Grupuri Microsoft 365 din Outlook oferă o soluție puternică pentru comunicare și colaborare cu persoane atât din interiorul, cât și din afara unei firme. Creați un grup pentru a partaja un inbox, un calendar, OneDrive, un site SharePoint, un blocnotes OneNote și altele. De asemenea, puteți invita persoane din afara firmei, astfel încât să poată colabora utilizând aceleași resurse.
Atunci când creați un Grup Microsoft 365, Outlook creează automat un inbox Outlook partajat, un calendar partajat și o bibliotecă de documente pentru colaborarea la fișiere. De asemenea, puteți să creați o echipă Microsoft și să integrați activități cu Planner în Teams. Nu trebuie să vă faceți griji în legătură cu atribuirea manuală a permisiunilor pentru toate acele resurse, deoarece adăugarea membrilor la grup le oferă automat permisiunile de care au nevoie pentru instrumentele pe care le furnizează grupul dvs.
Microsoft 365 Groups oferi membrilor:
-
Inbox partajat - unde au loc conversațiile pe care le aveți în mod tradițional în listele de distribuire. Acest inbox partajat poate fi căutat complet, astfel încât creează o arhivă vie a mesajelor grupului. Noii veniți la grup pot căuta sau defila înapoi prin istoric pentru a fi la curent rapid cu ce s-a publicat anterior în grup. Consultați: Trimiterea unui mesaj de e-mail către un grup în Outlook.
-
Bibliotecă de fișiere partajate - Grupul dvs. are o bibliotecă de fișiere SharePoint în care utilizatorii dvs. pot stoca, partaja și colabora la documente, registre de lucru, prezentări, imagini sau orice alt tip de fișier la care trebuie să lucreze. Consultați: Partajarea fișierelor cu un grup în Outlook.
-
Calendar partajat - grupul dvs. primește un calendar partajat pentru a publica evenimente legate de grup. Fiecare membru care s-a abonat la grup este invitat automat la evenimentele postate în calendar, astfel încât evenimentele respective să poată apărea și în calendarele personale, dacă doresc. Consultați: Utilizarea unui calendar de grup în Outlook pentru a planifica și a edita evenimente.
-
Blocnotes OneNote partajat - Grupul are automat un blocnotes OneNote partajat, unde membrii grupului pot colecta și colabora la informații. Multe grupuri utilizează blocnotesul pentru a crea un wiki viu cu întrebări frecvente și alte resurse.
-
Accesul invitaților - Puteți adăuga persoane de contact externe la grupurile de distribuire înainte, dar tot ce au primit a fost e-mailul. Cu grupurile, puteți oferi invitaților acces la conversații prin e-mail, fișiere și chiar la blocnotesul OneNote partajat. Consultați: Utilizarea Grupuri în Outlook ca invitat.
-
Conținutul este detectabil - Grupuri din Outlook sunt publice în mod implicit, ceea ce înseamnă că sunt ușor de descoperit și de revizuit de către alte persoane din organizație. În cazul în care conținutul grupului este mai sensibil, puteți comuta grupul la privat, ceea ce ascunde conținutul de non-membri și necesită ca proprietarul grupului să aprobe toate solicitările de asociere.
-
Creare cu autoservire - NU trebuie să fie blocată de solicitările utilizatorilor de a crea grupuri. Utilizatorii își pot crea propriile grupuri, după cum este necesar. Dacă doriți să controlați ce utilizatori din organizația dvs. pot crea grupuri, consultați: Gestionați cine poate crea Grupuri Microsoft 365.
Administrarea grupurilor
Microsoft 365 oferă o serie de instrumente și capacități utile pentru a vă gestiona și administra mai ușor grupurile.
Sfat: Marcaj în document Grupuri Microsoft 365 - activități comune pentru acces ușor la informațiile administratorilor privind crearea grupurilor, delegarea, gestionarea e-mailului, fluxul de corespondență, restaurarea și scripturile utile.
Păstrarea directorului sub control este o preocupare a fiecărui administrator. Iată câteva dintre instrumentele oferite de Microsoft 365 pentru a facilita acest lucru:
-
Politicile de numire - politicile de numire vă permit să definiți ce sunt și ce nu sunt nume acceptabile pentru grupurile dvs. Acest lucru împiedică utilizatorii să dea grupurilor nume profane sau interzise. În plus, puteți impune prefixe sau sufixe standard de firmă pentru numele grupurilor.
