation appropriée pour la liste, la bibliothèque ou la collection de sites où le flux de travail s’exécute :
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Pour ajouter un workflow Par défaut, vous devez disposer de l’autorisation Gérer Listes pour ajouter un workflow. (Le groupe Propriétaires et le groupe Membres ont l’autorisation Gérer Listes par défaut ; ce n’est pas le cas du groupe Visiteurs.)
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Pour démarrer un workflow Par défaut, vous devez également disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour démarrer un workflow qui a déjà été ajouté. (Le groupe Propriétaires et le groupe Membres disposent tous deux de l’autorisation Modifier les éléments par défaut ; ce n’est pas le cas du groupe Visiteurs.) Les propriétaires peuvent également choisir de configurer des flux de travail spécifiques afin qu’ils puissent être démarrés uniquement par les membres du groupe Propriétaires. Dans le cas d’un sous-site disposant d’autorisations uniques, les propriétaires doivent s’assurer que les autorisations requises sont attribuées explicitement aux utilisateurs du flux de travail. Voir Personnaliser les autorisations d’une liste ou d’une bibliothèque SharePoint.
Le diagramme suivant fournit une vue d’ensemble des étapes de base pour la planification, l’ajout, l’exécution et la modification d’un flux de travail SharePoint. Des sections individuelles sur chacune des étapes sont décrites ci-dessous.
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Planifier Vérifiez que vous connaissez les options souhaitées et les informations dont vous avez besoin lorsque vous utilisez le formulaire d’initiation pour ajouter votre version du flux de travail.
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Ajouter Remplissez le formulaire d’initiation pour ajouter votre version de workflow à une liste, une bibliothèque ou une collection de sites.
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Démarrer Démarrez votre nouveau workflow, manuellement ou automatiquement, sur un document ou un autre élément d’une liste ou d’une bibliothèque. (Si vous le démarrez manuellement, vous aurez la possibilité de modifier certains des paramètres du formulaire d’association du flux de travail dans un formulaire d’initiation plus court.) Lorsque le workflow démarre, il crée des tâches, envoie des messages de notification et commence à suivre les actions et les événements.
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Surveiller Pendant l’exécution du flux de travail, vous pouvez afficher la page État du flux de travail pour voir quelles tâches sont terminées et quelles autres actions ont eu lieu. Si nécessaire, vous pouvez ajuster les tâches actuelles et futures à partir d’ici, et même annuler ou arrêter cette exécution de workflow.
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Révision Une fois l’exécution terminée, l’intégralité de son historique peut être examiné dans la page État du flux de travail . Vous pouvez également créer des rapports statistiques sur les performances générales de ce workflow à partir de la page status.
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Modifier Si le flux de travail ne fonctionne pas comme vous le souhaitez, vous pouvez ouvrir le formulaire d’association d’origine que vous avez utilisé pour l’ajouter et y apporter vos modifications.
