Microsoft 365 Groups i Outlook tilbyr en kraftig løsning for kommunikasjon og samarbeid med personer både i og utenfor et firma. Opprett en gruppe for å dele en innboks, kalender, OneDrive, SharePoint-nettsted, OneNote-notatblokk med mer. Du kan også invitere gjester utenfor firmaet slik at de kan samarbeide ved hjelp av de samme ressursene.
Når du oppretter en Microsoft 365-gruppe, oppretter Outlook automatisk en delt Outlook innboks, delt kalender og et dokumentbibliotek for samarbeid på filer. Du kan også opprette et Microsoft-team og integrere oppgaver med Planner i Teams. Du trenger ikke å bekymre deg for å tilordne tillatelser til alle disse ressursene manuelt, fordi det å legge til medlemmer i gruppen automatisk gir dem tillatelsene de trenger til verktøyene gruppen gir.
Microsoft 365 Groups gi medlemmene følgende:
-
Delt innboks – hvor samtalene du tradisjonelt har i distribusjonslistene finner sted. Denne delte innboksen er fullstendig søkbar, så den oppretter et levende arkiv av gruppens meldinger. Nykommere til gruppen kan søke eller bla tilbake gjennom historien for å komme raskt i gang med det som har blitt lagt ut i gruppen tidligere. Se: Sende en e-postmelding til en gruppe i Outlook.
-
Delte filer-bibliotek – Gruppen har et Bibliotek for SharePoint-filer der brukerne kan lagre, dele og samarbeide på dokumenter, arbeidsbøker, presentasjoner, bilder eller andre typer filer de må arbeide med. Se: Dele filer med en gruppe i Outlook.
-
Delt kalender – Gruppen får en delt kalender til å legge ut hendelser relatert til gruppen. Hvert medlem som abonnerer på gruppen, inviteres automatisk til hendelser som legges inn i kalenderen, slik at disse hendelsene også kan vises i deres personlige kalendere hvis de ønsker det. Se: Bruke en gruppekalender i Outlook til å planlegge og redigere hendelser.
-
Delt OneNote-notatblokk – Gruppen har automatisk en delt OneNote-notatblokk der gruppemedlemmer kan samle inn og samarbeide om informasjon. Mange grupper bruker notatblokken til å opprette en levende wiki med vanlige spørsmål og andre ressurser.
-
Gjestetilgang – Du kan legge til eksterne kontakter i distribusjonsgrupper før, men alt de fikk var e-post. Med grupper kan du tilby gjester tilgang til e-postsamtaler, filer og til og med den delte OneNote-notatblokken. Se: Bruke Grupper i Outlook som gjest.
-
Innhold er synlig – Grupper i Outlook er offentlig som standard, noe som betyr at det er enkelt for andre i organisasjonen å oppdage og bli med i eller se gjennom materialet i gruppen. Hvis innholdet i gruppen er mer sensitivt, kan du bytte gruppen til privat, noe som skjuler innholdet fra ikke-medlemmer og krever at gruppeeieren godkjenner eventuelle forespørsler om å bli med.
-
Selvbetjent opprettelse – IT trenger ikke å bli rammet av forespørsler fra brukere om å opprette grupper. Brukere kan opprette sine egne grupper etter behov. Hvis du vil kontrollere hvilke brukere i organisasjonen som kan opprette grupper, kan du se: Administrer hvem som kan opprette Microsoft 365 Groups.
Administrasjon av gruppene dine
Microsoft 365 tilbyr en rekke nyttige verktøy og muligheter for enklere administrasjon og administrasjon av gruppene dine.
Tips!: Bokmerke Microsoft 365 Groups – vanlige oppgaver for enkel tilgang til administratorinformasjon om opprettelse av grupper, delegering, e-postbehandling, e-postflyt, gjenoppretting og nyttige skript.
Det er viktig for alle administratorer å holde katalogen under kontroll. Her er noen av verktøyene Microsoft 365 tilbyr for å gjøre det enklere:
-
Navngivningspolicyer – Navngivningspolicyer lar deg definere hva som er, og er ikke, akseptable navn for gruppene dine. Dette hindrer brukere i å gi profane eller forbudte navn til grupper. I tillegg kan du fremtvinge firmastandardprefikser eller suffikser til gruppenavnene.
