Introducere în biblioteci

Dacă doriți doar să creați sau să lucrați cu biblioteci și aveți nevoie de informații introductive, iată câteva activități comune și utile pe care le puteți efectua.

• Crearea, adăugarea, vizualizarea și redenumirea bibliotecilor de documente

• Video: Configurarea stocării și partajării documentelor în Microsoft 365

• Deschiderea fișierelor SharePoint în Explorer

• Crearea unui folder într-o bibliotecă de documente

• Ștergerea unui fișier, a unui folder sau a unui link dintr-o bibliotecă de documente SharePoint

• Încărcarea, crearea sau ștergerea fișierelor dintr-o bibliotecă

• Crearea unei coloane într-o listă sau o bibliotecă

• Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci

• Activarea și configurarea controlului versiunilor pentru o listă sau o bibliotecă

• Configurarea unui șablon de fișier pentru o bibliotecă de documente sau o bibliotecă de formulare

• Sincronizarea fișierelor cu OneDrive în Windows

• Utilizarea fluxurilor de lucru cu o bibliotecă

• Setarea permisiunilor și setărilor complexe într-o bibliotecă Înțelegerea nivelurilor de permisiune din SharePoint

• Lucrul cu fotografiile într-o bibliotecă de imagini

• Configurarea unei biblioteci de active pentru a stoca fișiere imagine, audio sau video

• Gestionarea listelor și bibliotecilor cu multe elemente

• Gestionarea bibliotecilor mari de documente și înregistrări utilizând metadate (consultați Introducere în metadatele gestionate)

O echipă de marketing de la Contoso creează un site de echipă unde planifică să gestioneze proiecte și documente. Aceștia aleg un proprietar de site pentru a gestiona site-ul. Proprietarul site-ului primește nivelul de permisiune Control total atunci când este adăugată la grupul Proprietari pentru site. Partajează site-ul și le oferă tuturor permisiunea de a contribui la el. Echipa decide să utilizeze biblioteca de documente pentru gestionarea comunicatelor de presă, a fișierelor de buget, a contractelor, propunerilor și a altor documente ale echipei.

Proprietarul site-ului încarcă documente importante pentru ca echipa să înceapă să utilizeze biblioteca ca locație centrală. Apoi activează controlul versiunilor, astfel încât echipa să aibă un istoric al modului în care evoluează fișierele și să restaureze o versiune anterioară, dacă este necesar. De asemenea, proprietarul site-ului adaugă șabloane standard la bibliotecă pentru rapoarte de marketing, contracte de vânzări, planuri de campanie și foi de lucru de buget. Fiecare șablon conține sigla firmei și un format pe care toți au fost de acord să-l utilizeze. Atunci când membrii creează un fișier nou din biblioteca de documente, aceștia pot selecta cu ușurință ce șablon doresc să utilizeze.

Pe măsură ce membrii echipei adaugă fișiere și colaborează la documente, aceștia organizează biblioteca adăugând coloane și creând vizualizări pentru a-i ajuta să găsească rapid documente. De exemplu, proprietarul site-ului adaugă o coloană "Nume proiect", astfel încât membrii să poată filtra sau sorta după acea coloană. Alți membri ai echipei adaugă vizualizări publice care grupează după trimestrul fiscal și filtrează după contractele care expiră în șase luni. De asemenea, fiecare membru creează vizualizări personale pentru a-i ajuta să găsească rapid informații și să își termine lucrul.

După multe discuții la o întâlnire a cadrelor didactice, echipa decide să seteze avertizări la nivel de bibliotecă pentru a raporta actualizările o dată pe săptămână. Fiecare membru poate decide cum să configureze avertizări suplimentare sau fluxuri RSS pentru anumite fișiere, după cum este necesar.

De asemenea, echipa se angajează la o "bună practică" importantă în această lume nouă de colaborare. Atunci când membrii doresc să partajeze un document, ei rezista tentației de a-l atașa la un mesaj de e-mail, apoi îi trimiteți prin e-mail un link la document. Trimiterea prin e-mail a unui link este ușor de făcut din bibliotecă și direcțiază utilizatorii către cea mai recentă versiune de pe site-ul de echipă.

