概觀:網站擁有者的網站管理、權限和共用

架設子網站

您也許想要讓小組成員在小組網站下建立供特定專案使用的子網站。

能夠任意架設新的子網站的功能對群組而言十分方便，但若未加以限制，可能會造成情況失控。 任由子網站自由增生，可能會發生問題。 例如：

• 使用者找不到正確的子網站，或無法確認是否有該子網站。

• 在數個子網站上存放重複的資訊，不僅佔用寶貴的儲存空間，同時還浪費維護的人力。

• 子網站仍存留過時的資訊 (可能是數年前的資訊)，並顯示在搜尋結果中。 使用者可能無法辨別何者才是正確的資訊版本。

• 管理眾多子網站的權限可能會變成主要的工作，而且使用者可能會獲取其不應存取之資訊的存取權。

• 當員工退出群組時，其所建立的子網站可能會因此而棄置，造成其他網站使用者對於搜尋結果產生疑慮及困惑。

您可以就下列幾方面設定網站架設原則，節省您的時間與精力：

• 誰可以建立子網站？

• 是否需要提前核准新的子網站？ 若需要，核准的準則是什麼？由誰來核准？

• 新增的子網站必須使用既有的範本與佈景主題嗎？

• 網站上可以儲存多少資訊？ 換言之即是資訊可佔用多少伺服器磁碟空間？

• 在網站上執行瀏覽策略有哪些規則？

• 資訊應在子網站上儲存多久的時間之後，才可刪除或封存？

如需詳細資訊，請參閱建立網站或子網站。

權限管理

維持貴組織中重要任務資訊的完整性、機密性與隱私性，取決於您如何執行網站安全，也就是您如何選擇網站存取權的授與對象。

授與及限制網站的存取權稱為權限管理，是網站擁有人最重要的職責之一。

以下是制定權限策略時所應注意的重點。

• 務必遵循最低權限原則：只提供人員執行其指定工作所需的最低權限等級。

• 您可以將人員新增至標準的預設群組 (如成員、訪客及擁有人)，藉此提供其存取權。 請將大部分的人員加入 [成員] 或 [訪客] 群組，並限制 [擁有者] 群組中的人數。

• 您可以使用權限繼承建立單純且易於檢視的階層。 換言之，您應避免將權限授與個人，而應將權限授與群組。 如有可能，請讓子網站直接繼承小組網站的權限，而不要授與專屬權限。

• 利用權限繼承來組織內容：您可以考慮使用安全性層級區隔內容。例如，您可以為重要文件建立專用網站或文件庫，而不要讓這些文件散落在大型文件庫中，並以專屬權限加以保護。

如需設定權限的相關資訊，請參閱了解 SharePoint 中的權限等級或編輯清單、文件庫或個別項目的權限。

資訊架構

網站的資訊架構就像書本的目錄：它會決定該網站中資訊 (網頁、文件、清單及資料) 的組織方式，以及向網站使用者呈現資訊的方式。 資訊架構通常是以網站內容、搜尋關鍵字、資料類型及其他概念的階層式清單方式記錄。

若要建立資訊架構，您必須分析網站所要呈現的資訊。 以下是制定資訊架構時可以運用的一些問題：

• 您要在網站中放置哪種內容？ 內容要以何種方式轉譯成子網站、清單、文件庫等等？

• 網站資訊要以何種方式呈現？

• 網站使用者應如何瀏覽整個網站？

• 如何指定特定目標對象的資訊？

• 如何設定搜尋並將其最佳化？

資訊架構的其中一部分可能會包含資訊分類。

若您要處理的資訊對公司而言十分重要而需要特殊的安全性，或資訊必須施行檢核規則，您可以設定分類配置，指出需要格外小心管理的內容類型。

將資訊組織成特定的清單及文件庫後，可以使用管理功能設定內容的管理方式。 例如：

要求取出檔案

當您要求取出檔案時，您可以確保在存入檔案之前，只有一個人可以編輯檔案。 要求取出文件可避免因多位人員同時變更文件造成編輯衝突與混亂。 要求取出也有助於提醒小組成員在存入檔案時加上註解，讓您能夠更容易追蹤每個版本中的變更項目。 如需詳細資訊，請參閱設定文件庫來要求取出檔案。

追蹤版本

如果您需要保留舊版檔案，文件庫可協助您追蹤、儲存及還原檔案。 您可以選擇以相同方式追蹤所有版本。 或者您可以選擇將部分版本指定為主要版本 (例如在手冊中加入新章節)，以及將部分版本指定為次要版本 (例如修正拼字錯誤)。 為協助管理儲存空間，您可以選擇您要儲存的每種版本類型的數目。 如需版本設定的詳細資訊，請參閱如何對清單或文件庫中的工作進行版本設定？

網站生命週期與淘汰網站

文件工作站和討論區網站之類的網站在無用之後，往往會遭到閒置，進而佔用寶貴的儲存空間並使搜索結果變得混亂。 最好設定一個審查網站及其內容的時間表 (至少每年一次)，看看它們是否值得保留。

也建議您記住一點，那就是您組織內較大型的管理模型也可能會用在注意過時網站。 例如，系統管理員可能會自動刪除已經 90 天沒有人瀏覽的網站。 身為網站擁有者，您會收到警告您網站將被刪除的電子郵件。 如需生命週期與淘汰原則的詳細資訊，請參閱網站關閉原則。