Planifier une réunion ou un événement dans Outlook

Planifier une réunion

1. Créez une demande de réunion de l’une des manières suivantes :

   • Dans la boîte de réception, sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou utilisez le raccourci clavier Ctrl+Maj+Q.

   • Dans le calendrier, sélectionnez Nouvelle réunion ou utilisez le raccourci clavier Ctrl+Maj+Q.

   • Dans un message électronique de la boîte de réception, sélectionnez le bouton Répondre avec une réunion .

     

2. Ajoutez des participants de l’une des deux manières suivantes :

   • Ajoutez vos participants sur la ligne À de la demande de réunion, puis passez à l’étape 4.

   • Si vous utilisez unMicrosoft 365 ou un compte Exchange, utilisez l’Assistant Planification pour afficher les planifications des participants.

3. Dans l’Assistant Planification, cliquez sur la zone sous votre nom et tapez le nom ou l’adresse de courrier d’un participant, ou cliquez sur le bouton Ajouter des participants pour afficher votre carnet d’adresses.

   Sélectionnez l’icône en regard du nom du participant dans l’Assistant Planification pour marquer un participant spécifique comme Participant obligatoire, Participant facultatif ou Ressource. Lorsque vous commencez à taper le nom d’un participant, Outlook vous fournit des suggestions en fonction des contacts que vous avez récemment rencontrés ou auxquels vous avez envoyé un e-mail. Choisissez un nom dans la liste à ajouter en tant que participant.

4. Ajoutez l'objet de la réunion, l'heure de début et de fin et le lieu.

   Dans Outlook 2016 (ou version ultérieure) et Outlook pour Microsoft 365, vous pouvez commencer à taper le nom d’un emplacement, par exemple , Fourth Coffee Shop ou Salle de conférence 23, et Outlook recherchera les correspondances d’emplacement. Sélectionnez l’une des suggestions pour choisir cet emplacement, ou continuez à taper pour entrer un autre lieu.

   Conseil : Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange ou un compte de messagerieMicrosoft 365, cliquez sur l’Assistant Planification, puis sur Recherche de salles pour vérifier la disponibilité et réserver des salles. Pour obtenir plus d’informations, voir Utiliser l’Assistant Planification et la recherche de salles pour les réunions dans Outlook.

5. Pour joindre un fichier à une demande de réunion, dans le menu Insérer, sélectionnez Joindre un fichier, puis choisissez le fichier à ajouter.

6. Si vous ne souhaitez pas en faire une réunion périodique, sélectionnez Envoyer. Dans le cas contraire, voir Rendre une réunion périodique.

Rendre une réunion périodique

1. Sélectionnez Réunion > Périodicité.

   Remarque : Utiliser le raccourci clavier Ctrl+G pour planifier la réunion afin qu’elle se répète régulièrement.

2. Choisissez les options du modèle de périodicité souhaité, puis sélectionnez OK.

   Remarque : Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, l’onglet Réunion se transforme en onglet Série de réunions.

3. Pour envoyer la demande de réunion, sélectionnez Envoyer.

Ajoutez un contact à une réunion existante

Vous pouvez ajouter un autre participant à une réunion existante.

Si vous êtes le propriétaire de la réunion :

1. Double-cliquez pour ouvrir la réunion, puis utilisez la ligne Obligatoire ou Facultatif ou l’Assistant Planification pour ajouter une ou plusieurs personnes à la réunion.

2. Sélectionnez Envoyer la mise à jour et l’une des options suivantes :

   • Envoyer des mises à jour aux participants ajoutés ou supprimés uniquement.

   • Envoyer des mises à jour à tous les participants.

Si vous n’êtes pas le propriétaire de la réunion :

1. Ouvrez la demande de réunion. Dans le groupe Répondre du ruban, sélectionnez Répondre, puis Transférer. Ajoutez un ou plusieurs destinataires à la demande de réunion.

2. Sélectionnez Envoyer. Le propriétaire de la réunion reçoit une notification l’informant que la demande de réunion a été transférée à un autre contact. Pour obtenir plus d’informations, voir Transférer une réunion.

