Leitfaden zum Datenschutz für persönliche Erkenntnisse

Schlüsselprinzipien

Als Viva Insights Benutzer können nur Sie Ihre eigenen Daten sehen.
Ihre Daten werden in Ihrem Exchange Online Postfach gespeichert und berechnet.
Sie können jederzeit ein- und abmelden .
Persönliche Erkenntnisse in Viva Insights zeigen Ihnen keine persönlich identifizierbaren Informationen von Kollegen an, die über das hinausgehen, was Sie bereits in Outlook und Teams sehen können.

Wichtige Punkte zum Datenschutz

Persönliche Erkenntnisse in Viva Insights sind nicht darauf ausgelegt, Auswertung, Nachverfolgung, automatisierte Entscheidungsfindung, Profilerstellung oder Überwachung zu ermöglichen. Viva Insights bietet Ihnen persönliche Einblicke über die Viva Insights-App in Microsoft Teams und im Web, das Insights Outlook-Add-In, Viva Digest-E-Mails, Briefing-E-Mails und Inlinevorschläge in Outlook. Persönliche Einblicke in Viva Insights verfügt über keinen Mechanismus oder keine Option, der es niemandem außer Ihnen ermöglicht, auf die personalisierten Informationen zuzugreifen, die über diese Oberflächen angezeigt werden, es sei denn, Sie geben sie gezielt und unabhängig voneinander weiter. Persönliche Erkenntnisse, die von Viva Insights bereitgestellt werden, können nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung oder für die Profilerstellung verwendet werden.
Persönliche Erkenntnisse in Viva Insights bieten Mitarbeitern keinen Zugriff auf neue personenbezogene Informationen zu anderen Kollegen. Viva Insights wandelt Daten in persönliche Erkenntnisse um, indem Berechnungen zu Informationen ausgeführt werden, die Sie generieren, indem Sie ihren Arbeitstag durchlaufen. Die meisten Daten, die Sie in persönlichen Erkenntnissen aus Viva Insights sehen, sind einfach eine Aggregation von Informationen, auf die Sie bereits Zugriff haben, aber ohne Unterstützung nicht schnell Berechnungen durchführen könnten.
Persönliche Einblicke in Viva Insights Daten werden verarbeitet und im Exchange Online Postfach des Mitarbeiters gespeichert. Viva Insights verarbeitet Daten aus diesen Quellen für persönliche Erkenntnisse: Exchange Online E-Mail- und Kalenderdaten, Chat- und Anrufsignale von Skype for Business und aus Teams. Viva Insights speichert und verarbeitet diese Daten im Exchange Online Postfach jedes Mitarbeiters.
Persönliche Erkenntnisse in Viva Insights unterstützen die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Microsoft hat persönliche Einblicke in Viva Insights entwickelt, um die Anforderungen Ihrer organization zur Einhaltung der DSGVO-Anforderungen zu unterstützen.

Wichtig: In diesem Artikel wird die Briefing-E-Mail erläutert. Wir haben das Senden von Briefing-E-Mails angehalten, um einige Verbesserungen vorzunehmen. Sie können weiterhin auf das Viva Insights Outlook-Add-In oder Viva Insights-App in Teams und im Web zugreifen, um wichtige Funktionen zu erhalten, bis dieser Dienst fortgesetzt wird. Weitere Informationen zu dieser Änderung finden Sie unter Briefing-Pause.

Wichtig: In diesem Artikel wird auch die Digest-E-Mail behandelt. Ab Ende März 2024 werden die Digest-E-Mails angehalten, die in der Regel zweimal im Monat gesendet werden. Alle Inhalte aus Digest-E-Mails sind weiterhin in der Viva Insights-App in Teams oder im Web verfügbar. Sie können Ihre Datenerkenntnisse weiterhin nahtlos untersuchen und analysieren. Weitere Informationen zu dieser Änderung finden Sie in der Digest-E-Mail-Pause.

