Uporaba Microsoft Viva Insights v Outlooku

Srečanja so ključnega pomena za zdravo sodelovanje. Z boljšimi praksami za srečanja lahko izboljšate storilnost, izmenjavo informacij, inovacije, sprejemanje odločitev in povezave med člani skupine.

Vpogled Priprava na srečanja prikaže seznam prihajajočih srečanj, ki ste jih organizirali ali na katere ste bili povabljeni za naslednjih sedem koledarskih dni (vključno s trenutnim dnem). Ta vpogled vam pomaga pri odločanju, ali je vsako srečanje pripravljeno za uporabo. Izberite Priprava na srečanja, če si želite ogledati vpogled v posamezna prihodnja srečanja. Izberite, če želite filtrirati po vseh, organiziranih ali povabljenih srečanjih.

S tem vpogledom lahko naredite to:

• Ogled udeležencev: Oglejte si odstotek povabljenih oseb, ki so sprejele srečanje, in število povabljenih oseb. Če si želite ogledati več informacij o teh udeležencih, izberite puščico dol.

• Ogled sporov: Dobite seznam vseh drugih srečanj, ki so v sporu s tem srečanjem.

• Odgovori (če ste povabljeni): odgovorite na povabilo da ali ne. Če ste že odgovorili, je vaš odgovor prikazan tukaj. Če je srečanje načrtovano zunaj tipičnih ur srečanja (ko običajno organizirate srečanja in se jih udeležite med delovnim dnem in zunaj nje), je označeno z možnostjo, da ustrezno odgovorite.

• Ogled prilog: Oglejte si število prilog, povezanih s tem srečanjem, skupaj z naslovi in mestom za shranjevanje (v spletu ali lokalno). Če je priloga shranjena v spletu, si jo oglejte ali jo odprite.

• Ogled sorodnih dokumentov: Oglejte si dokumente, ki vam bodo morda v pomoč pri pripravi na srečanje.

• Preverite, ali ima srečanje spletno povezavo (če ste organizator): Če ima srečanje spletno povezavo, boste tukaj opazili da. Če ni, boste opazili ne.

• Čas priprave knjige: Pred srečanjem rezervirajte 15 minut ali 30 minut časa za pripravo. Na koledarju se prikaže rezerviran čas in se sklicuje na srečanje kot »Čas priprave za [naslov srečanja].« Čas priprave srečanja lahko tudi prekličete ali pa ga izbrišete neposredno iz koledarja.

Velja za: osebe , včlanene v veljavni storitveni paket

S sledenjem cen odprtih e-poštnih sporočil in dokumentov vam Viva Insights informacije:

• Koliko ljudi je odprlo vašo e-pošto.

• Povprečen čas, ki so ga ljudje porabili za branje vaše e-pošte.

• Število e-poštnih prejemnikov je odprlo dokument, ki ste ga dali v skupno rabo v e-poštnem sporočilu kot povezava ali kot priloga.

Preberite informacije o poslanih e-poštnih sporočilih:

1. Če podokno Viva Insights še ni odprto, izberite ikono Viva Insights na traku Outlook Home, da jo odprete. Če se prikaže sporočilo »Dobrodošli!«, izberite Začetek.

2. Izberite eno od teh možnosti:

   1. Hitrost odprtih e-poštnih sporočil v kontekstu – prikaže statistične podatke o branju poslane e-pošte, ki je trenutno odprta v Outlooku. Zagotavlja tudi odprte cene za povezane ali priložene dokumente, ki so shranjeni v OneDrive za podjetja ali SharePointu.

      Opomba: V redkih primerih je lahko hitrost odprtih dokumentov višja od stopnje odprtih e-poštnih sporočil. To se lahko zgodi, ko prejemniki odprejo dokument z viri, ki niso e-poštna sporočila, v katerih je bil dokument v skupni rabi.

   2. Spremljajte cene odprtih e-poštnih sporočil – prikaže statistične podatke o branju vseh poslanih e-poštnih sporočil.

Obe možnosti prikazujeta vrstico z zadevo e-pošte in povzetek odprte postavke, odprto ceno (včasih izraženo kot odstotek) in število posredovanih sporočil.

