Kennismaken met databaseobjecten

Tabellen

In Access worden uw gegevens geordend in tabellen: lijsten met rijen en kolommen die wel iets weg hebben van een ouderwets kasboek of een spreadsheet. Elke tabel bevat gegevens over een bepaald onderwerp en de meeste databases bevatten dan ook meer dan één tabel.

Elke rij in de tabel wordt een record genoemd en elke kolom een veld. Een record bevat alle specifieke informatie voor een bepaalde entiteit, zoals een klant of een order. Een veld is een specifiek item met informatie over die entiteit. In de tabel Producten kan elke rij of record bijvoorbeeld gegevens bevatten over één product. Elke kolom of veld bevat dan een bepaald type gegevens over dat product, zoals de naam of de prijs. Als u nog niet bekend bent met databases, leest u hier meer over de basisbeginselen van databases.

Query's

In een goed ontworpen database bevinden de gegevens die u wilt presenteren in een formulier of rapport, zich meestal in meerdere tabellen. U gebruikt een query om die gegevens op te halen uit verschillende tabellen en te verzamelen voor weergave in een formulier of rapport.

Een query kan een aanvraag zijn voor gegevensresultaten uit de database, kan worden gebruikt om een actie uit te voeren op de gegevens of kan een combinatie zijn van deze taken. Gebruik query's om antwoord te krijgen op eenvoudige vragen, berekeningen uit te voeren op gegevens, gegevens uit verschillende tabellen te combineren, en gegevens uit een database toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.

Er zijn allerlei soorten query's, die altijd zijn afgeleid van deze twee basistypen:

Formulieren

Formulieren zijn vergelijkbaar met vitrines in een winkel; ze maken het gemakkelijker om de database-items te bekijken of te pakken. Access-formulieren zijn, net als papieren formulieren, objecten waarmee u of andere gebruikers gegevens kunnen toevoegen, bewerken of weergeven die zijn opgeslagen in uw Access-bureaubladdatabase. Het is belangrijk om bij het ontwerpen van formulieren rekening te houden met de uiteindelijke toepassing ervan. Als een formulier bijvoorbeeld is bedoeld voor meerdere gebruikers, zorgt een goed ontworpen formulier ervoor dat de gegevensinvoer nauwkeurig, snel en efficiënt kan verlopen.

Rapporten

Rapporten bieden een manier om gegevens uit uw Access-database weer te geven, op te maken en samen te vatten. Maak bijvoorbeeld een eenvoudig rapport van de telefoonnummers voor al uw contactpersonen of een overzichtsrapport over de verkoop van uw bedrijf in verschillende regio's en perioden.

Rapporten komen goed van pas wanneer u de gegevens in uw database wilt gebruiken voor deze taken:

• Een samenvatting van gegevens weergeven of distribueren.

• Momentopnamen van de gegevens archiveren.

• Details over afzonderlijke records leveren.

• Etiketten maken.

Macro's

Een macro is een hulpmiddel waarmee u taken kunt automatiseren en functionaliteit kunt toevoegen aan formulieren, rapporten en besturingselementen. Als u bijvoorbeeld een opdrachtknop toevoegt aan een formulier en de gebeurtenis OnClick van de knop koppelt aan een macro, wordt die opdracht uitgevoerd als er iemand op de knop klikt.

Access biedt een ontwerpomgeving voor het maken van macro's. Het komt erop neer dat u een vereenvoudigde programmeertaal gebruikt om een lijst met acties samen te stellen die moeten worden uitgevoerd. Voor sommige acties is aanvullende informatie vereist, zoals welk veld moet worden weergegeven om in te vullen. De ontwerpomgeving maakt het gemakkelijker om macro's te maken, aangezien u kunt kiezen uit een lijst met acties en gegevens kunt invullen.

Macro's worden gebruikt om een reeks acties te automatiseren, wijzigingen aan te brengen in gegevens in een database en meer. In de ontwerpweergave bieden macro's een subset van de opdrachten die beschikbaar zijn in Visual Basic for Applications (VBA). De meeste mensen vinden het gemakkelijker om een macro te maken om functionaliteit toe te voegen aan formulieren, rapporten en besturingselementen dan om VBA-code te schrijven, maar u kunt de macro's altijd converteren naar VBA vanuit de ontwerpweergave.

Stel dat u een rapport rechtstreeks wilt openen vanuit een van uw formulieren voor gegevensinvoer. U voegt dan een knop toe aan het formulier en vervolgens maakt u een macro waarmee het rapport wordt geopend. Dit kan een zelfstandige macro zijn (een afzonderlijk object in de database), die u vervolgens koppelt aan de gebeurtenis OnClick van de knop, of u kunt een macro rechtstreeks insluiten in de gebeurtenis OnClick van de knop zelf. In beide gevallen wordt de macro uitgevoerd wanneer u op de knop klikt en wordt het rapport geopend.

Modules

Modules zijn VBA-code die u schrijft voor het automatiseren van taken in uw toepassing en om algemene functies uit te voeren. U schrijft modules in de programmeertaal VBA. Een module is een verzameling declaraties, instructies en procedures die als een eenheid worden opgeslagen.