Apartenență dinamică - apartenența dinamică vă permite să setați apartenența la grup după regulă, care adaugă (sau elimină) membri ai grupului pe baza metadatelor (cum ar fi departamentul sau rolul) din active directory. Consultați Utilizarea atributelor pentru a crea reguli complexe pentru mai multe informații despre crearea apartenenței dinamice.
-
Apartenență ascunsă - dacă aveți un motiv să doriți ca apartenența grupului să fie confidențială, de exemplu, dacă membrii sunt elevi/studenți, puteți ascunde apartenența de la părțile din afara grupului.
-
Permisiuni de creare - Pot exista unele persoane în organizația dvs. care nu doriți să poată crea grupuri noi. Există mai multe tehnici pentru gestionarea permisiunilor de creare în director. Consultați Gestionarea creării grupurilor Microsoft 365.
-
Jurnale de audit - puteți avea mai multă încredere, permițând utilizatorilor să creeze grupuri și să gestioneze apartenența la grup, deoarece jurnalele de auditare Microsoft 365 Grupuri vă permit să urmăriți cine a creat sau a șters un anumit grup sau a efectuat modificări la apartenența grupului. Consultați: Căutați în jurnalul de auditare din Centrul de securitate & conformitate Microsoft 365.
Gestionarea livrărilor vă oferă câteva metode de a gestiona modul în care mesajele trebuie trimise sau primite de grup. În plus, există instrumente pentru a monitoriza fluxul acestor mesaje. Consultați Grupuri Microsoft 365 - activități uzuale pentru mai multe informații.
-
Trimitere ca sau Trimitere în numele lui - Aceste setări permit utilizatorilor specificați să trimită mesaje de e-mail ca și cum ar proveni de la grup sau ar fi în numele acestuia.
-
Restricții pentru expeditori - Aceste setări vă permit să controlați persoanele cărora li se permite să trimită mesaje către grup. Grupul poate fi configurat pentru a permite e-mailul de la părți din exterior, dar se recomandă să îl restricționați doar la anumite părți din afara grupului.
-
Asistență pentru utilizatorii externi - Invitând invitați la grupul dvs., puteți alege ca aceștia să fie incluși în conversațiile prin e-mail din grup. Consultați Adăugarea invitaților la Grupuri în Outlook pentru a afla cum să adăugați invitați.
-
Regulile de transport - regulile de transport funcționează pentru grupuri la fel cum funcționează pentru serverul Exchange. Regulile pot căuta mesaje care îndeplinesc anumite condiții și pot lua apoi măsuri în aceste mesaje.
-
Sfaturi corespondență - Sfaturile de corespondență sunt mesaje informative afișate utilizatorilor în timp ce compun un mesaj. Acesta vă poate ajuta să reduceți rapoartele NDR, avertizând un utilizator dacă este posibil ca mesajul său să ajungă la persoane din afara părților sau să depășească cotele pentru mesaje.
-
Mai multe adrese proxy - Un grup poate avea aliasuri la fel ca o cutie poștală de utilizator. Adresele proxy suplimentare pot fi utile pentru acceptarea mesajelor trimise la celelalte aliasuri sau pentru facilitarea contactării la un grup care are un nume lung sau greu de ortografiat. Pentru mai multe informații, consultați Alegerea domeniului de utilizat atunci când creați grupuri Microsoft 365
-
Dimensiune maximă trimitere/primire - aceste cote pot ajuta la reducerea problemelor cu primirea (sau trimiterea) de mesaje extrem de mari de către grup, pentru a gestiona mai bine cerințele de stocare și lățime de bandă.
Microsoft 365 vă oferă, de asemenea, câteva instrumente pentru a gestiona tipul de conținut care este partajat în grupul dvs. Consultați Grupuri Microsoft 365 - activități uzuale pentru mai multe informații.
-
Instrucțiuni de utilizare - veți putea defini instrucțiuni de utilizare pentru Microsoft 365 Grupuri - pentru a vă educa utilizatorii cu privire la cele mai bune practici care ajută grupurile lor să fie eficiente și să îi educe în ceea ce privește politicile de conținut intern.
