Vodnik za zasebnost za osebne vpoglede

Ključna načela 

• Kot Viva Insights si lahko samo vi ogledate svoje podatke.

• Vaši podatki so shranjeni in izračunani v vašem Exchange Online nabiralniku.

• Sodelovanje in odjavo lahko kadar koli zavrnete.

• Osebni vpogledi v Viva Insights vam ne pokaže nobenih osebnih podatkov sodelavcev, razen tistega, kar lahko vidite v Outlooku in aplikaciji Teams.

Ključne točke zasebnosti podatkov 

• Osebni vpogledi v Viva Insights zasnovani tako, da omogočajo vrednotenje, sledenje, avtomatizirano sprejemanje odločitev, profiliranje ali spremljanje. Viva Insights ponuja osebne vpoglede v aplikacijo Viva Insights v aplikaciji Microsoft Teams in spletu, dodatku Vpogledi v Outlooku, Viva e-poštnih sporočilih z povzetek, e-poštnih sporočilih s kratkimi sporočili in predlogih v vrstici v Outlooku. Osebni vpogledi v Viva Insights nimajo mehanizma ali možnosti, ki bi vsem omogočala dostop do prilagojenih informacij, ki so prikazane na teh površinah, razen če jih namenoma in neodvisno delite z drugimi. Osebnih vpogledov, ki jih zagotavlja Viva Insights ni mogoče uporabiti za avtomatizirano sprejemanje odločitev ali profiliranje.

• Osebni vpogledi v Viva Insights zaposlenim ne omogočajo dostopa do novih osebnih podatkov drugih sodelavcev. Viva Insights pretvori podatke v osebne vpoglede tako, da izvede izračune informacij, ki jih ustvarite že o delovnem dnevu. Večina podatkov, ki jih vidite v osebnih vpogledih iz storitve Viva Insights, je le združevanje podatkov, do katerih že imate dostop, vendar pa brez podpore ne bi mogli hitro izvesti izračunov.

• Osebni vpogledi v Viva Insights so obdelani in shranjeni v nabiralniku zaposlenega Exchange Online podatkov. Viva Insights obdeluje podatke iz teh virov za osebne vpoglede: Exchange Online e-pošto in podatke koledarja, signale klepeta in klicev iz Skype za podjetja in aplikacije Teams. Viva Insights shrani in obdela te podatke v nabiralniku posameznega Exchange Online zaposleni.

• Osebni vpogledi v Viva Insights podpirajo skladnost s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR). Microsoft je oblikoval osebne vpoglede v Viva Insights, da bi podpiral potrebe vaše organizacije po tem, da upošteva zahteve uredbe GDPR.

Kje si lahko ogledam osebne vpoglede 

Osebni vpogledi v Viva Insights: 

• Viva Insights aplikaciji Teams in spletu 

• Viva Insights v Outlooku 

• Kratka e-poštna sporočila v Outlooku

• E-poštna sporočila z digest v Outlooku

• Predlogi v vrstici v Outlooku 

Zasebnost v Viva Insights aplikaciji Teams in spletu

Ko so podatki obdelani v Microsoft Viva Insights, Microsoft varuje zasebnost zaposlenih in je v celoti v skladu z lokalnimi predpisi, kot je Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR). Viva Insights zasebnost ščiti na naslednje načine:

• Osebno in zasebno – vsebina v vaših vpogledih je osebna, zasebna in na voljo le vam. Nihče v vaši organizaciji ne more dostopati do nje.

• Podatki vseh oseb se hranijo kot zasebni – Viva Insights ne vključuje nobenih novih osebnih podatkov o drugih v vaši organizaciji. Vpogledi in dejanja temeljijo na informacijah, ki ste jih ustvarili vi in vaša organizacija, in se pišejo o navadnem delovnem dnevu. Vaši vpogledi temeljijo na informacijah, do katerih že imate dostop, vendar jih brez pomoči ni mogoče hitro združiti.

