Skupine storitve Microsoft 365 v Outlooku ponujajo zmogljivo rešitev za komunikacijo in sodelovanje z osebami v podjetju in zunaj njega. Ustvarite skupino za skupno rabo mape »Prejeto«, koledarja, storitve OneDrive, SharePointovega mesta, OneNotovega zvezka in še več. Povabite lahko tudi goste, ki niso del vašega podjetja, da bodo lahko sodelovali z istimi viri.
Ko ustvarite datoteko Skupina Microsoft 365, Outlook samodejno ustvari mapo Outlook v skupni rabi, koledar v skupni rabi in knjižnico dokumentov za sodelovanje pri delu z datotekami. Ustvarite lahko tudi Microsoftovo skupino inintegrite opravila z Planner v aplikaciji Teams. Ni vam treba skrbeti, ali boste ročno dodelili dovoljenja vsem tem virim, saj jim z dodajanjem članov v skupino samodejno dodelite dovoljenja, ki jih potrebujejo za orodja, ki jih ponuja vaša skupina.
Microsoft 365 skupine članom zagotovite:
-
Mapa »Prejeto « v skupni rabi – kjer poteka pogovori, ki jih običajno imate na seznamu prejemnikov. To mapo »Prejeto« v skupni rabi je mogoče v celoti poiskati, tako da ustvari živi arhiv sporočil skupine. Novi člani skupine lahko prebrskajo zgodovino ali pa se pomaknejo nazaj skozi zgodovino in hitro pospešijo, kar je bilo v preteklosti objavljeno v skupini. Glejte: Pošiljanje e-poštnega sporočila skupini v Outlooku.
-
Knjižnica datotek v skupni rabi – vaša skupina ima SharePointovo knjižnico datotek, v katero lahko uporabniki shranjujejo, dajo v skupno rabo in sodelujejo pri dokumentih, delovnih zvezkih, predstavitah, slikah ali katerih koli drugih oblikah datotek, ki jih potrebujejo za delo. Glejte: Skupna raba datotek s skupino v Outlooku.
-
Koledar v skupni rabi – vaša skupina dobi koledar v skupni rabi za objavo dogodkov, povezanih s skupino. Vsak član, ki je naročen na skupino, je samodejno povabljen na dogodke, objavljene na koledarju, tako da se ti dogodki lahko po želji prikažejo tudi v njihovem osebnem koledarju. Glejte: Načrtovanje in urejanje dogodkov s koledarjem skupine v Outlooku.
-
OneNotov zvezek v skupni rabi – skupina ima samodejno OneNotov zvezek v skupni rabi, kjer lahko člani skupine zbirajo informacije in sodelujejo z drugimi pri delu z informacijami. Številne skupine uporabljajo zvezek za ustvarjanje živega wikija s pogostimi vprašanji in drugimi viri.
-
Dostop za goste – v skupine prejemnikov ste lahko dodali zunanje stike, vendar so dobili le e-pošto. S skupinami lahko ponudite gostom dostop do e-poštnih pogovorov, datotek in celo OneNotovega zvezka v skupni rabi. Glejte: Uporaba Skupine v Outlooku kot gost.
-
Vsebino je mogoče odkriti – Skupine v Outlooku so privzeto javne, kar pomeni, da lahko druge osebe v organizaciji preprosto odkrijejo in se jim pridružijo ali pregledajo gradivo v skupini. Če je vsebina skupine bolj občutljiva, lahko preklopite skupino v zasebno, ki skrije vsebino pred nečlani in zahteva, da lastnik skupine odobri morebitne zahteve za pridružitev.
-
Samopostrežno ustvarjanje – ni treba, da je IT zasučen z zahtevi uporabnikov za ustvarjanje skupin. Uporabniki lahko po potrebi ustvarijo svoje skupine. Če želite nadzorovati, kateri uporabniki v vaši organizaciji lahko ustvarijo skupine, glejte: Upravljanje, kdo lahko Skupine storitve Microsoft 365.
Skrbništvo skupin
Microsoft 365 ponuja veliko uporabnih orodij in zmogljivosti za lažje upravljanje in upravljanje skupin.
Namig: Dodajanje zaznamkov Skupine storitve Microsoft 365 – pogosta opravila za preprost dostop do skrbniških informacij o ustvarjanju skupin, pooblastitvi, upravljanju e-pošte, toku pošte, obnovitvi in uporabnih skriptih.