Mettre fin à des réunions de manière précoce

Si vous utilisez Outlook pour Microsoft 365, vous pouvez demander à Outlook de mettre fin à vos réunions quelques minutes plus tôt. Cela peut vous permettre d’incorporer un temps de trajet entre les réunions. Vous pouvez choisir une durée différente pour les réunions de moins d’une heure et celles au-delà d’une heure.

1. Sélectionnez Fichier > Options > Calendrier > Options de calendrier

2. Cochez la case Raccourcissez les rendez-vous et les réunions, puis terminez tôt ou début en retard.

3. Utilisez les listes déroulantes pour sélectionner le nombre de minutes pour les réunions inférieures à une heure et une heure ou plus, puis sélectionnez OK.

Planifier une réunion ou un événement

1. 1. Dans le calendrier, sélectionnez Nouvel événement > Événement.

   2. Ajoutez un titre pour votre réunion ou événement.

   3. Sélectionnez Inviter des participants, puis entrez le nom des personnes à inviter à la réunion ou à l’événement.

      Si vous utilisez un compte professionnel ou scolaire dans Outlook avec Microsoft 365 ou Exchange, utilisez l’onglet Assistant Planification pour afficher les planifications des participants. 

   4. Dans l’Assistant Planification, sélectionnez Ajouter un participant requis ou Ajouter un participant facultatif, puis commencez à taper le nom ou l’adresse e-mail d’un participant. Lorsque vous commencez à taper le nom d’un participant, Outlook vous fournit des suggestions en fonction des contacts que vous avez récemment rencontrés ou auxquels vous avez envoyé un e-mail. Choisissez un nom dans la liste à ajouter en tant que participant.

   5. Sélectionnez une plage horaire suggérée ou entrez manuellement une date et une heure de début et de fin sous l’onglet Événement.

   6. Entrez un emplacement de réunion et faites glisser le bouton bascule de réunion Teams vers la gauche ou la droite, le cas échéant.

      Conseil : Selon votre compte, vous pouvez avoir la possibilité de sélectionner Ajouter une salle ou Rechercher une salle ou un emplacement pour votre réunion.

   7. Si vous ne souhaitez pas en faire une réunion périodique, sélectionnez Envoyer pour remettre l’invitation. Sinon, consultez la section suivante Planifier une réunion périodique.

   Planifier une réunion périodique

   1. Suivez les étapes 1 à 6 de la section précédente, Planifier une réunion et ajouter des participants.

   2. Sélectionnez Rendre périodique, puis dans la fenêtre Répéter , choisissez l’intervalle de périodicité souhaité pour l’événement. Sélectionnez Enregistrer.

   3. Sélectionnez Envoyer pour remettre l’invitation.

Planifier une réunion et inviter des participants

1. Dans le calendrier Outlook.com, sélectionnez Nouvel événement.

2. Ajoutez un titre pour votre réunion ou événement.

3. Sélectionnez Inviter des participants et entrez le nom des personnes à inviter à la réunion ou à l’événement. Lorsque vous commencez à taper le nom d’un participant, Outlook vous fournit des suggestions en fonction des personnes que vous avez rencontrées ou que vous avez récemment envoyées par e-mail. Choisissez un nom dans la liste à ajouter en tant que participant.

4. Sélectionnez une plage horaire suggérée ou entrez manuellement une date et une heure de début et de fin.

5. Entrez un emplacement de réunion et faites glisser le bouton bascule Skype réunion (ou réunion Teams) vers la gauche ou la droite, selon le cas :

   

6. Sélectionnez Envoyer pour remettre l’invitation.

Planifier une réunion ou un événement périodique

1. Dans le calendrier, sélectionnez Nouvel événement, puis ajoutez un titre pour votre réunion ou événement.

2. Si vous avez besoin d’inviter d’autres personnes à cet événement ou à cette réunion, sélectionnez Inviter des participants, puis entrez le nom des personnes à inviter à la réunion.

3. Sélectionnez une plage horaire suggérée pour la réunion ou entrez manuellement une date et des heures de début et de fin.

4. Sélectionnez liste déroulante Ne pas répéter , puis choisissez l’intervalle de périodicité souhaité pour l’événement.

5. Entrez un emplacement de réunion et faites glisser le bouton bascule Skype réunion (ou réunion Teams) vers la gauche ou la droite, selon le cas :

   

6. Sélectionnez Envoyer pour remettre l’invitation.