Dynamisk medlemskap – Dynamisk medlemskap lar deg angi gruppemedlemskap etter regel, som legger til (eller fjerner) gruppemedlemmer basert på metadata (for eksempel avdeling eller rolle) i Active Directory. Se Bruke attributter til å opprette avanserte regler for mer informasjon om hvordan du oppretter dynamisk medlemskap.
-
Skjult medlemskap – Hvis du har en grunn til å ønske at medlemskapet i gruppen skal være konfidensielt, for eksempel hvis medlemmene er studenter, kan du skjule medlemskapet fra eksterne parter.
-
Opprettelsestillatelser – Det kan være noen personer i organisasjonen som du ikke vil skal kunne opprette nye grupper. Det finnes flere teknikker for å administrere opprettelsestillatelser i katalogen. Se Administrere oppretting av Microsoft 365-grupper.
-
Overvåkingslogger – Du kan ha større tillit til at brukerne kan opprette grupper og administrere gruppemedlemskap fordi Microsoft 365 Grupper overvåkingslogger lar deg spore hvem som opprettet eller slettet en bestemt gruppe eller har gjort endringer i medlemskapet i gruppen. Se: Søk i overvåkingsloggen i samsvarssenteret for Microsoft 365 Security &.
Leveringsbehandling gir deg noen metoder for å håndtere hvordan meldinger skal sendes eller mottas av gruppen. I tillegg finnes det verktøy for å overvåke flyten av disse meldingene. Se Microsoft 365 Groups – vanlige oppgaver for mer informasjon.
-
Send som eller Send på vegne av – disse innstillingene tillater angitte brukere å sende e-postmeldinger som om de kom fra, eller er på vegne av, gruppen.
-
Avsenderbegrensninger – Med disse innstillingene kan du kontrollere hvem som har tillatelse til å sende meldinger til gruppen. Gruppen kan konfigureres til å tillate e-post fra eksterne parter, men det kan være lurt å begrense dette til bare bestemte eksterne parter.
-
Ekstern brukerstøtte – Ved å invitere gjester til gruppen kan du velge å inkludere dem i e-postsamtalene i gruppen. Se Legge til gjester i Grupper i Outlook for å lære hvordan du legger til gjester.
-
Transportregler – Transportregler fungerer for grupper på samme måte som de gjør for Exchange-serveren. Reglene kan se etter meldinger som oppfyller bestemte betingelser, og kan deretter utføre handlinger på disse meldingene.
-
E-posttips – E-posttips er informative meldinger som vises for brukere mens de skriver en melding. De kan bidra til å redusere NDR-er ved å advare en bruker hvis meldingen sannsynligvis vil gå til eksterne parter eller overskride meldingskvotene.
-
Flere proxy-adresser – en gruppe kan ha aliaser på samme måte som en brukerpostboks gjør. Flere proxy-adresser kan være nyttige for å godta meldinger som sendes til de andre aliasene, eller for å gjøre det enklere å nå en gruppe som har et langt eller vanskelig stavenavn. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Velge domenet du vil bruke når du oppretter Microsoft 365-grupper
-
Maksimal størrelse på sending/mottak – disse kvotene kan bidra til å redusere problemer med at gruppen mottar (eller sender) svært store meldinger for bedre å administrere krav til lagring og båndbredde.
Microsoft 365 gir deg også noen verktøy for å administrere innholdstype som deles i gruppen. Se Microsoft 365 Groups – vanlige oppgaver for mer informasjon.
-
Retningslinjer for bruk – Du kan definere retningslinjer for bruk for Microsoft 365 Grupper – for å lære brukerne om anbefalte fremgangsmåter som bidrar til å holde gruppene effektive og lære dem om interne innholdspolicyer.