Nadzor nad imenikom je skrb vsakega skrbnika. Tukaj je nekaj orodij, Microsoft 365 vam lahko olajšajo:
-
Pravilniki o poimenovanju – s pravilniki o poimenovanju lahko določite, kaj so in kaj niso sprejemljiva imena skupin. To preprečuje uporabnikom, da bi skupinam dodelili profana ali prepovedana imena. Poleg tega lahko uveljavite standardne predpone ali pripone podjetja za imena skupin.
Dinamično članstvo – dinamično članstvo vam omogoča, da nastavite članstvo v skupini po pravilu, ki doda (ali odstrani) člane skupine na podlagi metapodatkov (kot je oddelek ali vloga) v vašem aktivnem imeniku. Če želite več informacij o ustvarjanju dinamičnega članstva, glejte Uporaba atributov za ustvarjanje naprednih pravil.
-
Skrito članstvo – če imate razlog, da želite, da je članstvo vaše skupine zaupno, na primer, če so člani študenti, lahko članstvo skrijete pred zunanjimi strankami.
-
Dovoljenja za ustvarjanje – morda so v vaši organizaciji osebe, za katere ne želite, da bi lahko ustvarile nove skupine. Obstaja več načinov za upravljanje dovoljenj za ustvarjanje v imeniku. Glejte Upravljanje ustvarjanja skupine v storitvi Microsoft 365.
-
Dnevniki nadzora – svojim uporabnikom lahko omogočite več zaupanja, da ustvarijo skupine in upravljajo članstvo v skupini, ker z dnevniki nadzora Microsoft 365 Skupine lahko spremljate, kdo je ustvaril ali izbrisal določeno skupino ali spremenil članstvo v skupini. Glejte: Iskanje dnevnika nadzora v Varnostnem središču za Microsoft 365 & skladnost s predpisi.
Upravljanje dostave vam omogoča nekaj načinov za obravnavo, kako naj bodo sporočila poslana ali prejeta v skupini. Poleg tega so na voljo orodja za spremljanje toka teh sporočil. Če Skupine storitve Microsoft 365 informacij, glejte Pogosta opravila.
-
Pošlji kot ali Pošlji v imenu - Te nastavitve omogočajo določenim uporabnikom pošiljanje e-poštnih sporočil, kot da so prišli iz skupine ali so v imenu skupine.
-
Omejitve pošiljatelja – s temi nastavitvami lahko nadzorujete, kdo lahko pošilja sporočila skupini. Skupino lahko konfigurirate tako, da omogoča e-pošto od drugih strank, vendar boste morda želeli to omejiti le na določene zunanje stranke.
-
Podpora za zunanje uporabnike – če povabite goste v skupino, lahko izberete, da so vključeni v e-poštne pogovore v skupini. Če želite izvedeti, kako Skupine, glejte Dodajanje gostov v Outlook.
-
Pravila za prenos – pravila za prenos delujejo za skupine tako kot za strežnik Exchange. S pravili lahko poiščete sporočila, ki izpolnjujejo določene pogoje, in nato izvedete dejanja v teh sporočilih.
-
Namigi za pošto – namigi za pošto so informativna sporočila, ki so prikazana uporabnikom med sestavljanjem sporočila. Sporočila o neuspeli dostavi lahko zmanjšajo tako, da opozorijo uporabnika, da bo sporočilo verjetno poslano zunanjim strankam ali da bo preseglo količino sporočil.
-
Več naslovov proxy – skupina ima lahko vzdevke, tako kot nabiralnik uporabnika. Dodatni posredniški naslovi so lahko priročni za sprejemanje sporočil, poslanih tem drugim vzdevki, ali za lažje vzpostavljanje stika s skupino, ki ima dolgo ime ali ki ga je težko črkovati. Če želite več informacij, glejte Izberite domeno, ki jo želite uporabiti pri ustvarjanju skupin v storitvi Microsoft 365.
-
Največja velikost pošiljanja/prejemanja – te količinske omejitve lahko pomagajo zmanjšati težave s skupino, ki prejema (ali pošilja) izjemno velika sporočila, da bi lahko bolje upravljali zahteve glede prostora za shranjevanje in pasovne širine.
Microsoft 365 so na voljo tudi nekatera orodja za upravljanje vrste vsebine, ki je v skupni rabi v vaši skupini. Če Skupine storitve Microsoft 365 informacij, glejte Pogosta opravila.
-
Smernice glede uporabe – določite lahko smernice za uporabo storitve Microsoft 365 Skupine – da uporabnike izobrazite o najboljših praksah, s katerimi bodo skupine še naprej učinkovite in jih izobraziti o notranjih pravilnikih vsebine.
