Hướng dẫn về quyền riêng tư cho Thông tin chi tiết cá nhân

Các nguyên tắc chính

Là người dùng Viva Insights, chỉ bạn mới có thể xem dữ liệu của riêng mình.
Dữ liệu của bạn được lưu trữ và tính toán trong hộp Exchange Online của bạn.
Bạn có thể chọn tham gia và chọn không tham gia bất cứ lúc nào.
Thông tin chuyên sâu cá nhân Viva Insights cho bạn biết không có thông tin nhận dạng cá nhân nào của các đồng nghiệp ngoài những gì bạn đã có thể nhìn thấy trong Outlook và Teams.

Các điểm chính về quyền riêng tư dữ liệu

Thông tin chuyên sâu cá nhân Viva Insights không được thiết kế để cho phép đánh giá, theo dõi, ra quyết định tự động, ghi hồ sơ hoặc giám sát. Viva Insights cung cấp cho bạn thông tin chuyên sâu cá nhân thông qua ứng dụng Viva Insights trong Microsoft Teams và trên web, phần bổ trợ Outlook thông tin chuyên sâu, email tiêu hóa Viva, email Tóm tắt và đề xuất tại chỗ trong Outlook. Thông tin chuyên sâu cá nhân trong Viva Insights không có cơ chế hoặc tùy chọn nào cho phép bất kỳ ai ngoài bạn truy cập thông tin được cá nhân hóa được hiển thị thông qua các bề mặt này, trừ khi bạn chia sẻ thông tin đó một cách có chủ đích và độc lập. Dữ liệu thông tin chuyên sâu cá nhân do Viva Insights thể được sử dụng để đưa ra quyết định tự động hoặc để ghi hồ sơ.
Thông tin chuyên sâu cá Viva Insights không cấp cho nhân viên quyền truy nhập vào thông tin nhận dạng cá nhân mới trên các đồng nghiệp khác. Viva Insights đổi dữ liệu thành thông tin chuyên sâu cá nhân bằng cách thực hiện tính toán trên thông tin mà bạn tạo ra chỉ bằng cách thực hiện trong ngày làm việc của mình. Hầu hết dữ liệu mà bạn nhìn thấy trong thông tin chuyên sâu cá nhân từ Viva Insights chỉ đơn giản là tổng hợp thông tin mà bạn đã có quyền truy nhập, nhưng bạn sẽ không thể nhanh chóng thực hiện tính toán mà không cần hỗ trợ.
Thông tin chuyên sâu cá Viva Insights trong dữ liệu được xử lý và lưu trữ trong hộp thư Exchange Online của nhân viên. Viva Insights xử lý dữ liệu từ các nguồn này cho thông tin chuyên sâu cá nhân: Exchange Online liệu email và lịch, tín hiệu trò chuyện và cuộc gọi từ các Skype for Business và từ Teams. Viva Insights lưu trữ và xử lý dữ liệu này bên trong hộp thư Exchange Online nhân viên.
Thông tin chuyên sâu cá nhân Viva Insights hỗ trợ tuân thủ Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR). Microsoft đã thiết kế thông tin chuyên sâu về cá Viva Insights để hỗ trợ nhu cầu của tổ chức bạn nhằm tuân thủ các yêu cầu của GDPR.

Quan trọng: Bài viết này thảo luận về email Tóm tắt. Chúng tôi đã tạm dừng gửi email Tóm tắt để thực hiện một số cải tiến. Bạn vẫn có thể truy nhập Viva Insights bổ trợ hoặc ứng dụng Viva Insights Outlook trong Teams và trên web để biết chức năng chính cho đến khi dịch vụ này hoạt động trở lại. Để biết thêm thông tin về thay đổi này, hãy tham khảo tạm dừng tóm tắt.

Quan trọng: Bài viết này cũng thảo luận về email Digest. Bắt đầu vào cuối tháng 3 năm 2024, chúng tôi sẽ tạm hủy các email Digest, thường được gửi hai lần một tháng. Tất cả nội dung từ email Digest sẽ vẫn có sẵn trong ứng Viva Insights của bạn trong Teams hoặc trên web. Bạn có thể tiếp tục khám phá và phân tích thông tin chuyên sâu về dữ liệu của mình một cách liền mạch. Để tìm hiểu thêm về sự thay đổi này, hãy tham khảo tạm dừng tiêu hóa email.

