Για χρόνια, οι οργανισμοί βασίζονταν σε ομάδες διανομής για να επικοινωνούν και να συνεργάζονται με ομάδες ατόμων τόσο εντός όσο και εκτός της εταιρείας. Τώρα, ωστόσο, Microsoft 365 Ομάδες στο Outlook προσφέρουν μια πιο ισχυρή λύση για συνεργασία.
Συμβουλή: Εάν αναζητάτε πληροφορίες σχετικά με τη χρήση ομάδων επαφών του Outlook για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια λίστα ατόμων, όπως μια ομάδα φίλων, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ομάδας επαφών ή λίστας διανομής στο Outlook για PC.
Τι είναι οι ομάδες Microsoft 365;
Όταν ρυθμίζετε μια ομάδαMicrosoft 365 στο Outlook, μπορείτε να επιλέξετε ένα σύνολο ατόμων με τα οποία θέλετε να συνεργαστείτε και να ρυθμίσετε εύκολα μια συλλογή πόρων για κοινή χρήση από αυτά τα άτομα. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την εκχώρηση δικαιωμάτων με μη αυτόματο τρόπο σε όλους αυτούς τους πόρους, καθώς η προσθήκη μελών στην ομάδα τούς παρέχει αυτόματα τα δικαιώματα που χρειάζονται για τα εργαλεία που παρέχει η ομάδα σας.
Αυτοί οι πρόσθετοι πόροι περιλαμβάνουν:
-
Κοινόχρηστα εισερχόμενα - Όπου γίνονται οι συνομιλίες που παραδοσιακά έχετε στις λίστες διανομής σας. Αυτός ο κοινόχρηστος φάκελος εισερχομένων έχει πλήρη δυνατότητα αναζήτησης, επομένως δημιουργεί μια ζωντανή αρχειοθήκη με τα μηνύματα της ομάδας. Οι νεοεισερχόμενοι στην ομάδα μπορούν να κάνουν αναζήτηση ή να κάνουν κύλιση στο ιστορικό για να εξοικειωθούν γρήγορα με ό,τι έχει δημοσιευτεί στην ομάδα προηγουμένως. Ανατρέξτε στο θέμα: Έχετε μια ομαδική συνομιλία στο Outlook.
Συμβουλή: Εάν οι χρήστες εξακολουθούν να θέλουν τα μηνύματα της ομάδας να εμφανίζονται στα προσωπικά τους εισερχόμενα, όπως έκαναν με τη λίστα διανομής, το μόνο που χρειάζεται να κάνουν είναι να εγγραφούν στην ομάδα κάνοντας κλικ στο κουμπί Ιδιότητα μέλους στην κορδέλα του Outlook.
-
Βιβλιοθήκη κοινόχρηστων αρχείων - Η ομάδα σας διαθέτει μια βιβλιοθήκη αρχείων του SharePoint όπου οι χρήστες σας μπορούν να αποθηκεύουν, να κάνουν κοινή χρήση και να συνεργάζονται σε έγγραφα, βιβλία εργασίας, παρουσιάσεις, εικόνες ή οποιοδήποτε άλλο είδος αρχείου στο οποίο πρέπει να εργαστούν. Ανατρέξτε στο θέμα: Κοινή χρήση αρχείων ομάδας.
-
Κοινόχρηστο ημερολόγιο - Η ομάδα σας λαμβάνει ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο για να δημοσιεύσει συμβάντα που σχετίζονται με την ομάδα. Κάθε μέλος που έχει εγγραφεί στην ομάδα προσκαλείται αυτόματα σε συμβάντα που δημοσιεύονται στο ημερολόγιο, ώστε αυτά τα συμβάντα να μπορούν επίσης να εμφανίζονται στα προσωπικά ημερολόγιά τους, εάν το επιθυμούν. Ανατρέξτε στο θέμα: Προγραμματισμός σύσκεψης σε ημερολόγιο ομάδας στο Outlook.
-
Κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote - Η ομάδα διαθέτει αυτόματα ένα κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote, όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να συλλέγουν και να συνεργάζονται σε πληροφορίες. Πολλές ομάδες χρησιμοποιούν το σημειωματάριο για να δημιουργήσουν ένα ζωντανό wiki με συνήθεις ερωτήσεις και άλλους πόρους.
