نظرة عامة: إدارة الموقع والإذن والمشاركة لمالكي المواقع

إنشاء موقع فرعي

قد ترغب في أن يتمكن أعضاء فريقك من إنشاء مواقع فرعية ضمن موقع الفريق لاستخدامها في مشاريع معينة.

يمكن أن تكون القدرة على إنشاء مواقع فرعية جديدة تلقائيا فائدة كبيرة للمجموعة، ولكن يمكن أن يخرج إنشاء الموقع غير المقيد عن متناول اليد. عندما تنتشر المواقع الفرعية بحرية، يمكن أن تنشأ مشاكل. على سبيل المثال:

• من الصعب على المستخدمين العثور على الموقع الفرعي الصحيح، أو التأكد مما إذا كان لديهم.

• يمكن تكرار المعلومات في العديد من المواقع الفرعية، باستخدام مساحة تخزين باهظة الثمن، وتتطلب جهدا مكرر للحفاظ عليها.

• يمكن أن توجد المعلومات غير المحدثة في المواقع الفرعية، وربما لسنوات، تظهر في نتائج البحث. قد يكون من الصعب معرفة إصدار المعلومات الصحيح.

• يمكن أن تصبح إدارة الأذونات للعديد من المواقع الفرعية أمرا رئيسيا، وقد ينتهي الأمر بالمستخدمين عن غير قصد بالوصول إلى المعلومات التي لا ينبغي أن يكون لديهم بالفعل.

• عندما يغادر الموظفون المجموعة، قد يتم التخلي عن المواقع الفرعية التي يقومون بإنشائها، مما يؤدي إلى حدوث ارتباك ونتائج بحث متخبطة لمستخدمي الموقع المتبقين.

يمكنك توفير الوقت والطاقة إذا قمت بتعيين بعض النهج لإنشاء الموقع الذي يعالج المجالات التالية:

• من المسموح له بإنشاء مواقع فرعية؟

• هل تحتاج المواقع الفرعية الجديدة إلى الموافقة عليها مسبقا؟ إذا كان الأمر كذلك، فما هي معايير الموافقة، ومن يمنح الموافقة؟

• هل يجب أن تستخدم المواقع الفرعية الجديدة القوالب والنسق المحددة؟

• ما مقدار المعلومات التي يمكن تخزينها على موقع؟ أي ما مقدار مساحة قرص الخادم التي يمكن أن تستغرقها؟

• ما هي قواعد تضمين استراتيجيات التنقل على الموقع؟

• كم من الوقت يجب تخزين المعلومات على المواقع الفرعية قبل حذفها أو أرشفتها؟

راجع إنشاء موقع أو موقع فرعي لمزيد من المعلومات.

إدارة الأذونات

تعتمد سلامة المعلومات الهامة لمؤسستك وسريتها وخصوصيتها على مدى أمان موقعك - على وجه التحديد، لمن تختار منحه حق الوصول إلى موقعك.

يسمى منح حق الوصول إلى موقعك وتقييده بإدارة الأذونات، وهو أحد أهم مسؤولياتك كمالك للموقع.

فيما يلي بعض التلميحات التي يجب وضعها في الاعتبار عند تطوير استراتيجية الأذونات.

• اتبع مبدأ الامتياز الأقل: امنح الأشخاص أقل مستويات الأذونات التي يحتاجونها لأداء المهام المعينة لهم.

• امنح الأشخاص حق الوصول عن طريق إضافتهم إلى مجموعات قياسية افتراضية (مثل الأعضاء والزوار والمالكين). جعل معظم الأشخاص أعضاء في مجموعات الأعضاء أو الزوار، والحد من عدد الأشخاص في مجموعة المالكين.

• استخدم توريث الأذونات لإنشاء تسلسل هرمي نظيف وسهل التصور. أي، تجنب منح الأذونات للأفراد، بدلا من ذلك العمل مع المجموعات. حيثما أمكن، يكون لديك مواقع فرعية ببساطة ترث الأذونات من موقع الفريق الخاص بك، بدلا من الحصول على أذونات فريدة.

• تنظيم المحتوى للاستفادة من توريث الأذونات: ضع في اعتبارك تقسيم المحتوى حسب مستوى الأمان - إنشاء موقع أو مكتبة خاصة بالمستندات الحساسة، بدلا من نشرها في مكتبة أكبر ومحمية بأذونات فريدة.

