Personiskā ieskata konfidencialitātes rokasgrāmata

Galvenie principi 

• Tā kā Viva Insights lietotājs, tikai jūs varat skatīt savus datus.

• Jūsu dati tiek saglabāti un aprēķināti Exchange Online pastkastē.

• Jebkurā brīdī varat nepieteikties un atteikties.

• Personiskā ieskata informācija Viva Insights parāda personu identificējošu informāciju par kolēģiem, kas nav redzama programmā Outlook un Teams.

Datu konfidencialitātes galvenie punkti 

• Personiskā ieskata šajā Viva Insights tā nav paredzēta, lai iespējotu novērtēšanu, sekošanu, automatizētu lēmumu pieņemšanu, profilēšanu vai pārraudzību. Viva Insights nodrošina personisku informāciju, izmantojot Viva Insights programmu pakalpojumā Microsoft Teams un tīmeklī, pievienojumprogrammu Ieskati Outlook, Viva īssavilkt e-pasta ziņojumus, Īsumā par e-pasta ziņojumiem un iekļautos ieteikumus programmā Outlook. Personiskajiem ieskatiem programmā Viva Insights nav mehānisma vai opcijas, kas ļauj ikvienam, bet piekļūt personalizētajai informācijai, kas tiek attēlota šajās virsmās, ja vien ar nolūku un neatkarīgi neesat to kopīgojiet. Personas datu informāciju, ko sniedz Viva Insights, nevar izmantot automātiskai lēmumu pieņemšanai vai profilēšanai.

• Personiskā informācija programmā Viva Insights nesniedz darbiniekiem piekļuvi jaunai personu identificējošai informācijai par citiem kolēģiem. Viva Insights datus pārvērš par personisku informāciju, veicot aprēķinus ar informāciju, kas tiek ģenerēta tieši jūsu darba dienā. Lielākā daļa datu, kurus redzat programmas Viva Insights personiskajā ieskatā, ir tikai informācijas apkopojums, kam jums jau ir piekļuve, taču jūs nevarēsit ātri veikt aprēķinus bez atbalsta.

• Personas ieskati Viva Insights datos tiek apstrādāti un saglabāti darbinieka Exchange Online pastkastē. Viva Insights no šiem avotiem apstrādā personas datus, lai iegūtu personisku informāciju: Exchange Online e-pasta un kalendāra datus, tērzēšanu un zvanu signālus no Skype darbam grupām un no Teams. Viva Insights saglabā un apstrādā šos datus katra darbinieka Exchange Online pastkastē.

• Personas ieskati datu Viva Insights atbalsta vispārīgo datu aizsardzības regulu (VDAR) atbilstību. Korporācija Microsoft ir izstrādāta personiska Viva Insights, lai atbalstītu jūsu organizācijas vajadzībām ievērot VDAR prasības.

Kur skatīt personisku informāciju 

Personiskā ieskatu programmā Viva Insights: 

• Viva Insights komandas programmā Teams un tīmeklī 

• Viva Insights programmā Outlook 

• Īsumā par e-pasta ziņojumiem programmā Outlook

• E-pasta ziņojumu īssavilkt programmā Outlook

• Programmā Outlook iekļautie ieteikumi 

Privacy in the Viva Insights app in Teams and on the web

Kad dati tiek apstrādāti Microsoft Viva Insights, Microsoft aizsargā darbinieku konfidencialitāti un pilnībā atbilst vietējiem noteikumiem, piemēram, Vispārīgā datu aizsardzības regula (General Data Protection Regulation — VDAR). Viva Insights konfidencialitāte tiek aizsargāts šādi:

• Personisks un privāts — jūsu ieskatu saturs ir personisks, privāts un pieejams tikai jums. Tam nevar piekļūt neviens cits jūsu organizācijas administrators.

• Visu personu dati tiek glabāti privāti Viva Insights jo šie dati neietver jaunu personu identificējošu informāciju par citiem lietotājiem jūsu organizācijā. Ieskatu un darbību pamatā ir informācija, ko jūs un jūsu organizācija jums ir sniedzis, vienkārši dodoties uz standarta darba dienu. Jūsu ieskatu pamatā ir informācija, kam jums jau ir piekļuve, bet kuru bez palīdzības nevarat ātri apkopot.

