Zadnja pregledana 2. decembra 2022
Microsoft 365 skupine je storitev, ki deluje z orodji Microsoft 365, ki jih že uporabljate, tako da lahko sodelujete s sodelavci pri pisanju dokumentov, ustvarjanju preglednic, delu na načrtih projektov, načrtovanju srečanj ali pošiljanju e-pošte.
V tem članku vam bomo razložili, kaj so skupine, in vam ponudili nekaj uporabnih povezav do naslednjih korakov.
|
Če želite najnovejše novice in videoposnetke o storitvi Microsoft 365 skupine Officeovi spletni dnevniki |
Namigi:
-
Če iščete informacije o uporabi skupin stikov v programu Outlook za pošiljanje e-pošte seznamu oseb – na primer skupini prijateljev – glejte Ustvarjanje skupine stikov ali seznama prejemnikov v Outlooku za računalnike s sistemom Windows.
-
Če želite izvedeti več o Microsoft Family Safety in o tem, kako vam skupina družine pomaga, da ostanete povezani s družinskimi člani in jih zaščitite v napravah s sistemom Windows 10, Xbox in Android, glejte Skupina Družine Microsoft.
Kaj so Microsoft 365 skupine ?
Skupine v Microsoft 365 vam omogočajo, da izberete nabor oseb, s katerimi želite sodelovati in preprosto nastaviti zbirko virov, ki jo bodo te osebe dane v skupno rabo. Viri, kot je skupna Outlook mape »Prejeto«, koledar v skupni rabi ali knjižnica dokumentov za sodelovanje pri delu z datotekami.
Ni vam treba skrbeti za to, da morate ročno dodeliti dovoljenja vsem virom, ker z dodajanjem članov skupini ti samodejno dobijo dovoljenja, ki jih potrebujejo za orodja v vaši skupini. Poleg tega so skupine nova in izboljšana izkušnja za uporabnike, za katere smo uporabljali sezname prejemnikov ali nabiralnike v skupni rabi.
Namig: Če želite več informacij o nadgradnji tradicionalnih seznamov prejemnikov na Microsoft 365 skupine, glejte Zakaj bi morali nadgraditi sezname prejemnikov na skupine v Outlooku.
Katero skupino morate ustvariti?
Medtem ko razmišljate o možnostih, ne pozabite, da ena velikost redko ustreza vsem. Različne skupine morda raje delajo na različne načine in Microsoft 365 orodja za sodelovanje v poljubni obliki, ki jo imajo vaše skupine raje.
Če vaša skupina raje sodeluje po e-pošti in potrebuje koledar v skupni rabi: Ustvarjanje skupine v storitvi Microsoft 365 v Outlook.
Če želi vaša skupina sodelovati v okolju trajnega klepeta ali uporabljati vdelane aplikacije: ustvarite skupino Microsoft.
Če želite ustvariti velik, odprt forum za razprave za svoje podjetje, na primer za obvestila in razprave na izvršni ravni: Ustvarjanje skupine v storitvi Yammer.
Ustvarite lahko Microsoft 365 skupine iz različnih orodij, vključno z orodji Outlook, Outlook v spletu, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams in drugimi. Orodje, s katerim želite začeti, je odvisno od vrste skupine, s katero delate. Pri Microsoftu na primer običajno začnete od začetka Outlook ko ustvarjamo skupino, ki je organizirana po e-pošti in koledarju. Če je skupina za komunikacijo v podjetju, se ponavadi začne s storitvijo Yammer. Za sodelovanje, ki temelji na klepetu, bi začeli našo skupino v aplikaciji Microsoft Teams.
Ko ustvarite skupino, se boste morali odločiti, ali želite, da je skupina javna ali zasebna. Vsebina javne skupine je lahko dostopna vsem v vaši organizaciji in vsi člani vaše organizacije se lahko pridružijo skupini. Vsebino v zasebni skupini morajo videti člani skupine, osebe, ki se želijo pridružiti zasebni skupini, pa mora odobriti lastnik skupine.
Opomba: Trenutno so skupine, ustvarjenje v aplikaciji Outlook v spletu, privzeto zasebne.
Osebe zunaj organizacija ne vidijo vsebine v javnih skupinah ali zasebnih skupinah in nimajo dostopa do njih, razen če so bile te osebe izrecno povabljene kot gostje.
Če želite več informacij o spreminjanju skupin iz javnih v zasebne (ali obratno), glejte Ustvarjanje javnih ali zasebnih skupin v storitvi Microsoft 365.
Lastniki, člani in gosti
Lastniki skupin so moderatorji skupine. Lahko dodajajo člane in jih odstranjujejo in imajo edinstvena dovoljenja, kot so brisanje pogovorov iz mape »Prejeto« v skupni rabi ali spreminjanje različnih nastavitev skupine. Lastniki skupine lahko preimenujejo skupino, posodobijo opis ali sliko in še več. Če poznate SharePointove vloge, je lastnik skupine skrbnik zbirke mest.
