Ustvarjanje tabele in dodajanje polj

Ustvarjanje tabele

V preprosti zbirki podatkov, kot je seznam stikov, je lahko uporabljena le ena tabela. Toda v številnih zbirkah podatkov je uporabljenih več tabel. Ko ustvarite novo zbirko podatkov, v računalniku ustvarite novo datoteko, ki ima vlogo vsebnika za vse predmete v zbirki podatkov, vključno s tabelami.

Tabelo lahko ustvarite tako, da ustvarite novo zbirko podatkov, da vstavite tabelo v obstoječo zbirko podatkov ali da tabelo uvozite ali povežete iz drugega vira podatkov — kot je delovni zvezek programa Microsoft Excel, dokument programa Microsoft Word, besedilna datoteka ali druga zbirka podatkov. Ko ustvarjate novo prazno zbirko podatkov, bo Access samodejno vstavil novo prazno tabelo. Nato lahko v tabelo vnesete podatke in začnete z določanjem polj.

Na vrh strani

Ustvarjanje nove tabele v novi zbirki podatkov

1. Kliknite Datoteka > Novo, nato pa izberite Prazna namizna zbirka podatkov.

2. V polje Ime datoteke vnesite ime nove zbirke podatkov.

3. Če se želite premakniti na drugo mesto in shraniti zbirko podatkov, kliknite ikono mape.

4. Kliknite Ustvari.

   Odpre se nova zbirka podatkov in nova tabela z imenom »Tabela1« se ustvari in odpre v pogledu podatkovnega lista.

Na vrh strani

Ustvarjanje nove tabele v obstoječi zbirki podatkov

1. Kliknite Datoteka > Odpri in nato kliknite zbirko podatkov, če je na seznamu Nedavno. Če je ni, izberite eno od možnosti za iskanje, da jo poiščete.

2. V pogovornem oknu Odpri izberite zbirko podatkov, ki jo želite odpreti, in nato kliknite Odpri.

3. Na zavihku Ustvarjanje v skupini Tabele kliknite Tabela.

   V zbirko podatkov je vstavljena nova tabela, ki se odpre v pogledu podatkovnega lista.

Na vrh strani

Uvoz ali povezava za ustvarjanje kazala

Tabelo lahko ustvarite tako, da jo uvozite ali povežete s podatki, ki so shranjeni nekje drugje. Uvozite ali povežete jo lahko s podatki v Excelovem delovnem zvezku, na SharePointovem seznamu, v datoteki XML, drugi Accessovo zbirki podatkov, mapi programa Microsoft Outlook in drugje.

Ko podatke uvozite, ustvarite kopijo podatkov v novi tabeli v trenutni zbirki podatkov. Naknadne spremembe izvornih podatkov ne vplivajo na uvožene podatke, spremembe uvoženih podatkov pa ne vplivajo na izvorne podatke. Po povezavi z virom podatkov in uvozu podatkov lahko uvožene podatke uporabite brez povezovanja z virom. Spremenite lahko načrt uvožene tabele.

Če ustvarite povezavo do podatkov, v trenutni zbirki podatkov ustvarite povezano tabelo, ki predstavlja živo povezavo z obstoječimi podatki, shranjenimi drugje. Če spremenite podatke v povezani tabeli, jih spremenite tudi v viru. Kadar koli se spremenijo podatki v viru, je sprememba prikazana tudi v povezani tabeli. Ob uporabi povezane tabele morate vedno imeti možnost vzpostavitve povezave z virom podatkov. Ne morete spremeniti načrta povezane tabele.

Na vrh strani

Nastavljanje lastnosti tabele

Poleg nastavljanja lastnosti za polja lahko nastavite tudi lastnosti, ki veljajo za celotno tabelo ali za vse zapise.

1. Izberite tabelo, katere lastnosti želite nastaviti.

2. Na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled načrta.

3. Na zavihku Načrt tabele v skupini Pokaži/ skrij kliknite List z lastnostmi.

   

   Prikaže se list z lastnostmi tabele.

4. Na listu z lastnostmi kliknite zavihek Splošno.

5. Kliknite polje na levi strani lastnosti, ki jo želite nastaviti, in nato vnesite nastavitev za lastnost.

   Ne pozabite pritisnite tipki CTRL + S, če želite shraniti spremembe.