• Varnost nabiralnika – Viva Insights uporablja Exchange Online e-pošto in podatke koledarja ter obdela in shrani vse vpoglede ali dejanja v nabiralnik storitve Exchange Online, tako da Exchange vgrajena in vsili varnost podatkov.

• Skladna s uredbo GDPR – Microsoft ravna skladno z uredbo GDPR, ko zagotavlja vpoglede in dejanja v aplikaciji.

Podatkovni tipi 

Viva Insights ponuja osebne vpoglede s temi vrstami podatkov. 

• Podatki nabiralnika – e-pošta, koledar, klepet in dejavnost klica, ki jo ustvarite s storitvijo Microsoft 365, na primer čas, ki ga porabite za srečanja, ali e-poštna sporočila, ki jih pošljete določeni osebi ali skupini.

• Postopni podatki – podatki, ki sicer ne bi bili na voljo, vendar so prikazani v združeni obliki, zasnovani za zaščito posamezne zasebnosti.

Cene branja po e-pošti 

Viva Insights spremlja odstotek prejemnikov, ki so odprli e-poštno sporočilo (v dodatku za Outlook) za e-pošto, ki ste jo poslali petim ali več osebam. 

Če želite ohraniti zasebnost, Viva Insights ne sledi hitrostm branja sporočil, poslanih manj kot petim ljudem. Viva Insights prav tako ne prikazuje stopenj branja »0 odstotkov« ali »100 odstotkov«, saj bi to ljudem omogočilo, da dokončno sklepajo o posameznih dejanjih sodelavca. Namesto tega je hitrost branja v teh primerih prikazana kot obseg, ki zajema mejno vrednost, ki je odvisna od števila prejemnikov e-poštnega sporočila. 

Ta metrika se izračuna na podlagi »prebrane« zastavice v Exchange Online. Pri nekaterih uporabnikih so sporočila označena kot »prebrana«, ko odprete sporočilo v Outlookovem podoknu za predogled. Za druge boste morda morali dvoklikniti, da odprete sporočilo, da ga označite kot »prebrano«. 

To nastavitev lahko nadzirate v nastavitvah Outlooka. Če želite prikazati te signale v nabiralniku pošiljatelja, je zastavica »prebrano« kopirana v okolju okolja Microsoft 365 in nato dostavljena v nabiralnik pošiljatelja. 

Skladnost s predpisi uredbe GDPR 

Tako kot pri polni zbirki Microsoft 365 lahko Viva Insights skladnost z zahtevami uredbe GDPR. Na primer, Viva Insights podpira to: 

• Zaščita in zaščita osebnih podatkov uporabnikov – vpogledi zahtevajo licenco Exchange Online, vsi podatki pa so shranjeni v nabiralniku zaposlenih Exchange Online nabiralniku. Izračunane metrike, kot so opravila, so prilepčene v nabiralnik. Tako Viva Insights ta obveznost izpolnjuje tako, da Exchange Online tudi:

  • Microsoft ne bo oglaševal podatkov strank v Exchange Online za oglaševanje.

  • Microsoft podatkov o strankah ne Exchange Online prostovoljno razkril organom kazenskega pregona.

  • Microsoft bo izpolnjuje vse zahteve v zvezi s šifriranjem podatkov Exchange Online in izvajal kontrolnike za zmanjšanje varnostnih tveganj in zagotavljanje poslovne kontinuitete, kot je opisano v iso 27001 in 27018.

• Obvestite uporabnike v primeru, da je zaznana kršitev – Microsoft bo obvestil stike za zasebnost strank v 72 urah po tem, ko bo Microsoft postal seznanjen s kršitvijo standardnih operacijskih postopkov za odziv na dogodke v storitvi Microsoft 365.

• Čast uporabniškim zahtevkom za izvoz, brisanje ali omejitev obdelave osebnih podatkov – Microsoft podpira zahteve uporabnikov, kot so zahteve za izvoz ali brisanje podatkov.

Če želite več informacij, glejte Skladnost s predpisi uredbe GDPR.