Nơi xem thông tin chuyên sâu cá nhân

Thông tin chuyên sâu cá nhân Viva Insights:

Quyền riêng tư Viva Insights ứng dụng trong Teams và trên web

Khi dữ liệu được xử lý trong ứng dụng Microsoft Viva Insights, Microsoft sẽ bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên và hoàn toàn tuân thủ các quy định của địa phương, chẳng hạn như Quy định Chung về Bảo vệ Dữ liệu (GDPR). Viva Insights bảo vệ quyền riêng tư theo những cách sau:

Cá nhân và riêng tư – Nội dung trong thông tin chuyên sâu của bạn có tính cá nhân, riêng tư, chỉ có sẵn cho bạn. Không ai khác trong tổ chức của bạn có thể truy nhập vào đó.
Dữ liệu của mọi người được giữ riêng tư – Viva Insights không bao gồm bất kỳ thông tin nhận dạng cá nhân mới nào về bất kỳ người nào khác trong tổ chức của bạn. Thông tin chuyên sâu và hành động được dựa trên thông tin do bạn và tổ chức của bạn tạo ra chỉ bằng cách thực hiện ngày làm việc thường xuyên của bạn. Thông tin chuyên sâu của bạn dựa trên thông tin mà bạn đã có quyền truy nhập vào nhưng không thể nhanh chóng tổng hợp mà không cần trợ giúp.
Bảo mật hộp thư – Viva Insights sử dụng Exchange Online liệu email và lịch cũng như quy trình cũng như lưu trữ mọi thông tin chuyên sâu hoặc hành động bên trong hộp thư Exchange Online của bạn, vì vậy, Exchange tích hợp và thực thi bảo mật dữ liệu.
Tuân thủ GDPR – Microsoft tuân thủ GDPR khi cung cấp thông tin chuyên sâu và hành động trong ứng dụng.

Cách hoạt động

Thông tin chuyên sâu và hành động cá nhân trong ứng Microsoft Viva Insights được dựa trên dữ liệu hộp thư Exchange Online của bạn, chẳng hạn như dữ liệu email và lịch. Thông tin chuyên sâu được lấy từ dữ liệu đã có sẵn cho bạn trong hộp Exchange Online của mình. Ví dụ: nếu bạn muốn xác định những cam kết bạn đã thực hiện với người khác, bạn có thể xem lại từng email trong hộp thư của mình theo cách thủ công. Ứng Viva Insights đơn giản là giúp bạn tiết kiệm từ quá trình nhàm chán này.

Kiểu dữ liệu

Viva Insights cung cấp thông tin chuyên sâu cá nhân với các loại dữ liệu sau đây.

Dữ liệu hộp thư - Email, lịch, trò chuyện và hoạt động cuộc gọi mà bạn tạo ra bằng Microsoft 365, chẳng hạn như thời gian bạn dành cho các cuộc họp hoặc email mà bạn gửi cho một người hoặc nhóm cụ thể.
Dữ liệu gia tăng - Dữ liệu mà nếu không sẽ không khả dụng cho bạn nhưng được trình bày dưới dạng tổng hợp được thiết kế để bảo vệ quyền riêng tư cá nhân.

Dữ liệu hộp thư

Dữ liệu hộp thư thể hiện thông tin mà bạn đã có quyền truy nhập chỉ bằng cách thực hiện công việc của mình, chẳng hạn như gửi email, sắp xếp cuộc họp hoặc trò chuyện với đồng nghiệp. Viva Insights xử lý và hiển thị thông tin theo cách giúp nó trở nên hữu dụng.

Ví dụ: Viva Insights cung cấp các dạng xem cho phép bạn nhanh chóng hiểu được thời lượng bạn dành cho các cuộc họp và trong email hàng ngày, những người mà bạn cộng tác nhiều nhất, những người bạn đang mất liên lạc và người mà bạn đã cam kết và yêu cầu.

Bạn có thể thực hiện hành động đối với thông tin này. Chẳng hạn như bạn có thể quyết định rằng mình dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp và áp dụng mục tiêu cá nhân để điều hành các cuộc họp hiệu quả hơn.

Thông tin chuyên sâu cá nhân được lấy từ dữ liệu đã có sẵn cho bạn ở những nơi sau:

Hộp thư Exchange Online của bạn
Hoạt động của bạn trong tài liệu OneDrive và SharePoint
Lịch sử cuộc trò chuyện và cuộc gọi của bạn từ Teams và từ Skype for Business

Viva Insights áp dụng một số phép tính và quy tắc cơ bản để làm cho dữ liệu này hữu dụng hơn. Dữ liệu hộp thư được lưu trữ trực tiếp trong hộp Exchange Online của bạn.