   Uporabite to lastnost tabele	Če želite
   Prikaži poglede na SharePointovem mestu	Določiti, ali so pogledi, ki temeljijo na tabeli, lahko prikazani na SharePointovem mestu. Opomba: Učinki te nastavitve so odvisni od nastavitve lastnosti Prikaz vseh pogledov na SharePointovem mestu v zbirki podatkov.
   Razširjen podatkovni podlist	Razširiti vse podatkovne podliste, ko odprete tabelo.
   Višina podatkovnega podlista	Naredite nekaj od tega: Če želite, da se okno podatkovnega podlista razširi tako, da prikaže vse vrstice, pustite to lastnost nastavljeno na 0 palcev. Če želite nadzor nad višino podatkovnega podlista, vnesite želeno višino v palcih.
   Usmerjenost	Nastaviti usmerjenost pogleda glede na to, ali se jezik bere od leve proti desni ali od desne proti levi.
   Opis	Opisati tabelo. Ta opis se bo pojavljal v opisih orodij za tabelo.
   Veljavnostno pravilo	Vnesti izraz, ki mora biti resničen, kadar koli dodate ali spremenite zapis.
   Veljavnostno besedilo	Vnesti sporočilo, ki je prikazano, če zapis krši izraz v lastnosti Veljavnostno pravilo.
   Filtriraj	Določiti pogoje za prikaz le ujemajočih se vrstic v pogledu podatkovnega lista.
   Razporedi po	Izbrati polja za navajanje privzetega vrstnega reda vrstic v pogledu podatkovnega lista.
   Ime podatkovnega podlista	Navesti, ali naj se podatkovni podlist prikaže v pogledu podatkovnega lista, in če se prikaže, iz katere tabele ali poizvedbe naj vrstice v podatkovnem podlistu pridobijo podatke.
   Poveži podrejena polja	Prikazati seznam polj v tabeli ali poizvedbi, ki se uporabljajo za podatkovne podliste, ki se ujemajo z lastnostjo Poveži nadrejena polja, določeno za tabelo.
   Poveži nadrejena polja	Prikazati seznam polj v tabeli, ki se ujemajo z lastnostjo Poveži podrejena polja, navedeno določeno za tabelo.
   Filtriranje nalaganja	Samodejno uporabiti pogoje filtriranja v lastnosti Filter (če je nastavljena na Da), ko je tabela odprta v pogledu podatkovnega lista.
   Razvrščanje po nalaganju	Samodejno uporabiti pogoje razvrščanja v lastnosti Razvrščanje po (če je nastavljena na Da), ko je tabela odprta v pogledu podatkovnega lista.

   Namig    Če želite zagotoviti več prostora za vnašanje ali urejanje nastavitve v polju z lastnostjo, pritisnite tipki SHIFT+F2 in odpre se polje Povečava. Če boste lastnost Veljavnostno pravilo nastavili na izraz in želite pomoč pri gradnji, kliknite ob polju z lastnostjo Veljavnostno pravilo, da se prikaže graditelj izrazov.

Na vrh strani

Shranjevanje tabele

Ko ustvarite ali spremenite tabelo, shranite njen načrt. Ko prvič shranjujete tabelo, ji dodelite ime, ki opisuje vsebovane podatke. Uporabite lahko največ 64 alfanumeričnih znakov, vključno s presledki. Tabelo lahko na primer poimenujete »Stranke«, »Zaloga delov« ali »Izdelki«.

Access je pri poimenovanju tabel izredno prilagodljiv, vendar pa obstajajo nekatere omejitve, ki jih morate upoštevati: Ime tabele lahko vsebuje največ 64 znakov in lahko vsebuje poljubno kombinacijo črk, številk, presledkov in posebnih znakov, razen pike (.), klicaja (!), oglatih oklepajev ([]), začetnega presledka, enačaja (=) ali nenatisljivega znaka, npr. prehoda v novo vrstico. Ime poleg tega ne sme vsebovati teh znakov: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Izberite Datoteka > Shrani ali pa pritisnite CTRL + S.

2. Če prvič shranjujete tabelo, vnesite ime zanjo in nato kliknite V redu.

Na vrh strani

Nastavitev primarnega ključa

V tabeli določite primarni ključ, razen če imate poseben razlog, da tega ne želite narediti. Access samodejno ustvari kazalo za primarni ključ, ki izboljša delovanje zbirke podatkov. Access tudi poskrbi, da ima vsak zapis vrednost v polju s primarnim ključem in da je ta vrednost vedno enolična. Enolične vrednosti so ključnega pomena, saj drugače ni mogoče zanesljivo razlikovati določene vrstice od drugih vrstic.

Ko v pogledu podatkovnega lista ustvarite novo tabelo, Access samodejno ustvari primarni ključ in mu dodeli ime polja za ID in vrsto podatkov »Samoštevilo«.

