Keď je obsah lokality logicky usporiadaný a jednoducho sa vyhľadávaný, ľahšie sa udržiava a spravuje a používatelia lokality sú produktívnejší. Ako správca kolekcie lokalít alebo vlastník lokality možno budete chcieť pred vytvorením lokality naplánovať stratégiu vašej lokality. V tomto článku sa skúmame:
Aký typ obsahu budete mať na lokalitách?
Po určitom pomyslení na počet a typ lokalít, ktoré chcete vykonať, vykonajte niektoré plánovanie obsahu, ktorý sa bude ukladať na týchto lokalitách. Cieľom tohto plánovania obsahu je určiť:
-
Aké typy zoznamov, knižníc alebo stránok, ktoré chcete vytvoriť na lokalitách na usporiadanie obsahu Knižnice možno použiť na ukladanie dokumentov a iných súborov, zatiaľ čo zoznamy môžu byť užitočné na sledovanie úloh alebo problémov. Stránky sú jednotlivé položky v rámci lokality, kde môžete zobraziť obsah, aplikácie, prepojenia a ďalšie.
-
Aké typy aplikácií chcete zahrnúť do SharePoint vstavaných aplikácií, ako sú napríklad knižnice dokumentov a zoznamy, ale môžete tiež vytvoriť vlastné aplikácie alebo nakupovať aplikácie od tretích strán v SharePoint obchode.
-
Či chcete vytvoriť typy obsahu Typy obsahu vám pomôžu prispôsobiť spôsob spracovania a sledovania konkrétnych druhov obsahu.
Vaša organizácia môže chcieť vykonávať tento typ plánovania centralizovaným spôsobom (najmä v prípade typov obsahu), ale toto je tiež druh plánovania, ktorý by ste mali podporiť jednotlivých vlastníkov lokalít, aby sa prispôsobili lokalitám, za ktoré sú zodpovedné.
Aké typy aplikácií chcete pridať?
Okrem premýšľania o typoch obsahu možno budete chcieť premýšľať o ostatných typoch informácií, ktoré budú uložené na lokalitách, alebo o typoch úloh, ktoré by mali ľudia vo vašej organizácii používať na spravovanie lokalít. To vám pomôže naplánovať rôzne typy aplikácií, ktoré možno budete chcieť pridať na lokality, aby ste mohli začať. Ak napríklad viete, že chcete uložiť dokumenty, pravdepodobne budete chcieť pridať knižnicu dokumentov. Ak viete, že chcete mať prehľad o dôležitých dátumoch, pravdepodobne budete chcieť kalendár.
Nemusíte pridávať všetky aplikácie, ktoré by ste mohli potrebovať ihneď. Vlastníci lokality môžu časom pridávať a odstraňovať nové aplikácie, pretože obchodné potreby sa zmenia. Včasné plánovanie o tom, ako chcete prispôsobiť obsah na lokalitách, však môže pomôcť zabezpečiť, že lokality budú pre používateľov okamžite užitočné.
SharePoint obsahuje vstavané aplikácie, ktoré sú užitočné pre rozsah obchodných účelov, od ukladania a správy dokumentov až po riadenie projektov a sledovanie komunikácie. Na lokalitu môžete pridať viaceré inštancie týchto typov aplikácií. Aplikácie tretích strán môžete zakúpiť a pridať aj zo SharePoint obchodu na svoju lokalitu.
Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie aplikácie na lokalitu a zakúpenie aplikácie zo SharePoint obchodu.
Potrebujete definovať typy obsahu?
Typy obsahu umožňujú používateľom lokality rýchlo vytvárať špecializované druhy obsahu pomocou príkazu Nová položka alebo nový dokument v zozname alebo knižnici. Typy obsahu sú užitočné, pretože poskytujú vlastníkom lokality spôsob, ako zabezpečiť konzistentnosť obsahu v rámci lokalít. Typy obsahu tiež umožňujú, aby jeden zoznam alebo knižnica obsahoval viacero typov položiek alebo typov dokumentov. Vlastníci lokality môžu vopred nakonfigurovať konkrétne podrobnosti o obsahu pri nastavovaní typov obsahu pre lokalitu, zoznam alebo knižnicu.
