Predlogi v vrstici v Outlooku

Ko sestavljate e-poštno sporočilo v Outlooku, boste morda dobili predloge za načrtovanje dostav e-poštnih sporočil. Več informacij o tej funkciji in o uporabi najdete v članku Načrtovanje pošiljanja v Outlooku.

Med branjem povabila na koledar boste morda opazili predlog za Rezerviranje časa za delo v fokusu. Ta predlog dobite, če imate veliko obremenitev srečanja, tako da boste imeli več časa za globoko delo.

Dodajanje časa v koledar:

1. V vpogledu izberite Ogled predlaganih časov. Odpre se podokno z razpoložljivimi časovnimi okviri za fokus vsak dan v prihajajočem tednu.

2. Izberite ikono koledarja za čase, ki jih želite rezervirati. Če želite rezervirati vse navedene čase, izberite Rezerviraj vse.

Preberite več o času fokusa.

Ko v Outlooku sestavljate e-poštno sporočilo ali povabilo v koledarju o času, ko vas ne bo v službo, boste morda dobili predlog za pripravo na delavnik. Izberite Načrtuj , da odprete kontrolni seznam Načrtuj čas odsotnosti. S kontrolnim seznamom naredite to:

• Razrešite vsa srečanja na enem mestu s sporočilom po meri o načrtovanem delovnem času.

• Compose samodejne odgovore in obvestite skupino o načrtovanem dopustu.

• Čas za fokus razporedite tako, da so opravila dokončana, preden se odpravite na delo, in na delo, ko se vrnete.

Če je povabilo na srečanje v sporu z obstoječim blokom časa za fokus, boste morda dobili predlog za vnovično načrtovanje časa fokusa ali predlaganje novega časa srečanja.

Če želite predlagati nov čas srečanja:

1. Izberite Ogled drugih razpoložljivih časov.

2. Izberite časovni blok za naslednji teden, ki vam ustreza, kar predlaga nov čas organizatorju srečanja.

Čas fokusa premaknete tako:

1. Izberite Premakni blok fokusa.

2. V prihodnjem tednu izberite nov blok fokusa.

Velja za: Uporabniki z Viva Insights naročnino.

Ko prejmete povabilo na srečanje, boste morda opazili predlog za rezerviranje časa priprave na srečanje.

1. V predlogu izberite Možnost rezerviraj čas, s katero sprejmete povabilo. 

2. Odpre se podokno dodatka. Izberite možnosti za čas prednaprave:

   1. Čas: Neposredno pred srečanjem, en dan pred srečanjem ali zadnji delovni dan v tednu pred srečanjem.

   2. Trajanje: 15 minut, 30 minut ali 1 ura.

Glede na možnosti, ki ste jih izbrali, Viva Insights iskanje praznega mesta na koledarju in načrtuje sestanek z imenom »Čas priprave za [ime srečanja].«

Ko se prikaže ta predlog:

Viva Insights prikaže ta predlog, ko so izpolnjeni vsi ti pogoji:

• Srečanje:

  • Vsebuje 11 povabljenih oseb ali manj.

  • Naj bi trajalo od 30 do 60 minut.

  • Ne ponavlja se.

  • Ni bil preklican.

  • Zahteva odziv udeleženca.

  • Ni zasebna.

  • Nima stanja »Prost«, »Na drugem delovnem mestu« ali »Ni prisoten«.

• Ti:

  • Povabilo na srečanje odprite najmanj 15 minut pred sestankom.

  • Med delovnim časom morate imeti na voljo vsaj 15 minut za pripravo.

  • V zadnjih sedmih dneh ni bil všeč noben priprav na srečanja udeležencev.

  • Za to srečanje še nisem rezerviral časa pred pripravo.

  • So zahtevani udeleženec srečanja.

  • Srečanja nisem zavrnil.

Sestavite srečanje vas spodbuja, da skrbno razmislite o trajanju, pogostosti in seznamu povabljenih za sestanke z visokimi stroški. Ko ustvarjate novo srečanje v Outlooku, lahko to sproži sporočilo, da vas obvesti, kdaj je strošek srečanja (trajanje x frekvenca x povabljenci) visok.  

Sporočilo lahko razširite, da odprete Viva Insights, ki ponuja predloge za ukrepanje. Če se odločite zmanjšati pogostost ali skrajšati trajanje, bo povabilo nemudoma posodobil z novo, cenejšo konfiguracijo.  

Naredite lahko tudi svoje spremembe. Če pošljete to povabilo in nato poiščete isto srečanje na kartici pregleda srečanja, bo to že označeno kot pregledano. 

Velja za: Ta vpogled je trenutno na voljo le osebam, ki so včlanjeni v veljavni storitveni paket.

Med branjem e-poštnega sporočila, ki ste ga poslali, boste morda videli vpogled, ki označuje, kolidni odstotek prejemnikov e-poštnega sporočila je odprl e-poštno sporočilo.

Izberite Prikaži več vpogledov, če si želite ogledati, koliko ljudi je odprlo ali posredovalo vašo e-pošto, in povprečni čas, ki so ga porabili za branje tega e-poštnega sporočila, ter podobne informacije za vse priloge v tem e-poštnem sporočilu. Te informacije vam lahko pomagajo pri sledijo prejemnikom, če je to potrebno, in/ali prilagodijo vaš komunikacijski slog, da opravijo delo.

Velja za : Ta predlog je trenutno na voljo le osebam, ki so včlanjeni v veljavni storitveni paket .

Ko sestavljate e-poštno sporočilo za več kot pet prejemnikov, boste morda dobili predlog z besedilom »Vpogledi lahko sledijo e-pošti«.

Izberite Spremljajte to e-poštno sporočilo, da si ogledate hitrost odprtih e-poštnih sporočil in več statističnih podatkov o tem e-poštnem sporočilu. Te informacije so na voljo 15 minut po tem, ko ste poslali e-poštno sporočilo. Te informacije si lahko ogledate tako, da odprete poslano e-poštno sporočilo ali odprete dodatek Vpogledi in izberete Sledenje odprtim tečajem e-pošte.