Проверьте, как это работает!
Воспользуйтесь улучшенными функциями редактирования, эффективными запросами и полезными функциями отчетов в Access, скопировав данные из электронной таблицы Excel. Данные можно вставить в существующую или в новую пустую таблицу.
Чтобы копирование данных прошло без проблем, они должны быть согласованы и правильно структурированы.
Очистка данных
-
Все данные в столбце должны быть одного типа и иметь одинаковый формат. Например, все номера телефонов должны включать код города, но не префикс страны, все адреса должны включать название города и области или края, но не название страны, а все цены должны включать копейки, даже если цена равна 0,00.
-
Удалите все подзаголовки, строки итогов и примечаний, а также пустые строки.
Примечание: При необходимости вы сможете добавить их позднее с помощью запросов, а также функций группирования и подведения итогов в отчетах Access.
Если вы вставляете данные в существующую таблицу Access, в электронной таблице должно быть такое же количество столбцов, что и в таблице Access, и они должны следовать в том же порядке. (Если же вы планируете создать таблицу Access для этих данных, имена и порядок столбцов могут быть любыми.)
Совет: Для каждого отдельного элемента информации рекомендуется использовать собственный столбец. Например, разнесите по разным столбцам имя и фамилию либо, если указывается адрес, название улицы и номер дома, город, область или край и почтовый индекс.
Добавление данных Excel в новую таблицу
-
Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.
-
В Access на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить.
-
Чтобы указать, содержит ли первая строка заголовки столбцов, выберите Да или Нет.
-
При необходимости переименуйте таблицу и поля.
Добавление данных Excel в существующую таблицу
-
Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.
-
В приложении Access откройте таблицу, в которую нужно вставить данные.
-
В конце таблицы выберите пустую строку.
-
На вкладке Главная нажмите кнопку Вставить и выберите пункт Добавить следующую.
При копировании данных Excel в базу данных Access исходные данные в Excel не изменяются.