Kokouksen tai tapahtuman ajoittaminen Outlookissa

Kokouksen ajoittaminen

1. Luo kokouspyyntö jollakin seuraavista tavoista:

   • Valitse Saapuneet-kansiossa Uudet kohteet > Kokous tai käytä näppäinyhdistelmää Ctrl + Vaihto + Q.

   • Valitse Saapuneet-kansiossa Uusi kokous tai käytä näppäinyhdistelmää Ctrl + Vaihto + Q.

   • Valitse Saapuneet-kansioon viestissä Vastaa Kokous-painikkeella.

     

2. Lisää osallistujia jommallakummalla seuraavista tavoista:

   • Lisää osallistujat kokouspyynnön Vastaanottaja-riville ja siirry vaiheeseen 4.

   • Jos käytätMicrosoft 365 tai Exchange-tiliä, tarkastele osallistujien aikatauluja Aikatauluavustajan avulla.

3. Napsauta Aikatauluavustajassa joko nimesi alla olevaa ruutua ja kirjoita osallistujan nimi tai sähköpostiosoite tai Lisää osallistujia -painiketta, jotta saat osoitteiston näkyviin.

   Valitse osallistujan nimen vieressä oleva kuvake aikatauluavustajassa, jos haluat merkitä tietyn osallistujan pakolliseksi osallistujaksi, valinnaiseksi osallistujaksi tai resurssiksi. Kun alat kirjoittaa osallistujan nimeä, Outlook tarjoaa sinulle ehdotuksia perustuen henkilöihin, jotka olet tavannut tai joille olet lähettänyt sähköpostia hiljattain. Valitse luettelosta nimi, jonka haluat lisätä osallistujaksi.

4. Lisää kokouksen aihe, alkamisaika ja päättymisaika sekä sijainti.

   Outlook 2016:ssa (tai uudemmat versiot) ja Outlook for Microsoft 365:ssä voit alkaa kirjoittaa sijainnin nimeä, esimerkiksi Fourth Coffee Shop tai Conference Room 23, ja Outlook etsii sijaintivastaavuuksia. Valitse jokin ehdotuksista kyseisen sijainnin valitsemiseksi tai jatka kirjoittamista toisen sijainnin löytämiseksi.

   Vihje: Jos käytössäsi on Microsoft Exchange -tili tai Microsoft 365 -sähköpostitili, tarkista käytettävyys ja varaa tila valitsemalla Aikatauluavustaja ja sitten Huoneenhaku. Lisätietoja on artikkelissa Aikatauluavustajan ja huoneenhaun käyttäminen kokouksia varten Outlookissa.

5. Jos haluat liittää tiedoston kokouspyyntöön, valitse Lisää -valikossa Liitä tiedosto ja valitse sitten lisättävä tiedosto.

6. Jos et halua tehdä tästä toistuvaa kokousta, valitse Lähetä. Katso muussa tapauksessa ohjeet kohdasta Kokouksen muuttaminen toistuvaksi.

Kokouksen muuttaminen toistuvaksi

1. Valitse Kokous > toistuvuus.

   Huomautus: Voit ajoittaa kokouksen toistumaan säännöllisesti pikanäppäimellä Ctrl+G.

2. Valitse haluamasi toistumiskaavan asetukset ja valitse sitten OK.

   Huomautus: Kun lisäät kokouspyyntöön toistumiskaavan, Kokous-välilehti muuttuu Kokoussarja‑välilehdeksi.

3. Lähetä kokouspyyntö valitsemalla Lähetä.

Henkilön lisääminen aiemmin luotuun kokoukseen

Voit lisätä uuden osallistujan aiemmin luotuun kokoukseen.

Jos olet kokouksen omistaja:

1. Avaa kokous kaksoisnapsauttamalla ja lisää sitten vähintään yksi henkilö kokoukseen Käyttämällä Pakollinen- tai Valinnainen-riviä tai Aikatauluavustajaa .

2. Valitse Lähetä päivitys ja jokin seuraavista vaihtoehdoista:

   • Lähetä päivitykset vain lisätyille tai poistetuille osallistujille.

   • Lähetä päivitykset kaikille osallistujille.

Jos et ole kokouksen omistaja:

1. Avaa kokouspyyntö. Valitse valintanauhan Vastaa-ryhmässä Vastaa ja Lähetä edelleen. Lisää vastaanottajia kokouspyyntöön.

2. Valitse Lähetä. Kokouksen omistaja saa ilmoituksen, että olet lähettänyt kokouspyynnön edelleen toiselle henkilölle. Lisätietoja on artikkelissa Kokouksen lähettäminen edelleen.