-
Klasifikacija podatkov – za Microsoft 365 Skupine lahko ustvarite prilagodljiv sistem razvrstitve podatkov, ki omogoča ločevanje skupin po vrsti pravilnika (npr. »nerazvrščeno«, »zaupno« ali »strogo zaupno«). Na ta način lahko vaše skupine kažejo pravilnike druge vsebine v vaši organizaciji. Razširljivi pravilnik omogoča organizaciji, da konfigurira končno točko, ki se imenuje vsakič, ko je skupina ustvarjena ali spremenjena– in nato lahko izvedete lastne pravilnike za ustvarjanje ali spreminjanje skupine.
Vsaka Microsoft 365, ki ima Exchange Online in SharePoint Online, bo podpirala skupine. To vključuje pakete Business Essentials Business Premium ter pakete Enterprise E1, E3 in E5.
Če imate paket, ki je na voljo le za Exchange, lahko še vedno pridobite funkcije mape »Prejeto« in koledarja v skupni rabi za skupine v Outlooku, ne boste pa dobili knjižnice dokumentov, Planner ali katere koli druge zmogljivosti.
Uporabniki so včasih neprijetno zaradi sprememb, zato je pomembno, da komunicirajo z obstoječimi člani vaših seznamov prejemnikov in jim sporočite, kaj lahko pričakujejo. Tukaj je nekaj informacij, ki jih morate vključiti v to sporočilo, skupaj z nekaterimi odgovori, ki se vam bodo morda z zmislili:
Kaj so Skupine v Outlooku?
Microsoft 365 skupine v Outlooku so enotna rešitev za sodelovanje skupin/skupin, ki želijo mesto za skupno rabo razprav, datotek, koledarjev in opomb na enoten način, ki ga je mogoče preprosto najti. Ena najboljših funkcij je verjetno v tem, da mapa »Prejeto« skupine hrani zgodovino razprav, kar omogoča lažje iskanje prejšnjih razprav.
Več informacij najdete v članku Skupine v Outlooku.
Zakaj smo se odločili za to spremembo?
Ljudje pogosto zahtevali možnost iskanja po sporočilih, ki so bila objavljena na našem seznamu prejemnikov, da bi našli informacije, o kateri so razpravljali v preteklosti. Nadgradnja seznama prejemnikov v skupino pomeni, da ljudem ni treba vedno znova postavljati enakih vprašanj ali odgovarjati nanje.
Nova skupina bo vključevala tudi koledar dogodkov skupine, knjižnico datotek v skupni rabi in OneNotov zvezek, kjer lahko sodelujemo in zbiramo informacije za prihodnjo uporabo.
Ali moram kaj narediti, da se pridružim tej skupini, če sem že član seznama prejemnikov?
Ne, če ste že član seznama prejemnikov, boste samodejno član nove skupine.
Kako dostopam do nove skupine v Outlooku? Kaj pa Outlook v spletu?
Če želite dostopati do nove skupine v Outlooku, pojdite v kategorijo Skupine na dnu podokna za krmarjenje na levi strani. Če to skupino pogosto uporabljate, priporočamo, da jo pripnete med priljubljene tako, da jo kliknete z desno tipko miške in izberete Pokaži kot priljubljeno.
Poleg tega so na voljo brezplačni mobilni odjemalci za Microsoft 365 Skupine na vsaki mobilni platformi (iOS, Android itd.), tako da lahko preprosto dostopate do skupine na poti.
Ali ne morem še vedno uporabljati le e-pošte?
Da, seveda. Isti e-poštni vzdevek, ki ste ga uporabili za seznam prejemnikov, bo še vedno brez težav deloval za skupino v Outlooku.
Tudi...
Ne pozabite jim povedati, kdaj pride do te spremembe in na koga naj se obrnejo, če imajo dodatna vprašanja.
Microsoft ne ponuja orodja za pretvorbo nabiralnika v skupni rabi v skupino v storitvi Microsoft 365 ali obratno. Vendar pa lahko sezname prejemnikov nadgradite na skupine v storitvi Microsoft 365. To je odličen način, da seznamom prejemnikov organizacije omogočite vse funkcije in funkcionalnost skupin v storitvi Microsoft 365. Če Skupine storitve Microsoft 365 informacij, glejte Pogostaopravila.
Katerih seznamov prejemnikov ni mogoče nadgraditi na skupine v storitvi Microsoft 365?
