多年来，组织一直依赖通讯组来与公司内外的一组人员进行通信和协作。 但是，现在 Outlook 中的 Microsoft 365 组提供了更强大的协作解决方案。
提示: 若要查找有关使用 Outlook 联系人组将电子邮件发送到人员列表（如一组朋友）的信息，请参阅在 Outlook for PC 中创建联系人组或通讯组列表。
什么是 Microsoft 365 组？
在 Outlook 中设置Microsoft 365 组时，可以选择一组希望与之协作的人员，并轻松设置要共享的资源集合。 不必担心为所有这些资源手动分配权限，因为向组中添加成员会自动为其分配使用所在组提供的工具所需的权限。
这些附加资源包括：
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共享收件箱 - 你传统上在通讯组列表中进行对话的位置。 此共享收件箱完全可搜索，因此可创建组邮件的动态存档。 组的新用户可以搜索或向下滚动历史记录，以快速了解之前在组中发布的内容。 请参阅： 在 Outlook 中进行组对话。
提示: 如果用户仍希望组邮件显示在其个人收件箱中，就像使用通讯组列表一样，他们需要做的就是通过单击 Outlook 功能区上的“ 成员身份 ”按钮来订阅组。
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共享文件库 - 你的组有一个 SharePoint 文件库，用户可在其中存储、共享和协作处理需要处理的文档、工作簿、演示文稿、图像或任何其他类型的文件。 请参阅： 共享组文件。
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共享日历 - 你的组获取一个共享日历，用于发布与该组相关的事件。 订阅了组的每个成员都将被自动邀请到发布到日历的事件，以便这些事件也可以显示在他们的个人日历上（如果他们愿意）。 请参阅： 在 Outlook 中的组日历上安排会议。
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共享 OneNote 笔记本 - 组自动具有共享 OneNote 笔记本，组成员可在其中收集和协作处理信息。 许多组使用笔记本创建包含常见问题和其他资源的动态 Wiki。
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来宾访问 - 以前可以向通讯组添加外部联系人，但他们获取的只是电子邮件。 借助组，你可以向来宾提供对电子邮件对话、文件甚至共享 OneNote 笔记本的访问权限。 请参阅：Microsoft 365 组中的来宾访问。
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内容可发现 - Outlook 中的组默认为公共组，这意味着组织中的其他人可以轻松发现和加入或查看组中的材料。 如果组的内容更敏感，则可以将组切换到专用组，这将对非成员隐藏内容，并要求组所有者批准任何加入请求。
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自助服务创建 - IT 不必因用户请求创建组而陷入困境。 用户可以根据需要创建自己的组。 如果要控制组织中的哪些用户可以创建组，请参阅：管理谁可以创建Microsoft 365 组。
这些只是使组比通讯组更强大的解决方案的一些功能。
管理组
Microsoft 365 提供了许多有用的工具和功能，可更轻松地管理组。 有关这些权益的详细信息，请单击下面的标题。
让目录保持控制是每个管理员关心的问题。 下面是 Microsoft 365 提供的一些工具，可帮助简化操作：
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命名策略 - 命名策略允许你定义组的可接受和不可接受的名称。 这可以防止用户向组提供亵渎或禁止的名称。 此外，还可以对组名称强制实施公司标准前缀或后缀。
动态成员身份 - 动态成员身份允许按规则设置组成员身份，这会根据 active 目录中的部门或角色) 等元数据 (添加 (或删除) 组成员。 有关创建动态成员身份的详细信息 ，请参阅使用属性创建高级规则 。
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隐藏成员身份 - 如果有理由希望对组的成员身份保密（例如，如果成员是学生），则可以向外部方隐藏成员身份。
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创建权限 - 组织中的某些人员可能不希望能够创建新组。 有多种方法可用于管理目录中的创建权限。 请参阅 管理 Microsoft 365 组创建。
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审核日志 - 你可以更自信地允许用户创建组和管理组成员身份，因为 Microsoft 365 组审核日志可让你跟踪创建或删除特定组的人员，或者对组的成员身份进行了更改。 请参阅： 在 Microsoft 365 安全&合规中心中搜索审核日志。
传递管理提供了一些方法来处理组应如何发送或接收消息。 此外，还有一些工具来监视这些消息的流。
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以身份发送或代表发送 - 这些设置允许指定用户发送电子邮件，就像他们来自组或代表组一样。
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发件人限制 - 这些设置允许你控制允许谁向组发送邮件。 可以将组配置为允许来自外部方的电子邮件，但你可能希望将其限制为仅特定的外部方。