• Pastkastes drošība — Viva Insights izmanto Exchange Online e-pasta un kalendāra datus un procesus, kā arī saglabā ieskatus un darbības jūsu Exchange Online pastkastē, lai datu drošība būtu iebūvēta un ieviesta Exchange.

• Atbilstošs VDAR — Microsoft atbilst VDAR, nodrošinot ieskatus un darbības lietojumprogrammā.

Datu tipi 

Viva Insights personiskās informācijas iegūšana, izmantojot tālāk norādītos datu tipus. 

• Pastkastes dati — e-pasts, kalendārs, tērzēšana un zvanu darbības, kas tiek ģenerētas, izmantojot Microsoft 365, piemēram, laiks, ko pavadāt sapulcēs vai e-pasta ziņojumiem, ko nosūtāt konkrētai personai vai grupai.

• Inkrementāli dati — dati, kas citādi jums nebūs pieejami, bet tiek rādīti apkopotā formā, kas paredzēta personas konfidencialitātes aizsardzībai.

E-pasta lasīšanas tarifi 

Viva Insights izsekot to adresātu procentuālo vērtību, kuri atvēra e-pasta ziņojumu (pievienojumlietojumprogrammā Outlook) e-pasta ziņojumiem, ko esat sūtījis piecām vai vairākām personām. 

Lai saglabātu konfidencialitāti, Viva Insights neizseko lasīšanas ātrumu ziņojumiem, kas nosūtīti mazāk nekā pieciem cilvēkiem. Viva Insights netiek rādīti arī lasīšanas tarifi "0 procenti" vai "100 procenti", jo tas ļauj lietotājiem izdarīt noteiktus secinājumus par atsevišķām kolēģu darbībām. Tā vietā lasīšanas ātrums šādos gadījumos tiek attēlots kā diapazons, kas pamudē sliekšņa vērtību, kas ir atkarīga no e-pasta ziņojumu adresātu skaita. 

Šī metrika tiek aprēķināta, pamatojoties uz lasīšanas karodziņu Exchange Online. Dažiem lietotājiem ziņojumi tiek atzīmēti kā "lasīti", kad atverat ziņojumu Outlook priekšskatījuma rūtī. Iespējams, citiem būs jāveic dubultklikšķis, lai atvērtu ziņojumu un atzīmētu to kā "lasītu". 

Šo iestatījumu varat kontrolēt Outlook iestatījumos. Lai šos signālus rādītu sūtītāja pastkastē, "lasīšanas" karodziņš tiek kopēts Microsoft 365 vidē un pēc tam piegādāts sūtītāja pastkastē. 

VDAR atbilstība 

Tāpat kā ar pilnu Microsoft 365 komplektu, Viva Insights atbalsta atbilstību VDAR prasībām. Piemēram, Viva Insights tiek atbalstīta: 

• Lietotāju personisko datu aizsardzība — ieskatiem ir nepieciešama Exchange Online licence un visi dati tiek glabāti darbinieku Exchange Online pastkastē. Aprēķinātā metrika, piemēram, uzdevumi, tiek pievienoti pastkastei. Tādējādi Viva Insights lietojumprogramma atbilst šai saistības, iepriekš Exchange Online arī ievērot saistības:

  • Microsoft nerakstīs manus klientu datus Exchange Online reklāmas nolūkos.

  • Microsoft neatklājīs klientu datus Exchange Online tiesībsargāšanas iestādēm.

  • Microsoft atbilst visām prasībām, kas saistītas ar Exchange Online datu šifrēšanu, un ievieš vadīklas, lai samazinātu drošības riskus un nodrošinātu darba nepārtrauktību, kā aprakstīts ISO 27001 un 27018.

• Paziņojiet lietotājiem, ja tiek noteikts drošības pārkāpumi – Microsoft 72 stundu laikā pēc tam, kad Microsoft kļūs informēta par Microsoft 365 ārkārtas atbildes standarta darbības procedūras pārkāpumiem, Microsoft par to paziņos.

• Lietotāju pieprasījumu (DSR) aizsardzība, lai eksportētu, dzēstu vai ierobežotu personas datu apstrādi, Microsoft atbalsta lietotāju pieprasījumus, piemēram, datu eksportēšanas vai dzēšanas pieprasījumus.

Papildinformāciju skatiet sadaļā VDAR atbilstība.