O responsabilitate critică pentru această echipă este să propună campanii de marketing pentru a genera vânzări și venituri. Atunci când membrii echipei dezvoltă un nou plan de campanie, aceștia elaborează în comun documente și urmăresc versiunile minore ale fișierelor. Elaborarea în comun permite mai multor persoane să editeze un document în același timp, fără a fi necesar să vă faceți griji în legătură cu reconcilierea modificărilor. Dacă fac o greșeală într-o versiune a unui document, pot restaura o versiune anterioară. Atunci când termină planul de campanie, poate să creeze o versiune majoră și apoi să o trimită pentru aprobare de către departamentul juridic și managerul său. Atunci când fișierul este aprobat, alți angajați din firmă pot vizualiza fișierul.

Proprietarul site-ului caută documentația și instruirea online și învață cum să configureze un flux de lucru, să-l asocieze la bibliotecă și să automatizeze procesul de colectare a feedbackului, de colectare a semnăturilor și de publicare a documentului final.

După trei luni de utilizare, biblioteca de documente și site-ul au devenit esențiale pentru echipa de marketing și au ajutat la îmbunătățirea productivității și vizibilității în întreaga întreprindere. Aceștia nu își pot imagina cum ar funcționa fără el și explorează alte modalități de a utiliza tehnologiile SharePoint pentru a colabora mai bine.

Iată câteva modalități de a lucra cu bibliotecile și de a le face mai utile pentru grupul dvs. (organizate liber, de la simplu la mai avansat):

Utilizarea și crearea vizualizărilor     Puteți utiliza un vizualizare pentru a vedea fișierele dintr-o bibliotecă care sunt cele mai importante pentru dvs. sau care corespund cel mai bine unui scop. Conținutul bibliotecii nu se modifică, dar fiecare vizualizare organizează sau filtrează fișierele pentru a le găsi mai ușor și a naviga într-un mod semnificativ. Pentru mai multe informații despre vizualizări, consultați Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci.

Urmărirea versiunilor     Dacă doriți să păstrați versiunile anterioare ale fișierelor, bibliotecile contribuie la urmărirea, stocarea și restaurarea fișierelor. Toate versiunile se pot urmări în același mod. Sau, unele versiuni pot fi desemnate ca principale, cum ar fi adăugarea unui capitol nou la un manual, iar alte versiuni ca minore, cum ar fi corectarea unei erori de ortografie. Pentru a gestiona spațiul de stocare, puteți alege opțional numărul fiecărui tip de versiune pe care doriți să îl stocați.

Pentru mai multe informații despre controlul versiunilor, consultați Activarea și configurarea controlului versiunilor pentru o listă sau o bibliotecă.

Elaborarea în comun sau extragerea fișierelor     Atunci când editați un document Microsoft Word sau PowerPoint dintr-o bibliotecă fără a-l extrage, alte persoane îl pot edita în același timp (adică elaborarea în comun). Atunci când extragere un fișier, vă asigurați că o singură persoană poate edita fișierul până când este arhivat. Puteți solicita extragerea documentelor în biblioteci care conțin documente sensibile sau atunci când doriți să urmăriți cu atenție evoluția documentelor. Dar rețineți că solicitarea extragerii va face imposibilă elaborarea în comun a documentelor de către utilizatori. Utilizând extragerea, utilizatorilor li se va solicita să lase un comentariu despre modificările efectuate în document, dar extragerea va încetini și procesele de editare și revizuire. Pentru mai multe informații, consultați Colaborarea la documente și elaborarea în comun sau Extragerea, arhivarea sau renunțarea la modificările fișierelor dintr-o bibliotecă.

Editarea fișierelor din programele desktop    Atunci când stocați documente pe un site SharePoint, puteți să creați, să editați și să elaborați în comun documente direct din programe desktop compatibile, cum ar fi Microsoft Word sau PowerPoint, fără să accesați măcar site-ul. De exemplu, puteți edita o prezentare PowerPoint în același timp cu alte persoane care o editează (numită și elaborare în comun). De asemenea, puteți gestiona arhivarea și extragerea direct din PowerPoint. În plus, puteți să utilizați OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală sau Outlook pentru a trece offline conținutul bibliotecii, a lucra cu ele dintr-o locație la distanță, apoi a sincroniza fără probleme modificările atunci când reveniți online.