-
Πρόσβαση επισκέπτη - Μπορείτε να προσθέσετε εξωτερικές επαφές σε ομάδες διανομής στο παρελθόν, αλλά το μόνο που έλαβαν ήταν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Με τις ομάδες, μπορείτε να προσφέρετε στους επισκέπτες πρόσβαση σε συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αρχεία, ακόμη και στο κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote. Ανατρέξτε στο θέμα: Πρόσβαση επισκέπτη στο Ομάδες Microsoft 365.
-
Το περιεχόμενο είναι ανιχνεύσιμο - Οι ομάδες στο Outlook είναι δημόσιες από προεπιλογή, γεγονός που σημαίνει ότι είναι εύκολο για άλλα άτομα στην εταιρεία σας να ανακαλύψουν και να συμμετάσχουν ή να αναθεωρήσουν το υλικό της ομάδας. Εάν το περιεχόμενο της ομάδας είναι πιο ευαίσθητο, μπορείτε να αλλάξετε την ομάδα σε ιδιωτική, το οποίο αποκρύπτει τα περιεχόμενα από μη μέλη και απαιτεί από τον κάτοχο της ομάδας να εγκρίνει τυχόν αιτήσεις συμμετοχής.
-
Δημιουργία αυτοεξυπηρέτησης - Δεν χρειάζεται να κολλάει από αιτήματα χρηστών για τη δημιουργία ομάδων. Οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν τις δικές τους ομάδες, ανάλογα με τις ανάγκες. Εάν θέλετε να ελέγξετε ποιοι χρήστες στον οργανισμό σας μπορούν να δημιουργούν ομάδες, ανατρέξτε στο θέμα: Διαχείριση των χρηστών που μπορούν να δημιουργούν Ομάδες Microsoft 365.
Αυτές είναι μερικές μόνο από τις δυνατότητες που καθιστούν τις ομάδες μια πιο ισχυρή λύση από τις ομάδες διανομής.
Διαχείριση των ομάδων σας
Microsoft 365 προσφέρει μια σειρά από χρήσιμα εργαλεία και δυνατότητες για πιο εύκολη διαχείριση και διαχείριση των ομάδων σας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με κάθε ένα από αυτά τα πλεονεκτήματα, κάντε κλικ στις επικεφαλίδες παρακάτω.
Η διατήρηση του καταλόγου σας υπό έλεγχο αποτελεί πρόβλημα για κάθε διαχειριστή. Ακολουθούν ορισμένα από τα εργαλεία που προσφέρει Microsoft 365 για να το κάνετε πιο εύκολο:
-
Πολιτικές ονομασίας - Οι πολιτικές ονομασίας σάς επιτρέπουν να ορίσετε τι είναι και τι όχι αποδεκτά ονόματα για τις ομάδες σας. Αυτό εμποδίζει τους χρήστες να δώσουν άβητα ή απαγορευμένα ονόματα σε ομάδες. Επιπλέον, μπορείτε να επιβάλετε εταιρικά τυπικά προθήματα ή επιθήματα στα ονόματα των ομάδων.
Δυναμική συμμετοχή ως μέλος - Η δυναμική ιδιότητα μέλους σάς επιτρέπει να ορίσετε την ιδιότητα μέλους ομάδας με βάση τον κανόνα, ο οποίος προσθέτει (ή καταργεί) μέλη ομάδων με βάση μετα-δεδομένα (όπως το τμήμα ή το ρόλο) στην υπηρεσία καταλόγου Active Directory. Ανατρέξτε στο θέμα Χρήση χαρακτηριστικών για τη δημιουργία κανόνων για προχωρημένους για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία δυναμικής ιδιότητας μέλους.
-
Κρυφή ιδιότητα μέλους - Εάν έχετε κάποιο λόγο να θέλετε η συμμετοχή στην ομάδα σας να είναι εμπιστευτική, για παράδειγμα, εάν τα μέλη είναι σπουδαστές, μπορείτε να αποκρύψετε την ιδιότητα μέλους από εξωτερικά κόμματα.
-
Δικαιώματα δημιουργίας - Ενδέχεται να υπάρχουν ορισμένα άτομα στον οργανισμό σας που δεν θέλετε να μπορούν να δημιουργήσουν νέες ομάδες. Υπάρχουν διάφορες τεχνικές για τη διαχείριση των δικαιωμάτων δημιουργίας στον κατάλογό σας. Ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση δημιουργίας Ομάδων Microsoft 365.