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外部用户支持 - 通过邀请来宾加入你的组，你可以选择让他们包含在组中的电子邮件对话中。 请参阅：Microsoft 365 组中的来宾访问。
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传输规则 - 传输规则适用于组，就像它们适用于 Exchange 服务器一样。 规则可以查找满足特定条件的消息，然后可以对这些消息执行操作。
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邮件提示 - 邮件提示是撰写邮件时向用户显示的信息性邮件。 如果消息可能转到外部方或超过消息配额，则通过警告用户来帮助减少NDR。
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多个代理地址 - 组可以像用户邮箱一样具有别名。 使用其他代理地址可以方便地接受发送到其他别名的消息，或者更容易到达名称很长或难以拼写的组。 请参阅：Microsoft 365 组的多域支持 - 管理员帮助
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最大发送/接收大小 - 这些配额可帮助减少组接收 (或发送) 极大型消息的问题，以便更好地管理存储和带宽要求。
Microsoft 365 还提供了一些工具来管理组中共享的内容类型。
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使用指南 - 你将能够定义 Microsoft 365 组的使用指南，以便向用户介绍有助于保持组有效性的最佳做法，并让他们了解内部内容策略。
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数据分类 - 你将能够为 Microsoft 365 组创建可自定义的数据分类系统，该系统允许按策略类型 (（例如“未分类”、“公司机密”或“最高机密”) ）分离组。 通过这种方式，你的组可以展示组织中其他内容的策略。 可扩展策略允许组织配置每当创建或更改组时调用的终结点，然后你可以实现自己的策略来创建或更改组。
管理更改
用户有时对更改感到不自在，因此请务必与通讯组列表的现有成员进行通信，让他们知道会发生什么情况。 下面是此消息中应包含的一些信息，以及一些可能有用的答案：
Outlook 中的组是什么？
Outlook 中的Microsoft 365 组是一种单一协作解决方案，适用于希望以易于查找的统一方式共享讨论、文件、日历和笔记的位置的团队/组。 最好的单一功能可能是组的收件箱会保留讨论的历史记录，从而可以轻松搜索以前的讨论。
我们为什么进行此更改？
人员经常请求能够搜索发布到通讯组列表的邮件，以便查找过去讨论过的信息。 将通讯组列表升级到组意味着用户不必一遍又一遍地提出或回答相同的问题。
此外，新组将包括组事件的日历、共享文件库和 OneNote 笔记本，我们可以在其中协作并收集信息以供将来参考。
如果我已经是通讯组列表的成员，是否需要执行任何操作才能加入此组？
否，如果你已经是通讯组列表的成员，则会自动成为新组的成员。
如何实现在 Outlook 中访问新组？ Outlook 网页版怎么样？
若要访问 Outlook 中的新组，只需转到左侧导航窗格底部的“组”类别即可。 如果使用此组，通常考虑通过右键单击它并选择“显示为收藏”来将其固定 为收藏夹。
此外，每个移动平台 (iOS、Android 等) 上都提供了适用于 Microsoft 365 组的免费移动客户端，因此你可以随时轻松访问组。
我不能仍然只是电子邮件
是的，当然。 你用于通讯组列表的同一电子邮件别名仍然适用于 Outlook 中的组。
同时...
请记住，在发生此更改时告诉他们，如果他们有进一步的问题，他们应该联系谁。
迁移通讯组列表
准备好将通讯组列表升级到组了吗？ 请参阅将通讯组列表迁移到 Microsoft 365 组 - 管理员帮助。
哪些通讯组列表无法升级到 Microsoft 365 组？
只能将云托管的简单非嵌套通讯组列表升级到 Microsoft 365 组。 请参阅无法将通讯组列表升级到 Microsoft 365 组 - Exchange |Microsoft Learn
下一步是什么？
将通讯组升级到Microsoft 365 组后，可能需要执行一些后续任务，以确保其顺利进行。
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跟进你的用户 - 升级完成后立即与他们签入，几天后再次签入。 表明你正在倾听并响应他们可能提出的任何问题，这将让他们对变化感到快乐和舒适。
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监视参与报告 - Microsoft 365 管理员门户有一些很好的报告，可以显示有多少用户使用组、他们使用的频率和功能。 这些报表可帮助你设计后续和用户培训，并突出显示用户从新组获得最大价值的位置。 请参阅：Microsoft 365 管理中心中的活动报告。
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分享你的体验 - 让公司中的其他团队知道你升级了通讯组，以及你为使其成功而采取了哪些步骤！ 共享该信息可以帮助其他团队遵循你的示例，并成功升级自己的团队。
另请参阅
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我们将认真倾听
根据你的反馈，本文最后更新于 2020 年 10 月 16 日。 它是否为你提供了有用的信息，特别是在没有的情况下，请点击下面的反馈控件，提出一些建设性的意见，以便我们可以继续改进。 谢谢！