Čas za rezerviranje knjige vam lahko pomaga zaščititi čas za osredotočeno delo in tudi minimizirati obvestila (in s tem odvračati pozornost) klepetov in klicev v aplikaciji Teams med časom fokusa.

1. V podoknu Viva Insights dodatki izberite Rezerviraj čas za fokus. Ta vpogled se prikaže, če je na vašem koledarju na voljo čas med delovnim časom, ki ga srečanja ali sestanki ne blokirajo.

2. Izberite:

   • Ikona plus (+) ob bloku fokusa, ki ga želite dodati na koledar.

   • Ikona svinčnika za spreminjanje prikaza fokusnega bloka na koledarju. Recimo, da se želite dve uri osredotočiti na »Prodajni naklon«. Spremenili bi oznako »Čas za fokus« na »Višina tona prodaje« in nato izbrali ikono plus (+). S tem dejanjem ustvarite dvouran sestanek na koledarju, ki se imenuje »Višina prodaje«.

   • Rezervirajte vse in razporedite ves razpoložljivi čas fokusa hkrati ter nastavite zaščiteni čas skozi teden. Uporabite vpogled Nastavitev ur za kosilo, da nastavite nastavitve za kosilo. Viva Insights bo spoštoval vaše nastavitve, ko bo razporedil čas fokusa.

Če želite več informacij o dokumentih, se prikaže seznam dokumentov v storitvi OneDrive in SharePoint v skupni rabi v e-pošti, ki jih še niste odprli. Na tem seznamu so dokumenti iz zadnjih 14 dni.

1. V Viva Insights dodatka izberite Možnost »Nadoknadite več o dokumentih«.

2. Izberite:

   • Odprite e-pošto ali Odprite srečanje, če želite odpreti e-pošto ali srečanje, kjer so bili neprebrani dokumenti v skupni rabi.

   • Rezervirajte čas za načrtovanje časa na koledarju za pregled neprebranih dokumentov.

Glede na vaše vzorce sodelovanja lahko možnost Dodaj pomembne osebe predlaga, da nekatere stike označite kot pomembne. Ko te stike označite kot pomembne, vas Viva Insights, da zanje dokončate opravila in od njih odprete neprebrana e-poštna sporočila.

1. V Viva Insights dodatka izberite Dodaj pomembne osebe.

2. Izberite Označi kot pomembno za vsak stik, ki ga želite razvrstiti po prioriteti.

Če želite zaščititi čas za kosilo in prilagoditi čas za kosilo, Viva Insights upoštevajte želene ure za kosilo.

Ure za kosilo lahko nastavite na dva načina – v nastavitvah ali s kartico Nastavi ure za kosilo:

Nastavitev ur za kosilo v nastavitvah 

1. V Viva Insights dodatka Nastavitve (ikona mehanizma).

2. V razdelku Nastavitev ur za kosilo izberite možnost za urejanje (svinčnik).

3. Spremenite vrednosti v poljih Začetek kosil in Končna ura kosil.

4. Izberite Posodobi.

Nastavite ure za kosilo s kartico »Nastavi ure za kosilo«

1. V Viva Insights dodatka izberite Nastavi ure za kosilo.

2. Opazili boste privzete ure za kosilo. Izberite Potrdi, da obdržite to, kar je tukaj, ali Spremeni, da jih uredite.

3. Če želite blokirati kosilo na koledarju vsak dan, izberite Dodaj dogodek ponavljajočega se koledarja, da zaščitite ta čas.

4. Če ste naredili spremembe, izberite Posodobi.

Uporabite vpogled v načrt odsotnosti, da zmanjšate stres načrtovanja prihodnje odsotnosti z dela. S tem orodjem za kontrolni seznam lahko naredite to:

• Razrešite vsa srečanja na enem mestu s sporočilom po meri o načrtovanem delovnem času.

• Compose samodejne ponovne nastavitve in obvestite svojo skupino o načrtovanem dopustu.