-
Αρχεία καταγραφής ελέγχου - Μπορείτε να έχετε μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση επιτρέποντας στους χρήστες σας να δημιουργούν ομάδες και να διαχειρίζονται την ιδιότητα μέλους ομάδας, επειδή τα αρχεία καταγραφής ελέγχου ομάδων Microsoft 365 σάς επιτρέπουν να εντοπίσετε ποιος δημιούργησε ή διέγραψε μια συγκεκριμένη ομάδα ή έκανε αλλαγές στην ιδιότητα μέλους της ομάδας. Ανατρέξτε στο θέμα: Κάντε αναζήτηση στο αρχείο καταγραφής ελέγχου στο Κέντρο συμμόρφωσης & ασφάλειας του Microsoft 365.
Η Διαχείριση παράδοσης σάς παρέχει ορισμένες μεθόδους για να χειριστείτε τον τρόπο με τον οποίο τα μηνύματα πρέπει να αποστέλλονται ή να λαμβάνονται από την ομάδα. Επιπλέον, υπάρχουν εργαλεία για την παρακολούθηση της ροής αυτών των μηνυμάτων.
-
Αποστολή ως ή Αποστολή εκ μέρους του - Αυτές οι ρυθμίσεις επιτρέπουν σε συγκεκριμένους χρήστες να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν να προέρχονται από την ομάδα ή να είναι εκ μέρους της.
-
Περιορισμοί αποστολέα - Αυτές οι ρυθμίσεις σάς επιτρέπουν να ελέγχετε ποιος επιτρέπεται να στέλνει μηνύματα στην ομάδα. Η ομάδα μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εξωτερικούς παρόχους, αλλά μπορεί να θέλετε να την περιορίσετε μόνο σε συγκεκριμένα εξωτερικά μέρη.
-
Υποστήριξη εξωτερικών χρηστών - Προσκαλώντας επισκέπτες στην ομάδα σας, μπορείτε να επιλέξετε να συμπεριληφθούν στις συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα. Ανατρέξτε στο θέμα: Πρόσβαση επισκέπτη στο Ομάδες Microsoft 365.
-
Κανόνες μεταφοράς - Οι κανόνες μεταφοράς λειτουργούν για ομάδες, όπως ακριβώς και για το διακομιστή Exchange. Οι κανόνες μπορούν να αναζητήσουν μηνύματα που πληρούν συγκεκριμένες συνθήκες και, στη συνέχεια, να προβούν σε κάποια ενέργεια σχετικά με αυτά τα μηνύματα.
-
Συμβουλές αλληλογραφίας - Οι συμβουλές αλληλογραφίας είναι ενημερωτικά μηνύματα που εμφανίζονται στους χρήστες κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος. Μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των NDR, προειδοποιώντας το χρήστη εάν το μήνυμά του είναι πιθανό να μεταβεί σε εξωτερικούς παρόχους ή να υπερβεί το όριο των μηνυμάτων.
-
Πολλές διευθύνσεις διακομιστή μεσολάβησης - Μια ομάδα μπορεί να έχει ψευδώνυμα, όπως ακριβώς κάνει ένα γραμματοκιβώτιο χρήστη. Επιπλέον διευθύνσεις διακομιστή μεσολάβησης μπορεί να είναι εύχρηστες για την αποδοχή μηνυμάτων που αποστέλλονται σε αυτά τα άλλα ψευδώνυμα ή για τη διευκόλυνση της επικοινωνίας με μια ομάδα που έχει μεγάλο ή δύσκολο να συλλαβιστεί το όνομα. Ανατρέξτε στο θέμα: Υποστήριξη πολλών τομέων για ομάδες Microsoft 365 - Διαχείριση βοήθεια
-
Μέγιστο μέγεθος αποστολής/παραλαβής - Αυτά τα όρια μπορούν να σας βοηθήσουν να μειώσετε τα προβλήματα με τη λήψη (ή την αποστολή) εξαιρετικά μεγάλων μηνυμάτων της ομάδας, προκειμένου να διαχειριστείτε καλύτερα τις απαιτήσεις χώρου αποθήκευσης και εύρους ζώνης.
Microsoft 365 σάς παρέχει επίσης ορισμένα εργαλεία για να διαχειριστείτε το είδος του περιεχομένου που τίθεται σε κοινή χρήση στην ομάδα σας.