-
Clasificarea datelor - veți putea crea un sistem de clasificare a datelor particularizabil pentru Microsoft 365 Grupuri care permite separarea grupurilor în funcție de tipul de politică (de exemplu, "neclasificat", "confidențial pentru corporație" sau "secret de nivel superior"). Astfel, grupurile dvs. pot prezenta politicile altui conținut din organizația dvs. Politica extensibilă permite organizației dvs. să configureze un punct final care se apelează ori de câte ori un grup este creat sau modificat, iar apoi puteți implementa propriile politici pentru crearea sau modificarea grupurilor.
Orice abonament Microsoft 365 care are Exchange Online și SharePoint Online va accepta grupuri. Acestea includ planurile Business Essentials și Business Premium și planurile Enterprise E1, E3 și E5.
Dacă aveți un plan doar Exchange, puteți obține în continuare caracteristicile partajate inbox și calendar partajat ale grupurilor în Outlook, dar nu veți obține biblioteca de documente, Planner sau oricare alte capacități.
Uneori, utilizatorii nu se simt confortabil în legătură cu modificările, deci este important să comunicați cu membrii existenți ai listelor de distribuire pentru a le spune la ce să se aștepte. Iată câteva dintre informațiile pe care ar trebui să le includeți în acest mesaj, împreună cu câteva răspunsuri pe care le puteți considera utile:
Ce sunt Grupuri în Outlook?
Microsoft 365 grupuri din Outlook sunt o soluție unică de colaborare pentru echipe/grupuri care doresc un loc în care să partajați discuții, fișiere, calendare și note într-un mod unificat, care să fie ușor de găsit. Probabil cea mai bună caracteristică este că inboxul pentru grup păstrează un istoric al discuțiilor, facil de căutat în discuțiile anterioare.
Găsiți mai multe informații la Experiența Grupuri în Outlook.
De ce facem această schimbare?
Persoane solicitat frecvent capacitatea de a căuta în mesajele postate pe lista noastră de distribuire pentru a găsi informațiile discutate în trecut. Upgrade-ul listei de distribuire la un grup înseamnă că utilizatorii nu trebuie să răspundă la aceleași întrebări sau să răspundă la aceleași întrebări în mod constant.
De asemenea, noul grup va include un calendar pentru evenimentele de grup, o bibliotecă de fișiere partajate și un Blocnotes OneNote, unde putem colabora și colecta informații pentru referințe viitoare.
Trebuie să fac ceva pentru a mă alătura acestui grup dacă eram deja membru al listei de distribuire?
Nu, dacă ați fost deja membru al listei de distribuire, veți fi automat membru al noului grup.
Cum accesez noul grup în Outlook? Ce se întâmplă cu Outlook pe web?
Pentru a accesa noul grup din Outlook, accesați pur și simplu categoria Grupuri în partea de jos a panoului de navigare din stânga. Dacă utilizați acest grup, adeseori luați în considerare fixarea acestuia ca preferință, făcând clic dreapta pe acesta și alegând Afișare ca preferință.
În plus, există clienți mobili gratuiti pentru Microsoft 365 Grupuri disponibili pe fiecare platformă mobilă (iOS, Android etc.), astfel încât să puteți accesa cu ușurință grupul din deplasare.
Nu pot trimite în continuare un e-mail?
Da, desigur. Același alias de e-mail pe care l-ați utilizat pentru lista de distribuire va funcționa în continuare foarte bine pentru grupul din Outlook.
Și...
Nu uitați să le spuneți când are loc această modificare și pe cine ar trebui să contacteze dacă au întrebări suplimentare.
Microsoft nu oferă un instrument pentru conversia unei cutii poștale partajate într-un grup Microsoft 365 sau invers. Totuși, puteți face upgrade listelor de distribuire la grupuri Microsoft 365. Este o modalitate foarte bună de a oferi listelor de distribuire ale organizației dvs. toate caracteristicile și funcționalitatea grupurilor Microsoft 365. Consultați Grupuri Microsoft 365 - activități uzualepentru mai multe informații.
Ce liste de distribuire nu pot face upgrade la grupuri Microsoft 365?
Puteți face upgrade doar listelor de distribuire gestionate în cloud, simple, neimbricate, la grupuri Microsoft 365. Consultați Nu se poate face upgrade listelor de distribuire la grupuri Microsoft 365.
După ce ați făcut upgrade grupului de distribuire la un grupMicrosoft 365, există câteva activități de urmărire pe care poate doriți să le efectuați pentru a vă asigura că funcționează fără probleme.