Vlastníci lokality môžu definovať typy obsahu pre položky zoznamu, dokumenty alebo priečinky.
Možno zistíte, že je užitočné definovať typy obsahu pre niektoré z vašich obsahov, ak váš obsah spĺňa niektoré z týchto kritérií:
|
Ak je to pravda: |
Typy obsahu môžu byť pre vás užitočné týmito spôsobmi: |
|---|---|
|
Máte konkrétne typy dokumentov, ktoré majú štandardizovaný formát alebo účel a chcete, aby boli konzistentné v rámci vašej organizácie. |
Konfigurácia typov obsahu lokality pre tieto typy dokumentov na úrovni tímovej lokality tak, aby boli k dispozícii na používanie vo všetkých podlokalitách tímovej lokality. Týmto spôsobom budú môcť všetci používatelia vo vašej organizácii vytvárať tieto dokumenty jednotnými spôsobmi. |
|
Máte konkrétne šablóny, ktoré musia používatelia používať pre konkrétne typy dokumentov. |
Pridajte tieto šablóny dokumentov do príslušných typov obsahu tak, aby všetky nové dokumenty vytvorené z typu obsahu použili šablónu. |
|
K dispozícii je štandardná Množina informácií, ktoré sa majú sledovať pre konkrétne typy dokumentov alebo položiek. |
Ak chcete sledovať tieto informácie, pridajte do typu obsahu stĺpce. Ak je niektorá z týchto informácií obzvlášť dôležitá, môžete tieto stĺpce označiť podľa potreby. Pri konfigurácii typu obsahu môžete tiež zadať predvolené hodnoty pre konkrétne stĺpce. |
|
K dispozícii je definovaný obchodný proces, v ktorom sa vždy spracúvajú alebo kontrolujú konkrétne typy dokumentov. |
Zvážte konfiguráciu pracovných postupov pre konkrétne typy obsahu. Pracovné postupy môžete použiť na spravovanie obchodných procesov, ako je napríklad revízia dokumentu alebo schválenie. |
Keď identifikujete obsah, pre ktorý možno budete chcieť definovať typy obsahu, mali by ste premýšľať o tom, kde chcete definovať typy obsahu. Ak zadefinujete typy obsahu lokality na úrovni tímovej lokality, budú k dispozícii na opätovné použitie v zoznamoch a knižniciach vo všetkých podlokalitách tímovej lokality. Jednotliví vlastníci lokality môžu tiež definovať typy obsahu lokality pre svoje lokality, hoci tieto typy obsahu budú k dispozícii na používanie v zoznamoch a knižniciach iba na danej lokalite a na všetkých lokalitách, ktoré sú pod ňou.
Môže sa stať, že je užitočné vytvoriť tabuľkový hárok alebo tabuľku, ktorá zachytí informácie, ktoré chcete zahrnúť pri definovaní typov obsahu. Môžete napríklad začať tým, že vytvoríte niečo základné, ako je uvedená v tabuľke, a potom ho prispôsobte tak, aby obsahovali akékoľvek ďalšie informácie, ktoré by mohli byť užitočné na sledovanie, ako napríklad lokality alebo tímy, ktoré budú používať typy obsahu:
|
Nový typ obsahu |
Nadradený typ obsahu |
Stĺpce |
Šablóna dokumentu |
Pracovné postupy |
|---|---|---|---|---|
|
Zadajte názov typu obsahu, ktorý chcete vytvoriť. |
Zadajte nadradený typ obsahu, z ktorého sa vytvorí. |
Zoznam nového alebo existujúceho stĺpca, ktorý chcete pridať do typu obsahu. |
Zadajte, či sa bude nachádzať šablóna dokumentu priradená k typu obsahu. |
Zadajte, či budú k dispozícii všetky pracovné postupy, ktoré sú priradené k typu obsahu. |
Ďalšie informácie o práci s typmi obsahu nájdete v téme Vytvorenie alebo prispôsobenie typu obsahu.
