Видео. Копирование данных из Excel

Проверьте, как это работает!

Воспользуйтесь улучшенными функциями редактирования, эффективными запросами и полезными функциями отчетов в Access, скопировав данные из электронной таблицы Excel. Данные можно вставить в существующую или в новую пустую таблицу.

Чтобы копирование данных прошло без проблем, они должны быть согласованы и правильно структурированы.

Очистка данных

• Все данные в столбце должны быть одного типа и иметь одинаковый формат. Например, все номера телефонов должны включать код города, но не префикс страны, все адреса должны включать название города и области или края, но не название страны, а все цены должны включать копейки, даже если цена равна 0,00.

• Удалите все подзаголовки, строки итогов и примечаний, а также пустые строки.

  Примечание: При необходимости вы сможете добавить их позднее с помощью запросов, а также функций группирования и подведения итогов в отчетах Access.

  Если вы вставляете данные в существующую таблицу Access, в электронной таблице должно быть такое же количество столбцов, что и в таблице Access, и они должны следовать в том же порядке. (Если же вы планируете создать таблицу Access для этих данных, имена и порядок столбцов могут быть любыми.)

  Совет: Для каждого отдельного элемента информации рекомендуется использовать собственный столбец. Например, разнесите по разным столбцам имя и фамилию либо, если указывается адрес, название улицы и номер дома, город, область или край и почтовый индекс.

Добавление данных Excel в новую таблицу

1. Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.

2. В Access на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить.

3. Чтобы указать, содержит ли первая строка заголовки столбцов, выберите Да или Нет.

4. При необходимости переименуйте таблицу и поля.

Добавление данных Excel в существующую таблицу

1. Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.

2. В приложении Access откройте таблицу, в которую нужно вставить данные.

3. В конце таблицы выберите пустую строку.

4. На вкладке Главная нажмите кнопку Вставить и выберите пункт Добавить следующую.

При копировании данных Excel в базу данных Access исходные данные в Excel не изменяются.

Вам нужны дополнительные возможности?

Перемещение данных из Excel в Access

Обучение работе с Excel

Обучение работе с Outlook