-
Dataklassifisering – Du kan opprette et system for tilpassbar dataklassifisering for Microsoft 365 Grupper som tillater fordeling av grupper etter policytype (f.eks. «uklassifisert», «konfidensielt» eller «topphemmelig»). På denne måten kan gruppene dine vise policyer for annet innhold i organisasjonen. Med utvidbar policy kan organisasjonen konfigurere et endepunkt som kalles når en gruppe opprettes eller endres, og du kan deretter implementere dine egne policyer for oppretting eller endring av grupper.
Alle Microsoft 365 abonnementer som har Exchange Online og SharePoint Online, støtter grupper. Dette inkluderer Business Essentials- og Business Premium-abonnementene og Enterprise E1-, E3- og E5-abonnementene.
Hvis du har et abonnement som bare gjelder Exchange, kan du fortsatt få funksjonene for delt innboks og delt kalender i grupper i Outlook, men du får ikke dokumentbiblioteket, Planner eller noen av de andre funksjonene.
Brukere er noen ganger ukomfortable med endringer, så det er viktig å kommunisere med eksisterende medlemmer av distribusjonslistene for å fortelle dem hva de kan forvente. Her er noe av informasjonen du bør ta med i denne meldingen, sammen med noen svar som kan være nyttige:
Hva er Grupper i Outlook?
Microsoft 365 grupper i Outlook er én enkelt samarbeidsløsning for team/grupper som ønsker et sted å dele diskusjoner, filer, kalendere og notater på en enhetlig måte som er enkel å finne. Sannsynligvis er den beste enkeltfunksjonen at innboksen for gruppen opprettholder en logg over diskusjonene, noe som gjør det enkelt å søke i tidligere diskusjoner.
Finn mer informasjon på The Grupper-opplevelsen i Outlook.
Hvorfor gjør vi denne endringen?
Folk har ofte bedt om muligheten til å søke i meldingene som er lagt inn i distribusjonslisten vår, for å finne informasjon som har blitt diskutert tidligere. Oppgradering av distribusjonslisten til en gruppe betyr at andre ikke trenger å stille eller svare på de samme spørsmålene om og om igjen.
Den nye gruppen inneholder også en kalender for gruppehendelsene våre, et delt filbibliotek og en OneNote-notatblokk der vi kan samarbeide og samle inn informasjon for fremtidig referanse.
Må jeg gjøre noe for å bli med i denne gruppen hvis jeg allerede var medlem av distribusjonslisten?
Nei, hvis du allerede var medlem av distribusjonslisten, blir du automatisk medlem av den nye gruppen.
Hvordan få tilgang til den nye gruppen i Outlook? Hva med Outlook på nettet?
Hvis du vil ha tilgang til den nye gruppen i Outlook, går du bare til kategorien Grupper nederst i navigasjonsruten til venstre. Hvis du bruker denne gruppen, bør du ofte vurdere å feste den som en favoritt ved å høyreklikke på den og velge Vis som favoritt.
I tillegg finnes det gratis mobilklienter for Microsoft 365 Grupper tilgjengelig på alle mobilplattformer (iOS, Android osv.), slik at du enkelt kan få tilgang til gruppen mens du er på farten.
Kan jeg ikke fortsatt bare sende e-post?
Ja, selvfølgelig. Det samme e-postaliaset du brukte for distribusjonslisten, fungerer fremdeles helt fint for gruppen i Outlook.
Også...
Husk å fortelle dem når denne endringen skjer, og hvem de skal kontakte hvis de har flere spørsmål.
Microsoft har ikke et verktøy for å konvertere en delt postboks til en Microsoft 365-gruppe, eller omvendt. Du kan imidlertid oppgradere distribusjonslister til Microsoft 365-grupper. Det er en flott måte å gi organisasjonens distribusjonslister alle funksjonene og funksjonaliteten til Microsoft 365-grupper på. Se Microsoft 365 Groups – vanlige oppgaverfor mer informasjon.
Hvilke distribusjonslister kan ikke oppgraderes til Microsoft 365-grupper?
Du kan bare oppgradere skyadministrerte, enkle, ikke-nestede distribusjonslister til Microsoft 365-grupper. Se Kan ikke oppgradere distribusjonslister til Microsoft 365-grupper.