Ako používatelia nájdu obsah a získajú k nemu prístup?
Premýšľajte o tom, ako používatelia lokality nájdu a používajú obsah na lokalitách SharePoint. Tento typ plánovania vám pomôže rozhodovať o konfigurácii navigácie a vyhľadávaní tímovej lokality a jej podlokalít.
Ktoré lokality sa majú zahrnúť do globálnej navigácie?
Ak chcete naplánovať navigáciu, môže sa stať, že je užitočné vytvoriť diagram lokalít v hierarchii lokality. Ak ste už diagram vytvorili pri plánovaní lokalít, môžete začať s diagramom a upraviť ho. Zahrnúť všetky podlokality tímovej lokality. Možno budete chcieť zahrnúť aj všetky dôležité zoznamy alebo knižnice, ktoré existujú na tímovej lokalite a jej podlokalitách. To vám pomôže identifikovať na prvý pohľad dôležité cieľové miesta, ktoré môžu používatelia lokality nájsť, ak sa začínajú na domovskej stránke tímovej lokality.
Horná navigácia na lokalite poskytuje čo sa označuje ako globálna navigácia.
Každá lokalita na základe predvoleného nastavenia používa svoju vlastnú hornú navigáciu, ale môžete sa rozhodnúť, či lokality umožnia zdediť hornú navigáciu z nadradenej lokality, aby bolo používanie navigácie v rámci všetkých lokalít konzistentné. Môžete nakonfigurovať, ktoré lokality sa zobrazia v hornej navigácii. Ak chcete integrovať prepojenia na externé zdroje do navigácie na lokalite, môžete tiež zahrnúť prepojenia na inú URL adresu, ktorú chcete použiť. Ďalšie informácie o prispôsobení hornej navigácie nájdete v téme Prispôsobenie navigácie na tímovej lokalite.
Ak máte na tímovej lokalite veľa podlokalít, možno nebudete chcieť vystaviť všetky z nich na hornom paneli s prepojeniami, pretože by to mohlo byť pre používateľov lokality ohromujúce. Nechcete však vytvoriť dôležité lokality ani obsah, ktorý nie je možné zistiť. Použite diagram hierarchie lokality na identifikáciu kľúčových lokalít, ktoré chcete vystaviť v rámci globálnej navigácie.
Ako sa budú ľudia pohybovať v rámci lokalít?
Okrem hornej navigácie sa na lokalitách zobrazuje aj navigačný prvok umiestnený na ľavej strane stránky s názvom rýchle spustenie.
Panel Rýchle spustenie zvyčajne zobrazí prepojenia, ktoré sú špecifické pre aktuálnu lokalitu, a možno ho použiť na zvýraznenie obsahu, ktorý je najdôležitejší. Po vytvorení nového zoznamu alebo knižnice sa nové prepojenie zobrazí automaticky v časti Naposledy použité na paneli Rýchle spustenie. V časti Naposledy použité sa zobrazuje len päť najnovších prepojení.
Panel Rýchle spustenie môžete prispôsobiť tak, aby pridal alebo odstránil prepojenia na zoznamy a knižnice na lokalite. Môžete tiež zoskupiť prepojenia v časti vlastné nadpisy. Ak sa rozhodnete, že všetky podlokality zdedia globálnu navigáciu, bude dôležité, aby majitelia lokality prispôsobili navigáciu na paneli Rýchle spustenie, pretože bude hlavným spôsobom, ako používatelia nájdu obsah v rámci lokality, keď ju navštívia. Ak sa rozhodnete, že podlokality zdedia globálnu navigáciu z tímovej lokality, používatelia budú môcť na vyhľadanie obsahu v rámci danej podlokality použiť horný panel s prepojeniami a rýchle spustenie na podlokalite. Ďalšie informácie o úprave prepojení na paneli Rýchle spustenie nájdete v téme Prispôsobenie navigácie na tímovej lokalite.