-
Urmărire cu utilizatorii - Verificați-i imediat după ce se termină upgrade-ul, apoi din nou câteva zile mai târziu. Afișarea că ascultați și răspundeți la orice întrebări pe care le-ar putea avea vor face să fie fericiți și confortabili cu modificarea.
-
Monitorizarea rapoartelor de angajament - Portalul Microsoft 365 Admin are câteva rapoarte bune care vă pot arăta câți utilizatori utilizează grupul, cât de des și ce caracteristici utilizează. Aceste rapoarte vă pot ajuta să proiectați activitățile de urmărire și instruirea pentru utilizatori, precum și să evidențiați locul în care utilizatorii dvs. primesc cea mai mare valoare din noul grup. Consultați: Rapoarte de activitate în Centru de administrare Microsoft 365.
-
Împărtășiți-vă experiența - anunțați alte echipe din firma dvs. că ați făcut upgrade grupului de distribuire și ce pași ați făcut pentru ca acesta să aibă succes! Partajarea acestor informații poate ajuta celelalte echipe să vă urmeze exemplul și să facă un upgrade reușit al acestora.
Aveți întrebări despre Grupuri Microsoft 365? Vizitați Comunitatea tehnică Grupuri Microsoft 365.
Sfat: În mod implicit, toți utilizatorii pot crea grupuri Microsoft 365. Aflați mai multe în Gestionați cine poate crea Grupuri Microsoft 365.
Puteți crea Microsoft 365 Groups dintr-o varietate de instrumente, inclusiv Outlook, Outlook pe web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams și altele. Instrumentul de la care alegeți să începeți depinde de tipul de grup cu care lucrați. De exemplu, la Microsoft avem tendința de a începe de la Outlook atunci când creăm un grup organizat în jurul e-mailului și calendarului. Dacă Grupul este destinat comunicării la nivel de firmă, tindem să începem cu Viva Engage. Pentru colaborare pe chat, am începe grupul nostru din Microsoft Teams.
Nici grupurile publice, nici grupurile private nu pot fi văzute sau accesate de persoane din afara organizației decât dacă acele persoane au fost invitate în mod specific ca invitați. Consultați Adăugarea invitaților la Grupuri în Outlook pentru mai multe informații.
Gestionați proprietarii, membrii și invitații
Proprietarii grupului sunt moderatorii grupului. Aceștia pot să adauge sau să elimine membri și să aibă permisiuni unice, cum ar fi capacitatea de a șterge conversații din inboxul partajat sau de a modifica setări diferite despre grup. Proprietarii grupului pot redenumi grupul, pot actualiza descrierea sau imaginea și multe altele. Dacă sunteți familiarizat cu rolurile SharePoint, atunci proprietarul unui grup este administrator de colecție de site-uri.
Sfat: Este o practică recomandată să aveți cel puțin doi proprietari pentru un grup, dacă puteți. Astfel, dacă un proprietar nu este disponibil, celălalt poate efectua modificări la grup.
Membrii grupului sunt utilizatorii obișnuiți din organizația dvs. care utilizează grupul pentru a colabora. Aceștia pot accesa totul din grup, dar nu pot modifica setările de grup. În lumea SharePoint, aceștia sunt membri ai site-ului. Pentru informații despre adăugarea sau eliminarea membrilor grupului, consultați Adăugarea, editarea și eliminarea membrilor Grupuri în Outlook.
Invitații sunt ca membrii grupului, dar se află în afara organizației. În mod implicit, utilizatorii pot invita invitați să se asocieze grupului dvs. și puteți controla setarea respectivă. Pentru mai multe informații, consultați Adăugarea invitaților la Grupuri în Outlook.
Utilizarea Microsoft Teams pentru un spațiu de lucru persistent, bazat pe chat
O modalitate excelentă de a păstra legătura cu grupul dvs. este Microsoft Teams. Microsoft Teams este bucla internă pentru echipa dumneavoastră – un spațiu de lucru persistent, bazat pe chat, în care puteți purta conversații informale, în timp real, în jurul subiectelor foarte prioritare sau a unor subgrupuri specifice din cadrul grupului. Deși integrarea teams nu are loc automat, puteți crea cu ușurință un grup Teams pe baza grupului Microsoft 365.