-
Οδηγίες χρήσης - Θα μπορείτε να ορίσετε οδηγίες χρήσης για Microsoft 365 Ομάδες, για να εκπαιδεύσετε τους χρήστες σας σχετικά με βέλτιστες πρακτικές που βοηθούν να διατηρήσουν τις ομάδες τους αποτελεσματικές και να τις εκπαιδεύσουν σχετικά με τις εσωτερικές πολιτικές περιεχομένου.
-
Ταξινόμηση δεδομένων - Θα μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμόσιμο σύστημα ταξινόμησης δεδομένων για ομάδες Microsoft 365 που επιτρέπει το διαχωρισμό ομάδων κατά τύπο πολιτικής (π.χ., "μη ταξινομημένο", "εταιρικό εμπιστευτικό" ή "άκρως απόρρητο"). Με αυτόν τον τρόπο, οι ομάδες σας μπορούν να παρουσιάσουν τις πολιτικές άλλου περιεχομένου στον οργανισμό σας. Η επεκτάσιμη πολιτική επιτρέπει στην εταιρεία σας να ρυθμίζει τις παραμέτρους ενός τελικού σημείου που καλείται κάθε φορά που δημιουργείται ή τροποποιείται μια ομάδα και, στη συνέχεια, μπορείτε να εφαρμόσετε τις δικές σας πολιτικές για δημιουργία ή αλλαγή ομάδας.
Διαχείριση αλλαγής
Μερικές φορές οι χρήστες νιώθουν άβολα με την αλλαγή, επομένως είναι σημαντικό να επικοινωνήσετε με τα υπάρχοντα μέλη των λιστών διανομής σας για να τους ενημερώσετε σχετικά με το τι πρέπει να περιμένουν. Ακολουθούν ορισμένες από τις πληροφορίες που θα πρέπει να συμπεριλάβετε σε αυτό το μήνυμα, καθώς και ορισμένες απαντήσεις που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες:
Τι είναι οι ομάδες στο Outlook;
Microsoft 365 ομάδες στο Outlook είναι μια ενιαία λύση συνεργασίας για ομάδες/ομάδες που θέλουν ένα μέρος για την κοινή χρήση συζητήσεων, αρχείων, ημερολογίων και σημειώσεων με ενοποιημένο τρόπο που είναι εύκολο να εντοπιστεί. Ίσως η καλύτερη δυνατότητα είναι ότι τα Εισερχόμενα για την ομάδα διατηρούν ένα ιστορικό των συζητήσεων, διευκολύνοντας την αναζήτηση σε προηγούμενες συζητήσεις.
Γιατί κάνουμε αυτή την αλλαγή;
Άτομα έχουν ζητήσει συχνά τη δυνατότητα αναζήτησης στα μηνύματα που έχουν δημοσιευτεί στη λίστα διανομής μας για την εύρεση πληροφοριών που έχουν συζητηθεί στο παρελθόν. Η αναβάθμιση της λίστας διανομής σε μια ομάδα σημαίνει ότι οι χρήστες δεν χρειάζεται να κάνουν ή να απαντούν στις ίδιες ερωτήσεις ξανά και ξανά.
Επίσης, η νέα ομάδα θα περιλαμβάνει ένα ημερολόγιο για τις εκδηλώσεις της ομάδας μας, μια βιβλιοθήκη κοινόχρηστων αρχείων και ένα Σημειωματάριο του OneNote όπου μπορούμε να συνεργαστούμε και να συλλέξουμε πληροφορίες για μελλοντική αναφορά.
Πρέπει να κάνω κάτι για να συμμετάσχω σε αυτήν την ομάδα, εάν ήμουν ήδη μέλος της λίστας διανομής;
Όχι, εάν ήσασταν ήδη μέλος της λίστας διανομής, θα είστε αυτόματα μέλος της νέας ομάδας.
Πώς γίνεται αποκτήσετε πρόσβαση στη νέα ομάδα στο Outlook; Τι γίνεται με το Outlook στο web;
Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη νέα ομάδα στο Outlook, απλώς μεταβείτε στην κατηγορία Ομάδες προς το κάτω μέρος του παραθύρου περιήγησης στα αριστερά. Εάν χρησιμοποιείτε αυτήν την ομάδα, μπορείτε συχνά να την καρφιτσώσετε ως αγαπημένη κάνοντας δεξί κλικ σε αυτήν και επιλέγοντας Εμφάνιση ως αγαπημένη.
