Video: Aan de slag met query's

Probeer het zelf

Gebruik query's om zakelijke of andere vragen te beantwoorden op basis van gegevens en om snel en eenvoudig bulkupdates door te voeren of informatie uit de database te verwijderen.

Wat zijn query's?

In Access zijn query's een soort vragen die u stelt om gerelateerde, zelfs zeer specifieke, informatie te vinden in de database.

In query's gebruikt u soms gegevens uit slechts één tabel en andere keren uit meerdere tabellen. U kunt bijvoorbeeld alleen het telefoonnummer van een contactpersoon zoeken. Hiervoor is een eenvoudige query van een telefoonnummerveld voor een specifieke persoon in een tabel met contactpersonen vereist. U kunt ook gegevens uit meer dan één tabel combineren, zoals klantgegevens en ordergegevens, om te zien wat een klant heeft besteld.

Een query is in Access een databaseobject. Hierin worden geen gegevens opgeslagen. In plaats daarvan worden gegevens weergegeven die zijn opgeslagen in tabellen en kunt u met deze gegevens werken. Met een query kunnen gegevens uit een of meer tabellen, uit andere query's of een combinatie hiervan worden weergegeven. Bijvoorbeeld:

• Gegevens weergeven met een selectiequery. Zoek en bekijk informatie uit een of meer tabellen door criteria op te geven waaraan de gegevens moeten voldoen en aan te geven welke waarden moeten worden weergegeven. U kunt bijvoorbeeld vragen om alle producten die zijn gemaakt door Tailspin Toys.

• Criteria opgeven en direct zoeken. Maak herbruikbare query's waarin u altijd om zoekcriteria wordt gevraagd. U kunt een query maken waarin de gebruiker wordt gevraagd om de gewenste naam van de leverancier, waarna alle producten worden weergegeven die zijn aangeschaft bij deze leverancier.

• Gegevens bijwerken of toevoegen op basis van een query. Vraag gegevens op en gebruik de resultaten om automatisch informatie in te voeren of bij te werken. Als Tailspin Toys bijvoorbeeld 'TT' heeft toegevoegd aan het begin van de namen van alle producten, zoekt u naar alle producten van het bedrijf en werkt u de productnamen bij met een bijwerkquery, zodat deze allemaal 'TT' bevatten.

• Gegevens verwijderen op basis van een query. Zoek naar gegevens of records en verwijder deze. Als Tailspin Toys bijvoorbeeld stopt en de producten van het bedrijf niet meer worden verkocht, zoekt u naar alle producten en verwijdert u deze automatisch uit de relevante tabellen.

Gebruik de wizard Query om een selectiequery te maken waarmee gegevens worden weergegeven in de gegevensbladweergave.

Een query maken

1. Selecteer Maken > Wizard Query.

2. Selecteer Wizard Selectiequery en selecteer OK.

3. Selecteer de tabel of query die het veld bevat en voeg het veld toe aan de lijst Geselecteerde velden. Selecteer Volgende wanneer u klaar bent.

   Voeg zo veel velden toe als u wilt uit zo veel tabellen als u wilt.

   Als u een numeriek veld hebt toegevoegd

   Als u numerieke velden hebt toegevoegd, wordt u gevraagd of er met de query details of overzichtsgegevens moeten worden geretourneerd. Voer een van de volgende handelingen uit:

   • Als u afzonderlijke records wilt bekijken, selecteert u Details en selecteert u Volgende. Ga verder met stap 4.

   • Als u een overzicht wilt bekijken van numerieke gegevens, zoals gemiddelden, selecteert u Overzicht en selecteert u Opties voor totalen. Geef op welke velden u wilt samenvatten en hoe u de gegevens wilt samenvatten. Alleen numerieke velden worden weergegeven. Selecteer een functie voor elk numeriek veld:

     • Som   De query geeft de som van alle waarden in het veld als resultaat.

     • Gem    De query geeft het gemiddelde van de waarden in het veld als resultaat.

     • Min    De query geeft de kleinste waarde in het veld als resultaat.

     • Max   De query geeft de grootste waarde in het veld als resultaat.

   • Als u wilt dat het aantal records in een gegevensbron wordt opgenomen in de queryresultaten, selecteert u Records tellen in tabelnaam voor de tabel.

     Als u een datum/tijd-veld hebt toegevoegd

     In de wizard Query wordt u gevraagd hoe u de datumwaarden wilt groeperen. U hebt bijvoorbeeld een numeriek veld, zoals prijs, en een datum/tijd-veld, zoals transactietijd, toegevoegd aan de query en in het dialoogvenster Opties voor totalen opgegeven dat u de gemiddelde waarde van het prijsveld wilt bekijken. Omdat u een datum/tijd-veld hebt opgenomen, kunt u totaalwaarden berekenen voor elke unieke datum- en tijdwaarde voor elke dag, elke maand, elk kwartaal of elk jaar.

     Selecteer de periode die u wilt gebruiken om de datum- en tijdwaarden te groeperen en selecteer Volgende.

     Opmerking: In de ontwerpweergave hebt u meer opties voor het groeperen van datum- en tijdwaarden.

4. Geef de query een titel.

5. Geef op of u de query wilt openen (in de gegevensbladweergave) of wilt wijzigen (in de ontwerpweergave). Selecteer vervolgens Voltooien.

Wilt u meer zien?

Bijwerkquery's maken en uitvoeren

Training voor Excel

Training voor Outlook