Namig: Najbolje je, da imate vsaj dva lastnika za skupino, če lahko. Tako lahko en lastnik, ki ni na voljo, spremeni skupino.
Člani skupine so običajni uporabniki v organizaciji, ki uporabljajo skupino za sodelovanje. Lahko dostopajo do vsega, kar je v skupini, ne more pa spreminjati nastavitev skupine. V SharePointu jih imenujemo člane mesta. Če želite več informacij o dodajanju ali odstranjevanju članov skupine, glejte Dodajanje in odstranjevanje članov skupine v Outlooku.
Gostje so podobni članom skupine, vendar gre za osebe zunaj organizacije. Uporabniki lahko privzeto povabijo goste, da se pridružijo vaši skupini, vi pa lahko nadzirate to nastavitev. Če želite več informacij, glejte Dostop za goste v skupinah storitve Microsoft 365.
Izberite vrsto skupine, ki jo želite ustvariti:
Če imate raje način sodelovanja v mapi »Prejeto« v skupni rabi, je izkušnja skupin Outlook za vas. Če ustvarite skupino v Outlook, boste dobili:
-
Mapa »Prejeto« v skupni rabi – za e-poštne pogovore med člani. Ta mapa »Prejeto« ima e-poštni naslov in jo je mogoče nastaviti tako, da sprejema sporočila oseb, ki so zunaj skupine in celo zunaj vaše organizacije, podobno kot tradicionalni seznam prejemnikov.
-
Koledar v skupni rabi – za načrtovanje dogodkov, povezanih s skupino.
-
SharePointova knjižnica dokumentov – osrednje mesto, v katero skupina shranjuje datoteke in jih daje v skupno rabo.
-
OneNotovi zvezki v skupni rabi – za zbiranje zamisli, raziskovanje in informacije.
-
SharePointovo spletno mesto skupine – osrednja shramba za informacije, povezave in vsebino, ki se nanašajo na skupino.
-
Načrtovalnik– za dodeljevanje in upravljanje opravil projekta med člani vaše skupine.
Nobenega od teh virov vam ni treba ustvariti ročno; ko ustvarite skupino, so ti viri ustvarjeni samodejno in dodeljena so jim potrebna dovoljenja, da jih lahko začnejo takoj uporabljati.
Do teh virov lahko dostopate prek znanega namiznega odjemalca za Microsoft Outlook (2016 ali novejše različice), prek storitve Outlook v spletu, prek storitve Outlook 2016 for Mac (samo mapa »Prejeto« v skupni rabi) ali prek mobilne aplikacije Outlook. Svoje podatke najdete Microsoft 365 skupine podoknu za krmarjenje na levi strani Outlook namizju ali v spletu.
Z novo kartico Microsoft 365 skupine imate hiter dostop do virov skupine v skupni rabi. V Outlooku v spletu ali SharePointu postavite kazalec miške nad ime skupine.
Najnovejši del naše zgodbe o sodelovanju je prostor Microsoft Teams. Microsoft Teams je notranja zanka vaše skupine – stalen delovni prostor za klepet, kjer lahko vodite neformalne pogovore v realnem času o zelo osredotočenih temah ali določenih podskupinah v skupini.
Storitev Yammer ponuja izkušnjo sodelovanja v družabnem omrežju podjetja. Pomaga vam vzpostaviti nove povezave in odkrivati novosti v organizaciji. Lahko vam pomaga komunicirati in razpravljati o zamislih v podjetju ali o skupnih področjih zanimanja.
Če ustvarite skupinoMicrosoft 365 v storitvi Yammer, dobite:
-
Skupina Yammer – skupni prostor za pogovore in skupno rabo informacij.
-
SharePointova knjižnica dokumentov – osrednje mesto, v katero skupina shranjuje datoteke in jih daje v skupno rabo.
-
OneNotovi zvezki v skupni rabi – za zbiranje zamisli, raziskovanje in informacije.
-
SharePointovo spletno mesto skupine – osrednja shramba za informacije, povezave in vsebino, ki se nanašajo na skupino.
-
Načrtovalnik – za dodeljevanje in upravljanje opravil projekta med člani vaše skupine.
Do teh orodij lahko dostopate prek storitve Yammer v brskalniku ali z aplikacijo Yammer v vaši napravi s sistemom iOS, Android ali Windows Phone.
Ko skupina doseže svoj namen, jo lahko izbrišete, da sprostite sistemske vire, in odstranite skupino, da ni več navedena na seznamu ali prikazana. Glejte: Brisanje skupine. Če se ne želite ukvarjati z brisanjem starih skupin, lahko vaš skrbnik nastavi pravilnike o zapadlosti, zaradi katerih bodo zapadle stare skupine, ki bodo samodejno odstranjene po določenem obdobju. Glejte: Pravilnik o zapadlosti skupine v storitvi Microsoft 365.
