Bruke gruppeområdemalen for kontraktsbehandling drevet av Microsoft Syntex

Følg først instruksjonene for hvordan du legger til en nettstedsmal på et nytt eller eksisterende SharePoint-område.

Utforsk forhåndsutfylt nettstedsinnhold, nettdeler og sider, og bestem hvilke områdetilpasninger som er nødvendige for å samsvare med organisasjonens merke, stemme og overordnede forretningsmål. 

Forhåndsutfylte områdesider:

• Hjemmeside - Gir og landingssted for besøkende å gjennomgå nyheter om pågående kriser, svaroppdateringer, informasjon om retningslinjer og prosedyrer og nyttige ressurser.

• Klienter – Denne siden inneholder klientinformasjon på ett praktisk sted.

• Bekreftelsesbrev – hold oversikt over korrespondanse som formaliserer vilkårene i avtalene mellom kundene og organisasjonen. 

• Kontraktmaler – Velg den aktuelle kontraktmalen for kontraktstypen, for eksempel taushetsavtaler, serviceavtaler og arbeidserklæringer. 

• Kontraktforespørsler – Bruk listen over forhåndsbygging til å holde oversikt over forespurte kontrakter og statusen deres, eller send en forespørsel direkte til teamet ditt. Tilpass denne listemalen ved å redigere listetekstfelt.

• Modeller – Lagre et bibliotek med modeller for å trekke ut metadata og klassifisere informasjon fra dokumenter ved hjelp av Microsoft Syntex. Leveres med to forhåndsformaterte kontraktsmodeller. 

• Områder – Bruk dette forhåndsbygde biblioteket til å klassifisere kontraktdokumenter etter geografisk område, land eller område.

• Serviceavtaler – har en forhåndsbyggliste som hjelper deg med å spore statusen for serviceavtaler og gir en oversikt over kontraktsdetaljer.

• Arbeidserklæringer – inneholder en egendefinert forhåndskonfigurert liste som hjelper deg med å organisere arbeidsutsagnene dine i en tavlevisning.

• Papirkurv – gir tilgang til nylig forkastet gruppeinnhold.

Når du har lagt til gruppeområdemalen contracts management, er det på tide å tilpasse den og gjøre den til din egen. 

Bruk den angitte opplæringen på Microsoft Syntex – Viser hvordan det driver kontraktsstyringsområdet, slik at du kan lære hvordan du bruker og oppretter dine egne dokumentmodeller. Bruker nettdelene Tekst og Bilde til å gi engasjerende innhold og kan redigeres eller fjernes.  Vise frem viktige nyheter og kunngjøringer – Bruk hovedbannernettdelen til å utheve viktige policyer, oppdateringer og andre nyttige ressurser. Gi koblinger en knapp slik at de skiller seg ut . Bruk knappenettdelen til å hjelpe viktige koblinger med å skille seg ut på nettstedet.  Gi enkel tilgang til dokumenter – Bruk nettdelen for dokumentbibliotek til å gi rask tilgang til kontraktmaler og dokumenter. Se gjennom nylig aktivitet på gruppeområde – Bruk nettdelen for områdeaktivitet til å vise nylig åpnet innhold av andre gruppemedlemmer. Uthev koblinger til ofte brukte ressurser – Bruk nettdelen for hurtigkoblinger til å gi enkel tilgang til ressurser. Gi tilgang til viktige kontakter – Bruk personer-nettdelen til å liste opp viktige kontakter for kontraktsadministrasjonen.

Tilpass nettstedets utseende, områdenavigasjon, nettdeler og innhold slik at det passer behovene til brukerne og organisasjonen. Når du gjør tilpassinger, må du sørge for at nettstedet er i redigeringsmodus ved å velge Rediger øverst til høyre på nettstedet. Mens du arbeider, lagrer du som en kladd eller publiserer endringer på nytt for å gjøre endringer synlige for seere.

1. Bruk nettdelene for tekst og bilde til å gi engasjerende innhold 

1. Begynn med å velge tekstnettdelen og velge Rediger egenskaper ().

2. Rediger teksten direkte i nettdelen. 

3. Velg bildenettdelen, og velg Rediger egenskaper ().

4. Velg Endre, og velg en bildekilde. 

5. Når du har valgt bildet, velger du Sett inn.  

Lær mer om hvordan du redigerer tekst-og bildenettdelene.

2. Bruk hovedbannernettdelen til å utheve viktige policyer, oppdateringer og andre nyttige ressurser

1. Begynn med å velge bannerwebdelen og velge Rediger egenskaper ().

2. Deretter velger du alternativene for lag og flis som passer best til organisasjonens behov.

Se ulike oppsett, og lær mer om hvordan du redigerer hovedbannernettdelen.

3.  Bruk knappenettdelen til å hjelpe viktige koblinger med å skille seg ut på nettstedet

1. Velg knappenettdelen, og velg Rediger egenskaper ().

2. Gjør endringer i knappeetiketten, koblingen og justeringen.

Lær mer om hvordan du bruker knappenettdelen. 

4. Bruk nettdelen for dokumentbibliotek til å gi rask tilgang til kontraktmaler og dokumenter

1. Hvis du vil endre visningen eller mappekilden for nettdelen for dokumentbiblioteket, velger du Rediger egenskaper ().

2. Hvis du vil redigere mapper, etiketter, innhold i dokumentbiblioteket, navigerer du til biblioteket i nettstedsinnholdet, gjør endringene og ser innholdsoppdateringen i nettdelen.

Lær mer om hvordan du redigerer nettdelen for dokumentbiblioteket.

5. Bruk nettdelen for områdeaktivitet til å holde deg oppdatert om gruppeaktivitet

1. Begynn med å velge nettdelen for områdeaktivitet, og velg Rediger egenskaper ().

2. Skriv inn et tall i verktøykassen under Vis så mange elementer om gangen.

Lær mer om hvordan du bruker nettdelen for områdeaktivitet.