Når du har oppgradert distribusjonsgruppen til enMicrosoft 365 gruppe, finnes det noen oppfølgingsoppgaver du kanskje vil gjøre for å sikre at den går problemfritt.
-
Oppfølging med brukerne – Ta kontakt med dem umiddelbart etter at oppgraderingen er fullført, og deretter flere dager senere. Å vise at du lytter og svarer på eventuelle spørsmål de måtte ha, vil gå langt mot å gjøre dem lykkelige og komfortable med endringen.
-
Overvåk forhandlingsrapportene – Microsoft 365 Admin-portalen har noen gode rapporter som kan vise deg hvor mange brukere som bruker gruppen, hvor ofte og hvilke funksjoner de bruker. Disse rapportene kan hjelpe deg med å utforme oppfølgings- og brukeropplæringen, samt utheve hvor brukerne får mest mulig ut av den nye gruppen. Se: Aktivitetsrapporter i Administrasjonssenter for Microsoft 365.
-
Del erfaringen din – La andre team i firmaet få vite at du oppgraderte distribusjonsgruppen og hvilke trinn du tok for å gjøre den vellykket! Deling av denne informasjonen kan hjelpe de andre teamene med å følge eksemplet ditt og få en vellykket oppgradering av sine egne.
Har du spørsmål om Microsoft 365 Groups? Gå til Microsoft 365 Groups Teknisk fellesskap.
Tips!: Som standard kan alle brukere opprette Microsoft 365-grupper. Mer informasjon på Administrer hvem som kan opprette Microsoft 365 Groups.
Du kan opprette Microsoft 365 Groups fra en rekke verktøy, inkludert Outlook, Outlook på nettet, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams og mer. Hvilket verktøy du velger å starte fra, avhenger av hva slags gruppe du arbeider med. I Microsoft pleier vi for eksempel å starte fra Outlook når vi oppretter en gruppe organisert rundt e-post og kalender. Hvis gruppen er for kommunikasjon for hele firmaet, har vi en tendens til å starte med Viva Engage. For chatbasert samarbeid starter vi gruppen vår fra Microsoft Teams.
Verken offentlige grupper eller private grupper kan sees eller åpnes av personer utenfor organisasjonen, med mindre disse personene er spesielt invitert som gjester. Se Legge til gjester i Grupper i Outlook for mer informasjon.
Administrere eiere, medlemmer og gjester
Gruppeeiere er sensuransvarlige for gruppen. De kan legge til eller fjerne medlemmer og ha unike tillatelser som muligheten til å slette samtaler fra den delte innboksen eller endre forskjellige innstillinger for gruppen. Gruppeeiere kan gi nytt navn til gruppen, oppdatere beskrivelsen eller bildet og mer. Hvis du er kjent med SharePoint-roller, er en gruppeeier en administrator for nettstedssamlingen.
Tips!: Det er anbefalt fremgangsmåte å ha minst to eiere for en gruppe, hvis du kan. Hvis én eier ikke er tilgjengelig, kan den andre gjøre endringer i gruppen.
Gruppemedlemmer er vanlige brukere i organisasjonen som bruker gruppen til å samarbeide. De har tilgang til alt i gruppen, men kan ikke endre gruppeinnstillingene. I SharePoint-verdenen er de områdemedlemmer. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du legger til eller fjerner gruppemedlemmer, kan du se Legge til, redigere og fjerne medlemmer av Grupper i Outlook.
Gjester er som gruppemedlemmer, men de er utenfor organisasjonen. Brukerne kan som standard invitere gjester til å bli med i gruppen, og du kan kontrollere denne innstillingen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til gjester i Grupper i Outlook.
Bruk Microsoft Teams for et vedvarende, chatbasert arbeidsområde
Microsoft Teams er en utmerket måte å holde kontakten med gruppen på. Microsoft Teams er den indre løkken for teamet ditt – et vedvarende, chatbasert arbeidsområde der du kan ha uformelle samtaler i sanntid om svært fokuserte emner eller bestemte undergrupper i gruppen. Selv om Teams-integreringen ikke kommer automatisk, kan du enkelt opprette en Teams-gruppe basert på Microsoft 365-gruppen.