Kokousten lopettaminen ajoissa

Jos käytössäsi on Outlook for Microsoft 365, outlook voi lopettaa kokoukset muutaman minuutin etuajassa. Tämä auttaa säästämään aikaa siirtymiseen kokousten välillä. Voit valita eri kesto yli ja alle tunnin pituisille kokouksille.

1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Kalenteri > Kalenterin asetukset

2. Valitse Lyhennä tapaamisia ja kokouksia -valintaruutu ja valitse sitten Joko Lopeta aikaisin tai Aloita myöhässä.

3. Valitse avattavien luetteloiden avulla alle tunnin ja vähintään tunnin kokousten minuuttimäärä ja valitse sitten OK.

Kokouksen tai tapahtuman ajoittaminen

1. 1. Valitse kalenterista Uusi tapahtuma > tapahtuma.

   2. Lisää kokouksen tai tapahtuman otsikko.

   3. Valitse Kutsu osallistujia ja kirjoita sitten kokoukseen tai tapahtumaan kutsuttavien henkilöiden nimet.

      Jos käytät työpaikan tai oppilaitoksen tiliä Outlookissa Microsoft 365:n tai Exchangen kanssa, tarkastele osallistujien aikatauluja Aikatauluavustaja-välilehdessä . 

   4. Valitse aikatauluavustajassaLisää pakollinen osallistuja tai Lisää valinnainen osallistuja ja ala kirjoittaa osallistujan nimeä tai sähköpostiosoitetta. Kun alat kirjoittaa osallistujan nimeä, Outlook tarjoaa sinulle ehdotuksia perustuen henkilöihin, jotka olet tavannut tai joille olet lähettänyt sähköpostia hiljattain. Valitse luettelosta nimi, jonka haluat lisätä osallistujaksi.

   5. Valitse ehdotettu aikaväli tai kirjoita päivämäärä- ja alkamis- ja päättymisajat manuaalisesti Tapahtuma-välilehteen.

   6. Kirjoita kokoussijainti ja liu'uta Teams-kokouksen vaihtonäppäintä vasemmalle tai oikealle tarpeen mukaan.

      Vihje: Tilisi mukaan voit ehkä valita Lisää huone tai Etsi kokoushuone tai kokoussijainti .

   7. Jos et halua tehdä tästä toistuvaa kokousta, lähetä kutsu valitsemalla Lähetä . Muussa tapauksessa katso seuraava osio Toistuvan kokouksen ajoittaminen.

   Toistuvan kokouksen ajoittaminen

   1. Noudata edellisen osan vaiheita 1–6, ajoita kokous ja lisää osallistujia.

   2. Valitse Tee toistuvaksi ja valitse Toista-ikkunassa tapahtumalle haluamasi toistumisväli. Valitse Tallenna.

   3. Lähetä kutsu valitsemalla Lähetä .

Kokouksen ajoittaminen ja osallistujien kutsuminen

1. Valitse Outlook.com kalenterista Uusi tapahtuma.

2. Lisää kokouksen tai tapahtuman otsikko.

3. Valitse Kutsu osallistujia ja kirjoita kokoukseen tai tapahtumaan kutsuttavien henkilöiden nimet. Kun alat kirjoittaa osallistujan nimeä, Outlook antaa sinulle ehdotuksia hiljattain tapaamiesi tai sähköpostitse lähettämiesi henkilöiden perusteella. Valitse luettelosta nimi, jonka haluat lisätä osallistujaksi.

4. Valitse ehdotettu aikaväli tai kirjoita päivämäärä sekä alkamis- ja päättymisaika manuaalisesti.

5. Kirjoita kokouksen sijainti ja liu'uta Skype-kokousta (tai Teams-kokousta) vasemmalle tai oikealle tarpeen mukaan:

   

6. Lähetä kutsu valitsemalla Lähetä .

Toistuvan kokouksen tai tapahtuman ajoittaminen

1. Valitse kalenterista Uusi tapahtuma ja lisää kokoukselle tai tapahtumalle otsikko.

2. Jos haluat kutsua muita osallistujia tähän tapahtumaan tai kokoukseen, valitse Kutsu osallistujia ja kirjoita sitten kokoukseen kutsuttavien henkilöiden nimet.

3. Valitse ehdotetun ajankohta kokoukselle tai kirjoita päivämäärä sekä alkamis- ja päättymisaika manuaalisesti.

4. Valitse Älä toista avattavaa valikkoa ja valitse sitten tapahtumalle haluamasi toistumisväli.

5. Kirjoita kokouksen sijainti ja liu'uta Skype-kokousta (tai Teams-kokousta) vasemmalle tai oikealle tarpeen mukaan:

   

6. Lähetä kutsu valitsemalla Lähetä .