Επιπλέον, υπάρχουν δωρεάν προγράμματα-πελάτες για κινητές συσκευές για Microsoft 365 Ομάδες που είναι διαθέσιμες σε κάθε πλατφόρμα για κινητές συσκευές (iOS, Android κ.λπ.), ώστε να μπορείτε να αποκτήσετε εύκολα πρόσβαση στην ομάδα εν κινήσει.
Δεν μπορώ να αποστείω απλώς ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ναι φυσικά. Το ίδιο ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιήσατε για τη λίστα διανομής εξακολουθεί να λειτουργεί εξίσου καλά για την ομάδα στο Outlook.
Επίσης
Μην ξεχάσετε να τους πείτε πότε συμβαίνει αυτή η αλλαγή και με ποιον θα πρέπει να επικοινωνήσουν εάν έχουν περαιτέρω ερωτήσεις.
Μετεγκατάσταση των λιστών διανομής
Είστε έτοιμοι να αναβαθμίσετε τη λίστα διανομής σας σε μια ομάδα; Ανατρέξτε στο θέμα Μετεγκατάσταση λιστών διανομής σε Ομάδες Microsoft 365 - Διαχείριση βοήθεια.
Ποιες λίστες διανομής δεν μπορούν να αναβαθμιστούν σε Ομάδες Microsoft 365;
Μπορείτε να αναβαθμίσετε μόνο λίστες διανομής με διαχείριση από το cloud, απλές, μη ένθετες σε ομάδες του Microsoft 365. Ανατρέξτε στο θέμα Δεν είναι δυνατή η αναβάθμιση λιστών διανομής σε ομάδες Microsoft 365 - Exchange | Microsoft Learn
Τι ακολουθεί;
Αφού αναβαθμίσετε την ομάδα διανομής σας σε μια ομάδαMicrosoft 365, υπάρχουν μερικές εργασίες παρακολούθησης που μπορεί να θέλετε να κάνετε για να διασφαλίσετε την ομαλή λειτουργία της.
-
Παρακολούθηση των χρηστών σας - Επικοινωνήστε μαζί τους αμέσως μετά την ολοκλήρωση της αναβάθμισης και, στη συνέχεια, ξανά λίγες ημέρες αργότερα. Δείχνοντας ότι ακούτε και ανταποκρίνεστε σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να έχουν, θα συμβάλει σημαντικά στο να τις κάνετε ευτυχισμένες και άνετες με την αλλαγή.
-
Παρακολούθηση των αναφορών δέσμευσης - Η Πύλη Microsoft 365 Διαχείριση διαθέτει ορισμένες καλές αναφορές που μπορούν να σας δείξουν πόσοι χρήστες χρησιμοποιούν την ομάδα, πόσο συχνά και ποιες δυνατότητες χρησιμοποιούν. Αυτές οι αναφορές μπορούν να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε την παρακολούθηση και την εκπαίδευση των χρηστών, καθώς και να επισημάνετε πού οι χρήστες λαμβάνουν τη μεγαλύτερη αξία από τη νέα ομάδα. Ανατρέξτε στο θέμα: Αναφορές δραστηριότητας στο Κέντρο διαχείρισης Microsoft 365.
-
Μοιραστείτε την εμπειρία σας - Ενημερώστε τις άλλες ομάδες της εταιρείας σας ότι έχετε αναβαθμίσει την ομάδα διανομής σας και ποια βήματα κάνατε για να την επιτύχετε! Η κοινή χρήση αυτών των πληροφοριών μπορεί να βοηθήσει τις άλλες ομάδες να ακολουθήσουν το παράδειγμά σας και να έχουν μια δική τους επιτυχημένη αναβάθμιση.
Δείτε επίσης
Έχετε ερωτήσεις σχετικά με Microsoft 365 Ομάδες;
Επισκεφθείτε την κοινότητα τεχνικής Ομάδες Microsoft 365.
Είμαστε έτοιμοι να σας ακούσουμε
Η τελευταία ενημέρωση αυτού του άρθρου έγινε στις 16 Οκτωβρίου 2020 βάσει των σχολίων σας. Εάν ανακαλύψατε ότι σας καθοδηγεί σε χρήσιμες πληροφορίες και ιδίως εάν δεν το κάνατε, κάντε κλικ στα στοιχεία ελέγχου σχολίων παρακάτω και στείλτε μας εποικοδομητικά σχόλια, ώστε να συνεχίσουμε να τα βελτιώνουμε. Σας ευχαριστούμε!