V pogledu načrta lahko spremenite ali odstranite primarni ključ ali nastavite primarni ključ za tabelo, ki ga še nima.

Na vrh strani

Določite polja, ki jih želite uporabiti kot primarni ključ

Včasih imate morda že podatke, ki jih želite uporabiti kot primarni ključ. Morda imate na primer obstoječe ID-številke zaposlenih. Če ustvarite tabelo za spremljanje informacij o zaposlenih, lahko za njen primarni ključ uporabite obstoječe ID-je zaposlenih. Morda pa je ID zaposlenega enoličen le, ko je uporabljen skupaj z ID-jem oddelka, kar pomeni, da morate za primarni ključ uporabiti obe polji skupaj. Dober kandidat za primarni ključ ima te značilnosti:

• Vsak zapis ima enolično vrednost za polje ali kombinacijo polj.

• Polje ali kombinacija polj ni nikoli prazna oz. nima nikoli vrednosti nič – vedno obstaja neka vrednost.

• Vrednosti se ne spreminjajo.

Če ne obstajajo podatki, ki bi bili primerni za primarni ključ, lahko zanj ustvarite novo polje. Ko ustvarite novo polje, ki ga boste uporabili kot primarni ključ, nastavite podatkovni tip polja na »Samoštevilo«; tako je zagotovljeno, da bo vrednost ustrezala vsem trem zgoraj naštetim značilnostim.

Na vrh strani

Nastavljanje ali spreminjanje primarnega ključa

1. Izberite tabelo, katere primarni ključ želite nastaviti ali spremeniti.

2. Na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled načrta.

3. V mreži načrta tabele izberite polje ali polja, ki jih želite uporabiti kot primarni ključ.

   Eno polje izberete tako, da kliknete izbirnik vrstice za želeno polje.

   Če želite izbrati več polj, pridržite tipko CTRL in kliknite izbirnik vrstice za vsako polje.

4. Na zavihku Načrt tabele v skupini Orodja kliknite Primarni ključ.

   Na levi strani polja ali polj, ki ste jih izbrali za primarni ključ, se prikaže indikator ključa.

Na vrh strani

Odstranjevanje primarnega ključa

1. Izberite tabelo, katere primarni ključ želite odstraniti.

2. Na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled načrta.

3. Kliknite izbirnik vrstice za trenutni primarni ključ. Če je primarni ključ sestavljen iz več polj, pridržite tipko CTRL in nato kliknite izbirnik vrstice za vsako polje.

4. Na zavihku Načrt tabele v skupini Orodja kliknite Primarni ključ.

   Indikator ključa je odstranjen iz polj, ki ste jih predhodno navedli kot primarni ključ.

Ko shranite novo tabelo, ne da bi nastavili primarni ključ, vas Access pozove, da ustvarite novo polje za primarni ključ. Če kliknete Da, Access ustvari polje z ID-jem, v katerem je uporabljen podatkovni tip »Samoštevilo« in v katerem se ustvari enolična vrednost za vsak zapis. Če je v tabeli že polje »Samoštevilo«, ga Access uporabi za primarni ključ. Če kliknete Ne, Access ne doda polja in ne nastavi primarnega ključa.

Na vrh strani

Dodajanje polj

Če želite shraniti nov podatek o določenem elementu, za katerega že imate tabelo, dodajte polje v Accessovo tabelo. Denimo, da imate tabelo, v kateri so shranjeni ime, priimek, e-poštni naslov, telefonska številka in poštni naslov vseh strank. Če želite slediti priljubljenemu načinu komunikacije posamezne stranke, dodajte polje, v katerem bodo shranjeni ti podatki.

Vsak podatek, ki mu želite slediti, shranite v polje. V tabeli stikov na primer ustvarite polja za priimek, ime, telefonsko številko in naslov. V tabeli izdelkov ustvarite polja za ime izdelka, ID izdelka in ceno.

Vsako polje ima določene ključne značilnosti, na primer ime, ki enolično identificira polje v tabeli, podatkovni tip, ki določa naravo podatkov, postopke, ki jih je mogoče izvesti za podatke, in količina prostora, ki ga je treba prihraniti za vsako vrednost.

Preden ustvarite polja, poskusite podatke ločiti v najmanjše uporabne dele. Pozneje je podatke mnogo lažje združevati kot pa razdruževati. Namesto polja s polnim imenom raje ustvarite ločeni polji za priimek in ime. Nato lahko brez težav iščete ali razvrščate po imenu, priimku ali obojem. Če imate namen poročati o neki vrsti podatkov, jo razvrščati, iskati ali računati, to vrsto podatkov postavite v ločeno polje.

