Начало работы с запросами

Проверьте, как это работает!

С помощью запросов вы можете получать ответы на различные вопросы, как связанные с бизнесом, так и нет, а также легко вносить массовые изменения в базу данных или удалять из нее информацию.

Что такое запросы?

Запросы Access похожи на вопросы, которые вы задаете для поиска необходимой (в том числе узкоспециализированной) информации в своей базе данных.

В запросах иногда используются данные только из одной таблицы, а другие — из нескольких таблиц. Например, может потребоваться просто найти номер телефона контакта, для которого требуется простой запрос к полю номера телефона для определенного человека в таблице контактов. Кроме того, вы можете объединить данные из нескольких таблиц, например сведения о клиентах и заказе, чтобы узнать, что клиент заказал.

В Access запрос — это объект базы данных. Данные не хранятся. Вместо этого он отображает данные, хранящиеся в таблицах, и делает эти данные доступными для работы. Запрос может отображать данные из одной или нескольких таблиц, из других запросов или из сочетания этих двух таблиц. Например:

• Просмотр данных с помощью запроса на выборку. Поиск и просмотр информации из одной или нескольких таблиц по указанным условиям, а также выбор подходящих значений. Например, вы можете найти все продукты компании Tailspin Toys.

• Указание условий и мгновенный поиск. Вы можете создавать повторно используемые запросы, в которые каждый раз будете вводить новые условия поиска. Например, можно создать запрос, в который потребуется вводить имя поставщика для поиска его продуктов.

• Обновление или добавление данных с помощью запроса. Вы можете запросить данные, а затем использовать результаты для автоматического ввода или обновления информации. Например, если компания Tailspin Toys добавит аббревиатуру «TT» перед названиями всех своих продуктов, с помощью запроса на обновление можно найти все ее продукты и добавить перед их названиями буквы «TT».

• Удаление данных с помощью запроса. Вы можете искать данные или записи, а затем удалять их. Например, если компания Tailspin Toys закроется и ее продукты станут недоступны, найдите их и автоматически удалите из соответствующих таблиц.

Чтобы создать запрос на выборку, в котором информация будет отображаться в режиме таблицы, воспользуйтесь мастером запросов.

Создание запроса

1. На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов.

2. Выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК.

3. Выберите таблицу или запрос с полем, а затем добавьте поле в список Выбранные поля. Когда добавите все нужные поля, нажмите кнопку Далее.

   Вы можете добавить любое число полей из всех нужных таблиц.

   Если вы добавили числовое поле

   При добавлении числового поля вам потребуется выбрать, что именно вернет запрос: подробности или итоговые данные. Выполните одно из указанных ниже действий.

   • Если вы хотите просмотреть отдельные записи, выберите пункт подробный и нажмите кнопку Далее. Перейдите к действию 4.

   • Если вы хотите просмотреть итоговые числовые данные, например средние значения, выберите пункт итоговый и нажмите кнопку Итоги. Укажите необходимые поля и типы итоговых данных. В списке будут доступны только числовые поля. Для каждого числового поля выберите необходимую функцию:

     • Sum   — запрос вернет сумму всех значений, указанных в поле.

     • Avg    — запрос вернет среднее значение поля.

     • Min    — запрос вернет минимальное значение, указанное в поле.

     • Max   — запрос вернет максимальное значение, указанное в поле.

   • Если вы хотите, чтобы в результатах запроса отобразилось число записей в источнике данных, установите для этой таблицы флажок Подсчет числа записей в (название таблицы).

     Если вы добавили поле со значениями даты или времени

     Мастер запросов спрашивает, как сгруппировать значения даты. Например, предположим, что вы добавили в запрос числовое поле, например price, и поле даты и времени, например время транзакции, а затем указали в диалоговом окне Параметры сводки , чтобы увидеть среднее значение поля цены. Так как вы включили поле даты и времени, можно вычислить сводные значения для каждого уникального значения даты и времени для каждого дня, месяца, квартала или года.

     Выберите временной период, который хотите использовать для группировки значений даты и времени, а затем нажмите кнопку Далее.

     Примечание: В режиме конструктора у вас будет больше вариантов группировки значений даты и времени.

4. Укажите имя запроса.

5. Укажите, хотите вы открыть запрос (в режиме таблицы) или изменить его (в режиме конструктора). Нажмите кнопку Готово.

Вам нужны дополнительные возможности?

Создание и выполнение запроса на обновление

Обучение работе с Excel

Обучение работе с Outlook