Wo sie persönliche Einblicke anzeigen können

Persönliche Einblicke in Viva Insights:

Datenschutz in der Viva Insights-App in Teams und im Web

Wenn Daten in der Microsoft Viva Insights-App verarbeitet werden, schützt Microsoft die Privatsphäre der Mitarbeiter und hält die lokalen Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vollständig ein. Viva Insights schützt die Privatsphäre auf folgende Weise:

Persönlich und privat – Inhalte in Ihren Erkenntnissen sind persönlich, privat und nur für Sie verfügbar. Niemand anderes in Ihrem organization kann darauf zugreifen.
Die Daten aller werden privat gehalten – Viva Insights enthält keine neuen personenbezogenen Informationen zu anderen Personen in Ihrem organization. Die Erkenntnisse und Aktionen basieren auf Informationen, die von Ihnen und Ihrem organization nur durch Ihren regulären Arbeitstag generiert werden. Ihre Erkenntnisse basieren auf Informationen, auf die Sie bereits Zugriff haben, aber ohne Hilfe nicht schnell aggregieren können.
Postfachsicherheit: Viva Insights verwendet Exchange Online E-Mail- und Kalenderdaten und verarbeitet und speichert alle Erkenntnisse oder Aktionen in Ihrem Exchange Online Postfach, sodass die Datensicherheit von Exchange integriert und erzwungen wird.
DSGVO-konform: Microsoft hält die DSGVO ein, wenn Erkenntnisse und Aktionen in der App bereitgestellt werden.

Funktionsweise

Die persönlichen Erkenntnisse und Aktionen in der Microsoft Viva Insights-App basieren auf Ihren Exchange Online Postfachdaten, z. B. E-Mail- und Kalenderdaten. Die Erkenntnisse werden aus Daten abgeleitet, die Ihnen bereits in Ihrem Exchange Online Postfach zur Verfügung stehen. Wenn Sie beispielsweise feststellen möchten, welche Verpflichtungen Sie anderen gegenüber eingegangen sind, wäre es Ihnen möglich jede E-Mail in Ihrem Postfach manuell überprüfen. Die Viva Insights-App schützt Sie einfach vor diesem mühsamen Prozess.

Datentypen

Viva Insights bietet persönliche Einblicke mit den folgenden Datentypen.

Postfachdaten: Email, Kalender-, Chat- und Anrufaktivitäten, die Sie mithilfe von Microsoft 365 generieren, z. B. Zeit, die Sie in Besprechungen oder E-Mails verbringen, die Sie an eine bestimmte Person oder Gruppe senden.
Inkrementelle Daten: Daten, die ihnen andernfalls nicht zur Verfügung stehen, aber in aggregierter Form zum Schutz der Privatsphäre präsentiert werden.

Postfachdaten

Postfachdaten stellen Informationen dar, auf die Sie bereits Zugriff haben, indem Sie einfach Ihren Job erledigen, z. B. das Senden von E-Mails, das Organisieren von Besprechungen oder das Chatten mit Kollegen. Viva Insights verarbeitet und zeigt die Informationen auf eine Weise an, die sie umsetzbar macht.

Beispielsweise bietet Viva Insights Ansichten, mit denen Sie schnell verstehen können, wie viel Zeit Sie jeden Tag in Besprechungen und E-Mails verbringen, mit wem Sie am meisten zusammenarbeiten, mit wem Sie den Kontakt verlieren und an wen Sie Verpflichtungen und Anforderungen gestellt haben.

Sie können maßnahmen für diese Informationen ergreifen. Sie können beispielsweise entscheiden, dass Sie zu viel Zeit in Besprechungen verbringen und ein persönliches Ziel verfolgen, effizientere Besprechungen durchzuführen.

Persönliche Erkenntnisse werden aus Daten abgeleitet, die Ihnen an den folgenden Stellen bereits zur Verfügung stehen:

Ihr Exchange Online Postfach
Ihre Aktivitäten in OneDrive- und SharePoint-Dokumenten
Ihr Chat- und Anrufverlauf aus Teams und aus Skype for Business

Viva Insights wendet einfach einige grundlegende Berechnungen und Regeln an, um diese Daten handlungsfähiger zu machen. Postfachdaten werden direkt in Ihrem Exchange Online Postfach gespeichert.

