Додавання гостей до Групи в Outlook

Гостьовий доступ у Групи Microsoft 365 дає змогу вам і вашій команді співпрацювати з користувачами з-поза меж організації, надаючи їм доступ до групових розмов, файлів, запрошень до календаря та блокнота групи. Доступ може надаватися гостю ( наприклад, партнеру, постачальнику, постачальнику або консультанту) будь-якого власника групи.

Примітка.: У цій статті йдеться про додавання гостей (користувачів за межами організації) до групи Microsoft 365для робочих або навчальних облікових записів. Відомості про додавання учасників (користувачів у межах організації) до групи Microsoft 365 див. в статті Додавання, редагування та видалення учасників групи в Outlook.

Принцип роботи

Люди, використовуючи Групи Microsoft 365, можна додавати гостей до груп Microsoft 365 і керувати ними. Гості можуть мати будь-яку адресу електронної пошти, а обліковий запис електронної пошти може бути робочим, особистим або навчальним обліковим записом.

Крок 1 Власник групи додає гостя до групи або його номінує учасник групи. Дотримуйтеся вказівок у статті Додавання, редагування та видалення учасників групи в Outlook. Власник групи затверджує будь-яких номінантів.
Крок 2 Власник групи інформує про вміст і ресурси, до яких гість може отримати доступ у групі.
Крок 3 Гість отримує привітальний електронний лист і може брати участь у групових чатах, отримувати запрошення в календар і відповідати на них, а також відкривати файли групи.

Примітка.: За замовчуванням гості підписуються на групу та отримують усі групові розмови та події у свої поштові скриньки. Гості не можуть скасувати підписку на групові електронні листи, коли вони є учасником групи.

Гості можуть будь-коли вийти з групи за допомогою посилання в нижньому колонтитулі всіх повідомлень електронної пошти та запрошень календаря групи.

Адміністратори можуть керувати гостями та доступом до ресурсів групи Microsoft 365 за допомогою PowerShell. Інструкції див. в статті Керування гостьовим доступом у microsoft 365 Групи.

Коли гостя запрошують приєднатися до групи, він отримує привітальне повідомлення електронної пошти з невеликою інформацією про групу та тим, що тепер вони можуть очікувати від учасника. Повідомлення також містить набір посилань, які допоможуть їм почати роботу та підключитися до ресурсів групи.

Інші учасники групи взаємодіють із гостем через його папку "Вхідні". Вони не можуть отримати доступ до сайту групи, але можуть отримувати запрошення до календаря, брати участь у розмовах електронною поштою та, якщо адміністратор увімкнув цей параметр, вони можуть відкривати спільні файли за допомогою посилання або вкладення.

Усі групові повідомлення електронної пошти та запрошення в календарі, які отримує гість, міститимуть нагадування про використання команди Відповісти всім у відповідях групі, а також посилання на перегляд файлів групи та вихід із групи. Ось приклад.

Усі електронні листи, які отримує гість від учасників групи, міститимуть нижній колонтитул з інструкціями та посиланнями.

У таблиці нижче показано, що може робити гість.

Функція	Гостю дозволено робити?
Створення групи	Ні
Додавання та видалення учасників групи	Ні
Видалення групи	Ні
Приєднання до групи	Так, за запрошенням
Початок розмови	Так
Відповідь у розмові	Так
Пошук розмови	Так
Додавання @згадки про користувача в групі	Ні
Закріплення групи та її додавання до вподобань	Ні
Видалення розмови	Так
Додавання позначки "Подобається" до повідомлень	Ні
Керування нарадами	Ні
Перегляд календаря групи	Ні
Змінення подій календаря	Ні
Додавання календаря групи до особистого календаря	Ні
Перегляд і редагування файлів групи	Так, якщо це дозволив адміністратор клієнта
Доступ до блокнота OneNote групи	Так, доступ із вітальної електронної пошти
Огляд груп	Ні

Запитання й відповіді

Гість – це особа, яка не має робочого або навчального облікового запису у вашій організації. Вони можуть бути клієнтом, постачальником, партнером або іншим користувачем за межами вашої організації.

Ні. Гостями вважаються лише користувачі, які не входять у вашу організацію, наприклад партнери або консультанти. Ви можете запросити до групи співробітників організації.

Так. Зовнішні поштові контакти – це контакти, перелічені в глобальному списку адрес організації. До них, наприклад, належить компанія постачальника, який регулярно надає послуги вашій організації.

Перш ніж додавати гостей, адміністратор повинен увімкнути функцію гостя. Коли з'явиться повідомлення звернутися до адміністратора, цілком імовірно, що функцію гостя ще не ввімкнуто. Докладні відомості див. в статті Керування гостьовим доступом у microsoft 365 Групи.

Ні, гості не можуть переглядати повідомлення, захищені за допомогою засобу керування правами доступу до інформації (IRM).

Ви можете отримати звіт про недоставку, коли відповідаєте на групове повідомлення з адресою електронної пошти, відмінною від тієї, яку ви використовували під час приєднання до групи або додавання до неї. Наприклад, якщо ви приєдналися до групи як ivan@contoso.com, але намагаєтеся відповісти на повідомлення групи з папки "Вхідні" за адресою ivan@service.contoso.com, ви отримаєте звіт про недоставку.

Так. Учасники групи (а не гості) можуть надавати спільний доступ до файлівMicrosoft 365 груп користувачам за межами організації, використовуючи елемент керування "Спільний доступ" і вибравши певних користувачів як аудиторію. Потім введіть імена або адреси електронної пошти користувачів, яким потрібно надати спільний доступ до файлу.

Докладні відомості див. в статті Надання спільного доступу до файлів і папок у Microsoft 365 Business.

Сучасне вкладення – це файл, який зберігається на OneDrive для роботи або навчальних закладів. Одне посилання передається всім одержувачам. Оскільки файл зберігається в хмарі, усі одержувачі можуть читати та редагувати файл, не узгоджуючи окремі копії.

У групі Microsoft 365 сучасні вкладення надаються лише учасникам або гостям групи. Якщо повідомлення з сучасним вкладенням пересилається гостю, який входить до групи, він зможе отримати доступ до вкладення після входу за допомогою імені користувача та пароля. Якщо повідомлення переслатиметься користувачу, який не входить до групи, він не зможе відкрити вкладення.

Гості можуть не отримувати групові розмови з кількох причин. Докладні відомості див. в статті Користувачі-гості не отримують групову розмову .

Як гості можуть перевіряти та керувати своїми особистими даними, зібраними організацією?

Гості можуть дізнатися, яку особисту інформацію зберігає їхня організація, і попросити видалити всі або деякі з них, вибравши посилання Положення про конфіденційність організації в нижній частині повідомлення електронної пошти з привітанням, яке вони отримали.