Fiți informat despre modificări    Pentru a rămâne actualizat atunci când documentele dintr-o bibliotecă se modifică, configurați avertizări, abonați-vă la fluxuri RSS sau urmăriți documente. Diferența principală dintre avertizări, RSS și următoarele este locul în care primiți notificările. Atât avertizările, cât și fluxurile RSS vă informează despre actualizări, iar ambele vă permit să particularizați volumul de informații pe care le primiți. Puteți configura avertizări sau RSS pentru a afla când se modifică ceva într-o bibliotecă. Dacă vă interesează doar un anumit document, configurați o avertizare sau urmăriți documentul. Avertizările pot să sosească ca e-mail sau ca SMS-uri. Notificările RSS sosesc într-un flux consolidat pe care îl puteți citi în Outlook sau în alt cititor de flux. Dacă urmăriți un document, veți primi o notificare în fluxul de știri (dacă organizația dvs. utilizează Newsfeed). Pentru mai multe informații despre notificări, consultați Crearea unei avertizări sau abonarea la un flux RSS.

Solicitarea aprobării documentelor     Puteți solicita ca documentele să fie aprobate înainte ca toată lumea să le poată vedea. Documentele rămân în starea de așteptare până când sunt aprobate sau refuzate de către o persoană care are permisiunea să facă acest lucru. Puteți să controlați care grupuri de utilizatori vizualizează documentul înainte de aprobare. Această caracteristică poate fi utilă dacă biblioteca conține instrucțiuni sau proceduri importante, care trebuie finalizate înainte să fie văzute de alte persoane.

Setarea permisiunilor    Grupurile Și nivelurile de permisiune SharePoint vă ajută să gestionați eficient accesul la conținut. În mod implicit, permisiunile pentru biblioteci, foldere din biblioteci și documente sunt moștenite de la site. Atribuirea de permisiuni unice la o anumită bibliotecă sau document vă poate ajuta să protejați conținutul sensibil, cum ar fi contractele sau informațiile despre buget, fără a restricționa accesul la restul site-ului. Pentru mai multe informații despre permisiuni, consultați Înțelegerea nivelurilor de permisiune din SharePoint.

Crearea fluxurilor de lucru     O bibliotecă de documente sau un tip de conținut poate utiliza fluxuri de lucru pe care organizația dvs. le-a definit pentru procese de afaceri, cum ar fi gestionarea aprobării sau revizuirii documentelor. Grupul dvs. poate aplica procese de afaceri la documentele sale, denumite fluxuri de lucru, care specifică acțiunile care trebuie efectuate într-o secvență, cum ar fi aprobarea documentelor. Un flux de lucru SharePoint este o modalitate automată de a muta documente sau elemente printr-o secvență de acțiuni sau activități. Trei fluxuri de lucru sunt disponibile în mod implicit bibliotecilor: Aprobare, care direcțiază un document către un grup de persoane pentru aprobare; Colectare feedback, care direcționează un document către un grup de persoane pentru feedback și returnează documentul persoanei care a inițiat fluxul de lucru ca o compilare; și Colectare semnături, care direcționează un document către un grup de persoane pentru a-și colecta semnăturile digitale.

Pentru mai multe informații despre fluxurile de lucru, consultați Despre fluxurile de lucru incluse în SharePoint.

Definirea tipurilor de conținut     Dacă grupul dvs. funcționează cu mai multe tipuri de fișiere, cum ar fi foi de lucru, prezentări și documente, puteți extinde funcționalitatea bibliotecii activând și definind mai multe tipuri de conținut. Tipurile de conținut adaugă flexibilitate și consistență în mai multe biblioteci. Fiecare tip de conținut poate specifica un șablon și chiar procese flux de lucru. Șabloanele acționează ca punct de plecare, pentru formatare și orice text standard și pentru proprietățile care se aplică documentelor de acel tip, cum ar fi numele departamentului sau numărul contractului.

Urmărirea pentru audit    Dacă aveți un grup de fișiere sensibile și ar fi util să știți cum au fost utilizate documentele, puteți defini o politică care vă permite să activați urmărirea de auditare a evenimentelor, cum ar fi modificările de fișiere, copiile sau ștergerea.