Ví dụ, nếu bạn muốn xác định đồng nghiệp nào đã gửi cho bạn nhiều email nhất trong tuần qua, về mặt kỹ thuật, bạn có thể làm điều đó mà không cần Viva Insights bằng cách tính thủ công email từ các đồng nghiệp trong hộp thư đến của bạn. Tương tự, bạn có thể xác định thời gian phản hồi trung bình của đồng nghiệp đối với email mà bạn đã gửi bằng cách sử dụng thông tin dấu thời gian sẵn dùng trong hộp thư của bạn. Viva Insights tiết kiệm cho bạn những rắc rối khi phải thực hiện các tính toán tẻ nhạt này.

Dữ liệu gia tăng

Trong một vài trường hợp, Thông tin chuyên sâu cá nhân trong Viva Insights cung cấp cho bạn thông tin đã hủy nhận dạng về những người khác mà sẽ không có sẵn cho họ, chẳng hạn như tỷ lệ đọc email.

Tỷ lệ đọc email

Viva Insights theo dõi tỷ lệ phần trăm người nhận đã mở thư email (trong phần bổ trợ Outlook) cho email mà bạn đã gửi cho năm người trở lên.

Để bảo vệ quyền riêng tư, Viva Insights không theo dõi tỷ lệ đọc thư được gửi đến dưới năm người. Viva Insights cũng không hiển thị tỷ lệ đọc "0 phần trăm" hoặc "100 phần trăm", vì điều đó sẽ cho phép mọi người để thực hiện kết luận dứt điểm về hành động cá nhân đồng nghiệp. Thay vào đó, tốc độ đọc trong những trường hợp này được hiển thị như một phạm vi bao gồm một giá trị ngưỡng phụ thuộc vào số lượng người nhận email.

Chỉ số này được tính toán dựa trên cờ "đã đọc" trong Exchange Online. Đối với một số người, thư được gắn cờ là "đã đọc" khi bạn mở thư trong ngăn xem trước outlook. Đối với những người khác, bạn có thể cần bấm đúp để mở thư để đánh dấu thư là "đã đọc".

Bạn có thể kiểm soát cài đặt này trong cài đặt Outlook của mình. Để hiển thị các tín hiệu này trong hộp thư của người gửi, cờ "đã đọc" được sao chép trong môi trường Microsoft 365, sau đó được chuyển đến hộp thư của người gửi.

Tuân thủ GDPR

Giống như với bộ Microsoft 365 đầy đủ, ứng dụng Viva Insights hỗ trợ tuân thủ các yêu cầu CỦA GDPR. Ví dụ: ứng Viva Insights hỗ trợ các mục sau:

Bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân của người dùng – Thông tin chi tiết yêu cầu giấy phép Exchange Online và tất cả dữ liệu đều được lưu trữ trong hộp thư Exchange Online của nhân viên. Các chỉ số được tính toán, chẳng hạn như tác vụ, được chắp thêm vào hộp thư. Vì vậy, ứng Viva Insights đáp ứng nghĩa vụ này do vi hành Exchange Online cũng đáp ứng nghĩa vụ:
- Microsoft sẽ không khai thác dữ liệu khách hàng trong Exchange Online quảng cáo.
- Microsoft sẽ không tự nguyện tiết lộ dữ liệu Exchange Online khách hàng cho các cơ quan thực thi pháp luật.
- Microsoft sẽ đáp ứng tất cả các yêu cầu liên quan đến mã hóa dữ liệu Exchange Online và thực hiện các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu rủi ro bảo mật và giúp đảm bảo tính liên tục nghiệp vụ, như được mô tả trong ISO 27001 và 27018.
Thông báo cho người dùng trong trường hợp phát hiện vi phạm – Microsoft sẽ thông báo cho các liên hệ về quyền riêng tư của khách hàng trong vòng 72 giờ sau khi Microsoft phát hiện vi phạm theo quy trình điều hành tiêu chuẩn phản hồi sự cố của Microsoft 365.
Yêu cầu người dùng danh dự (DSR) xuất, xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân – Microsoft hỗ trợ các yêu cầu người dùng, chẳng hạn như yêu cầu xuất hoặc xóa dữ liệu.

Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo mục Tuân thủ GDPR.