Når en gruppe overlever det tiltenkte formålet, kan du slette den for å frigjøre systemressurser og fjerne gruppen fra å bli oppført eller vist. Se Redigere eller slette en gruppe i Outlook for mer informasjon. Hvis du ikke vil huske å slette utdaterte grupper, kan administratoren angi utløpspolicyer som vil føre til at gamle grupper utløper og fjernes automatisk etter en bestemt tidsperiode. Se også: Utløpspolicy for Microsoft 365-gruppe.
Det finnes tre primære modeller for klargjøring avMicrosoft 365 Groups: Åpen, IT-ledet eller Kontrollert. Hver av dem har sine egne fordeler.
|
Modell |
Fordeler |
|---|---|
|
Åpne (standard) |
Brukere kan opprette sine egne grupper etter behov uten å måtte vente på, eller bry, IT |
|
IT-ledet |
Brukere ber om en gruppe fra IT. IT kan veilede dem i å velge de beste samarbeidsverktøyene for deres behov |
|
Kontrollert |
Opprettelse av grupper er begrenset til bestemte personer, team eller tjenester (se: Kontrollere hvem som kan opprette Microsoft 365 Groups) |
Hvis du vil kontrollere hvordan Microsoft 365 Groups navngis, kan du bruke navngivningspolicy til å tvinge gruppenavn til å følge visse standarder, inkludert prefikser eller suffikser, samt blokkere støtende navn. Se Microsoft 365 Groups Navngivningspolicy hvis du vil ha mer informasjon.
Hver gruppe har minst én eier som kan legge til eller fjerne medlemmer og utføre en grunnleggende kurering av gruppen og innholdet. Hvis eieren (eller eierne av en gruppe) forlater organisasjonen av en eller annen grunn, kan administratoren tilordne en ny eier til gruppen. Se Tilordne en ny eier til en frittstående gruppe.
Hvis du i tillegg har Exchange Online administratortillatelser, kan du administrere gruppene fra Microsoft 365 Admin Center (se Behandle gruppemedlemskap i Administrasjonssenter for Microsoft 365) eller fra PowerShell (Se Administrere Microsoft 365 Groups med PowerShell.
Det kan komme et tidspunkt da du vil slette en gruppe fra leieren. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du sletter en gruppe, kan du se: Slette en gruppe i Outlook. Hvis en gruppe ved et uhell slettes, kan administratorer gjenopprette gruppen i opptil 30 dager. Se: Gjenopprette en slettet Microsoft 365-gruppe.
Hvis du foretrekker en mer automatisert måte å administrere livssyklusen til Microsoft 365 Groups på, kan du bruke utløpspolicyer til å utløpe grupper med et bestemt tidsintervall. Gruppens eiere får e-post 30, 15 og 1 dag før gruppeutløpet som gjør at de enkelt kan fornye gruppen hvis det fremdeles er nødvendig. Se: Utløpspolicy for Microsoft 365-gruppe.
-
Tillat medlemmer å sende som eller sende på vegne av en Microsoft 365-gruppe
-
Endre innstillinger for tittel, beskrivelse, logo og områdeinformasjon for et område
Grenser for Microsoft 365-grupper
Finn gruppegrenser ved oversikt over Microsoft 365 Groups for administratorer.
Hvis du planlegger å bruke funksjonen «Group Writeback» fra Azure Active Directory Connect-verktøyet, er maksimumslengden 448 tegn relatert til «Beskrivelse»-attributtet.
Hvis du vil ha mer informasjon om lagringsplass i SharePoint Online, kan du se SharePoint Online-begrensninger.
Administrering av Microsoft 365 Groups er mer effektivt når du har handlingsinformasjon om Grupper bruk. Microsoft 365 Admin Center har et rapporteringsverktøy som lar deg se informasjon som lagringsbruk, hvor mange aktive Grupper du har, og til og med hvordan brukerne bruker Grupper. Se: Microsoft 365-rapporter i administrasjonssenteret for mer informasjon.
Microsoft 365 Groups gir deg en rekke verktøy for samsvar, informasjonsbeskyttelse og eDiscovery.