Čo by ste mali premýšľať o tom, kedy plánujete vyhľadávanie?
Používatelia budú s väčšou pravdepodobnosťou chcieť použiť SharePoint, keď dokážu jednoducho nájsť potrebné informácie. Použitím funkcií obsahu, ako sú napríklad typy obsahu, alebo pridaním stĺpcov metaúdajov do zoznamov a knižníc môžete zvýšiť vyhľadávanie obsahu prostredníctvom vyhľadávania.
Správcovia kolekcie lokalít a správcovia lokality môžu vykonať viacero konfigurácií na prispôsobenie funkcie vyhľadávania pre používateľov.
|
Postupujte takto: |
Pozrite si tému: |
|---|---|
|
Prispôsobiť štýl a nastavenia, ktoré majú vplyv na výsledky vyhľadávania, môžete prispôsobiť centrum vyhľadávania a webové časti, ktoré sa používajú na stránkach centra vyhľadávania. |
|
|
Vytvorenie pravidiel dotazu na zlepšenie spôsobu vyhľadávania reaguje na zámer používateľa. |
|
|
Prispôsobte zdroje výsledkov vyhľadávania. |
|
|
Zobrazenie, vytvorenie alebo zmena spravovaných vlastností alebo priradenie prehľadávaných vlastností k spravovaným vlastnostiam. |
|
|
Export a import prispôsobených nastavení konfigurácie vyhľadávania medzi lokalitami. Nastavenia, ktoré exportujete a importujete, zahŕňajú všetky prispôsobené pravidlá dotazu, zdroje výsledkov, typy výsledkov, poradie modelov a nastavenia vyhľadávania lokalít. |
Export a import prispôsobených nastavení konfigurácie vyhľadávania |
Spôsob, akým bude obsah k dispozícii vo vyhľadávaní
Služba vyhľadávania je naplánovaná na prehľadávanie obsahu SharePoint každých päť minút. Po pridaní položky na SharePoint lokalitu bude časové obdobie pred indexovaním a vrátením vo výsledkoch vyhľadávania. Toto množstvo času sa líši v závislosti od aktuálnych aktivít používateľa. Úlohy, ako napríklad migrácia lokality, inovácia a údržba, zvyšujú zaťaženie indexovacieho kanála. Nové položky obsahu by sa mali vo výsledkoch vyhľadávania zvyčajne zobrazovať v priebehu hodiny.
Čo potrebujú používatelia s obsahom?
Ak požiadate o niektoré základné otázky o tom, čo používatelia lokality potrebujú s obsahom, môžete určiť, ako možno bude potrebné nakonfigurovať konkrétne lokality, zoznamy alebo knižnice, ako aj konkrétne funkcie, ktoré budú musieť používatelia lokality používať.
|
Otázky, ktoré je potrebné preskúmať: |
Dôležité informácie o konfigurácii obsahu: |
|---|---|
|
Potrebujete sledovať verzie konkrétnych druhov dokumentov alebo položiek zoznamu? |
|
|
Budú používatelia lokality potrebovať možnosť pracovať alebo spolupracovať súčasne na konkrétnych typoch dokumentov? |
|
|
Pred širokou dostupnosťou je potrebné schváliť konkrétne druhy obsahu |
|
|
Sú určité druhy dokumentov, ktoré podliehajú špecifickým obchodným procesom alebo ľudským pracovným postupom? |
|
|
Budete používať zoznamy na riadenie alebo správu procesov |
|
|
Bude sa na lokalitách, ktoré je potrebné obmedziť zo všeobecného prístupu, nachádzať citlivý obsah |
|
|
Budú používatelia potrebovať dostávať aktualizácie týkajúce sa zmien obsahu? |
|