• Čas za fokus razporedite tako, da so opravila dokončana, preden se odpravite na delo, in na delo, ko se vrnete.

Načrtujte urnik s temi možnostmi hkrati ali posamezno, ko se približate datumu. Pred uporabo se lahko kadar koli vrnete in spremenite podrobnosti. Viva Insights boste spremljali napredek in posodobili, katera dejanja so bila dokončana.

1. V Viva Insights dodatka pojdite na kartico Načrtovanje odsotnosti.

2. Če želite pridobiti kontrolni seznam, ki vsebuje te možnosti načrtovanja, izberite Pomagajte mi načrtovati:

   1. Izberite datume – nastavite sestanek »Odsota« na koledarju za izbrane datume:

      1. Izberite Začetniin končni datum, ko vas ne bo v pisarni.

      2. Izberite Načrtuj.

   2. Nastavite samodejne odgovore – Compose in shranite sporočilo o odsotnosti za izbrane datume:

      1. V Compose ali uredite sporočilo ohranite privzeta nastavitev ali uredite odgovor ob odsotnosti.

         Opomba: Če ste sešteli sporočilo za prejšnje obdobje odsotnosti, boste opazili zadnje sporočilo, ki ste ga uporabili kot privzeto v polju za Compose ali urejanje sporočila.

      2. Izberite Pošlji zunaj moje organizacije, če želite isto sporočilo poslati osebam v organizaciji in zunaj nje.

         Namig: Če želite osebam zunaj organizacije poslati drugo sporočilo za samodejni odgovor, lahko to naredite v Outlooku: Nastavitve > Mail> Automatic replies.

      3. Izberite Shrani.

   3. Obvestite sodelavce – obvestite osebe, s katerimi ste delali v zadnjih štirih tednih, o prihajajočem času odsotnosti.  

      1. Če želite sodelavce obvestiti prek e-pošte, izberite Odpri nov osnutek e-pošte, opravite spremembe in Pošlji.

      2. Če želite sodelavce obvestiti prek povabila na srečanje, izberite Odpri novo povabilo na srečanje, naredite spremembe in pošlji.

   4. Razrešite srečanja – zavrnite ali prekličite srečanja, ki ste jih organizirali ali sprejeli, ko ste odsotni.

      1. Zavrnite in prekličite srečanja s tem sporočilom – Uredite sporočilo, Viva Insights ga boste poslali, da zavrnete ali prekličete povabila na srečanje.

      2. Izberite srečanja, ki jih želite zavrniti in preklicati – izberite srečanja, ki jih želite zavrniti ali preklicati, ali pa uporabite možnost Izberi vse, da zavrnete ali prekličete vsa navedena srečanja. Ko končate, izberite možnost za potrditev. Če si želite ogledati več podrobnosti o srečanju, lahko izberete tudi Odpri ob srečanju.

   5. Rezervirajte čas, da se osredotočite na delo – razporedite čas, da se osredotočite na dokončanje dela, preden greste, nato pa se nadoknadite nadoknadite zadokujanje, ko se vrnete.

      1. Razširite možnost Pregled odprtih reže.

      2. Izberite znak plus (+) ob časovnih okvirih, ki so na voljo za rezerviranje.

      3. Izberite Dokončano, da jih dodate v koledar.

Kot vodja lahko z vpogledom »Dohite se s skupino« naredite to:

• Izvajajte opravila, za katera ste obljubili, da jih boste opravili, ali pa vas bodo člani skupine prosili, da jih dokončate.

• Preglejte pomembna e-poštna sporočila in dokumente članov skupine, ki jih še niste prebrali.

Ta funkcija je na voljo le za Viva Insights, ki imajo neposredna poročila navedena v imeniku Azure Active Directory. Če ste upravitelj, vendar ne vidite te funkcije, se obrnite na skrbnika za Microsoft 365.

V podoknu Viva Insights za dodatke izberite Obrnite se na skupino, da si ogledate člane skupine, ki jih potrebujete za vnovično vzpostavitev povezave, in dejanja, ki jih lahko izvedete.