V skupine storitve Microsoft 365 lahko nadgradite le sezname prejemnikov, ki se upravljajo v oblaku, preproste sezname, ki niso ugnezdeni. Glejte Seznamov prejemnikov ni mogoče nadgraditi na skupine v storitvi Microsoft 365.
Ko nadgradite skupino prejemnikov na skupinoMicrosoft 365 obstaja nekaj nadaljnjih opravil, ki jih boste morda želeli izvesti, da bo vse potekalo brez težav.
-
Nadaljnje delo z uporabniki – obrnite se na njih takoj po dokončani nadgradnji in nato znova nekaj dni pozneje. S tem, ko boste prisluhnjeni in odzivni na vsa vprašanja, ki jih morda imajo, boste na dolgi poti, da jih boste osrečili in se odločili za spremembo.
-
Spremljajte poročila o sodelovanju – portal Microsoft 365 Skrbnik vsebuje nekatera dobra poročila, ki vam lahko pokažejo, koliko uporabnikov uporablja skupino, kako pogosto in katere funkcije uporabljajo. S temi poročili lahko načrtujete nadaljnje spremljanje in usposabljanje uporabnikov ter označite, kje uporabniki iz nove skupine pridobivajo največjo vrednost. Glejte: Poročila o dejavnosti v Skrbniško središče za Microsoft 365.
-
Delite svojo izkušnjo – sporočite drugim skupinam v podjetju, da ste nadgradili skupino prejemnikov in kako ste izvedli korake za uspešno izvedbo. Deljenje teh informacij lahko pomaga drugim skupinam, da sledijo vašemu primeru in sami sledijo uspešnemu nadgradnji.
Imate vprašanja o Skupine storitve Microsoft 365? Obiščite spletno Skupine storitve Microsoft 365 Tech Community.
Namig: Privzeto lahko vsi uporabniki ustvarijo skupine v storitvi Microsoft 365. Več informacij najdete v članku Upravljanje, kdo lahko Skupine storitve Microsoft 365.
Ustvarite lahko Microsoft 365 skupine iz različnih orodij, vključno z orodji Outlook, Outlook v spletu, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams in drugimi. Orodje, s katerim želite začeti, je odvisno od vrste skupine, s katero delate. Pri Microsoftu na primer običajno začnete od začetka Outlook ko ustvarjamo skupino, ki je organizirana po e-pošti in koledarju. Če je skupina za komunikacijo v podjetju, običajno začnete z Viva Engage. Za sodelovanje, ki temelji na klepetu, bi začeli našo skupino v aplikaciji Microsoft Teams.
Osebe zunaj organizacije ne bodo videle nobene javne skupine ali zasebnih skupin niti dostopali do njih, razen če so bile te osebe izrecno povabljene kot gostje. Če želite več informacij, glejte Skupine dodajanje gostov v Outlook.
Upravljanje lastnikov, članov in gostov
Lastniki skupine so moderatorji skupine. Člani lahko dodajajo ali odstranjšajo in imajo enolična dovoljenja, na primer možnost brisanja pogovorov iz mape »Prejeto« v skupni rabi ali spreminjanje različnih nastavitev skupine. Lastniki skupine lahko preimenujejo skupino, posodobijo opis ali sliko in še več. Če poznate SharePointove vloge, je lastnik skupine skrbnik zbirke mest.
Namig: Najbolje je, da imate vsaj dva lastnika za skupino, če lahko. Tako lahko en lastnik, ki ni na voljo, spremeni skupino.
Člani skupine so običajni uporabniki v organizaciji, ki uporabljajo skupino za sodelovanje. Lahko dostopajo do vsega, kar je v skupini, ne more pa spreminjati nastavitev skupine. V SharePointovem svetu so člani mesta. Če želite več informacij o dodajanju ali odstranjevanju članov skupine, glejte Dodajanje, urejanje in odstranjevanje Skupine v Outlooku.
Gostje so kot člani skupine, vendar niso v vaši organizaciji. Uporabniki lahko privzeto povabijo goste, da se pridružijo vaši skupini, vi pa lahko nadzirate to nastavitev. Če želite več informacij, glejte Dodajanje gostov v Skupine v Outlooku.
Uporaba aplikacije Microsoft Teams za delovni prostor, ki temelji na trajnem klepetu
Odličen način za stik s skupino je Microsoft Teams. Microsoft Teams je notranja zanka vaše ekipe – stalen delovni prostor, ki temelji na klepetu, kjer lahko sodelujete v neformalnih pogovorih v realnem času o zelo osredotočenih temah ali določenih podskupinah znotraj skupine. Čeprav integracija aplikacije Teams ni samodejno na voljo, lahko skupino Teams preprosto ustvarite na podlagi skupine v storitvi Microsoft 365.