6. Bruk nettdelen for hurtigkoblinger til å gi enkel tilgang til ressurser

1. Gå til nettdelen for hurtigkoblinger, velg koblingen, og velg deretter Rediger egenskaper ().

2. Rediger koblingen, tittelen, ikonet og beskrivelsen om nødvendig.

3. Hvis du vil legge til en kobling, velger du + Legg til koblinger.

Se ulike oppsett og lær mer om hvordan du redigerer nettdelen for hurtigkoblinger.

7.  Bruk personer-nettdelen til å liste opp viktige kontakter for kontraktsadministrasjonen

1. Start med å slette nettdelen For personer for plassholder.

2. Finn verktøykassen () til høyre. Velg Se alle nettdeler, og velg eller dra og slipp Personer fra listen over nettdeler. 

3. Velg Rediger egenskaper ().

4. Juster oppsettet, og skriv inn navnet på en person eller gruppe, og velg deretter Lagre.

Finn ut mer om Personer-nettdelen.

Tilpasse følgende sider på området 

• Klienter – Behold en liste over klientinformasjon for enkel tilgang. Tilpass denne listen ved å redigere listemalen. 

• Bekreftelsesbrev – Organiser viktig dokumentasjon mellom kundene og organisasjonen.  Rediger dokumentbiblioteket ved å oppdatere mappenavnene og laste opp ressurser.

• Kontraktmaler – Bruk noen av de angitte kontraktmalene eller lagre egendefinerte maler som er lett tilgjengelige for kontraktsadministrasjonen. Rediger dokumentbiblioteket ved å oppdatere mappenavnene og laste opp ressurser.

• Kontraktforespørsler – Bruk listen over forhåndsbygging til å holde oversikt over forespurte kontrakter og statusen deres. Tilpass denne listen ved å redigere listemalen. 

• Modeller – Bruk forhåndskonfigurerte eksempelmodeller til å trekke ut og klassifisere informasjon fra dokumenter. Leveres med to forhåndsformaterte kontraktsmodeller. Finn ut mer om hvordan du bruker Microsoft Syntex her. 

• Områder – Lagre kontraktdokumenter etter geografisk område, land eller område. Rediger dokumentbiblioteket ved å oppdatere mappenavnene og laste opp ressurser.

• Serviceavtaler – har en forhåndsbyggliste som hjelper deg med å spore statusen for serviceavtaler og gir en oversikt over kontraktsdetaljer. Tilpass denne listen ved å redigere listemalen. 

• Erklæringer om arbeidsliste – inneholder en egendefinert forhåndskonfigurert liste som hjelper deg med å organisere arbeidsutsagnene dine i en tavlevisning. Tilpass denne listen ved å redigere listemalen. 

Tilpasse utseendet og områdenavigasjonen

Før du deler nettstedet med andre, bør du plassere siste finpuss på nettstedet ved å sørge for at brukerne kan finne nettstedet, navigere gjennom koblinger og sider enkelt og raskt få tilgang til innhold på nettstedet.

• Rediger dokumentbiblioteker ved å oppdatere mappenavnene og laste opp ressurser.

• Rediger og tilpass områdenavigasjon.

• Endre utseendet på nettstedet ved å tilpasse tema, logo, topptekstoppsett og utseendet på nettstedet.

• Legg til eller fjern sider på dette området eller områdenavigasjonen for å få plass til eksisterende innhold.

• Velg å knytte dette området til et hubområde i organisasjonen, eller legg til dette området i en eksisterende navigering på hubområdet om nødvendig.

Del nettstedet med andre etter at du har tilpasset det, gjennomgått det og publisert det endelige utkastet. 

1. Velg Innstillinger og deretter Nettstedstillatelser.

   

2. Velg Legg til medlemmer, og velg deretter Legg til medlemmer i gruppen.

   

3. Velg Legg til medlemmer , og skriv deretter inn navnet på alle brukerne du vil gi full tilgang til innhold på gruppeområdet, delte ressurser som gruppens Outlook-kalender og redigeringsrettigheter på nettstedet. 

4. Velg Lagre når du er ferdig med å legge til medlemmer og angi tillatelser.

Mer informasjon om behandling av innstillinger for gruppeområde, områdeinformasjon og tillatelser.

Når du har opprettet og startet nettstedet, opprettholder den neste viktige fasen nettstedsinnholdet. Sørg for at du har en plan for å holde innhold og nettdeler oppdatert. 

Anbefalte fremgangsmåter for vedlikehold av område:

• Planlegg for områdevedlikehold – Opprett en tidsplan for gjennomgang av nettstedsinnholdet så ofte som nødvendig for å sikre at innholdet fortsatt er nøyaktig og relevant.

• Legg regelmessig ut nyheter – Distribuer de siste kunngjøringene, informasjonen og statusen på tvers av organisasjonen.  Lær hvordan du legger til et nyhetsinnlegg på et gruppenettsted eller kommunikasjonsområde, og viser andre som skal publisere kunngjøringer om hvordan de kan bruke SharePoint-nyheter.

• Kontroller koblinger og nettdeler – Hold koblinger og nettdeler oppdatert for å sikre at du utnytter hele verdien av nettstedet.

• Bruk analyse til å forbedre engasjementet – Vis områdebruk ved hjelp av den innebygde bruksdatarapportenfor å få informasjon om populært innhold, nettstedsbesøk og mer.

• Se gjennom områdeinnstillingene regelmessig . Når du har opprettet et nettsted i SharePoint, kan du gjøre endringer i innstillingene, områdeinformasjonen og tillatelsene for nettstedet.