Zapisywanie i udostępnianie poza organizacją

Obrazy koncepcyjne

Dzięki Microsoft 365 możesz bezpiecznie udostępniać pliki w programach Word, Excel i PowerPoint klientom, aby nad nimi współpracować.

Czego się uczę?

Jak zapisać plik w usłudze OneDrive
Jak bezpiecznie udostępniać pliki klientom lub osobom spoza firmy

Czego potrzebuję?

Word, PowerPoint lub Excel
OneDrive, SharePoint lub Teams

W tym samouczku użyjemy Word, ale działa on dokładnie tak samo w PowerPoint, Excel i nie tylko.

Otwórz Word.Jeśli masz już otwarty Word, wybierz pozycję Plik > Nowy.
Wybierz szablon lub, aby zacząć od podstaw, wybierz pozycję Pusty dokument
Dodawaj zawartość do dokumentu, dopóki nie zechcesz udostępnić go innym osobom.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia i formatowania dokumentów w Word, zobacz Tworzenie dokumentu w Word.

Po zapisaniu plików w chmurze możesz udostępniać je i współpracować z innymi osobami oraz uzyskiwać dostęp do swoich plików z dowolnego miejsca — na komputerze, tablecie lub telefonie.

Zapisywanie pliku w usłudze OneDrive umożliwia również autozapis, który automatycznie zapisuje plik podczas pracy. O jeden element mniej do zapamiętania, a twój plik jest zawsze bezpieczniejszy i aktualny.

Wybierz pozycję Plik > Zapisz jako
Wybierz pozycję OneDrive — <nazwa_firmy>.
Wybierz folder, w którym chcesz zapisać dokument.
Wprowadź opisową nazwę pliku, a następnie wybierz pozycję Zapisz.

Aby uzyskać więcej informacji na temat zapisywania dokumentu w usłudze OneDrive, zobacz Zapisywanie dokumentu w usłudze OneDrive w Word

Te kroki działają również w przypadku pliku zapisanego w bibliotece plików usługi Teams lub programu SharePoint.

Wybierz pozycję Udostępnij w prawym górnym roguWord i ponownie wybierz pozycję Udostępnij .
Wybierz pozycję Ustawienia linku.
Wybierz Osoby wybierzesz i wybierz zastosuj.

Jeśli chcesz, aby inna osoba mogła tylko wyświetlać plik, a nie go zmieniać, wybierz opcję Może edytować i zmień go na Może wyświetlać.
Wpisz pełny adres e-mail klientów spoza firmy.
Jeśli chcesz, dodaj wiadomość i wybierz pozycję Zaproś.

Dodanie wiadomości zmniejsza prawdopodobieństwo, że twoja wiadomość zostanie udostępniona w folderze wiadomości-śmieci, i pomaga drugiej osobie zrozumieć, dlaczego udostępniasz ją tej osobie.

Aby uzyskać więcej informacji o tym, gdzie zapisywać pliki i jak je bezpiecznie udostępniać, zobacz Przechowywanie i udostępnianie plików.

Gdy udostępniasz dokument, adresat otrzymuje od Ciebie wiadomość e-mail z linkiem do udostępnionego dokumentu.

Jeśli nie może go znaleźć, powinien sprawdzić folder spamu lub wiadomości-śmieci Email.
Po kliknięciu linku może zostać wyświetlony monit o przejście do stronyMicrosoft 365, na której zostanie wyświetlony monit o wysłanie kodu do siebie. Wybierze pozycję Wyślij kod , a następnie wróci do skrzynki odbiorczej, otworzy wiadomość e-mail i skopiuje kod weryfikacyjny. Następnie wrócą na stronę Microsoft 365, wklej kod i wybierz pozycję Weryfikuj.

Teraz mogą wybrać pozycję Otwórz w wiadomości e-mail, aby otworzyć plik.

Wiadomość e-mail z informacją, że plik został Ci udostępniony, oraz przyciskiem umożliwiającym jego otwarcie.