Ko skupina preživi svoj namen, jo lahko izbrišete, da sprostite sistemska sredstva in odstranite skupino, da ni več navedena na seznamu ali prikazana. Če želite več informacij, glejte Urejanje ali brisanje skupine v Outlooku. Če ne želite izbrisati zastarelih skupin, lahko skrbnik nastavi pravilnike o zapadlosti, zaradi katerih bodo stare skupine potekle in bodo samodejno odstranjene po določenem obdobju. Glejte tudi: Pravilnik o zapadlosti skupine v storitvi Microsoft 365.
Na voljo so trije primarni modeli omogočanja uporabeMicrosoft 365 skupine : »Odpri«, »IT- voden« ali »Nadzorovano«. Vsak ima svoje prednosti.
|
Model |
Prednosti |
|---|---|
|
Odpri (privzeto) |
Uporabniki lahko po potrebi ustvarijo svoje skupine, pri tem pa jim ni treba čakati na it |
|
Vodi IT |
Uporabniki zahtevajo skupino pri IT. It jih lahko vodijo pri izbiranju najboljših orodij za sodelovanje za njihove potrebe |
|
Nadzorovanih |
Ustvarjanje skupin je omejeno na določene osebe, skupine ali storitve (glejte: Nadzor nad tem, kdo lahko ustvari Skupine storitve Microsoft 365) |
Če želite nadzorovati, kako so poimenovani vaši Microsoft 365 skupine, lahko s pravilnikom o poimenovanju vsilite, da imena skupin upoštevajo določene standarde, vključno s predponami ali priponami, ter blokiranje sovjenih imen. Če Skupine storitve Microsoft 365 informacij, glejte Pravilnik o poimenovanju.
Vsaka skupina ima vsaj enega lastnika, ki lahko doda ali odstrani člane in izvede nekaj osnovnih oharjanja skupine in njene vsebine. Če lastnik skupine (ali lastniki) iz katerega koli razloga zapusti organizacijo, lahko skrbnik dodeli skupini novega lastnika. Glejte Dodelitev novega lastnika zapuščeni skupini.
Če imate skrbniška dovoljenja Exchange Online, lahko upravljate svoje skupine v središču Microsoft 365 Skrbnik (glejte Upravljanje članstva v skupini v storitvi Skrbniško središče za Microsoft 365) ali iz modula PowerShell (glejte Upravljanje Skupine storitve Microsoft 365 z ogrodjem PowerShell.
Morda boste kdaj želeli izbrisati skupino iz najemnika. Če želite informacije o tem, kako izbrišete skupino, glejte: Brisanje skupine v Outlooku. Če je skupina pomotoma izbrisana, lahko skrbniki obnovijo to skupino največ 30 dni. Glejte: Obnovitev izbrisane skupine v storitvi Microsoft 365.
Če želite življenjski cikel svojega računa upravljati na bolj avtomatiziran način Microsoft 365 skupine, lahko uporabite pravilnike o zapadlosti, da potečete skupine v določenem časovnem intervalu. Lastniki skupine bodo dobili e-poštno sporočilo 30, 15 in 1 dan pred potekom skupine, kar jim omogoča, da po potrebi preprosto obnovijo skupino. Glejte: Pravilnik o zapadlosti skupine v storitvi Microsoft 365.
Omejitve skupine v storitvi Microsoft 365
Omejitve skupine najdete na spletnem mestu Pregled Skupine storitve Microsoft 365 za skrbnike.
Če nameravate uporabiti funkcijo »Povratno pisanje skupine« iz orodja Azure Active Directory Connect, je največja dolžina 448 znakov, povezanih z atributom »Opis«.
Če želite več informacij o shrambi v SharePoint Onlineu, glejte Omejitve za SharePoint Online.
Upravljanje vaše Microsoft 365 skupine je učinkovitejše, če imate dejavna informacija o Skupine uporabi. Središče Microsoft 365 Skrbnik vsebuje orodje za poročanje, s pomočjo katerega si lahko ogledate podatke, kot so uporaba shrambe, število aktivnih podatkov Skupine ki jih imate, in celo, kako uporabniki uporabljajo Skupine. Če želite več informacij, glejte: Poročila storitve Microsoft 365 v skrbniškem središču.
Microsoft 365 skupine so na voljo nekatera orodja za skladnost s predpisi, zaščito informacij in e-odkrivanje.
