Ajouter votre événement d’absence du bureau au calendrier Outlook d’autres personnes

Étape 1 : Ajouter vos congés aux calendriers de vos collègues

Lorsque vous marquez l’heure comme « absence du bureau » dans votre calendrier, vos collègues le voient lorsqu’ils tentent de planifier une réunion avec vous. Mais ne serait-il pas idéal si vous pouviez avertir tout le monde à la fois à l’avance de votre absence sans affecter son état de disponibilité ou encombrer ses calendriers ? Pour ce faire, vous pouvez définir vos informations pour qu’elles apparaissent dans leurs calendriers en tant qu’événement d’une journée entière, mais contrairement à un événement normal de toute la journée, qui est généralement défini sur « occupé », cet événement d’une journée entière s’affiche en tant que temps libre. La disponibilité/non disponibilité de vos collègues n’est pas affectée.

1. Dans Calendrier, sous l’onglet Accueil , sélectionnez Nouvelle réunion.

   Conseil : Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier pour créer une demande de réunion, en appuyant sur Ctrl+Maj+Q.

2. Tapez une description dans la zone Titre et, si vous le souhaitez, entrez un emplacement dans la zone Emplacement .

3. Dans les listes Heure de début et Heure de fin, sélectionnez l’heure de début et de fin de votre absence du bureau. Pour les vacances, cela implique généralement des jours complets. Si c’est le cas, activez la case à cocher Événement toute la journée .

   Remarque : Par défaut, Outlook utilise le paramètre de fuseau horaire actuel sur votre ordinateur pour la planification. Si vous souhaitez planifier votre absence du bureau en fonction d’un fuseau horaire différent, sélectionnez la zone Fuseaux horaires case activée et sélectionnez le fuseau horaire approprié.

4. Dans le groupe Participants, pour Options de réponse, désactivez Demander des réponses dans le bouton déroulant.

5. Dans le groupe Options , pour Afficher sous, sélectionnez Gratuit dans la liste déroulante. Si vous avez déjà spécifié qu’il s’agit d’un événement d’une journée entière, Afficher comme est automatiquement défini sur Disponible.

   Important : 

   • Assurez-vous que le paramètre Afficher en tant que est défini sur Disponible. Cela permet aux destinataires de la demande de réunion d’accepter la demande de réunion et d’ajouter votre période de congés à leur calendrier, mais pas de bloquer de temps dans leur calendrier. Le calendrier du destinataire affiche toujours la disponibilité pour la planification pendant vos congés.

   • Lorsque vous choisissez un événement d’une journée entière, l’heure de début de l’événement est à minuit. Pour éviter que vos collègues reçoivent des alertes à des moments impairs, définissez le paramètre Rappel sur Aucun.

6. Tapez les informations que vous souhaitez partager avec les destinataires.

7. Ajoutez les destinataires prévus à la ligne Obligatoire ou Facultatif .

8. Si vous avertissez les utilisateurs d’une série de fois que vous serez absent du bureau, dans le groupe Options , sélectionnez Périodicité, sélectionnez le modèle de périodicité, puis sélectionnez OK.

9. Sélectionnez Envoyer.

Lorsque vous envoyez cette demande de réunion avec Afficher comme défini surDisponible, l’événement s’affiche en haut de chaque jour dans les calendriers Outlook de vos collègues ; un rappel visuel qui ne bloque aucune heure de travail.

Étape 2 : Bloquer les congés dans votre calendrier

Si vous avez suivi les étapes de la section précédente, la demande de réunion que vous avez envoyée a été marquée comme du temps libre pour empêcher le blocage du délai d’attente sur les calendriers d’autres personnes. Toutefois, l’heure est également marquée comme étant disponible sur votre propre calendrier. Vous devez maintenant créer un rendez-vous supplémentaire pour vous-même afin que d’autres personnes puissent voir que vous n’êtes pas disponible pendant le temps que vous spécifiez.

Une erreur courante consiste à ouvrir l’élément de demande de réunion sur votre calendrier et à modifier le paramètre Afficher sous de Gratuit à Absence du bureau une fois que vous avez envoyé la demande d’origine. Toutefois, lorsque vous effectuez cette opération, une mise à jour est envoyée à tous ceux à qui vous avez envoyé la demande de réunion, en remplaçant Gratuit par Absence du bureau et en vain les mesures que vous avez prises pour éviter de le faire. Vous devez créer un rendez-vous en double dans votre calendrier avec le paramètre Afficher sous défini sur Absence du bureau.

Lorsque des personnes utilisent le calendrier Outlook pour planifier des réunions et d’autres événements, elles peuvent voir votre disponibilité, sauf si vous avez modifié les autorisations de votre calendrier pour éviter cela. Normalement, les rendez-vous, réunions et événements ont un paramètre Afficher comme sur Occupé. Vous pouvez également créer des éléments avec le paramètre Afficher en tant queAbsence du bureau. Les éléments définis sur Absent du bureau sont considérés comme similaires aux éléments définis sur Occupé . Quelqu’un ne doit pas s’attendre à ce que vous soyez disponible à ce moment-là. Visuellement, les deux types diffèrent : les éléments définis sur Absence du bureau apparaissent avec une couleur violette, les éléments définis sur Occupé sont identifiés par un thème de couleur bleu. Cette différence d’apparence permet de mettre en évidence la raison pour laquelle vous n’êtes pas disponible. Par exemple, vous pouvez être en mesure de déplacer un élément occupé en conflit, mais vous n’êtes probablement pas en mesure ou prêt à modifier un élément d’absence du bureau tel que vos vacances.

1. Dans Calendrier, sous l’onglet Accueil , sélectionnez Nouveau rendez-vous.

2. Dans la zone Titre, tapez un nom pour votre absence.

3. Dans Heure de début et heure de fin, sélectionnez les dates auxquelles votre absence commence et se termine.

4. Activez la case à cocher Événement toute la journée .

5. Définissez le paramètre Afficher sous sur Absence du bureau.

6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.