Care este diferența dintre un grup Microsoft 365 și o listă de persoane de contact în Outlook?

Instrumente pentru partajarea și comunicarea livrate cu Grupuri Microsoft 365

Atunci când configurați un grupMicrosoft 365 în Outlook, puteți să alegeți un set de persoane cu care doriți să colaborați și să configurați cu ușurință o colecție de resurse pe care acele persoane să le partajeze. Nu trebuie să vă faceți griji în legătură cu atribuirea manuală a permisiunilor pentru toate acele resurse, deoarece adăugarea membrilor la grup le oferă automat permisiunile de care au nevoie pentru instrumentele pe care le furnizează grupul dvs.

Iată câteva dintre caracteristicile care fac grupurile o soluție mai puternică decât listele de distribuire a e-mailului:

• Inbox partajat - unde au loc conversațiile pe care le aveți în mod tradițional în listele de distribuire. Acest inbox partajat poate fi căutat complet, astfel încât creează o arhivă vie a mesajelor grupului. Noii veniți la grup pot căuta sau defila înapoi prin istoric pentru a fi la curent rapid cu ce s-a publicat anterior în grup. Consultați: Organizarea unei conversații de grup în Outlook.

  Sfat: Dacă utilizatorii dvs. doresc în continuare ca mesajele de grup să apară în inboxul personal, așa cum au făcut cu lista de distribuire, tot ce trebuie să facă este să se aboneze la grup, făcând clic pe butonul Apartenență din panglica din Outlook.

• Bibliotecă de fișiere partajate - Grupul dvs. are o bibliotecă de fișiere SharePoint în care utilizatorii dvs. pot stoca, partaja și colabora la documente, registre de lucru, prezentări, imagini sau orice alt tip de fișier la care trebuie să lucreze. Consultați: Partajarea fișierelor cu un grup în Outlook.

• Calendar partajat - grupul dvs. primește un calendar partajat pentru a publica evenimente legate de grup. Fiecare membru care s-a abonat la grup este invitat automat la evenimentele postate în calendar, astfel încât evenimentele respective să poată apărea și în calendarele personale, dacă doresc. Consultați: Utilizarea unui calendar de grup în Outlook pentru a planifica și a edita evenimente.

• Blocnotes OneNote partajat - Grupul are automat un blocnotes OneNote partajat, unde membrii grupului pot colecta și colabora la informații. Multe grupuri utilizează blocnotesul pentru a crea un wiki viu cu întrebări frecvente și alte resurse. Consultați: OneNote: Introducere.

• Accesul invitaților - Puteți adăuga persoane de contact externe la grupurile de distribuire înainte, dar tot ce au primit a fost e-mailul. Cu grupurile, puteți oferi invitaților acces la conversații prin e-mail, fișiere și chiar la blocnotesul OneNote partajat. Consultați: Adăugarea invitaților la Grupuri în Outlook.

• Conținutul este detectabil - Grupuri din Outlook sunt publice în mod implicit, ceea ce înseamnă că sunt ușor de descoperit și de revizuit de către alte persoane din organizație. Dacă conținutul grupului este mai sensibil, puteți comuta grupul la privat, ceea ce ascunde conținutul de non-membri și necesită ca proprietarul grupului să aprobe toate solicitările de asociere.

• Creare cu autoservire - NU trebuie să fie blocată de solicitările utilizatorilor de a crea grupuri. Utilizatorii își pot crea propriile grupuri, după cum este necesar. Dacă doriți să controlați ce utilizatori din organizația dvs. pot crea grupuri, consultați: Gestionați cine poate crea Grupuri Microsoft 365.

Administrarea grupurilor

Microsoft 365 oferă o serie de instrumente și capacități utile pentru a vă gestiona și administra mai ușor grupurile. Aflați mai multe în Ghidul administratorului pentru a Grupuri Microsoft 365 în Outlook.

Consultați și

Noua experiență Grupuri Microsoft 365 în Outlook

Crearea unui grup în Outlook

Ghidul administratorului pentru Grupuri Microsoft 365 în Outlook

Adăugarea, editarea sau eliminarea membrilor grupului în Outlook

Adăugarea invitaților la Grupuri Microsoft 365

Asocierea, părăsirea sau urmărirea Grupuri în Outlook

Trimiterea unui mesaj de e-mail către un grup în Outlook

Planificarea unui eveniment într-un calendar de grup în Outlook

Utilizarea fișierelor partajate cu grupul Microsoft 365 în Outlook

Editarea sau ștergerea unui grup în Outlook

Utilizați Grupuri Microsoft 365 ca invitat

Invitații nu primesc mesaje de e-mail de grup Microsoft 365