Adăugarea invitaților la Grupuri în Outlook

Accesul invitaților în Microsoft 365 Groups vă permite dvs. și echipei să colaborați cu persoane din afara organizației, acordându-le acces la conversații de grup, fișiere, invitații de calendar și blocnotesul de grup. Accesul poate fi acordat unui invitat, de exemplu, unui partener, unui furnizor, unui furnizor sau unui consultant, de către orice proprietar al grupului.

Notă: Acest articol se referă la adăugarea invitaților (persoane din afara organizației) la un Grup Microsoft 365pentru conturi de la locul de muncă sau de la școală. În cazul în care căutați informații despre adăugarea membrilor (persoane din organizația dvs.) la un grup Microsoft 365, consultați Adăugarea, editarea și eliminarea membrilor grupului în Outlook.

Cum funcționează

Persoane utilizând Microsoft 365 Groups pot utiliza Outlook pentru a adăuga și a gestiona invitați în grupurile lor de Microsoft 365. Invitații pot avea orice adresă de e-mail, iar contul de e-mail poate fi un cont de la locul de muncă, personal sau de la școală.

Pasul 1 Un proprietar de grup adaugă un invitat la grup sau un invitat este numit de un membru al grupului. Urmați instrucțiunile de la Adăugarea, editarea și eliminarea membrilor grupului în Outlook. Proprietarul grupului aprobă candidații.
Pasul 2 Proprietarul grupului este informat cu privire la conținutul și resursele pe care invitatul le poate accesa în cadrul grupului.
Pasul 3 Invitatul primește un mesaj de e-mail de bun venit și poate să participe la conversații de grup, să primească și să răspundă la invitațiile din calendar și să acceseze fișierele de grup.

Notă: În mod implicit, invitații sunt abonați la grup și vor primi toate conversațiile și evenimentele de grup în inboxurile lor. Invitații nu se pot dezabona de la mesajele de e-mail de grup în timp ce sunt membri ai grupului.

Invitații pot părăsi grupul în orice moment printr-un link din subsolul tuturor mesajelor de e-mail de grup și invitațiilor din calendar.

Administratorii își pot gestiona invitații și accesul la resursele de grup Microsoft 365 utilizând PowerShell. Consultați Gestionarea accesului invitaților în Microsoft 365 Grupuri pentru instrucțiuni.

Atunci când un invitat este invitat să se asocieze unui grup, acesta primește un mesaj de e-mail de bun venit care include câteva informații despre grup și la ce se poate aștepta acum, când este membru. Mesajul include, de asemenea, un set de linkuri pentru a-i ajuta să înceapă lucrul și să se conecteze la resursele grupului.

Imagine cu mesajul de întâmpinare pentru invitații grupului

Toate interacțiunile membrului invitat apar în inboxul său de e-mail. Aceștia nu pot accesa site-ul de grup, dar pot primi invitații de calendar, pot participa la conversații prin e-mail și, dacă administratorul a activat setarea, pot deschide fișiere partajate utilizând un link sau o atașare.

Toate mesajele de e-mail de grup și invitațiile de calendar pe care le primește invitatul vor include un memento pentru a utiliza Răspuns tuturor în răspunsurile la grup, împreună cu linkuri pentru a vizualiza fișierele de grup și a părăsi grupul. Iată un exemplu:

Toate mesajele de e-mail primite de invitat de la membrii grupului vor avea un subsol cu instrucțiuni și linkuri

Următorul tabel rezumă ce pot face și ce nu pot face invitații.

Caracteristică	Invitatul are permisiunea de a face acest lucru?
Crearea unui grup	Nu
Adăugarea/eliminarea de membri în grup	Nu
Ștergerea unui grup	Nu
Asocierea la un grup	Da, prin invitație
Începerea unei conversații	Da
Răspunsul la o conversație	Da
Căutarea unei conversații	Da
@Menționarea unei persoane din grup	Nu
Fixarea/marcarea ca preferat a unui grup	Nu
Ștergerea unei conversații	Da
Mesaje „Îmi place”	Nu
Gestionarea întâlnirilor	Nu
Vizualizarea calendarului de grup	Nu
Modificarea evenimentelor din calendar	Nu
Adăugarea unui calendar de grup la un calendar personal	Nu
Vizualizarea și editarea fișierelor de grup	Da, dacă este activată de administratorul de entitate găzduită
Accesarea blocnotesului OneNote de grup	Da, acces din e-mailul de bun venit
Navigare prin grupuri	Nu

Întrebări frecvente

Un invitat este o persoană care nu are un cont de la locul de muncă sau de la școală în organizația dvs. Acesta poate fi un client, un furnizor, un partener sau o altă persoană din afara organizației.

Nu. Doar persoanele din afara organizației, cum ar fi partenerii sau consultanții, pot fi adăugate ca invitați. Puteți invita persoane din organizația dvs. să se asocieze ca membri obișnuiți ai grupului.

Da, puteți. Persoanele de contact de e-mail externe sunt persoane de contact listate în lista globală de adrese a organizației dvs. Un exemplu de acest tip de persoane de contact este un furnizor care oferă cu regularitate servicii pentru organizația dvs.

Administratorul trebuie să activeze caracteristica de invitat înainte de a adăuga invitați. Atunci când vedeți mesajul pentru a vă contacta administratorul, probabil că nu a fost activată încă caracteristica de invitat. Consultați Gestionarea accesului invitaților în Microsoft 365 Grupuri pentru mai multe informații.

Nu, invitații nu pot vizualiza mesajele care sunt protejate cu Information Rights Management (IRM).

Este posibil să primiți un raport de nelivrare atunci când răspundeți la un mesaj de grup cu o adresă de e-mail diferită de cea pe care ați utilizat-o atunci când v-ați asociat sau ați fost adăugat la grup. De exemplu, dacă v-ați asociat grupului ca seanc@contoso.com dar încercați să răspundeți la un mesaj de grup din inbox de la seanc@service.contoso.com, veți primi un raport de nelivrare.

Da. Membrii grupului (nu invitați) pot partajaMicrosoft 365 fișiere de grup cu persoane din afara organizației, utilizând controlul Partajare și selectând Anumite persoane ca audiență. Apoi veți introduce numele sau adresele de e-mail ale persoanelor cu care doriți să partajați fișierul.

Pentru mai multe informații, consultați Partajarea fișierelor și folderelor cu Microsoft 365 Business.

O atașare modernă este un fișier stocat pe OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală. Un singur link se duce la toți destinatarii. Întrucât fișierul este stocat în cloud, toți destinatarii pot citi și edita fișierul fără a trebui să reconciliați copii individuale.

Într-un grup Microsoft 365, atașările moderne sunt partajate doar cu membrii sau invitații grupului. Atunci când un mesaj cu o atașare modernă este redirecționat către un invitat care face parte din grup, acesta va putea să acceseze atașarea după ce se conectează cu un nume de utilizator și o parolă. Dacă mesajul este redirecționat către o persoană care nu face parte din grup, persoana respectivă nu va putea deschide atașarea.

Este posibil ca invitații să nu primească conversațiile de grup din mai multe motive. Consultați Utilizatorii invitați nu primesc conversații de grup, pentru mai multe informații.

Cum își pot verifica și gestiona invitații datele cu caracter personal colectate de organizație?

Invitații pot afla ce informații personale păstrează organizația și cum să solicite ștergerea totală sau a unora dintre acestea, selectând linkul Angajamentului de respectare a confidențialității al organizației din partea de jos a e-mailului de bun venit primit.