Ko ustvarite polje, lahko nastavite tudi lastnosti polja za nadzor videza in delovanja. Lastnost Oblika na primer določa videz podatkov v podatkovnem listu ali obrazcu s tem poljem.

Na vrh strani

Dodajanje polja z vnosom podatkov

Ko v pogledu podatkovnega lista ustvarite novo tabelo ali odprete obstoječo tabelo, lahko v tabelo dodate polje z vnosom podatkov v stolpec Dodaj novo polje na podatkovnem listu (1). Access na podlagi vnesene vrednosti samodejno dodeli vrsto podatkov za polje. Če vaš vnos ne obsega nobene druge vrste podatkov, Access nastavi vrsto podatkov na besedilo, vendar lahko to spremenite.

Če želite vnesti podatke v stolpec Dodaj novo polje:

1. Ustvarite ali odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista, tako da z desno tipko miške kliknete želeno tabelo v podoknu za krmarjenje in nato v priročnem meniju kliknete Pogled podatkovnega lista.

2. V stolpcu Dodaj novo polje vnesite ime polja, ki ga želite ustvariti.

   Uporabite opisno ime, da boste polje lažje prepoznali.

3. Vnesite podatke v novo polje.

Na vrh strani

Dodajanje polja s predlogo za polje

Včasih je polje lažje izbrati z vnaprej določenega seznama polj, ki ustrezajo vašim potrebam, kot ročno ustvariti polje. Če želite izbrati s seznama predloge polj, lahko uporabite seznam Več polj. Predloga polja je vnaprej določen nabor značilnosti in lastnosti, ki opisujejo polje. Definicija predloge polja vključuje ime polja, podatkovni tip, nastavitev oblike zapisa v polju in druge lastnosti polja.

1. Na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled podatkovnega lista.

2. Na zavihku Polja tabele v skupini Dodaj & Izbriši kliknite Več polj.

   

3. Na seznamu Več polj izberite polje, ki ga želite vstaviti v novi stolpec. Access postavi polje na desno stran stolpca, v katerem je trenutno kazalec. Če izberete eno od možnosti polj pod naslovom »Hiter začetek«, na primer »Naslov«, Access v tabeli ustvari več polj za različne dele naslova.

Na vrh strani

Nastavitev lastnosti polja

Ko ustvarite polje, lahko lastnosti polja nastavite tako, da nadzirate njegov videz in delovanje.

Z nastavitvijo lastnosti polj lahko na primer:

• Nadzirate videz podatkov v polju

• Pomagate preprečiti nepravilno vnašanje podatkov v polje

• Določite privzete vrednosti za polje

• Pomagate pospešiti iskanje in razvrščanje v polju

Nekatere lastnosti polj, ki so na voljo, lahko nastavite med delom v pogledu podatkovnega lista. Če pa želite imeti dostop do popolnega seznama lastnosti polj in ga nastavljati, morate uporabiti pogled načrta.

Lastnosti, ki jih lahko nastavite, so odvisne od vrste podatkov polja.

Na vrh strani

Nastavljanje lastnosti polja v pogledu podatkovnega lista

Med delom v pogledu podatkovnega lista lahko polje preimenujete, spremenite njegov podatkovni tip, lastnost Oblika zapisa ali nekatere druge lastnosti polja.

1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, ki jo želite odpreti.

2. V priročnem meniju kliknite Pogled podatkovnega lista.

Na vrh strani

Nastavljanje lastnosti polja v pogledu načrta

Ko delate v tabeli v pogledu načrta, lahko nastavite katero koli lastnost polja. V pogledu načrta nastavite podatkovni tip polja v mreži načrta tabele, ostale lastnosti pa v podoknu Lastnosti polja.

1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo.

2. V priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

Na vrh strani

Premikanje polja

Če želite premakniti polje, ga povlecite na želeno mesto. Če želite izbrati in premakniti več zaporednih polj, kliknite prvo polje, pridržite tipko SHIFT, nato pa kliknite še zadnje polje. Izbrano skupino polj lahko nato premaknete na novo mesto.

Če povlečete polje, spremenite njegovo mesto v pogledu podatkovnega lista, vendar ne spremenite vrstnega reda polj v načrtu tabele. Če do polj dostopate programsko, bo uporabljen prvotni vrstni red. Če na primer povlečete polje na novo mesto v pogledu podatkovnega lista in nato z gumbom »Obrazec« ustvarite obrazec iz tabele, polje ostane na svojem prvotnem mestu.

Na vrh strani

Glejte tudi

Dodajanje izračunanega polja v tabelo

Dodajanje polja v obrazec ali poročilo