Sekretessguide för Personliga insikter

Viktiga principer

Som Viva Insights användare är det bara du som kan se dina egna data.
Dina data lagras och beräknas i din Exchange Online postlåda.
Du kan när som helst registrera dig och avregistrera dig .
Personliga insikter i Viva Insights visar ingen personligt identifierbar information om medarbetare utöver vad du redan kan se i Outlook och Teams.

Viktiga punkter för datasekretess

Personliga insikter i Viva Insights är inte utformade för att möjliggöra utvärdering, spårning, automatiserat beslutsfattande, profilering eller övervakning. Viva Insights ger dig personliga insikter via appen Viva Insights i Microsoft Teams och på webben, Outlook-tillägget Insikter, Viva sammanfattning av e-postmeddelanden, informationsmeddelanden och infogade förslag i Outlook. Personliga insikter i Viva Insights har ingen mekanism eller något alternativ som gör att vem som helst utom du kan komma åt personlig information som visas via dessa ytor, såvida du inte avsiktligt och oberoende delar den. Personliga insikter som tillhandahålls av Viva Insights kan inte användas för automatiserat beslutsfattande eller för profilering.
Personliga insikter i Viva Insights ger inte anställda tillgång till ny personligt identifierbar information om andra medarbetare. Viva Insights konverterar data till personliga insikter genom att göra beräkningar på information som du genererar bara genom att gå om din arbetsdag. De flesta data som du ser i personliga insikter från Viva Insights är helt enkelt en aggregering av information som du redan har åtkomst till, men att du inte skulle kunna utföra beräkningar snabbt utan stöd.
Personliga insikter i Viva Insights data bearbetas och lagras i den anställdas Exchange Online postlåda. Viva Insights bearbetar data från dessa källor för personlig information: Exchange Online e-post- och kalenderdata, chatt- och samtalssignaler från Skype för företag och från Teams. Viva Insights lagrar och bearbetar dessa data i varje anställds Exchange Online postlåda.
Personliga insikter i Viva Insights stöder gdpr-efterlevnad (General Data Protection Regulation). Microsoft har utformat personliga insikter i Viva Insights för att stödja organisationens behov av att följa GDPR-kraven.

Viktigt!: I den här artikeln beskrivs briefing-e-postmeddelandet. Vi har pausat att skicka briefing-e-postmeddelanden för att göra vissa förbättringar. Du kan fortfarande komma åt Viva Insights Outlook-tillägget eller Viva Insights-programmet i Teams och på webben för viktiga funktioner tills den här tjänsten återupptas. Mer information om den här ändringen finns i Pausa briefing.

Viktigt!: I den här artikeln beskrivs även e-postmeddelandet Sammanfattning. Från och med slutet av mars 2024 pausar vi sammanfattningsmeddelandena, som vanligtvis skickas två gånger i månaden. Allt innehåll från Digest-e-postmeddelanden är fortfarande tillgängligt i appen Viva Insights i Teams eller på webben. Du kan fortsätta att utforska och analysera dina datainsikter smidigt. Mer information om den här ändringen finns i Pausa sammanfattning av e-post.

Var du kan se personliga insikter

Personliga insikter i Viva Insights:

Sekretess i appen Viva Insights i Teams och på webben

När data bearbetas i Microsoft Viva Insights-appen skyddar Microsoft anställdas integritet och följer helt lokala bestämmelser, till exempel GDPR (General Data Protection Regulation). Viva Insights skyddar integriteten på följande sätt:

Personligt och privat – Innehållet i dina insikter är personligt, privat, endast tillgängligt för dig. Ingen annan i organisationen kan komma åt den.
Allas data hålls privata – Viva Insights innehåller ingen ny personligt identifierbar information om någon annan i organisationen. Insikterna och åtgärderna baseras på information som genererats av dig och din organisation bara genom att gå till din vanliga arbetsdag. Dina insikter baseras på information som du redan har åtkomst till men inte snabbt kan sammanställa utan hjälp.
Postlådesäkerhet – Viva Insights använder Exchange Online e-post- och kalenderdata och processer och lagrar insikter eller åtgärder i din Exchange Online postlåda, så datasäkerhet är inbyggt och tillämpas av Exchange.
GDPR-kompatibel – Microsoft följer GDPR när de tillhandahåller insikter och åtgärder i appen.

Så här fungerar det

Personliga insikter och åtgärder i Microsoft Viva Insights-appen baseras på dina Exchange Online postlådedata, till exempel e-post- och kalenderdata. Insikterna härleds från data som redan är tillgängliga för dig i din Exchange Online postlåda. Om du till exempel vill bestämma vilka åtaganden du har gjort för andra kan du manuellt granska varje e-postmeddelande i din postlåda. Appen Viva Insights sparar dig helt enkelt från den här omständliga processen.

Datatyper

Viva Insights ger personliga insikter med följande typer av data.