După ce un grup și-a îndeplinit scopul, îl puteți șterge pentru a elibera resurse de sistem și a elimina lista sau afișarea grupului. Consultați Editarea sau ștergerea unui grup în Outlook pentru mai multe informații. Dacă nu doriți să nu uitați să ștergeți grupurile învechite, administratorul poate seta politici de expirare care vor face ca grupurile vechi să expire și să fie eliminate automat după o perioadă de timp specificată. Consultați și: Politica de expirare a grupului Microsoft 365.
Există trei modele principale de asigurare a accesuluiMicrosoft 365 Groups: Deschis, condus de DEPARTAMENTUL IT sau Controlat. Fiecare are propriile avantaje.
|
Model |
Avantaje |
|---|---|
|
Deschidere (implicit) |
Utilizatorii își pot crea propriile grupuri după cum este necesar, fără a fi necesar să aștepte sau să deranjeze it-urile |
|
Condus de departamentul IT |
Utilizatorii solicită un grup de la IT. IT îi poate îndruma în selectarea celor mai bune instrumente de colaborare pentru nevoile lor |
|
Controlat |
Crearea grupurilor este restricționată la anumite persoane, echipe sau servicii (Consultați: Controlați cine poate crea Grupuri Microsoft 365) |
Dacă doriți să controlați modul în care sunt denumite Microsoft 365 Groups dvs., puteți utiliza politica de denumire pentru a impune ca numele de grupuri să adere la anumite standarde, inclusiv prefixate sau sufixe, precum și blocarea numelor inacceptabile. Consultați Politica de numire Grupuri Microsoft 365 pentru mai multe informații.
Fiecare grup are cel puțin un proprietar care poate să adauge sau să elimine membri și să facă o oarecare curație de bază a grupului și a conținutului său. Dacă proprietarul (sau proprietarii) unui grup părăsește organizația din orice motiv, administratorul poate atribui un nou proprietar grupului. Consultați Atribuirea unui nou proprietar la un grup orfan.
În plus, dacă aveți permisiuni de administrator Exchange Online, vă puteți administra grupurile din Centrul de Microsoft 365 Admin (consultați Gestionarea apartenenței la grup în Centru de administrare Microsoft 365) sau din PowerShell (consultați Gestionarea Grupuri Microsoft 365 cu PowerShell.
Poate veni o dată când doriți să ștergeți un grup din entitatea găzduită. Pentru informații despre cum să ștergeți un grup, consultați: Ștergerea unui grup în Outlook. Dacă un grup este șters din greșeală, administratorii pot restaura grupul respectiv timp de până la 30 de zile. Consultați: Restaurarea unui grup Microsoft 365 șters.
Dacă preferați o modalitate mai automatizată de a gestiona ciclul de viață al Microsoft 365 Groups, puteți utiliza politicile de expirare pentru a expira grupurile la un anumit interval de timp. Proprietarii grupului vor primi un mesaj de e-mail cu 30, 15 și cu o zi înainte de expirarea grupului, care le permite să reînnoiască cu ușurință grupul, dacă este încă necesar. Consultați: Politica de expirare a grupului Microsoft 365.
-
Permiteți membrilor să trimită ca sau să trimită în numele unui grup Microsoft 365
-
Modificarea setărilor pentru titlul, descrierea, sigla și informațiile site-ului unui site
Limite de grup Microsoft 365
Găsiți limitele de grup în Prezentare generală a Grupuri Microsoft 365 pentru administratori.
Dacă intenționați să utilizați caracteristica "Rescriere în grup" din instrumentul Conectare Azure Active Directory, lungimea maximă este de 448 de caractere legate de atributul "Descriere".
Pentru mai multe informații despre stocarea SharePoint Online, consultați Limite pentru SharePoint Online.
Gestionarea Microsoft 365 Groups este mai eficientă atunci când aveți informații acționabile despre utilizarea Grupuri. Centrul de Microsoft 365 Admin are un instrument de raportare care vă poate permite să vedeți informații cum ar fi utilizarea spațiului de stocare, câte Grupuri active aveți și chiar modul în care utilizatorii utilizează Grupuri. Consultați: Rapoarte Microsoft 365 în centrul de administrare pentru mai multe informații.
Microsoft 365 Groups vă oferă o serie de instrumente pentru conformitate, protecția informațiilor și descoperirea informațiilor electronice.
