Keď v SharePoint v službe Microsoft 365 nastavíte Microsoft 365, pravdepodobne máte dokumenty a súbory, ktoré chcete pridať na tímovú lokalitu. Tu je niekoľko spôsobov, ako môžete na lokalitu pridať rôzne druhy obsahu.
Poznámka: Článok o tom, ako nastaviť služby OneDrive pre prácu alebo školu a tímové lokality tak, aby ste ich mohli používať spoločne, nájdete v téme Nastavenie ukladania a zdieľania súborov v Office 365.
Obsah tohto článku
Skôr než začnete
Skôr než začnete presúvať súbory, skontrolujte, koľko ukladacieho priestoru máte SharePoint v službe Microsoft 365 vo Microsoft 365. Informácie o limitoch ukladacieho priestoru pre SharePoint v službe Microsoft 365 nájdete v téme Limity SharePointu.
Tip: Je dôležité mať na pamäti, že vo Microsoft 365 sa limity ukladacieho priestoru pre SharePoint v službe Microsoft 365 (tímová lokalita) líšia od limitov ukladacieho priestoru v službe Exchange Online (pre e-mailové kontá). Ďalšie informácie o limitoch ukladacieho priestoru poštovej schránky nájdetev časti Príjemcovia v Microsoft 365 o službe Exchange Online.
Ďalším krokom je analýza obsahu, ktorý momentálne používate. Patria sem dokumenty, obrázky, formuláre a tak ďalej.
Tip: V Prieskumníkovi môžete vyhľadávať existujúce súbory podľa veľkosti a dátumu. Pomôže vám to rýchlo identifikovať súbory, ktoré boli použité v poslednom čase alebo sú veľmi veľké.
Premyslite si, akú časť obsahu používate pravidelne a či chcete uložiť všetok obsah Microsoft 365. Rovnako ako pri presune na menšie by ste sa mali rozhodnúť, čo sa zmestí na novú lokalitu. Ak vaša organizácia teraz používa viac ukladacieho priestoru ako limit Microsoft 365 pre SharePoint v službe Microsoft 365, musíte prijať takéto rozhodnutia:
-
Ktoré súbory chcete premiestniť?
-
Chcete si zakúpiť viac ukladacieho priestoru?
-
Mali by ste v plánovať na rast miesta pre vašu lokalitu? (Určite to bude.)
Ak je vaša organizácia veľká alebo zložitá, zvážte pozvanie odborníka na pomoc. Renomabilnú pomoc nájdete na lokalite Microsoft Pinpoint. PinPoint je rýchly a jednoduchý spôsob, ako spoločnosti po celom svete nájsť certifikovaných odborníkov spoločnosti Microsoft a profesionálne služby
Vytvorenie priečinkov, knižníc a podlokality
Po identifikovaní obsahu, ktorý chcete premiestniť, premyslete si, ako ho chcete usporiadať. Môžete začať nahrávaním súborov do knižnice Dokumenty na tímovej lokalite. Obsah je vhodné usporiadať, najmä ak očakávate, že budete mať veľa súborov. S rastom objemu obsahu môžete na uloženie tohto obsahu vytvoriť ďalšie knižnice dokumentov, knižnice formulárov a knižnice obrázkov. Môžete tiež vytvoriť podlokality pre rôzne typy dokumentov alebo projektov.
Ďalšie informácie o tom, ako naplánovať štruktúru usporiadania obsahu lokality, nájdete v téme Plánovanie obsahu tímovej lokality.
Nahratie dokumentov, obrázkov a súborov
Ak chcete nahrať súbory, napríklad wordové dokumenty, PDF súbory alebo fotografie vo formáte JPG, nahrajte ich do knižnice alebo priečinka v knižnici.
Poznámka: Maximálna veľkosť súboru pre jeden súbor, ktorý možno nahrať do SharePoint v službe Microsoft 365, je momentálne 2 GB. Okrem toho môžete naraz nahrať len 100 alebo menej súborov.
Najlepší spôsob, ako to urobiť, závisí od počtu súborov. Najprv prejdite do cieľovej knižnice a potom pomocou tejto tabuľky vyberte spôsob:
|
Počet súborov |
Metóda nahrávania |
|---|---|
|
Jeden dokument |
Vyberte položku Nový > NAHRAŤ EXISTUJÚCISÚBOR a potom vyhľadajte súbor v počítači. |
|
Mnoho dokumentov a priečinkov |
Vyberte tlačidlo Otvoriť v programe Prieskumník na karte Knižnica na páse s nástrojmi. Potom súbory presuňte myšou pomocou Prieskumníka. |
Ďalšie informácie nájdete v téme Nahratie, vytvorenie alebo odstránenie súborov v knižnici.
Poznámka: Určité typy súborov nie je možné nahrať do knižnice. Zoznam týchto typov nájdete v článku Typy súborov, ktoré nie je možné pridať do zoznamu alebo knižnice.
