Úvodné informácie týkajúce sa pracovného postupu SharePointu

Obsah tohto článku

• Čo sú pracovné postupy?

• Dve platformy pracovného postupu SharePointu

• Vstavané pracovné postupy

• Podpora pre vlastné pracovné postupy

• Kroky pri používaní pracovných postupov

Čo sú pracovné postupy?

Pracovný postup sa niekedy označuje ako rad úloh, ktorý produkuje nejaký výsledok. V kontexte SharePoint Products and Technologies sa pracovný postup užšie definuje ako automatizovaný prechod dokumentov alebo položiek poradím akcií alebo úloh, ktoré súvisia s obchodným procesom. Pracovné postupy sa môžu použiť na konzistentné spravovanie bežných pracovných procesov v rámci organizácie tým, že umožňujú organizácii dať do súvisu obchodnú logiku s dokumentmi alebo položkami nachádzajúcimi sa v zozname alebo knižnici SharePoint. Obchodná logika je v podstate množinou pokynov, ktoré určujú a riadia akcie vykonávané v dokumente alebo položke.

Pracovné postupy môžu znížiť náklady a skrátiť čas potrebný na koordináciu bežných obchodných procesov, ako je napríklad schválenie projektu alebo revidovanie dokumentu, a to riadením a sledovaním úloh ľudí zaangažovaných v týchto procesoch. Na lokalite SharePoint môžete napríklad pridať pracovný postup do knižnice dokumentov, ktorá nasmeruje dokument do skupiny ľudí určenej na schválenie. Keď autor dokumentu spustí tento pracovný postup v dokumente nachádzajúcom sa v tejto knižnici, pracovný postup vytvorí úlohy schvaľovania dokumentu, priradí tieto úlohy účastníkom pracovného postupu a následne im odošle e-mailové upozornenia spolu s pokynmi k úlohám a prepojením na dokument určený na schválenie. Pri prebiehajúcom pracovnom postupe môže vlastník pracovného postupu (v tomto prípade autor dokumentu) alebo účastníci pracovného postupu skontrolovať na stránke stavu pracovného postupu tých účastníkov, ktorí svoje úlohy pracovného postupu dokončili. Keď účastníci pracovného postupu svoje úlohy pracovného postupu dokončia, pracovný postup sa ukončí a vlastník pracovného postupu dostane automaticky upozornenie s informáciou, že je pracovný postup dokončený.

Akcie pracovného postupu schvaľovania opísané v predchádzajúcom príklade sa vzťahujú na proces zobrazený na ilustrácii nižšie.

Pracovné postupy podporujú existujúce postupy ľudskej činnosti a navyše rozširujú možnosti, vďaka ktorým budú môcť ľudia medzi sebou spolupracovať a zároveň pracovať s dokumentmi, zoznamami a knižnicami. Používatelia lokality môžu spustiť pracovné postupy a zúčastniť sa na nich prostredníctvom prispôsobiteľných formulárov, ku ktorým je možné pristupovať z dokumentov alebo položiek nachádzajúcich sa v zozname alebo knižnici SharePoint. Funkčnosť pracovného postupu produktov SharePointu je navyše úzko prepojená s balíkom Microsoft Office 2013, takže tieto úlohy pracovného postupu bude možné vykonávať v oboch produktoch:

• Zobrazenie zoznamu pracovných postupov, ktoré sú k dispozícii pre dokument alebo položku.

• Spustenie pracovného postupu v dokumente alebo položke.

• Zobrazenie, úprava alebo zmena priradenia úlohy pracovného postupu.

• Dokončenie úlohy pracovného postupu.

Na začiatok stránky

Tri typy platforiem pracovného postupu SharePointu

Platforma pracovného postupu SharePointu 2010 sa prenáša do služieb Office 365 a SharePoint Server 2013, a preto budú všetky vaše pracovné postupy vytvorené na tejto platforme fungovať aj naďalej. Táto platforma je založená na programe Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Platforma pracovného postupu SharePointu 2013 je založená na programe Windows Workflow Foundation 4 (WF) a je výrazne prepracovaná. Azda najvýznamnejšou funkciou tejto novej platformy pracovného postupu je používanie služby Microsoft Azure ako hostiteľa spúšťania pracovného postupu. Nástroj spúšťania pracovného postupu sa teraz nachádza v službe Microsoft Azure, čiže mimo služieb Office 365 a SharePoint Servera 2013.

V SharePointe Online je teraz k dispozícii služba Microsoft Flow. Toto je náš najnovší nástroj pracovného postupu, prístup na adrese: https://flow.microsoft.com. Ďalšie informácie o používaní služby MS Flow nájdete na stránke: https://docs.microsoft.com/en-us/flow. Ak chcete riešiť problémy so službou MS Flow, navštívte lokalitu https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Na začiatok stránky

Vstavané pracovné postupy

Lokalita SharePoint obsahuje niekoľko vstavaných pracovných postupov, ktoré sa zaoberajú bežnými obchodnými scenármi:

• Schvaľovanie     Tento pracovný postup nasmeruje dokument alebo položku do skupiny ľudí určenej na schválenie. Pracovný postup schválenia je predvolene spojený s typom obsahu Dokument, a preto je automaticky k dispozícii v knižniciach dokumentov.

