Lägga till en frånvarohändelse i andras Outlook-kalender

Steg 1: Lägg till din semester i medarbetarnas kalendrar

När du markerar tid som frånvarande i kalendern ser dina medarbetare detta när de försöker boka möten med dig. Skulle det inte vara bra att kunna meddela alla innan du åker bort utan att påverka deras status som ledig/upptagen eller fylla deras kalendrar? Du göra det genom ställa in så att din information visas i deras kalendrar som en heldagsaktivitet som till skillnad från normala heldagsaktiviteter som visas som upptagen tid i stället visas som ledig tid. Medarbetarnas tillgänglighet vad gäller ledig/upptagen påverkas inte.

1. Välj Nytt möte på fliken Start i Kalender.

   Tips: Du kan också använda kortkommandot för att skapa en ny mötesförfrågan genom att trycka på CTRL+SKIFT+Q.

2. Skriv en beskrivning i rutan Rubrik och ange en plats i rutan Plats om du vill.

3. I listorna Starttid och Sluttid väljer du start- och sluttid för din frånvaro. För semestrar innebär detta normalt hela dagar. Markera då kryssrutan Hela dagen.

   Obs!: Som standard använder Outlook datorns aktuella tidszonsinställning vid schemaläggning. Om du vill schemalägga din frånvaro baserat på en annan tidszon markerar du kryssrutan Tidszoner och väljer lämplig tidszon.

4. I gruppen Deltagare , för Svarsalternativ, avmarkerar du Begär svar i listrutan.

5. I gruppen Alternativ för Visa som väljer du Ledig i listrutan. Om du redan angivit att detta är en heldagsaktivitet ställs Visa som automatiskt till Ledig.

   Viktigt!: 

   • Kontrollera att inställningen Visa som är inställd på Ledig. Det gör att mottagarna av mötesförfrågan kan godkänna mötesförfrågan och lägga till din semestertid i sina kalendrar utan att blockera någon tid. Mottagarnas kalendrar kommer fortfarande att vara tillgängliga för bokning under din semester.

   • För heldagsaktiviteter är aktivitetens starttid vid midnatt. För att undvika att dina medarbetare får meddelanden vid olämpliga tillfällen ställer du in inställningen för Påminnelse till Ingen.

6. Skriv den information du vill dela med mottagarna.

7. Lägg till de avsedda mottagarna på raden Obligatoriskt eller Valfritt .

8. Om du meddelar andra om en serie återkommande tider som du kommer att vara borta från kontoret går du till gruppen Alternativ och väljer Återkommande, väljer upprepningsmönstret och väljer sedan OK.

9. Välj Skicka.

När mötesförfrågan skickas med Visa som inställd på Ledig visas aktiviteten längst upp i dina medarbetares Outlook-kalendrar – en visuell påminnelse som inte blockerar någon arbetstid.

Steg 2: Blockera semestertid i kalendern

Om du följde stegen i förra avsnittet var den mötesförfrågan du skickade markerad som ledig tid för att inte blockera tid på andra personers kalendrar. Tiden är därför markerad som ledig även i din kalender. Du måste nu skapa ytterligare en avtalad tid för dig själv, så att andra kan se att du inte är tillgänglig under denna tid.

Ett vanligt misstag är att öppna mötesförfrågan i kalendern och ändra inställningen Visa som från Ledig till Frånvarande när du har skickat den ursprungliga begäran. Men när du gör det skickas en uppdatering till alla som du har skickat mötesförfrågan till, vilket ändrar Ledig till Frånvarande och de åtgärder du vidtog för att undvika att göra det. Du måste skapa en dubblett av en avtalad tid i kalendern med inställningen Visa som inställd på Frånvarande.

När andra använder Outlook-kalendern för att schemalägga möten och andra aktiviteter kan de se din tillgänglighet om du inte ändrat inställningarna i kalendern för att förhindra det. Normalt så har avtalade tider, möten och aktiviteter Visa som inställd på Upptagen. Du kan också skapa objekt med inställningen Visa som som frånvarande. Objekt som är inställda på Frånvarande betraktas som liknande objekt som är inställda på Upptagen – någon bör inte förvänta sig att du är tillgänglig vid den tidpunkten. Visuellt skiljer sig de två typerna åt – objekt som är inställda på Frånvarande visas med lila färg, objekt som är inställda på Upptagen identifieras med ett blått färgtema. Skillnaden understryker varför du inte är tillgänglig. Du kanske till exempel kan flytta ett objekt som är i konflikt med Upptagen , men du kan förmodligen inte ändra ett frånvaroobjekt , till exempel din semester.

1. Välj Ny avtalad tid på fliken Start i Kalender.

2. Ange ett namn för din tid borta i rutan Rubrik.

3. I Starttid och Sluttid väljer du datumen när din tid börjar och slutar.

4. Markera kryssrutan Hela dagen.

5. Ändra inställningen Visa som till Frånvarande.

6. Välj Spara och stäng.