Wenn Sie beispielsweise ermitteln möchten, welche Kollegen Ihnen in der letzten Woche die meisten E-Mails gesendet haben, können Sie dies technisch ohne Viva Insights tun, indem Sie die E-Mails von Kollegen manuell in Ihrem Posteingang zählen. Ebenso können Sie die durchschnittliche Antwortzeit Ihrer Kollegen auf die E-Mails ermitteln, die Sie ihnen gesendet haben, indem Sie die In Ihrem Postfach verfügbaren Zeitstempelinformationen verwenden. Viva Insights ersparen Sie sich die Mühe, diese mühsamen Berechnungen durchführen zu müssen.

Inkrementelle Daten

In einigen Fällen erhalten Sie von persönlichen Erkenntnissen in Viva Insights nicht identifizierte Informationen zu anderen Personen, die ihnen sonst nicht zur Verfügung stehen, z. B. für Email Leseraten.

Email Leseraten

Viva Insights verfolgt den Prozentsatz der Empfänger nach, die eine E-Mail-Nachricht (im Outlook-Add-In) für E-Mails geöffnet haben, die Sie an fünf oder mehr Personen gesendet haben.

Um den Datenschutz zu wahren, verfolgt Viva Insights keine Leseraten für Nachrichten, die an weniger als fünf Personen gesendet werden. Viva Insights zeigt auch keine Leseraten von "0 Prozent" oder "100 Prozent" an, da dies es den Menschen ermöglichen würde, endgültige Schlussfolgerungen über einzelne Aktionen von Kollegen zu treffen. Stattdessen wird die Leserate in diesen Fällen als Bereich angezeigt, der einen Schwellenwert umfasst, der von der Anzahl der Empfänger der E-Mail abhängt.

Diese Metrik wird basierend auf dem "Read"-Flag in Exchange Online berechnet. Für einige Personen werden Nachrichten als "gelesen" gekennzeichnet, wenn Sie eine Nachricht im Outlook-Vorschaubereich öffnen. Für andere Müssen Sie möglicherweise doppelklicken, um die Nachricht zu öffnen, um sie als "gelesen" zu markieren.

Sie können diese Einstellung in Ihren Outlook-Einstellungen steuern. Um diese Signale im Postfach des Absenders anzuzeigen, wird das "Lesen"-Flag innerhalb der Microsoft 365-Umgebung kopiert und dann an das Postfach des Absenders übermittelt.

DSGVO-Compliance

Wie bei der vollständigen Microsoft 365-Suite unterstützt Viva Insights die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen. Beispielsweise unterstützt Viva Insights Folgendes:

Schützen und Schützen der personenbezogenen Daten von Benutzern: Insights erfordert eine Exchange Online-Lizenz, und alle Daten werden im Postfach der Mitarbeiter Exchange Online gespeichert. Die berechneten Metriken, z. B. Aufgaben, werden an das Postfach angefügt. Daher erfüllt die Viva Insights-App diese Verpflichtung, da sie Exchange Online auch die Verpflichtung erfüllt:
- Microsoft wird keine Kundendaten in Exchange Online für Werbung minen.
- Microsoft gibt Exchange Online Kundendaten nicht freiwillig an Strafverfolgungsbehörden weiter.
- Microsoft erfüllt alle Anforderungen im Zusammenhang mit der Verschlüsselung von Exchange Online Daten und implementiert Kontrollen, um Sicherheitsrisiken zu reduzieren und die Geschäftskontinuität sicherzustellen, wie in ISO 27001 und 27018 beschrieben.
Benutzer benachrichtigen, wenn eine Sicherheitsverletzung erkannt wird: Microsoft benachrichtigt Datenschutzkontakte von Kunden innerhalb von 72 Stunden, wenn Microsoft von einer Sicherheitsverletzung durch die Standardbetriebsverfahren zur Reaktion auf Vorfälle von Microsoft 365 kenntnis wird.
Berücksichtigen von Benutzeranforderungen zum Exportieren, Löschen oder Einschränken der Verarbeitung personenbezogener Daten– Microsoft unterstützt Benutzeranfragen, z. B. Anforderungen zum Exportieren oder Löschen von Daten.

Weitere Informationen finden Sie unter DSGVO-Compliance.