Opomba: Vsebina na tem zavihku je namenjena skrbnikom.
Na voljo so trije primarni modeli omogočanja uporabeMicrosoft 365 skupine : »Odpri«, »IT- voden« ali »Nadzorovano«. Vsak ima svoje prednosti.
|
Model |
Prednosti |
|---|---|
|
Odprt (privzeto) |
Uporabniki lahko po potrebi ustvarijo svoje skupine, ne da bi morali čakati ali za to prositi skrbnika IT |
|
Vodi IT |
Uporabniki zahtevajo skupino pri skrbniku IT. Skrbnik IT jim lahko pomaga izbrati najboljše orodje za sodelovanje glede na njihove potrebe. |
|
Nadzorovan |
Ustvarjanje skupin je omejeno na določene osebe, skupine ali storitve (glejte: Nadzor nad tem, kdo lahko ustvari Skupine storitve Microsoft 365) |
Če želite nadzorovati, kako so poimenovani vaši Microsoft 365 skupine, lahko s pravilnikom o poimenovanju vsilite, da imena skupin upoštevajo določene standarde, vključno s predponami ali priponami, ter blokiranje sovjenih imen. Če Skupine storitve Microsoft 365 informacij, glejte Pravilnik o poimenovanju.
Vsaka skupina ima najmanj enega lastnika, ki lahko doda ali odstrani člane in izvede nekaj osnovnih ohranjevanj skupine in njene vsebine. Običajno lastnik to naredi v Outlook. Glejte: Dodajanje in odstranjevanje članov skupine v Outlooku. Če lastnik skupine (ali lastniki) iz katerega koli razloga zapusti organizacijo, lahko skrbnik dodeli skupini novega lastnika. Glejte Dodelitev novega lastnika zapuščeni skupini.
Če imate skrbniška dovoljenja Exchange Online, lahko upravljate svoje skupine v središču Microsoft 365 Skrbnik (glejte Upravljanje članstva v skupini v storitvi Skrbniško središče za Microsoft 365) ali iz modula PowerShell (glejte Upravljanje Skupine storitve Microsoft 365 z ogrodjem PowerShell.
Morda boste nekoč želeli izbrisati skupino iz svojega najemnika. Če želite več informacij o tem, kako izbrišete skupino, glejte: Brisanje skupine. Če je skupina pomotoma izbrisana, lahko skrbniki obnovijo to skupino največ 30 dni. Glejte: Obnovitev izbrisane skupine v storitvi Microsoft 365.
Če želite življenjski cikel svojega računa upravljati na bolj avtomatiziran način Microsoft 365 skupine, lahko uporabite pravilnike o zapadlosti, da potečete skupine v določenem časovnem intervalu. Lastniki skupine bodo dobili e-poštno sporočilo 30, 15 in 1 dan pred potekom skupine, kar jim omogoča, da po potrebi preprosto obnovijo skupino. Glejte: Pravilnik o zapadlosti skupine v storitvi Microsoft 365.
Omejitve za skupino
|
Največ ... |
Vrednost |
|
Lastniki na skupino |
100 |
|
Skupine, ki jih lahko uporabnik ustvari |
250 |
|
Skupine, ki jih lahko ustvari skrbnik |
Do privzete omejitve najemnika, ki znaša 500 K. |
|
Število članov |
Več kot 1.000, čeprav lahko trenutno do pogovorov skupine dostopa samo 1.000 uporabnikov. Uporabniki lahko opazijo zakasnitve pri dostopu do koledarja in pogovorov v zelo velikih skupinah v Outlook |
|
Število skupin, katerih uporabnik je lahko član |
1.000 |
|
Shramba datotek |
1 TB + 10 GB na naročnika + dodatni kupljeni prostor za shranjevanje. Kupite lahko neomejeno količino dodatne shrambe. |
|
Velikost nabiralnika skupine |
50 GB |
Največje privzeto število skupin, ki jih lahko Microsoft 365 ima lahko organizacija, je trenutno 500.000.Če nameravate uporabiti funkcijo »Povratno pisanje skupine« iz orodja Azure Active Directory Connect, je največja dolžina 448 znakov, povezanih z atributom »Opis«.
Če želite več informacij o shrambi storitve SharePoint Online, glejte Omejitve storitve SharePoint Online in Omejitve programske opreme za SharePoint Online.
Upravljanje vsebine Microsoft 365 skupine učinkovitejše, če imate dejavne informacije o uporabi skupin. V središču Microsoft 365 Skrbnik na voljo orodje za poročanje, s pomočjo katerega si lahko ogledate informacije, kot so uporaba shrambe, število aktivnih skupin in celo, kako uporabniki uporabljajo skupine. Če želite več informacij, glejte: Poročila storitve Microsoft 365 v skrbniškem središču.
Microsoft 365 skupine so na voljo nekatera orodja za skladnost s predpisi, zaščito informacij in e-odkrivanje.