Setarea politicilor    Setările de politică permit expirarea documentelor, ștergerea automată sau revizuirea periodică (printr-un flux de lucru) a documentelor care au atins o anumită vârstă. Pe măsură ce bibliotecile evoluează, utilizarea acestor setări de distrugere poate economisi timp și efort în încercarea de a curăța manual spațiul de pe hard disk care este plin sau pentru a evita atingerea limitelor de cotă.

Utilizarea unui site Centru de documente    Puteți să utilizați un site Centru de documente atunci când doriți să creați, să gestionați și să stocați un număr mare de documente. Un Centru de documente este proiectat să servească ca depozit centralizat pentru gestionarea mai multor documente. Caracteristicile, cum ar fi metadatele și navigarea în vizualizarea arborescentă, tipurile de conținut și părțile web, vă ajută să organizați și să regăsiți documente. "Controlori de conținut" pot configura rapid navigarea bazată pe metadate pentru a se comporta bine pentru majoritatea bibliotecilor, fără a crea în mod explicit indexuri. Sau controlori de conținut pot crea indexuri pentru a îmbunătăți performanța într-o gamă mai largă de filtre și vizualizări. Puteți utiliza un site Centru de documente ca mediu de creare (în care utilizatorii arhivează și extrage fișiere și creează structuri de foldere pentru acele fișiere) sau ca arhivă de conținut (în care utilizatorii doar vizualizează sau încarcă documente).

Modul în care vă organizați fișierele într-o bibliotecă depinde de necesitățile grupului și de modul în care preferați să stocați și să căutați informațiile. Unele planificări vă pot ajuta să configurați structura care funcționează cel mai bine pentru grupul dvs. Bibliotecile au mai multe caracteristici care vă ajută să lucrați cu mai multe fișiere într-o singură bibliotecă. Totuși, mai multe biblioteci se pot potrivi mai bine grupului dvs.

Există mai multe modalități de a organiza fișierele dintr-o bibliotecă. Puteți să adăugați coloane, să definiți vizualizări și să creați foldere. Fiecare abordare are propriile avantaje și puteți combina fiecare abordare pentru a se potrivi nevoilor unice ale bibliotecii și ale echipei dvs.

Unele biblioteci sunt create pentru dvs. atunci când creați un site nou, cum ar fi biblioteca de documente dintr-un site de echipă. Puteți particulariza aceste biblioteci în scopurile dvs. sau vă puteți crea propriile biblioteci suplimentare. Fiecare tip de bibliotecă are un scop specific, iar unele au un set diferit de comportamente și caracteristici.

Bibliotecă de active     Pentru a partaja și a gestiona active media digitale, cum ar fi fișiere imagine, audio și video, utilizați o bibliotecă de active. O bibliotecă de active ajută utilizatorii să descopere și să reutilizeze fișierele media digitale create deja de alte persoane, cum ar fi siglele și imaginile de corporație. De asemenea, o bibliotecă de active furnizează tipuri de conținut cu proprietăți și vizualizări pentru gestionarea și navigarea în active media, cum ar fi miniaturi și cuvinte cheie metadate. De exemplu, poate doriți să gestionați și să stocați imagini de marcă și fragmente de conținut reutilizabile din aplicații, astfel încât să fie disponibile în întreaga întreprindere și utilizate constant.

Bibliotecă tablouri de bord    Conține pagini cu părți web, pagini cu părți web cu Liste de stare și tablouri de bord implementate de PerformancePoint.

Bibliotecă conexiune de date     Pentru a simplifica întreținerea și gestionarea conexiunilor de date, utilizați o bibliotecă de conexiuni de date. O bibliotecă de conexiuni de date este un loc centralizat pentru stocarea fișierelor Conexiune de date Office (ODC). Fiecare dintre aceste fișiere (.odc) conține informații despre cum să găsiți, să vă conectați, să interogați și să accesați o sursă de date externă. Centralizarea fișierelor ODC într-o bibliotecă de conexiuni de date face posibilă, de asemenea, partajarea, gestionarea și căutarea fișierelor de conexiune de date dintr-un site SharePoint și ajută la asigurarea faptului că datele și rapoartele de firmă, în special foile de calcul, păstrează un set consistent de valori și rezultate de formule ca "o singură versiune a adevărului".