Zváženie SharePoint zoznamov kontaktov, kalendárov a tabuľkových hárkov
Každý podnik má údaje v mnohých formulároch, napríklad kalendároch, úlohách a tabuľkových hárkoch. V prípade tohto typu údajov môžete premiestniť alebo konvertovať tento obsah na zoznam na lokalite. Môžete napríklad skonvertovať zoznam obchodných kontaktov na zoznam kontaktov. Okrem toho môžete často konvertovať kalendáre na SharePoint kalendár, čo je špeciálny druh zoznamu.
-
Ak chcete zistiť, ako vytvoriť kalendár skupiny v programe SharePoint v službe Microsoft 365, pozrite si toto video: Video: Vytvorenie vlastného kalendára.
Ak teraz používate tabuľkové hárky Microsoft Excelu na sledovanie informácií, môžete ich nahrať priamo do knižnice dokumentov v SharePoint v službe Microsoft 365. Tabuľkový hárok môžete tiež importovať ako SharePoint zoznamy. Keďže zoznam môže naraz aktualizovať veľa ľudí, zoznam môže SharePoint podporiť spoluprácu. Môžete vytvoriť rôzne zobrazenia zoznamov, ktoré skryjú presne požadované informácie.
-
Ďalšie informácie o práci so zoznamami nájdete v téme Školenie: Vytvorenie a nastavenie zoznamu.
Zváženie SharePoint riešenia pre bežné potreby podniku
Ďalším spôsobom premiestnenia obsahu je použitie riešenia SharePoint na lepšie spravovanie existujúcej úlohy. Väčšina organizácií napríklad chce zaznamenávať a zdieľať každodenné vedomosti o ľuďoch, ktorí na tomto trhu pracujú. Lokalita wiki môže byť skvelou voľbou pre takýto druh zdieľania.
Táto tabuľka popisuje SharePoint funkcií, ktoré vám môžu pomôcť spravovať obchodné procesy.
|
Obchodný proces |
Popis |
|---|---|
|
Používanie stránky wiki na zdieľanie tímových znalostí a spoluprácu |
Wiki sú špeciálne lokality, na ktorých komunita používateľov vytvára a spravuje informácie. Wiki môžu byť skvelý nástroj na zaznamenávanie a zdieľanie informácií o procesoch alebo všeobecných referenčných informácií, ktoré sú dôležité pre vašu prácu.
|
|
Premiestnenie plánovania zdrojov do SharePoint kalendárov skupiny |
Kalendár skupiny môže byť dobrý spôsob plánovania spoločných zdrojov, ako sú napríklad konferenčné miestnosti, konferenčné miestnosti, konferenčné zariadenia a ďalšie. Keďže kalendár skupiny sa nachádza na SharePoint v službe Microsoft 365 lokalite, každý vo vašom tíme ho môže jednoducho zobraziť v SharePoint alebo v Outlooku. |
|
Konverzia databázových programov na accessové aplikácie |
Microsoft Access 2013 môžete použiť na navrhovanie a publikovanie databázy a potom vytvoriť accessové aplikácie na používanie databázy na tímovej lokalite. |
|
Automatizácia obchodných procesov s pracovnými postupmi |
Pracovné postupy automatizujú a sledujú kľúčové úlohy v podnikovom procese. Sú skvelé na úlohy, ako sú napríklad procesy schvaľovania alebo zhromažďovanie pripomienok. |
Pomôžte používateľom lokality nájsť váš obsah
Po presune dokumentov a súborov do tímovej lokality o tom informujte ostatných používateľov lokality. Na vyhľadanie obsahu na lokalite môžete použiť niekoľko rôznych spôsobov.
Táto tabuľka popisuje rôzne spôsoby, ktoré môžete použiť.
|
Metóda |
Popis |
|---|---|
|
Vyhľadanie obsahu pomocou vyhľadávania |
Najjednoduchším spôsobom, ako nájsť obsah SharePoint v službe Microsoft 365 lokalite, je použiť funkciu vyhľadávania.
|
|
Konfigurácia zobrazení v zoznamoch a knižniciach tak, aby bol obsah rozpoznateľný |
Môžete vybrať prvky, ktoré sa zobrazia v zobrazení. V jednom zobrazení môžete napríklad zobraziť názov a autora. V inom zobrazení môžete chcieť zobraziť iba položky pridané po určitom dátume. |
|
Prispôsobenie navigácie na lokalite |
Môžete prispôsobiť navigáciu tímovej lokality a uľahčiť používateľom lokality vyhľadávanie obsahu. |
|
Vyhľadávanie online obsahu v režime offline |
Pomocou aplikácie OneDrive pre prácu alebo školu alebo Outlook môžete vyhľadať obsah, ktorý sa nachádza na lokalite SharePoint v službe Microsoft 365, keď ste offline |
|
Sledovanie aktualizácií obsahu |
Ďalšie informácie o tom, ako používateľom lokality pomôcť jednoducho nájsť obsah, nájdete v článku Príručka plánovania Plánovanie plánovanie obsahu tímových lokalít.
Odošlite nám komentár
Bol tento článok užitočný? Ak áno, dajte nám o tom vedieť v dolnej časti tejto stránky. Ak nebol užitočný, dajte nám vedieť, čo vám robilo problém alebo čo chýbalo. Na základe vašich pripomienok skontrolujeme skutočnosti, pridáme informácie a aktualizujeme tento článok.