• Zhromažďovanie pripomienok     Tento pracovný postup nasmeruje dokument alebo položku do skupiny ľudí určenej na pripomienky. Recenzenti môžu poskytovať pripomienky, ktoré sa následne spracujú a odošlú osobe spúšťajúcej pracovný postup. Pracovný postup zhromažďovania pripomienok je predvolene spojený s typom obsahu Dokument, a preto je automaticky k dispozícii v knižniciach dokumentov.

• Zhromažďovanie podpisov    Tento pracovný postup nasmeruje dokument balíka Microsoft Office do skupiny ľudí určenej na zhromaždenie digitálnych podpisov. Tento pracovný postup je potrebné spustiť v programe balíka Office 2013. Účastníci musia dokončiť svoje podpisové úlohy pridaním digitálneho podpisu do dokumentu v príslušnom programe balíka Office. Pracovný postup zhromažďovania podpisov je predvolene spojený s typom obsahu Dokument, a preto je automaticky k dispozícii v knižniciach dokumentov. Pracovný postup zhromažďovania podpisov sa však pre konkrétny dokument v knižnici dokumentov zobrazí iba v prípade, ak dokument obsahuje jeden alebo viacero riadkov na podpis balíka Microsoft Office.

• Schválenie publikovania     Tento pracovný postup je podobný pracovnému postupu schválenia, a to v tom, že automatizuje smerovanie obsahu na odborníkov na konkrétnu oblasť a účastníkov projektu na revíziu a schválenie. Pracovný postup schválenia publikovania je jedinečný v tom, že je určený hlavne pre publikačné lokality, kde sa publikovanie nových a aktualizovaných webových stránok prísne kontroluje.

• Trojfázový pracovný postup     Tento pracovný postup sa môže použiť na riadenie pracovných procesov, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie veľkého množstva problémov alebo položiek, ako sú napríklad problémy technickej podpory zákazníkov, obchodné iniciatívy alebo projektové úlohy.

Každý z vyššie uvedených pracovných postupov je možné pre jednotlivú organizáciu prispôsobiť, a to viacerými spôsobmi. Keď napríklad pridáte pracovný postup do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu (aby bol prístupný na použitie v dokumentoch a položkách), môžete prispôsobovať zoznamy úloh a zoznamy histórie, v ktorých sú uložené informácie o pracovnom postupe.

Keď používateľ lokality spustí pracovný postup v dokumente alebo položke, môže tento používateľ daný pracovný postup aj ďalej prispôsobovať, a to vymedzením zoznamu účastníkov, termínu dokončenia a pokynov k úlohám.

Na začiatok stránky

Podpora pre vlastné pracovné postupy

Hoci vstavané pracovné postupy možno prispôsobiť tak, aby vyhovovali rôznym potrebám, vaša organizácia sa môže rozhodnúť navrhovať a vyvíjať pracovné postupy, ktoré sú jedinečné pre obchodné procesy v organizácii. Pracovné postupy môžu byť rovnako jednoduché alebo zložité, ako vyžadujú obchodné procesy. Vývojári môžu vytvárať pracovné postupy, ktoré spúšťajú ľudia, ktorí používajú lokalitu, alebo môžu vytvárať pracovné postupy, ktoré sa začnú automaticky na základe udalosti, napríklad pri vytvorení alebo zmene položky zoznamu. Ak vaša organizácia vyvinula a nasadila vlastné pracovné postupy, tieto pracovné postupy môžu byť k dispozícii okrem už popísaných vstavaných pracovných postupov alebo namiesto nich.

Existujú dva spôsoby, na základe ktorých je možné vlastné pracovné postupy vytvoriť:

• Power Users môžu navrhovať pracovné postupy bez kódu na použitie v konkrétnom zozname alebo knižnici pomocou microsoft SharePointu Designer 2013 a Office Visia 2013     Pracovné postupy SharePointu Designer 2013 sa vytvárajú zo zoznamu dostupných aktivít pracovného postupu a osoba, ktorá pracovný postup vytvorí, môže nasadiť pracovné postupy priamo do zoznamu alebo knižnice, kde sa budú používať. SharePoint Designer 2013 pracuje spolu s Visiom 2013 aj pri vytváraní diagramov pomocou tvarov a spojníc. Môžete tiež importovať pracovné postupy z Visia 2013 do SharePointu Designer 2013 a naopak.

• Profesionálni vývojári softvéru môžu vytvárať pracovné postupy pomocou visual studia 2012 alebo novšej verzie     Tieto pracovné postupy zahŕňajú vlastné kódy a aktivity pracovného postupu. Keď profesionálny vývojár vytvorí vlastné pracovné postupy, správca servera ich môže nasadiť do viacerých lokalít.

Na začiatok stránky

Kroky pri používaní pracovných postupov

Existuje niekoľko krokov, ktoré sú súčasťou používania pracovného postupu v dokumente alebo položke zoznamu. Každý jeden krok môže byť vykonaný jednotlivcami, ktorí majú rôzne roly. Správca lokality môže napríklad vytvoriť pracovný postup určený na používanie v knižnici dokumentov, tvorca obsahu môže vytvoriť pracovný postup alebo zmeniť prebiehajúci pracovný postup a ďalšia osoba (napríklad recenzent alebo schvaľovateľ dokumentu) môže dokončiť úlohu pracovného postupu.

Pozrite tiež

Informácie o pracovných postupoch na lokalite SharePoint

Pracovné postupy v SharePointe 2013

Vývoj pracovného postupu v SharePointe Designer 2013 a Visiu 2013

Začíname pracovať s pracovným postupom SharePoint Servera 2013