Bibliotecă de documente     Pentru multe tipuri de fișiere, inclusiv documente și foi de calcul, utilizați o bibliotecă de documente. Puteți stoca alte tipuri de fișiere într-o bibliotecă de documente, deși unele tipuri de fișiere sunt blocate din motive de securitate. Atunci când lucrați cu programe care nu sunt blocate, puteți crea acele fișiere din bibliotecă. De exemplu, echipa de marketing poate avea propria bibliotecă de documente pentru materiale de planificare, lansări de știri și publicații.

Bibliotecă de formulare    Dacă trebuie să gestionați un grup de formulare de firmă bazate pe XML, utilizați o bibliotecă de formulare. De exemplu, organizația dvs. poate dori să utilizeze o bibliotecă de formulare pentru rapoarte de cheltuieli. Configurarea unei biblioteci de formulare necesită un editor XML sau un program de proiectare a formularelor XML, cum ar fi Microsoft InfoPath. Formularul pe care îl completează persoanele este doar un fișier .xml care conține datele (și numai datele) care au fost introduse în formular, cum ar fi data cheltuielii și suma. Toate celelalte elemente care alcătuiesc raportul de cheltuieli sunt furnizate de șablonul formular. După ce persoanele completează formulare, puteți să îmbinați datele formularului sau să le exportați pentru analiză.

Bibliotecă de imagini    Pentru a partaja o colecție de imagini sau grafice digitale, utilizați o bibliotecă de imagini. Deși imaginile pot fi stocate în alte tipuri de biblioteci SharePoint, bibliotecile de imagini au mai multe avantaje. De exemplu, dintr-o bibliotecă de imagini puteți să vizualizați imagini într-o expunere de diapozitive, să descărcați imagini pe computer și să editați imagini cu programe grafice compatibile, cum ar fi Microsoft Paint. Luați în considerare crearea unei biblioteci de imagini dacă doriți să stocați imagini cu evenimentele echipei sau cu lansările de produse. De asemenea, puteți crea un link la imagini din biblioteca dvs. din altă parte a site-ului, cum ar fi de la pagini wiki și bloguri.

Bibliotecă de înregistrări     Pentru a păstra un depozit central pentru stocarea și gestionarea înregistrărilor organizației sau a documentelor de firmă importante, utilizați o bibliotecă de înregistrări. De exemplu, poate fi necesar ca organizația dvs. să adere la reglementările de conformitate care necesită un proces organizat pentru gestionarea documentelor relevante. Un site Centru de înregistrări poate conține un număr de biblioteci de înregistrări pentru stocarea diferitelor tipuri de înregistrări. Pentru fiecare bibliotecă, puteți seta politici care determină ce înregistrări să stocați, cum să distribuiți și să gestionați documentele și cât timp trebuie păstrate aceste înregistrări.

Bibliotecă de rapoarte     Pentru a simplifica crearea, gestionarea și livrarea paginilor web, a documentelor și a indicatorilor cheie de performanță (KPI) de măsurători și obiective, utilizați o bibliotecă de rapoarte. Biblioteca de rapoarte este un loc central în care puteți să creați și să salvați rapoarte, cum ar fi registre de lucru Excel și pagini de tablou de bord. Atunci când publicați un registru de lucru Excel într-o bibliotecă de rapoarte, este activat un singur clic pentru a-l deschide în vizualizarea browserului, o modalitate convenabilă de a vedea registrul de lucru fără a-l adăuga la o pagină cu părți web.

Bibliotecă diagrame de proces (unități metrice și SUA)    Pentru a stoca și a partaja documente de proces de diagramă, cum ar fi cele create cu Microsoft Visio, utilizați o Bibliotecă de diagrame de proces. Bibliotecile metrice și de unități de măsură SUA sunt adaptate la măsurătorile corespunzătoare.

Bibliotecă de pagini Wiki    Pentru a crea o colecție de pagini wiki conectate, utilizați o bibliotecă de pagini wiki. Un wiki permite mai multor persoane să colecteze informații într-un format ușor de creat și de modificat. De asemenea, puteți adăuga pagini wiki care conțin imagini, tabele, hyperlinkuri și linkuri interne la biblioteca dvs. De exemplu, dacă echipa dvs. creează un site wiki pentru un proiect, site-ul poate stoca sfaturi și trucuri într-o serie de pagini care se conectează între ele.