Postlådedata – Email, kalender, chatt och samtalsaktivitet som du genererar med Hjälp av Microsoft 365, till exempel tid som du tillbringar i möten eller e-postmeddelanden som du skickar till en viss person eller grupp.
Stegvisa data – Data som annars skulle vara otillgängliga för dig men som presenteras i en aggregerad form som är utformad för att skydda den personliga integriteten.

Postlådedata

Postlådedata representerar information som du redan har tillgång till genom att göra ditt jobb, till exempel skicka e-post, ordna möten eller chatta med kollegor. Viva Insights bearbetar och visar informationen på sätt som gör den användbar.

Viva Insights innehåller till exempel vyer som gör att du snabbt kan förstå hur mycket tid du tillbringar i möten och e-post varje dag, vem du samarbetar mest med, vem du håller på att förlora kontakten med och till vem du har gjort åtaganden och förfrågningar.

Du kan vidta åtgärder för den här informationen. Du kanske till exempel ägnar för mycket tid åt möten och antar ett personligt mål att köra effektivare möten.

Personliga insikter härleds från data som redan är tillgängliga för dig på följande platser:

Din Exchange Online postlåda
Din aktivitet i OneDrive- och SharePoint-dokument
Din chatt- och samtalshistorik från Teams och från Skype för företag

Viva Insights använder bara några grundläggande beräkningar och regler för att göra dessa data mer användbara. Postlådedata lagras direkt i din Exchange Online postlåda.

Om du till exempel vill avgöra vilka kollegor som skickat mest e-post till dig under den senaste veckan kan du tekniskt sett göra det utan att Viva Insights genom att manuellt räkna e-postmeddelanden från medarbetare i inkorgen. På samma sätt kan du fastställa dina medarbetares genomsnittliga svarstid för e-postmeddelanden som du har skickat till dem med hjälp av tidsstämpelinformationen som är tillgänglig i postlådan. Viva Insights sparar dig besväret med att behöva utföra dessa omständliga beräkningar.

Stegvisa data

I några fall ger personliga insikter i Viva Insights dig avidentifierad information om andra personer som annars inte skulle ha varit tillgängliga för dem, till exempel för Email lässtatistik.

Email lässtatistik

Viva Insights spårar procentandelen mottagare som har öppnat ett e-postmeddelande (i Outlook-tillägget) för e-post som du har skickat till fem eller fler personer.

För att bevara sekretessen spårar Viva Insights inte lässtatistik för meddelanden som skickas till färre än fem personer. Viva Insights visar inte heller lässtatistik på "0 procent" eller "100 procent", eftersom det skulle göra det möjligt för människor att göra definitiva slutsatser om enskilda medarbetares åtgärder. Läshastigheten i dessa fall visas i stället som ett intervall som omfattar ett tröskelvärde som är beroende av antalet mottagare av e-postmeddelandet.

Det här måttet beräknas baserat på flaggan "läst" i Exchange Online. För vissa personer flaggas meddelanden som "lästa" när du öppnar ett meddelande i förhandsgranskningsfönstret i Outlook. För andra kan du behöva dubbelklicka för att öppna meddelandet för att markera det som "läst".

Du kan styra den här inställningen i Outlook-inställningarna. För att visa dessa signaler i avsändarens postlåda kopieras flaggan "läsa" i Microsoft 365-miljön och levereras sedan till avsändarens postlåda.

GDPR-efterlevnad

Som med hela Microsoft 365-sviten hjälper Viva Insights till att stödja efterlevnaden av GDPR-kraven. Viva Insights har till exempel stöd för följande:

Skydda användarnas personuppgifter – Insikter kräver en Exchange Online licens och alla data lagras i de anställdas Exchange Online postlåda. De beräknade måtten, till exempel uppgifter, läggs till i postlådan. Den Viva Insights appen uppfyller således denna skyldighet på grund av Exchange Online även uppfyller följande krav:
- Microsoft kommer inte att hämta kunddata i Exchange Online för reklam.
- Microsoft lämnar inte frivilligt ut Exchange Online kunduppgifter till brottsbekämpande myndigheter.
- Microsoft uppfyller alla krav som rör kryptering av Exchange Online data och implementerar kontroller för att minska säkerhetsrisker och säkerställa affärskontinuitet, enligt beskrivningen i ISO 27001 och 27018.
Meddela användare i händelse av att ett intrång upptäcks – Microsoft meddelar kundernas sekretesskontakter inom 72 timmar efter att Microsoft blivit medvetna om ett brott enligt Microsoft 365 incident response standard operating proceduress.
Hantera användarförfrågningar (DSR) för att exportera, ta bort eller begränsa bearbetning av personuppgifter – Microsoft stöder användarförfrågningar, till exempel begäranden om export av eller radering av data.

Mer information finns i GDPR-efterlevnad.