راجع فهم مستويات الأذونات في SharePoint أو تحرير الأذونات لقائمة أو مكتبة أو عنصر فردي للحصول على معلومات حول تعيين الأذونات.

بنية المعلومات

تشبه بنية المعلومات الخاصة بالموقع جدول محتويات كتاب: فهي تحدد كيفية تنظيم المعلومات الموجودة في هذا الموقع - صفحات الويب والمستندات والقوائم والبيانات - وتقديمها لمستخدمي الموقع. غالبا ما يتم تسجيل بنية المعلومات كقوائم هرمية لمحتوى الموقع والكلمات الأساسية للبحث وأنواع البيانات والمفاهيم الأخرى.

لإنشاء بنية معلومات، يجب تحليل المعلومات التي سيتم تقديمها في الموقع. فيما يلي بعض الأسئلة التي يمكنك استخدامها لتطوير بنية معلومات:

• ما نوع المحتوى الذي ستحتويه على الموقع؟ كيف سيترجم ذلك إلى مواقع فرعية وقوائم ومكتبات وما إلى ذلك؟

• كيف سيتم تقديم المعلومات في الموقع؟

• كيف سيتنقل مستخدمو الموقع عبر الموقع؟

• كيف ستستهدف المعلومات جماهير محددة؟

• كيف سيتم تكوين البحث وتحسينه؟

قد يتضمن جزء من بنية المعلومات تصنيف المعلومات.

إذا كانت المعلومات التي تتعامل معها ذات قيمة عالية للشركة، أو تتطلب أمانا خاصا، أو تغطيها قواعد التوافق التنظيمي، فقد ترغب في إعداد مخطط تصنيف لتحديد أنواع معينة من المحتوى التي تحتاج إلى إدارتها بعناية.

بعد تنظيم المعلومات في قوائم ومكتبات محددة، يمكنك استخدام ميزات الإدارة لإدارة كيفية إدارة المحتوى. على سبيل المثال:

طلب سحب الملفات

عندما تحتاج إلى سحب ملف، تأكد من أن شخصا واحدا فقط يمكنه تحرير الملف حتى يتم إيداعه. يؤدي طلب سحب المستندات إلى منع العديد من الأشخاص من إجراء التغييرات في الوقت نفسه، مما قد يؤدي إلى حدوث تعارضات في التحرير ويؤدي إلى الارتباك. يمكن أن يساعد طلب السحب أيضا في تذكير أعضاء الفريق بإضافة تعليق عند إيداع ملف، بحيث يمكنك بسهولة تعقب ما تغير في كل إصدار. لمزيد من المعلومات، راجع إعداد مكتبة لطلب سحب الملفات.

تعقب الإصدارات

إذا كنت بحاجة إلى الاحتفاظ بالإصدارات السابقة من الملفات، يمكن أن تساعدك المكتبات في تعقب الملفات وتخزينها واستعادتها. يمكنك اختيار تعقب جميع الإصدارات بنفس الطريقة. أو يمكنك اختيار تعيين بعض الإصدارات كنسخة رئيسية، مثل إضافة فصل جديد إلى دليل، وبعض الإصدارات على أنها ثانوية، مثل إصلاح خطأ إملائي. للمساعدة في إدارة مساحة التخزين، يمكنك اختيار عدد كل نوع من الإصدارات التي تريد تخزينها. لمزيد من المعلومات حول تعيين الإصدار، راجع كيف يعمل تعيين الإصدار في قائمة أو مكتبة؟.

دورة حياة الموقع وإيقافه

تميل مواقع مثل مواقع عمل المستندات ومواقع المناقشة إلى التسكع بعد أن لم تعد مفيدة، وذلك باستخدام مساحة تخزين قيمة ونتائج البحث الوحلية. من الجيد تعيين جدول زمني لمراجعة المواقع ومحتوياتها (مرة واحدة على الأقل في السنة) لمعرفة ما إذا كانت تستحق الحفظ.

من الجيد أن تضع في اعتبارك أيضا أن نموذج الحوكمة الأكبر لمؤسستك قد يكون أيضا على اطلاع على المواقع القديمة. على سبيل المثال، قد يقوم المسؤول تلقائيا بحذف المواقع التي لم يتم لمسها لمدة 90 يوما. بصفتك مالك الموقع، ستتلقى رسالة بريد إلكتروني تحذرك من حدوث ذلك. لمزيد من المعلومات حول نهج دورة الحياة والإيقاف، راجع نهج إغلاق الموقع.