Översikt: Webbplatsstyrning, behörighet och delning för webbplatsägare

Skapa underwebbplatser

Du kanske vill att gruppmedlemmarna ska kunna skapa underwebbplatser under gruppwebbplatsen för att använda i specifika projekt.

Det kan vara ett bra redskap för gruppen att spontant kunna skapa nya underwebbplatser, men med obegränsad möjlighet att skapa webbplatser är det lätt att tappa kontrollen. Om underwebbplatser skapas i stora mängder och utan begränsning kan det uppstå problem. Till exempel:

• Det blir svårt för användarna att hitta rätt underwebbplats och de kan lätt bli osäkra på om de har hittat rätt underwebbplats.

• Samma information kan finnas på flera underwebbplatser, vilket upptar mycket lagringsutrymme och försvårar underhållet.

• Underwebbplatserna kan innehålla inaktuell information, ibland flera år gammal, som visas i sökresultaten. Det kan vara svårt att veta vilken version av information som är korrekt.

• Det kan kräva mycket arbete att hantera behörigheter för många olika underwebbplatser, och användarna kan av misstag få tillgång till information som de inte borde ha tillgång till.

• När anställda lämnar gruppen kan det hända att underwebbplatserna som de har skapat överges, vilket skapar förvirring och gör att sökresultaten för de återstående webbplatsanvändarna försämras.

Du kan spara tid och energi genom att ange vissa principer för skapandet av webbplatser med fokus på följande områden:

• Vem ska kunna skapa underwebbplatser?

• Behöver nya underwebbplatser godkännas i förväg? Vilka kriterier ska i så fall gälla för godkännande, och vem ska bevilja godkännande?

• Ska nya underwebbplatser använda etablerade mallar och teman?

• Hur mycket information kan lagras på en webbplats, d.v.s. hur mycket diskutrymme på servern kan informationen ta upp?

• Vilka regler ska gälla för att ta med navigeringsstrategier på webbplatsen?

• Hur länge ska informationen lagras på underwebbplatser innan den tas bort eller arkiveras?

Mer information finns i Skapa en webbplats eller underwebbplats.

Behörighetshantering

Integriteten, konfidentialiteten och sekretessen för organisationens verksamhetskänsliga information beror på hur säker du gör webbplatsen, och mer specifikt vem som beviljas åtkomst till webbplatsen.

Att bevilja och begränsa åtkomst till webbplatsen kallas för att hantera behörigheter, och det är en av dina viktigaste ansvarsuppgifter som webbplatsägare.

Här är några tips att tänka på när du tar fram en behörighetsstrategi.

• Följ principen om minsta behörighet: Ge användarna de lägsta behörighetsnivåerna som de behöver för att utföra de uppgifter de har tilldelats.

• Ge användarna åtkomst genom att lägga till dem i standardgrupper (till exempel Medlemmar, Besökare och Ägare). Gör de flesta användare till medlemmar i gruppen Medlemmar eller Besökare, och begränsa antalet personer i gruppen Ägare.

• Använd arv av behörigheter för att skapa en enkel hierarki som är lätt att visualisera. Undvik att bevilja åtkomst till enskilda personer, och arbeta i stället med grupper. Om det är möjligt är det bäst att låta underwebbplatser ärva behörigheter från gruppwebbplatsen, i stället för att ha unika behörigheter.

• Ordna innehållet så att du kan dra nytta av behörighetsarv: Det kan vara bra att segmentera innehållet efter säkerhetsnivå – skapa en webbplats eller ett bibliotek för känsliga dokument i stället för att sprida ut dem i ett större bibliotek och skydda dem med unika behörigheter.

Se Förstå behörighetsnivåer i SharePoint eller Redigera behörigheter för en lista, bibliotek eller enskilda objekt för mer information om hur du anger behörigheter.

Informationsarkitektur

Webbplatsens informationsarkitektur är som innehållsförteckningen för en bok. Den avgör hur informationen på webbplatsen – dess webbsidor, dokument, listor och data – är ordnad och visas för webbplatsens användare. Informationsarkitekturen registreras ofta som en hierarkisk lista över webbplatsinnehåll, sökord, datatyper och andra begrepp.

När du skapar en informationsarkitektur måste du analysera informationen som ska finnas på webbplatsen. Här är några frågor som du bör ha i åtanke när du tar fram en informationsarkitektur:

• Vilket slags innehåll kommer att finnas på webbplatsen? Hur ska det överföras till underwebbplatser, listor, bibliotek och så vidare?

• Hur ska informationen presenteras på webbplatsen?

• Hur kommer webbplatsanvändarna att navigera på webbplatsen?

• Hur ska informationen anpassas för specifika målgrupper?

• Hur ska sökningsfunktionen konfigureras och optimeras?

En del av informationsarkitekturen kan innehålla klassificering av information.

Om informationen du ska hantera värderas högt av företaget, kräver särskild säkerhet eller omfattas av särskilda regler som måste följas, kan det vara bra att konfigurera ett klassificeringsschema för att identifiera särskilt slags innehåll som måste hanteras försiktigt.

När du har ordnat informationen i specifika listor och bibliotek kan du använda hanteringsfunktioner för att hantera hur innehållet hanteras. Till exempel:

Kräva utcheckning av filer

När du kräver utcheckning av en fil kan du vara säker på att bara en person kan redigera filen tills den är incheckad. När du kräver att dokument ska vara utcheckade förhindrar du att flera personer gör ändringar samtidigt, vilket kan skapa redigeringskonflikter och leda till förvirring. Utcheckning kan också vara bra för att påminna gruppmedlemmarna om att lägga till en kommentar när de checkar in en fil, så att du lättare kan spåra vad som har ändrats i varje version. Mer information finns i Konfigurera ett bibliotek för att kräva utcheckning av filer.

Spåra versioner

Om du behöver bevara tidigare versioner av filer kan bibliotek hjälpa dig att spåra, lagra och återställa filerna. Du kan välja att spåra alla versioner på samma sätt. Eller så kan du ange vissa versioner som viktigare, till exempel att lägga till ett nytt kapitel i en handbok, och vissa versioner som mindre viktiga, till exempel när du åtgärdar ett stavfel. För att hantera lagringsutrymmet kan du välja hur många av varje versionstyp som du vill spara. Mer information om versionshantering finns i Hur fungerar versionshantering i en lista eller ett bibliotek?.

Webbplatslivscykel och avslutande

Webbplatser som dokumentarbetswebbplatser och diskussionswebbplatser ligger ofta kvar även om de blivit inaktuella, och tar i så fall upp värdefullt lagringsutrymme samtidigt som sökresultaten försämras. Det kan vara bra att granska webbplatserna och deras innehåll enligt ett schema (minst en gång per år) för att fastställa om de bör behållas eller inte.

Det är också bra att tänka på att organisationens övergripande styrningsmodell kan vara inställd på att åtgärda inaktuella webbplatser. En administratör kan till exempel automatiskt ta bort webbplatser som inte har rörts under 90 dagar. Som webbplatsägare får du ett e-postmeddelande som varnar dig när det kommer att hända. Mer information om principer för livscykel och borttagning finns i Stängningsprinciper för webbplatser.