Video: Basisquery's maken

Probeer het zelf

Voor snelle zoekopdrachten en vragen maakt u een basisquery om de gegevens te vinden die u nodig hebt en antwoorden te krijgen.

Een query maken in de ontwerpweergave

In de ontwerpweergave hebt u meer controle over de query die u maakt dan met de wizard Query.

1. De weergave Queryontwerp openen

   • Selecteer Maken > Queryontwerp om aan de slag te gaan.

     

2. Gegevensbronnen toevoegen

   Voeg eerst de tabel of query toe die de gewenste gegevens bevat. (Ja, u kunt nieuwe query's maken op basis van opgeslagen query's. U maakt bijvoorbeeld een query waarmee alle producten van uw leveranciers worden gevonden en deze worden gesorteerd van hoogste naar laagste verkoopcijfers. Gebruik deze query als gegevensbron voor een nieuwe query waarmee bijvoorbeeld wordt gezocht naar de verkoop van producten van leveranciers in een bepaalde regio.)

   1. Selecteer in het dialoogvenster Tabel weergeven het tabblad Beide.

   2. Selecteer de gewenste gegevensbronnen en selecteer Toevoegen achter elke gegevensbron.

   3. Sluit het dialoogvenster.

3. Uitvoervelden toevoegen

   De uitvoervelden zijn de gegevens die u wilt weergeven of opnemen in de resultatenset voor de query.

   • Sleep de gewenste velden uit de gegevensbron in het bovenste deelvenster omlaag naar een lege cel in de rij Veld in het onderste deelvenster.

     

   Een expressie gebruiken als een uitvoerveld

   Als u berekeningen wilt uitvoeren of een functie wilt gebruiken om query-uitvoer te produceren, neemt u een expressie op als uitvoerveld. De expressie kan gegevens uit een van de querygegevensbronnen gebruiken, naast functies, zoals Opmaak of InStr, en kan constanten en rekenkundige operatoren bevatten.

   1. Selecteer de rij Veld in een lege kolom van het queryontwerpraster.

   2. Selecteer op het tabblad Ontwerpen in de groep Query's instellen de optie Opbouwfunctie.

   3. Typ of plak de expressie. Plaats vóór de expressie de naam die u wilt gebruiken voor de expressie-uitvoer, gevolgd door een dubbele punt. Als u de expressie 'Laatst bijgewerkt' een naam wilt geven, begint u de expressie met: Laatst bijgewerkt:

      U kunt ook de opbouwfunctie voor expressies gebruiken om de expressie samen te stellen met expressie-elementen, expressiecategorieën en expressiewaarden.

   Opmerking: Expressies zijn krachtig en flexibel en hebben een groot aantal opties. Zie Een expressie bouwen voor meer informatie.

4. Criteria opgeven (optioneel)

   Gebruik criteria om de records die met de query worden geretourneerd, te beperken (tot veldwaarden). U wilt bijvoorbeeld alleen de producten zien met een prijs per eenheid van minder dan € 10.

   1. Als u criteria wilt opgeven, sleept u eerst de velden die de waarden bevatten naar het onderste deelvenster.

      Tip: Wanneer u een veld toevoegt, worden de bijbehorende gegevens standaard geretourneerd in de queryresultaten. Als u het gewenste veld al hebt toegevoegd, hoeft u dit niet opnieuw te doen om de criteria hierop toe te passen.

   2. Als u niet wilt dat de veldinhoud wordt weergegeven in de resultaten, schakelt u het selectievakje uit in de rij Weergeven voor het veld.

   3. Typ in de rij Criteria voor het veld een expressie waaraan de veldwaarden moeten voldoen (als de record moet worden opgenomen in de resultaten). Bijvoorbeeld <10. (Zie Voorbeelden van querycriteria voor meer voorbeelden.)

   4. Geef alternatieve criteria op in de rij Of onder de rij Criteria.

   Als u alternatieve criteria opgeeft, worden records geselecteerd als de waarde van het veld aan een van de vermelde criteria voldoet. Als u bijvoorbeeld het veld Provincie hebt opgenomen uit de tabel Klanten, NH hebt opgegeven als criterium en Of-rijen hebt opgenomen voor NB en OV, worden records geretourneerd voor klanten die in een van de drie aangegeven provincies wonen.

5. Gegevens samenvatten (optioneel)

   Het kan handig zijn om gegevens samen te vatten, vooral als de gegevens numeriek zijn. U wilt bijvoorbeeld de gemiddelde prijs of de totale verkoop bekijken.

   1. Voeg zo nodig de rij Totaal toe aan het queryontwerpraster in het onderste deelvenster. Selecteer in de ontwerpweergave op het tabblad Ontwerp in de groep Weergeven/verbergen de optie Totalen.

   2. Voor elk veld dat u wilt samenvatten, selecteert u de te gebruiken functie in de rij Totaal. De beschikbare functies zijn afhankelijk van het gegevenstype van het veld.

6. De query uitvoeren of opslaan

   • Als u de query wilt uitvoeren, selecteert u op het tabblad Ontwerpen in de groep Resultaten de optie Uitvoeren.

   • Als u uw query wilt opslaan voor later gebruik, selecteert u Opslaan op de werkbalk Snelle toegang. Typ een beschrijvende naam voor de query en selecteer OK.

Wilt u meer zien?

Training voor Excel

Training voor Outlook